Dù bạn là HR, Admin đang phụ trách tổ chức tiệc Tea Break cho công ty, là đơn vị dịch vụ hay chỉ là cá nhân muốn tự làm một buổi trà chiều cho ngày họp mặt gia đình thì chất lượng tiệc luôn là yếu tố hàng đầu. Muốn vậy, bạn cần hiểu về đặc trưng của tiệc Tea Break cũng như những điều cần tránh khi tổ chức tiệc này.
Với 10 điều cần lưu ý dưới đây, PITO hy vọng bạn sẽ chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện sắp tới!
Tea Break có từ khi nào?
Nếu như thế kỷ XIX, tiệc Tea Break chỉ dành cho giới quý tộc tại Anh, thế kỷ XX dần phổ biến tại Mỹ với tên gọi Coffee break, bắt nguồn từ chiến dịch quảng cáo của Công ty cà phê Pan - American Coffee Bureau thì đến thế kỷ XXI, tiệc này có mặt ở hầu khắp các quốc gia, phù hợp với nhiều loại sự kiện khác nhau. Hình thức, cách tổ chức, thực đơn Tea Break có nhiều biến tấu, song vẫn đảm bảo đủ không gian để khách tham dự được thư giãn, thưởng thức món ngon và kết nối cùng nhau.
Tại Việt Nam, từ năm 2007, tiệc Tea Break bắt đầu xuất hiện và phổ biến trong các khách sạn, nhà hàng 5 sao, phục vụ cho số ít thực khách có nhu cầu. Đến hiện nay loại hình tiệc này dần trở nên quen thuộc với giới văn phòng, các học giả, khách mời tham dự hội nghị, hội thảo và được ưu ái sử dụng trong nhiều dịp đặc biệt như khai trương, họp báo, ra mắt dự án, ăn mừng thành quả công ty, thiết đãi nhân viên…
Tuy nhiên, để có thể tổ chức tiệc Tea Break một cách tốt nhất, bạn cần lưu ý 10 điều dưới đây:
1. Xác định rõ nội dung sự kiện
Tiệc Tea Break linh hoạt, phù hợp với đa dạng sự kiện. Song, mỗi sự kiện có một đặc trưng riêng đòi hỏi thực đơn Tea Break, cách bày trí tiệc phải thay đổi để hài hoà. Chẳng hạn, tiệc khai trương thường diễn ra vào sáng sớm nên menu cần các món bánh dinh dưỡng, có protein giúp khách bổ sung năng lượng như sandwich, pate chaud, pizza mini, bánh xếp thịt…
Còn với sự kiện ra mắt dự án mới (chủ yếu là dự án bất động sản) ưu tiên có thêm nước suối đóng chai để khách có thể cầm theo khi di chuyển đến nhiều khu vực, nghe giới thiệu các hạng mục công trình.
Sở dĩ, tính chất sự kiện được PITO lưu ý đầu tiên bởi nếu không xác định rõ sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo. Nếu tự tổ chức, bạn lúng túng trong việc chọn nhà hàng, chuẩn bị thực đơn, dụng cụ ăn và trang trí không gian.
Nếu đặt các dịch vụ tổ chức tiệc, bạn mất nhiều thời gian trao đổi, tư vấn để đi đến thống nhất mà chất lượng đôi khi không đáp ứng vì thiếu sự xác định ban đầu.Thế nên, để có thể tổ chức tiệc Tea Break như mong đợi, bạn hãy tự trả lời những câu hỏi sau đây:
- Tôi đang cần tiệc này cho sự kiện gì?
- Khách mời của tôi là ai?
- Buổi tiệc sẽ tổ chức ở đâu? Vào thời gian nào trong ngày?
- Tôi muốn buổi tiệc sẽ diễn ra như thế nào?
- Tôi sẽ dành bao nhiêu chi phí cho phần tiệc này?
2. Tìm hiểu đặc điểm khách dự tiệc
Trước một sự kiện, một buổi tiệc, người ta có xu hướng quan tâm đến phần chuẩn bị bên trong, sao cho nội dung chương trình chỉn chu, món ăn đãi khách chất lượng và dành thêm thời gian chọn quà tặng để “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”. Tuy nhiên, thường ít ai tự hỏi rằng liệu khách có thực sự cần và thích những gì mình chuẩn bị?
Bỏ qua bước tìm hiểu đặc điểm khách mời, buổi tiệc giảm đi một phần thành công. Thực đơn Tea Break chỉ toàn các loại bánh ngọt và trái cây đa dạng sắc màu sẽ làm hội chị em thích thú nhưng không thu hút các quý ông trung niên. Giải quyết vấn đề này, PITO lưu ý:
Với khách là người quen, đã từng dùng các buổi tiệc của công ty:
- Bạn cần quan sát và ghi nhận thói quen dùng tiệc của họ.
- Tự lập bảng danh sách (có thể làm tiêu chuẩn cho những bữa tiệc tiếp theo): những món bánh Tea Break khách thích, khách thường chọn loại nước uống nào; nhu cầu dùng tiệc ra sao (dùng nhiều hay ít) để điều chỉnh số lượng món ăn phù hợp…
Với khách mới, lần đầu đến công ty:
- Dựa vào thông tin trong danh sách khác mời, liệt kê một số ý cơ bản về đối tượng như trong độ tuổi nào, thuộc tổ chức nghề nghiệp hay làm việc gì…
- Trao đổi với nhà hàng hoặc dịch vụ đặt tiệc thống nhất menu phù hợp.
3. Tổ chức trong các khoảng nghỉ của sự kiện
Khi tổ chức tiệc Tea Break bạn cần lưu ý kỹ về thời gian. Vì đặc trưng là tiệc nhẹ, thực đơn Tea Break gồm các món bánh, trái cây và nước uống nên tiệc thường phục vụ trong các khoảng nghỉ của sự kiện. Ví dụ, sau phần cắt băng khai trương, giải lao trong hội thảo, buổi xế chiều đối với tiệc tại văn phòng chiêu đãi nhân viên…
Thời gian tổ chức không phù hợp, khách dự tiệc không thoải mái, mất đi ý nghĩa của hình thức tiệc trà thư giãn mà ban tổ chức mong muốn. Tea Break phục vụ trong giờ trưa thì thực không đảm bảo dinh dưỡng, khách không có nhu cầu sử dụng vì đến giờ cơm.
Nếu tổ chức tiệc này buổi tối bạn cũng sẽ gặp vấn đề tương tự. Do đó, PITO gợi ý, bạn nên tìm hiểu kỹ nội dung sự kiện, nắm rõ kịch bản chương trình và tổ chức tiệc Tea Break vào đúng khoảng nghỉ của sự kiện. Có thể thời gian chỉ từ 20 - 40 phút nhưng đảm bảo phù hợp với nhu cầu của khách và mang lại hiệu quả cho sự kiện.
4. Không gian bày tiệc rộng rãi, khách dễ di chuyển
Với những dịp như hội nghị, hội thảo, khai trương văn phòng, thiết đãi nhân viên… tiệc Tea Break thường được tổ chức ngay địa điểm diễn ra sự kiện. Ví dụ, hội nghị, hội thảo tiệc được chuẩn bị ở một góc hội trường hoặc ngay sảnh; dịp khai trương hay thiết đãi nhân viên bàn tiệc được bày ngay trong văn phòng hoặc phòng họp…
Tuy nhiên, những nơi này thường nhỏ, hẹp, tận dụng từ nơi sinh hoạt hàng ngày. Khách đông, khó di chuyển, trò chuyện, không tiện cho việc lấy thức ăn, giới hạn trải nghiệm dùng tiệc của khách. Thế nên để đáp ứng đúng chuẩn bữa tiệc, khách có thể, tự do di chuyển, thoải mái dùng tiệc và cởi mở trao đổi, kết nối cùng nhau, người tổ chức cần sắp xếp lại không gian.
- Nếu là sự kiện tổ chức tại Hội trường, có thể tận dụng sảnh phía trước.
- Nếu là văn phòng, cần sắp xếp lại bàn ghế, di chuyển những món đồ không cần thiết ra ngoài, dành phần nhiều diện tích phòng cho không gian tiệc.
- Nếu văn phòng hoặc hội trường thuộc các toà nhà cao, có view đẹp, PITO gợi ý bạn nên ưu tiên chọn đặt bàn tiệc cạnh cửa sổ, cửa kính để tôn lên các món ăn và tạo vị trí đẹp để khách check-in. Để thêm phần chu đáo, bạn đặt thêm một số chiếc ghế gần đó cho những khách có nhu cầu nghỉ chân.
5. Xác định chủ đề tiệc, tránh trang trí cầu kỳ
Với mỗi sự kiện, chương trình việc xác định chủ đề quyết định phần nhiều đến thành công. Chủ đề là từ khoá xuyên suốt, chi phối các yếu tố khác trong tiệc như thực đơn, âm nhạc, cách bày trí… Nhờ đó, dù là tiệc nhỏ hay lớn, dù không gian rộng rãi hay hạn chế thì bữa tiệc vẫn có sự kết nối và nổi bật.
Ví dụ cụ thể, PITO từng tổ chức tiệc Tea Break ngoài trời cho Công Ty Bất Động Sản Linkhouse tại khu vực rộng, có hồ bơi trong dự án “Biệt thư vườn ven sông”, theo chủ đề của công ty với màu chủ đạo là vàng cam, PITO thiết kế thực đơn tiệc Tea break gồm những món bánh có màu tương tự, tạo sự hài hoà trong trang trí.
Menu gồm có: Bông lan trứng muối, Muffin cam, Tart thơm, Sữa chua, Trà mùa hè, Trái cây theo mùa… Bữa tiệc để lại ấn tượng lớn với khách tham quan dự án.
Lưu ý nhỏ là Tea Break chỉ diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nên khâu trang trí tập trung vào bàn tiệc, tránh trang trí rườm rà, tù túng không gian. Một chiếc khăn trắng, một bình hoa hồng và một bàn tiệc với đủ các loại bánh được sắp xếp gọn gàng, đã thu hút thực khách. Ngoài ra, các đĩa cách điệu với nhiều hình dáng khác nhau: tròn, vuông, tam giác, oval… đĩa tầng, khay lồng chim cũng là những dụng cụ trang trí không thể thiếu trên bàn tiệc.
6. Thực đơn Tea Break ưu tiên các món bánh nhỏ gọn
Văn hoá dùng tiệc Tea Break khá giống tiệc Buffet. Đây là tiệc đứng, món ăn và dụng cụ ăn được bày trí sẵn trên bàn, người dùng tự do đến lấy và thưởng thức, không cần phục vụ. Vì vậy, để tiện cho khách, bạn nên chọn những món ăn nhỏ, gọn gàng, vừa một lần ăn tránh trường hợp bánh to, dễ rơi vãi, cản trở quá trình giao tiếp, khách ngại dùng.
Một số món bạn nên sử dụng:
- Bánh mặn như sandwich kẹp thịt nên cắt ra từng lát mỏng, bánh mì xúc xích, pizza nên chọn bánh cỡ nhỏ…
- Bánh lạnh như tiramisu, mousse, red velvet cần có khuôn hoặc đế bánh cứng cáp, người dùng dễ lấy, dễ di chuyển trong lúc dùng tiệc.
- Ưu tiên các loại trái cây tươi, có kích cỡ nhỏ như nho, dâu tây, cherry hoặc gọt vỏ, cắt miếng vừa ăn cho các loại như xoài, thanh long, dưa hấu…
Ngoài ra, nếu là lần đầu tổ chức tiệc Tea Break thì đây là lưu ý dành cho bạn. Đúng như tên gọi tiệc này hướng đến mục đích nghỉ ngơi, giải lao thay vì là một bữa ăn chính, quan trọng trong ngày. Do vậy, các món chính, món nước rườm rà không phù hợp. Trong khoảng nghỉ giữa sự kiện, khách chỉ cần nạp một ít năng lượng để tiếp tục công việc hoặc chỉ mượn không gian tiệc để gặp gỡ nhau, tìm cơ hội hợp tác về sau.
Song bạn vẫn lo khách đói, cần dùng các món ăn no hơn, các loại mặn nhân thịt, chà bông, xúc xích, bò… hỗ trợ bạn trong trường hợp này. Chu đáo hơn, bạn chuẩn bị thêm ngũ cốc, các thanh năng lượng giàu dinh dưỡng để khách có thể dùng khi cần.
7. Sử dụng dụng cụ ăn đơn giản, vừa tay cầm
Bên cạnh các yếu tố về đặc điểm sự kiện, món ăn, cách trang trí, PITO nhận thấy nếu bạn là đơn vị chuyên tổ chức tiệc Tea Break thì những lưu ý dưới đây, cần thiết hơn cho bạn.
Nếu như với tiệc bàn, mọi thứ được bày sẵn, bát đĩa càng đầy đủ, khách càng tiện món ăn thưởng thức thì Tea Break ngược lại, dụng cụ ăn càng đơn giản, nhỏ gọn, vừa tay cầm càng tốt. Do khi ăn, người dùng thường đứng và di chuyển nhiều nên dụng cụ ăn cần đơn giản, nhỏ gọn, tránh các loại sứ, thuỷ tinh nặng nề, dễ vỡ hoặc rườm rà nhiều dao, muỗng, nĩa, gây khó cho khách khi dùng. PITO lưu ý bạn chuẩn bị 3 dụng cụ cần thiết nhất:
- Dĩa nhỏ vừa lòng bàn tay
- Nĩa loại vừa (cân đối kích thước với dĩa)
- Ly uống nước
Đây có thể là sản phẩm từ nhựa, giấy hoặc bã mía, vừa gọn nhẹ, khách dễ sử dụng vừa dễ dàng cho nhân viên phục vụ xử lý sau tiệc. Đặc biệt, nếu sử dụng những dụng cụ này, bạn cần chuẩn bị nhiều hơn số lượng khách dự tính (ít nhất 10 phần), vì đây là sản phẩm dùng một lần, phần dự phòng sẽ hỗ trợ khi khách làm rơi nĩa hoặc hỏng dĩa.
8. Cần có thực đơn hoặc bảng tên giới thiệu món ăn
Trong một số bữa tiệc, trước món ăn không có bảng tên giới thiệu, menu có ít hoặc không có, gây bất tiện cho thực khách. Bởi một số loại bánh Tea Break vốn có nguồn gốc từ phương Tây, tên tiếng anh như Passion Cheese, White Chocolate, Panna Cotta, Choux Pate, Croissant, Pateso… Hay các món sandwich, bánh tart, bánh mì nếu chỉ quan sát từ bên ngoài, khách khó nhận ra nhân bánh để chọn đúng sở thích.
Điều này làm họ lúng túng, tốn nhiều thời gian dùng tiệc mà trải nghiệm lại không tốt. Đặc biệt, trên một số menu ngoài tên món ăn, bạn có thể ghi thêm thành phần, giúp dễ dàng nhận biết, tránh trường hợp dị ứng hoặc kiêng ăn một số thành phần của món đó.
Vì thế, làm một menu cụ thể về tên và thứ tự các món ăn trên bàn tiệc hoặc làm bảng tên đặt trước mỗi món là lưu ý quan trọng giúp bữa tiệc thêm phần tinh tế. Bảng tên này có thể làm bằng cách:
- Đánh máy bằng văn bản trên Word, in ra, lồng vào khung trong suốt.
- Tự viết tay trên trắng, bảng đen (loại bảng decor nhỏ, có chân tựa) bằng phấn hoặc bút lông.
- Thiết kế trên các phần mềm thiết kế như Canva, Photoshop để tên món ăn cách điệu, có nhiều màu sắc hơn.
Một mẹo nhỏ khác, bạn có thể lồng ghép phần giới thiệu tên, logo công ty hay thông điệp bạn muốn truyền tải đến khách qua các bảng tên giới thiệu này, vừa giúp khách dễ hình dung các món ăn vừa tạo thêm điểm nhấn cho sự kiện nói riêng, công ty nói chung.
9. Âm nhạc nhẹ nhàng, tránh nhạc dance, remix
Như đã nói, Tea Break chú trọng tính thư giãn, kết nối nên âm nhạc trong tiệc này có tác dụng giúp không khí nhẹ nhàng, uyển chuyển hơn. Do vậy, những bài nhạc dance, remix hoặc nhạc trẻ kích thích thính giác khiến mọi người cảm giác mệt mỏi (và không phải ai cũng thích những dòng nhạc ban tổ chức tiệc đang mở), không gian trở nên ngột ngạt. Chưa kể, âm nhạc sẽ gây mất tập trung, gián đoạn cuộc trò chuyện, hạn chế sự kết nối giữa mọi người với nhau.
Thế nên, bạn cần chọn các bài nhạc không lời, hoà tấu hay piano. Hiện nay, trên các nền tảng nghe nhạc miễn phí như Youtube, Spotify, Zing MP3… các bài này khá phổ biến và có cả những danh sách dài nhiều giờ đồng hồ, đảm bảo bạn có thể mở xuyên suốt tiệc. Lưu ý, âm lượng nhạc vừa đủ nghe, du dương dễ nghe sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho khách.
Bạn hoặc có thể nhờ một ai đó, quan sát trải nghiệm của khách về âm nhạc hoặc trực tiếp đến hỏi thăm một số vị khách: Liệu âm nhạc có lớn không? Liệu bài nhạc này có phù hợp với anh chị? Hành động này giúp bạn vừa có thể kiểm soát tốt mọi diễn biến trong tiệc để chủ động xử lý vừa thể hiện sự hiếu khách, quan tâm của bạn đến cảm nhận của khách.
10. Nên có ý nhất 1 người phục vụ
Nhìn chung Tea Break là tiệc tự phục vụ, mọi thứ được bày sẵn, người dùng chủ động thưởng thức. Tuy nhiên, PITO gợi ý buổi tiệc cần ít nhất 1 người phục vụ với 4 nhiệm vụ chính:
- Hướng dẫn khách khi khách cần.
- Quan sát và xử lý các tình huống phát sinh.
- Bổ sung thêm món ăn. Nhiệm vụ này đối với những sự kiện kéo dài nhiều giờ rất cần thiết, bởi thức ăn trên dĩa sẽ vơi dần, cần thêm mới để đảm bảo chất lượng và đủ để khách thưởng thức.
- Đảm bảo vệ sinh bàn tiệc. Nếu có nhân viên phục vụ, bạn ấy sẽ thường xuyên dọn vụn bánh, các dụng cụ ăn uống dơ hoặc đã qua sử dụng ra khỏi khu vực tổ chức tiệc Tea Break, giúp bàn tiệc trở nên sạch sẽ và thẩm mỹ hơn.
Nếu thiếu người phục vụ, bữa tiệc giảm bớt sự chuyên nghiệp, chủ tiệc dễ bị động trước các tình huống phát sinh. Thông thường, khi đặt dịch vụ tổ chức tiệc tại các công ty, người phục vụ sẽ được họ chuẩn bị, nhưng nếu bạn muốn tự tổ chức tiệc thì PITO lưu ý bạn nên cần thuê ít nhất một người phục vụ.
Với 10 lưu ý vừa trình bày, chúng tôi hy vọng dù bạn thuê dịch vụ hay tự tổ chức thì đều có thể chủ động trong quá trình tổ chức Tea Break để có được buổi tiệc nhiều niềm vui và tiếng cười của thực khách.
