Bố trí văn phòng vừa nâng cao hiệu suất nhân viên vừa tối ưu chi phí?

Tối ưu hóa không gian văn phòng là gì?

Tối ưu hóa không gian văn phòng là thiết kế và sử dụng nơi làm việc để tối đa hóa hiệu quả và chi phí, đồng thời đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Trong quá trình này, mỗi mét vuông được sử dụng theo cách đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty và sự hài lòng của nhân viên. 

Tầm quan trọng của việc tối ưu hóa không gian văn phòng?

Trong thế giới doanh nghiệp bận rộn, mỗi feet vuông không gian văn phòng đều quan trọng. Tối ưu hóa không gian văn phòng là chiến lược mang lại nhiều lợi ích, từ tiết kiệm chi phí đến cải thiện trải nghiệm của nhân viên; thúc đẩy năng suất, sự sáng tạo và sức khỏe nhân viên.

• Tiết kiệm chi phí: Khi tối ưu hóa hiệu quả không gian văn phòng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí thuê, chi phí bảo trì, giảm chi phí hoạt động tổng thể. Không gian không sử dụng hoặc sử dụng không hết công suất là sự lãng phí tài nguyên và ngân sách. 
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Một không gian văn phòng không quá chật chội cũng không quá thưa thớt sẽ tạo ra môi trường truyền cảm hứng cho nhân viên. Điều này nuôi dưỡng cảm giác khỏe mạnh, khuyến khích sự đổi mới và tăng cường sự hợp tác, dẫn đến trải nghiệm tích cực hơn cho nhân viên. Một lực lượng lao động hạnh phúc là chìa khóa để giữ chân và thu hút nhân tài.

• Tăng năng suất công việc: Khi mọi thứ đã vào đúng vị trí của nó, nhân viên sẽ mất ít thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu, có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc.
  Bằng cách tạo ra một khu vực thoải mái, tiện dụng và thuận lợi cho sự hợp tác, nhân viên có nhiều khả năng tham gia và làm việc hiệu quả hơn.
• Linh hoạt hơn: Khi các tổ chức thay đổi và phát triển, nhu cầu về không gian cũng có thể thay đổi. Việc sử dụng không gian văn phòng hiệu quả cho phép các tổ chức thích ứng với những thay đổi này dễ dàng hơn. Bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng không gian, các doanh nghiệp có thể bố trí nhân viên mới, nhóm mới hoặc thay đổi mô hình làm việc mà không cần phải cải tạo hoặc di dời tốn kém.
• Giảm căng thẳng: Một nghiên cứu của Harvard Business Review phát hiện ra rằng môi trường lộn xộn có thể dẫn đến mức độ căng thẳng cao. Bằng cách duy trì một không gian làm việc sạch sẽ, khoa học, nhân viên có thể giảm căng thẳng và thúc đẩy sự minh mẫn về tinh thần.
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp: Một văn phòng được bài trí khoa học, gọn gàng, hiện đại, tiện ích tạo hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, truyền cảm hứng tích cực, sáng tạo cho nhân viên, quan tâm sức khỏe tinh thần nhân viên. Không gian văn phòng này cũng sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng khi có cuộc họp, gặp gỡ tại văn phòng.

Cách đo lượng việc sử dụng không gian văn phòng?

• Thực hiện khảo sát tỷ lệ sử dụng phòng: Đây là bước đầu tiên trong việc đo lường việc sử dụng không gian văn phòng, giúp bạn hiểu có bao nhiêu người sử dụng không gian văn phòng và tần suất sử dụng. Phân tích bàn làm việc, phòng họp và tỷ lệ sử dụng không gian khác nhằm hiểu khu vực nào không được sử dụng đúng mức và khu vực nào có nhu cầu cao. Bạn có thể sử dụng thông tin này để tối ưu hóa cách bố trí văn phòng và phân bổ nguồn lực tốt hơn.
• Đo lượng người đi bộ: Đây là một cách hiệu quả khác để xác định mức sử dụng không gian văn phòng. Bạn có thể theo dõi lưu lượng đi bộ bằng cách sử dụng các cảm biến được lắp đặt ở các khu vực khác nhau của văn phòng hoặc bằng cách phân tích dữ liệu từ camera an ninh. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được khu vực nào trong văn phòng của mình thường được sử dụng và khu vực nào cần được sử dụng nhiều hơn.
• Sử dụng các chỉ số sử dụng: Một số số liệu chính để đo lường việc sử dụng không gian văn phòng như:  
  + Tỷ lệ lấp đầy: tính toán tỷ lệ phần trăm diện tích văn phòng có sẵn mà nhân viên sử dụng. Nó được tính bằng cách chia số lượng không gian làm việc đã sử dụng cho tổng số không gian làm việc có sẵn.
  + Sử dụng bàn làm việc: xác định tần suất sử dụng các máy trạm riêng lẻ. Nó được tính bằng cách chia tổng số giờ mỗi trạm làm việc cho số giờ có sẵn trong một khoảng thời gian nhất định.
  + Tỷ lệ sử dụng phòng họp: tính toán tần suất sử dụng phòng họp. Tỷ lệ này được tính bằng cách chia tổng số giờ phòng họp được đặt cho số giờ có sẵn trong một khoảng thời gian nhất định.
  + Lưu lượng đi bộ: số lượng người ra vào một khu vực cụ thể, chẳng hạn như sảnh hoặc lối vào. Điều này có thể giúp xác định giờ cao điểm và xác định những khu vực có thể cần nhiều hoặc ít không gian hơn.
  + Chi phí cơ sở vật chất: tính chi phí cho mỗi mét vuông không gian văn phòng, bao gồm tiền thuê nhà, tiện ích và các chi phí liên quan khác. So sánh chi phí này với tỷ lệ sử dụng phòng có thể giúp xác định các khu vực có tiềm năng tiết kiệm chi phí.

15 cách để bố trí văn phòng vừa nâng cao hiệu suất nhân viên vừa tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

1. Đánh giá không gian hiện tại

Đánh giá cách bố trí, thiết kế và chức năng của không gian văn phòng. Xác định những khu vực được sử dụng thường xuyên và những khu vực không được sử dụng đúng mức. Xem xét nhu cầu và sở thích từng nhân viên cũng như diện tích văn phòng cần cho mỗi người.

2. Sắp xếp lại không gian

Khi đã xác định được các khu vực chưa được sử dụng đúng mức, hãy xem xét cách sắp xếp lại không gian để phù hợp, sắp xếp lại đồ đạc, tạo không gian làm việc hoặc không gian cộng tác mới hoặc tái sử dụng các khu vực hiện đang được sử dụng để lưu trữ.

3. Triển khai bàn làm việc linh hoạt

Bàn làm việc linh hoạt là một hệ thống trong đó nhân viên không có bàn làm việc được chỉ định mà sử dụng bất kỳ bàn làm việc nào có sẵn khi họ đến văn phòng. Điều này có thể giảm lượng không gian cần thiết cho mỗi nhân viên và tăng cường sự hợp tác.

4, Sử dụng công nghệ

Việc triển khai các giải pháp công nghệ như hệ thống đặt bàn làm việc hoặc hệ thống đặt phòng họp có thể giúp đảm bảo không gian được sử dụng hiệu quả. Các hệ thống này cũng có thể cung cấp dữ liệu có giá trị về việc sử dụng không gian, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ không gian.

5. Cân nhắc làm việc từ xa

Cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc các địa điểm khác, giảm số lượng nhân viên tại văn phòng. Với nhiều nhân viên làm việc từ xa hơn, bạn có thể thu nhỏ không gian văn phòng hoặc tối ưu hóa nó cho môi trường làm việc kết hợp.

6. Thiết kế không gian làm việc mở

Một báo cáo từ Steelcase, một công ty thiết kế nội thất văn phòng, chỉ ra rằng không gian làm việc mở giúp tăng cường giao tiếp và sự hợp tác giữa các nhân viên, giúp cải thiện hiệu suất công việc. Đồng thời, cũng giúp giảm chi phí xây dựng các vách ngăn và phòng riêng, theo Nghiên cứu từ International Facility Management Association (IFMA).

7. Tận dụng ánh sáng tự nhiên

Ánh sáng tự nhiên giúp giảm chi phí điện năng và tạo môi trường làm việc thoải mái hơn. Bạn nên bố trí bàn làm việc gần cửa sổ và sử dụng kính trong suốt. Tuy nhiên, bạn nên dùng thiết bị chống nhiệt cửa kính để nhân viên ngồi gần những chỗ này, không bị quá nóng mà ảnh hưởng tới sức khỏe và năng suất công việc.

8. Sử dụng nội thất linh hoạt, thông minh

Chọn nội thất dễ dàng di chuyển, tái cấu trúc và không tốn quá nhiều diện tích trong không gian chung của văn phòng. Bàn ghế modul, vách ngăn di động và các giải pháp lưu trữ thông minh như bàn có ngăn kéo hoặc tủ có kệ, giúp dễ dàng thay đổi bố trí khi cần thiết mà không phải đầu tư nhiều lần.

9. Ứng dụng công nghệ

Sử dụng các công nghệ như phần mềm quản lý công việc, hệ thống hội nghị trực tuyến, và công cụ chia sẻ tài liệu giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu chi phí in ấn và giấy tờ. Số hóa các tài liệu nhằm giảm bớt sự lộn xộn về mặt vật lý.

10. Lựa chọn vật liệu bền vững và tiết kiệm

Sử dụng các vật liệu bền vững như gỗ tái chế, vật liệu cách nhiệt tốt để tiết kiệm chi phí, có thể sử dụng lâu dài và góp phần bảo vệ môi trường.

11. Sử dụng không gian tường để lưu trữ

Kệ và tủ gắn tường là cách tuyệt vời để tận dụng không gian tường chưa sử dụng. Chúng có thể chứa đồ dùng văn phòng, hồ sơ phải nhất thiết lưu bản cứng và thậm chí cả đồ trang trí, giúp tiết kiệm phần nào diện tích tại văn phòng.

12. Dọn dẹp thường xuyên

Thường xuyên dọn dẹp, biến việc dọn dẹp thành thói quen để loại bỏ thường xuyên những vật dụng lỗi thời, không cần thiết ra khỏi văn phòng. Không để những vật dụng không cần thiết, lỗi thời quá lâu ở văn phòng.

13. Trang trí tối giản

Văn phòng tối giản thường có bảng màu trung tính, cân nhắc sử dụng các tông màu trắng, be hoặc xám trên tường và đồ nội thất. Chọn một vài đồ vật chính phản ánh văn hóa và giá trị của công ty, tránh làm không gian trở nên quá tải với quá nhiều đồ trang trí.

14. Sử dụng đèn LED, cảm biến ánh sáng và chuyển động

Thay thế đèn sợi đốt và đèn huỳnh quang bằng đèn LED, để tiết kiệm điện hơn và có tuổi thọ cao hơn. Lắp đặt cảm biến ánh sáng và chuyển động để đèn tự động tắt khi không có người trong phòng hoặc khi đủ ánh sáng tự nhiên. Áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như hệ thống điều hòa không khí tiết kiệm năng lượng

Sử dụng các thiết bị điện có hiệu suất năng lượng cao và bật chế độ tiết kiệm năng lượng trên các thiết bị như máy tính, máy in, và điều hòa không khí.

15. Nâng cao ý thức tiết kiệm cho nhân viên

Đây là một bước quan trọng. Dù công ty có nhu cầu tối ưu chi phí và diện tích, đang miệt mài thực hiện nhưng nhân viên không có ý thức tiết kiệm thì việc thực hiện các giải pháp khó thành công. Tổ chức các buổi đào tạo, các chiến dịch nâng cao nhận thức cho nhân viên về tầm quan trọng của việc tiết kiệm chi phí, tiết kiệm điện nước; tổ chức các cuộc thi sáng kiến của nhân viên về việc tối ưu diện tích và chi phí doanh nghiệp. 

Lưu ý: Một điều vô cùng quan trọng khi thực hiện bố trí văn phòng tối ưu đó chính là trao đổi và thảo luận về những thay đổi sắp tới trong không gian văn phòng với nhân viên. Nói chuyện với nhân viên về những điều chỉnh đã lên kế hoạch, thu thập ý kiến đóng góp của họ và giải quyết mọi mối lo ngại. Điều này nhằm nhận được sự nồng nhiệt, hưởng ứng và sự tham gia của nhân viên, tăng cơ hội đạt được kết quả như mong đợi.

Một không gian làm việc đẹp, tối ưu, khoa học là điều mà cả nhân viên và doanh nghiệp mong muốn. Hy vọng rằng bài viết này mang đến cho bạn một số tips để biến văn phòng mình thành một nơi “đáng sống, đáng làm việc” hơn mỗi ngày.