Kiến tạo trải nghiệm cảm xúc cho cộng sự khi tổ chức Trung thu tại công ty quan trọng hơn rất nhiều buổi tiệc đó tổ chức ở đâu, gồm món ăn gì, không gian ra sao…
Kiến tạo trải nghiệm là điều cực kỳ quan trọng khi tổ chức hoạt động gắn kết nói chung và sự kiện Trung thu nói riêng. Làm sao để cộng sự cảm thấy được sống lại những ký ức tuổi thơ dưới ánh trăng rằm tháng Tám, được quan tâm và tôn trọng, được là chính mình mà không gượng ép, được cảm giác sum vầy quây quần của ngày Tết Trung thu; và quan trọng hơn là được tự hào vì được dự một tiệc Trung thu đáng nhớ.
Bài viết này PITO gợi ý cho bạn những lưu ý để tổ chức Trung thu tại công ty không chỉ ấm áp, đáng nhớ mà còn thật sự gắn kết.
Ấm áp quan trọng hơn lộng lẫy
Một buổi tiệc Trung thu không cần quá xa hoa, lộng lẫy. Điều quan trọng nhất là không gian ấm áp - nơi mọi người cảm thấy gần gũi, quây quần Nếu người tham dự bước vào buổi tiệc mà thấy lạnh lẽo, xa cách thì người tổ chức đã “mất điểm” ngay ở khâu đầu tiên.
Thay vì phải tổ chức tiệc Trung thu trong không gian lộng lẫy, sang trọng thì bạn nên lưu ý và suy nghĩ làm sao để không gian tiệc Trung thu ấm cúng. Không gian cần ấm trước khi đẹp - nơi mọi người cảm nhận được “hương vị” và “ký ức” Trung thu.
Nói đi cũng phải nói lại, tổ chức sao cho có điểm chạm, sao để cộng sự cảm nhận được sự ấm áp, đôi lúc là khó khăn, thử thách với HR/Admin. Vì nhiều sự kiện, hoạt động liên tục, đầu bù tóc rối mỗi ngày nên HR/Admin vội vàng tổ chức, chưa kể trong một số trường hợp gấp rút tổ chức hoạt động gắn kết như hoàn thành một tác vụ.
Vậy HR/Admin cần làm gì để tổ chức Trung thu tại công ty đáng nhớ, ấm cúng?
Một buổi tiệc Trung thu dù trang trí đẹp đến đâu nhưng nếu lời mời lạnh lùng, đón tiếp hời hợt thì người tham dự khó cảm thấy trọn vẹn. Vì vậy, HR/Admin nên tạo cảm giác ấm áp từ những bước đầu tiên:
- Lời mời: Đừng chỉ gửi email hoặc thông báo khô khan. Hãy thêm một chút cảm xúc, ví dụ: “Trung thu này, chúng ta cùng nhau thắp sáng những ký ức tuổi thơ và sẻ chia khoảnh khắc đoàn viên tại văn phòng”. Có thể đính kèm hình ảnh lồng đèn, bánh trung thu hoặc thơ vui để tăng sự háo hức.
- Khâu đón tiếp: Ngay khi bước vào, hãy để cộng sự cảm nhận sự chào đón chân thành. Có thể chuẩn bị một bàn welcome nhỏ với trà, nước sâm hoặc bánh kẹo Trung thu. Nhân sự đón tiếp mặc đồ chú Cuội, chị Hằng mỉm cười, trao một chiếc lồng đèn mini, sticker trăng rằm, hay tấm thiệp nhỏ ghi lời chúc. Check-in nhanh tại một backdrop ấm cúng, để mỗi người có cảm giác mình thực sự “bước vào lễ hội”.
- Tạo không khí gần gũi: mở nhạc nhẹ nhàng quen thuộc (như “Rước đèn tháng Tám”), để khi vừa đặt chân tới, mọi người đã thấy thân quen và háo hức.
Bên trong không gian tiệc, bạn có thể ghi lại một số lưu ý này để không gian tiệc thêm ấm cúng:
- Thiết kế góc check-in với đèn lồng sáng vàng ấm, câu đối hoặc backdrop có hình trăng rằm. Nên tránh quá “sang trọng, hiện đại” mà quên đi sự dân dã, gần gũi.
- Ưu tiên ánh đèn vàng ấm, xen kẽ ánh sáng từ đèn lồng. Tránh ánh sáng trắng quá lạnh.
- Nên bố trí quây tròn hoặc cụm nhỏ, để mọi người dễ tương tác thay vì ngồi dàn trải.
- Nếu có thời gian, tổ chức góc handmade: cho mọi người tự làm đèn lồng giấy hoặc vẽ mặt nạ giấy bồi. Những trải nghiệm này chạm đúng vào ký ức tuổi thơ, khiến không gian trở nên thân thương hơn bất kỳ món decor cầu kỳ nào.
Bạn cũng có thể tổ chức ngoài trời trong đêm trăng rằm tháng tám để mọi người được ngắm trăng, uống trà, ăn bánh trung thu, cùng nhau chia sẻ những kỷ niệm tuổi thơ. Giữa thành phố xa hoa và vội vã, khoảnh khắc ngắm trăng tưởng chừng bình dị của tuổi thơ nay lại trở thành điều hiếm hoi, nên càng thêm trân quý. Vì vậy, hoạt động này chắc chắn sẽ gợi nhiều cảm xúc khó quên, ý nghĩa với cộng sự.
Ngoài ra, HR/Admin cũng có thể tham khảo combo Trung thu trendy, sáng tạo tại văn phòng do đơn vị Catering phục vụ hiện được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để kiến tạo những trải nghiệm tuyệt vời.
Kiến tạo trải nghiệm cảm xúc
“Kiến tạo trải nghiệm cảm xúc” là điều mà HR/Admin nên xem đó là “sợi chỉ đỏ” khi tổ chức bất kỳ hoạt động gắn kết nào, đặc biệt là tiệc Trung thu. Đừng chỉ tổ chức sự kiện và các hoạt động gắn kết tại công ty chỉ để mọi người tham dự, ăn uống và kết thúc, không có điều gì đọng lại, không gắn kết được cùng nhau.
Nếu sự kiện chỉ dừng ở mức “ăn uống – chụp hình – kết thúc”, cộng sự sẽ rời đi mà không mang theo bất kỳ kỷ niệm nào. Lâu dần, những buổi tiệc trở thành gánh nặng thay vì sự mong chờ. Tổ chức nhiều sự kiện liên tục như vậy càng tốn kém chi phí, công sức, nhân lực.
3 lý do chính khiến trải nghiệm cảm xúc cực kỳ quan trọng:
- Tạo sự gắn kết bền vững: Một tập thể không thể gắn kết chỉ nhờ quy định, mà cần sự đồng cảm và cảm xúc chung. Những khoảnh khắc cùng nhau phá cỗ, cười nói dưới ánh trăng, hay đơn giản là chia sẻ kỷ niệm tuổi thơ sẽ tạo nên sợi dây vô hình kết nối mọi người. Đó là chất keo bền chặt mà bất kỳ chính sách nhân sự nào cũng khó thay thế.
- Giữ chân và nuôi dưỡng tinh thần cộng sự: Một trải nghiệm ấm áp khiến nhân viên cảm thấy mình được trân trọng. Khi cảm xúc được nuôi dưỡng, họ sẽ có thêm động lực gắn bó với công ty, thay vì chỉ làm việc vì lương hay trách nhiệm.
- Tối ưu chi phí và công sức: Nghe có vẻ nghịch lý, nhưng đầu tư vào trải nghiệm cảm xúc giúp tiết kiệm chi phí hơn là tổ chức hàng loạt sự kiện khô cứng. Một buổi tiệc được chuẩn bị tinh tế, chạm đến trái tim cộng sự sẽ để lại dư âm lâu dài, khiến họ nhớ mãi và mong chờ. Ngược lại, những buổi tiệc hời hợt chỉ làm tiêu tốn ngân sách mà chẳng để lại giá trị gì.
“Nhiệt độ cảm xúc” của một sự kiện giá trị hơn rất nhiều so với một cái backdrop hoàn hảo hay là những món ăn đắt tiền. Sự ấm áp nó đến từ việc mọi người cảm thấy mình được quan tâm, được lắng nghe và thật sự là một phần của tập thể.
Sự ấm áp khi tham dự tiệc Trung thu thật ra đơn giản hơn chúng ta nghĩ. Nó là những trải nghiệm tích cực mà mọi người cùng nhau chia sẻ, là những câu chuyện vui mà sau này ngồi lại ai cũng nhớ. Và chính những cái ký ức này sẽ xây dựng nên văn hóa và sự gắn kết bền chặt cho công ty.
Gợi ý để HR/Admin tổ chức tiệc Trung thu ấm áp, đáng nhớ
Cốt lõi của một buổi tiệc Trung thu ấm áp không nằm ở sự hoành tráng, mà nằm ở câu chuyện chủ đạo. Chính câu chuyện này sẽ dẫn dắt mọi quyết định – từ món ăn, hoạt động cho đến cách trang trí. Để thực hiện, bạn có thể theo khung 3 bước đơn giản:
Chọn một chủ đề thật ý nghĩa
Có thể chọn chủ đề gắn với tuổi thơ như “Trung thu quê nhà”, “Đêm trăng tuổi nhỏ”, hoặc chủ đề gắn với tinh thần tập thể như “Gắn kết dưới trăng rằm”.
Chủ đề chính là “linh hồn” của buổi tiệc, giúp mọi chi tiết đều có một sợi chỉ đỏ dẫn dắt, tạo sự liền mạch trong trải nghiệm. Ví dụ, nếu chọn chủ đề đoàn viên, hoạt động chung có thể là mỗi người sẽ góp một loại trái cây đặc sản quê mình để tạo thành một mâm ngũ quả chung, rồi cùng kể câu chuyện về loại bánh đó kèm ký ức tuổi thơ về Trung thu.
Nếu chọn chủ đề gắn kết, một cuộc thi làm lồng đèn theo nhóm chắc chắn sẽ vui và sôi nổi. Sau đó mọi người sẽ cùng nhau chia sẻ về ý tưởng, lý do thực hiện ý tưởng đó… Hoặc với chủ đề trao yêu thương, cả nhóm cùng nhau ngồi lại viết những tấm thiệp ý nghĩa để gửi đến một quỹ từ thiện cho trẻ em.
Thiết kế hoạt động mà tất cả mọi người đều có thể tham gia
Đây là mấu chốt để kiến tạo trải nghiệm cảm xúc. Bởi khi mọi người cùng làm, họ sẽ cùng nhớ. Cùng nhau làm lồng đèn giấy, thi bày mâm cỗ, vẽ mặt nạ, hoặc chơi trò chơi dân gian liên quan đến Trung thu. Hoạt động này không chỉ tạo niềm vui, mà còn khơi dậy tinh thần gắn kết, biến cộng sự thành “người trong cuộc” chứ không phải “khán giả”. Điều này khiến cộng sự cảm thấy gần gũi, được quan tâm, được trân trọng.
Nếu cộng sự đi cùng con thì có thể thông gian an toàn cho trẻ nhỏ. Sắp xếp một khu vực riêng với thảm mềm, trò chơi nhẹ nhàng, đèn lồng giấy, hoặc góc vẽ tranh. Những góc nhỏ này không chỉ giúp các bé an toàn mà còn khiến phụ huynh yên tâm, thoải mái tận hưởng buổi tiệc.
Ngoài ra, có thể tổ chức một số hoạt động cho ba mẹ và các bé có thể tham gia cùng, để không ai cảm thấy lạc lõng, bị bỏ lại phía sau, hay cô đơn trong chính buổi tiệc của công ty mình.
Cùng nhau phá cỗ Trung thu
Thay vì ăn uống tự do, có một khoảnh khắc mọi người cùng nhau “phá cỗ Trung thu” – cùng nâng ly, cắt bánh, thắp đèn lồng. Trước khi buổi tiệc bắt đầu, HR/Admin có thể sắp xếp một bàn “mâm cỗ Trung thu” đẹp mắt với đầy đủ bánh, trái cây, lồng đèn, hoa quả. Đến một thời điểm được ấn định (ví dụ: sau phần khai mạc, hoặc trước tiết mục văn nghệ chính), MC sẽ mời tất cả mọi người cùng hướng về bàn cỗ.
Đại diện ban lãnh đạo hoặc một vài cộng sự có thể cùng nhau cắt bánh Trung thu, thắp đèn lồng, nâng ly chúc mừng. Sau đó, MC sẽ mời tất cả mọi người đồng loạt cùng nâng ly hoặc cùng chia sẻ bánh, như một nghi thức chung để khởi đầu phần tiệc.
Khoảnh khắc này như “điểm chốt” trong buổi tiệc, khiến mọi người nhớ rằng họ thực sự đã cùng nhau trải qua một kỷ niệm gắn kết. Hình ảnh mọi người cùng phá cỗ gợi nhớ đúng tinh thần Trung thu đoàn viên, sum vầy, gợi nhớ ký ức tuổi thơ và kỷ niệm quây quần bên gia đình.
Đa dạng thực đơn, ai cũng có thể dùng được
Không chỉ là bánh trung thu và trái cây, hãy chuẩn bị một thực đơn cân bằng để ai cũng tìm thấy món mình thích. Ví dụ: có lựa chọn cho người ăn chay, món ít đường hoặc bánh trung thu nhân hạt thay cho nhân ngọt truyền thống.
Bánh trung thu đa dạng từ nhân truyền thống (thập cẩm, đậu xanh), nhân ít đường, nhân hạt dinh dưỡng. Món ăn mặn nhẹ như gỏi cuốn, bánh mì kẹp mini, xôi lá sen, sushi cuộn chay/mặn. Đồ ăn vặt tuổi thơ gồm bỏng gạo, bánh ống, kẹo kéo, chuối sấy, khoai lang chiên giòn.
Lựa chọn cho người ăn chay hoặc ăn kiêng như nhân hạt sen, trà xanh, đậu đỏ. Món mặn gồm salad rau củ, nấm nướng xiên, nem chay. Thức uống ít đường: trà hoa cúc, trà gừng, nước detox trái cây.
Nếu cộng sự cùng con tham gia, bạn cũng nên tổ chức món ăn, nước uống phù hợp như bánh quy hình thỏ – trăng, bánh flan ít ngọt, rau câu nhiều màu, chè đậu xanh hoặc sữa chua trái cây; ước ép trái cây (cam, táo, dưa hấu), sữa tươi hoặc sữa hạt.
Lồng ghép chủ đề vào từng chi tiết nhỏ
Từ món ăn như chọn bánh, kẹo tuổi thơ hoặc bánh trung thu thiết kế riêng mang logo/linh vật công ty đến màu sắc, backdrop, đèn lồng đều xoay quanh chủ đề đã chọn. Từ lời mời và đón tiếp: thiệp mời, quà nhỏ, đến cách chào đón cũng gợi nhắc đến chủ đề.
Ngay cả phần kết thúc buổi tiệc cũng có thể khép lại bằng một hoạt động nhỏ cùng chủ đề, để cảm xúc đọng lại trọn vẹn. Khi câu chuyện chủ đạo được đan cài xuyên suốt, buổi tiệc Trung thu sẽ không chỉ “đẹp” mà còn “đáng nhớ”, biến thành một kỷ niệm tập thể mà cộng sự muốn lưu giữ và nhắc lại.
Thay vì treo logo công ty ở khắp mọi nơi, hãy thử sử dụng màu sắc chủ đạo của thương hiệu trong trang trí concept bữa tiệc và các món ăn. nước uống. Hay những ruy băng nhỏ có in logo, những cái thẻ tên để bàn được thiết kế riêng vừa mang màu sắc thương hiệu công ty vừa mang không khí trung thu.
Ngay cả cái thực đơn cũng không chỉ đơn thuần là đồ ăn, mà nó là một chất liệu để người tổ chức kể chuyện. Một góc trà đủ ấm, một quầy bánh gợi nhớ tuổi thơ, quà tặng cuối buổi liên quan đến trung thu, nhạc nền xuyên suốt… tất cả những đều là những điểm chạm cảm xúc. Và từ những cái điểm chạm nhỏ đó, ký ức tập thể sẽ được hình thành.
Gửi gắm lời chúc
Trước buổi tiệc, HR/Admin có thể gợi ý mọi người chuẩn bị sẵn 1–2 lời chúc dành cho đồng nghiệp thân thiết, ghi vào giấy nhỏ, hoặc viết online rồi in ra. Tại buổi tiệc, MC có thể mời ngẫu nhiên một số người chia sẻ lời chúc của mình cho đồng nghiệp.
Để không ai bị “bỏ quên” hay cảm thấy thiếu sót, HR/Admin nên chuẩn bị sẵn một bộ lời chúc chung (ví dụ: những câu chúc Trung thu ý nghĩa, lời động viên, lời cảm ơn). Những lời chúc này có thể được phát cho cộng sự để họ dùng trong trường hợp chưa kịp chuẩn bị, hoặc MC có thể đọc xen kẽ để tất cả mọi người đều được “gọi tên”. Hoặc bạn cũng có thể thiết kế, trang trí “Cây điều ước” hoặc “Góc lời chúc” nơi mọi người viết điều ước, lời nhắn hoặc lời cảm ơn dành cho đồng nghiệp và treo lên.
Cuối cùng, câu hỏi quan trọng nhất có lẽ không nằm ở việc tiệc Trung thu sẽ có bao nhiêu món ăn ngon hay trang trí lộng lẫy ra sao, mà là: bữa tiệc ấy sẽ kể câu chuyện gì về đội ngũ của chúng ta? Một câu chuyện về sự gắn kết, về ký ức tuổi thơ được đánh thức, hay về niềm tự hào khi cùng đồng hành trong một tập thể ấm áp. Đó mới chính là điều đọng lại lâu dài sau khi đèn tắt, bàn tiệc thu dọn.
PITO hy vọng rằng những gợi ý trên sẽ giúp bạn có thêm cảm hứng để kiến tạo một buổi tiệc Trung thu không chỉ “đẹp mắt” mà còn “ấm lòng” nhận mưa lời khen từ lãnh đạo đến cộng sự.
