Feedback (phản hồi) là một phần không thể thiếu trong môi trường công sở. Phản hồi giúp nâng cao chất lượng công việc, gắn kết cộng sự, cải thiện hiệu suất công việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực. Tuy nhiên, để trao và nhận feedback một cách hiệu quả và tinh tế nơi công sở là điều phải học và trau dồi theo thời gian.
Việc nêu ý kiến, trao và nhận feedback vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, “sợ mất lòng” là tâm lý chung thường gặp phải ở môi trường công sở.
Ở bài viết này, trong phạm vi chủ đề về trao và nhận feedback giữa quản lý và các cộng sự (giữa sếp và nhân viên), không bao gồm giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, PITO tổng hợp những tips trao và nhận feedback tại nơi làm việc tinh tế và hiệu quả.
Trao và nhận feedback là gì? Employee Feedback là gì?
Trao feedback là đưa ra những phản hồi, nhận xét, góp ý với nhân viên về quá trình làm việc; hiệu suất, chất lượng công việc; thái độ làm việc… từ cấp lãnh đạo, cấp quản lý. Lúc này, nhân viên sẽ là người đón nhận những phản hồi, nhận xét, góp ý… Nhân viên là người nhận feedback.
Sau khi lắng nghe và đón nhận feedback, nhân viên cũng có thể là người trao feedback với cấp quản lý, đóng góp để môi trường làm việc hiệu quả hơn, để sếp lắng nghe những khó khăn của nhân viên, những kế hoạch sắp tới… Lúc này, nhân viên là người trao feedback và cấp quản lý là người nhận phản hồi. Vì vậy, trao và nhận feedback không phải lúc nào cũng một chiều.
Employee Feedback (Employee Feedback) được hiểu là phản hồi, nhận xét, đóng góp ý kiến với nhân viên, trao đổi với họ về hiệu suất, kết quả công việc, kỹ năng hoặc các khía cạnh khác trong công việc mà người đó đảm nhận. Hành động này có thể là không chính thức, ví dụ đó cuộc nói chuyện nhanh về điều gì đó mà cấp trên vừa nhìn thấy hoặc chính thức như việc đánh giá nhân viên theo định kỳ.
Mục đích chính của nhận xét và đóng góp ý kiến là giúp nhân viên hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của mình, xác định các kỹ năng, yếu tố cần cải thiện, giúp họ tiến bộ, tốt hơn mỗi ngày, nâng cao trải nghiệm công việc. Việc làm này cũng có thể tăng cường sự hợp tác và làm việc nhóm, cải thiện hiệu suất của tập thể.
Trong bất kỳ tổ chức nào, phản hồi nhân viên cũng là xương sống của thành công, giúp phát triển tiềm năng của cộng sự, đưa doanh nghiệp ngày càng đi lên.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy, 73% nhân viên coi việc đưa ra nhận xét là quan trọng, nhưng chỉ có ⅓ trong số đó nhận được nhận xét, theo Forbes. Hầu hết các nhà quản lý, cấp trên không nhận xét và đóng góp ý kiến đầy đủ. Bên cạnh đó, khi cấp trên có nhận xét và đóng góp với nhân viên, những nhận xét và phản hồi đó có xu hướng tiêu cực hoặc quá mơ hồ, dần dần khiến việc nhận xét không còn quan trọng nữa. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc đưa ra nhận xét và đóng góp ý kiến theo chiều hướng tích cực và hiệu quả tại chốn công sở là điều không hề dễ dàng.
Tầm quan trọng của việc trao và nhận feedback giữa nhân viên và sếp chốn công sở
Our easy-to-follow guide will help your managers to give meaningful, impactful, and actionable input.
Tạm dịch “Nhận xét không phải là hướng dẫn hay la mắng: mà là cung cấp cho ai đó thông tin và công cụ họ cần để phát huy điểm mạnh và vượt qua rào cản của mình”.
(Jenny von Podewils, đồng sáng lập và đồng giám đốc điều hành tại Leapsome)
Theo dữ liệu do Harvard Business Review thu thập về thái độ của nhân viên đối với việc nhận xét và đóng góp ý kiến trong công việc, họ rất cởi mở với việc nhận xét và 72% nhân viên cho biết hiệu suất làm việc của họ sẽ được cải thiện nếu nhận được những nhận xét, phản hồi mang tính tích cực từ cấp trên. Theo nghiên cứu được của Gallup, 26% nhân tài hoàn toàn đồng ý rằng phản hồi nhận được giúp họ làm tốt hơn công việc của mình.
Trao feedback cho cộng sự hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều những lợi ích cho cá nhân lẫn tập thể:
- Gắn kết hơn: Những cuộc đối thoại cởi mở về các vấn đề trong công việc sẽ giúp sếp và nhân viên thấu hiểu nhau hơn từ những khó khăn, thuận lợi, áp lực của từng phía. Từ đó, tăng sự gắn kết giữa nhân viên với sếp, với công ty, và có thể cả với những đồng nghiệp khác. Trên thực tế, dữ liệu từ phần mềm khảo sát định kỳ của Officevibe cho thấy 40% nhân viên sẽ mất sự gắn kết với tổ chức khi họ ít hoặc không nhận được phản hồi, đánh giá từ công ty.
- Cải thiện hiệu suất làm việc: Khi nhân viên biết được những đánh giá, phản hồi từ cấp trên đối với công việc của họ, họ có thể duy trì và phát huy những mặt tích cực, cải thiện những nhược điểm, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc, chất lượng công việc.
- Giúp nhân viên hiểu rõ bản thân hơn: Các buổi nhận xét và đóng góp ý kiến có hiệu quả luôn mang đến cho nhân viên sự hứng thú, tích cực. Nhân viên hiểu rõ bản thân mình hơn trong công việc, từ đó cải thiện những điểm yếu, phát huy những điểm mạnh và có lộ trình phát triển bản thân.
Khi nào nên đưa ra nhận xét và góp ý cho cộng sự?
Từ những hiệu quả được kể trên, cấp quản lý (trưởng nhóm, trưởng phòng…) nên thường xuyên đưa ra những nhận xét và đánh giá cho nhân viên của mình. Tuy nhiên, nên đưa ra khi nào, tần suất bao nhiêu để nhân viên không cảm thấy áp lực hay cảm thấy bị xét nét quá nhiều.
Đưa ra phản hồi cho nhân viên đúng thời điểm là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và tạo điều kiện cho sự phát triển của nhân viên. Với các góp ý và nhận xét tiêu cực, các học giả đã xác định rằng thời điểm lý tưởng để chia sẻ là khi người kia có "khả năng tự cải thiện và điều chỉnh tốt nhất" - tức là khi họ đã có thể vượt qua hành vi bốc đồng, phản ứng tiêu cực khi nhận được những góp ý chưa tốt.
Những thời điểm lý tưởng, bạn có thể tham khảo:
1. Ngay sau khi sự việc xảy ra:
- Hiệu suất tốt: Khi nhân viên hoàn thành xuất sắc một nhiệm vụ hoặc dự án, việc khen ngợi ngay lập tức sẽ giúp họ cảm thấy được công nhận và động viên họ tiếp tục nỗ lực.
- Sai sót hoặc vấn đề cần cải thiện: Khi nhận thấy một sai sót hoặc vấn đề trong công việc, đưa ra phản hồi kịp thời giúp nhân viên nhanh chóng nhận ra và khắc phục lỗi, tránh lặp lại trong tương lai, hạn chế sai sót, tổn thất cho toàn công ty.
2. Trong các buổi họp định kỳ: Các buổi họp định kỳ là thời điểm lý tưởng để tổng kết và đưa ra phản hồi về hiệu suất làm việc trong một giai đoạn cụ thể, giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về quá trình làm việc của họ. Từ đó cũng giúp họ cải thiện và nâng cao hiệu suất hoặc phát huy những ưu điểm của bản thân trong thời gian tới.
3. Khi có sự thay đổi trong công việc: Khi nhân viên bắt đầu một vai trò mới hoặc tham gia vào một dự án mới, việc cung cấp phản hồi sớm sẽ giúp họ điều chỉnh và nắm bắt được yêu cầu của công việc mới.
4. Khi nhân viên yêu cầu phản hồi: Khi nhân viên yêu cầu phản hồi về công việc hoặc mong muốn cải thiện, việc đưa ra phản hồi chi tiết và cụ thể sẽ giúp họ phát triển kỹ năng và hoàn thành công việc tốt hơn.
Trước khi đưa ra nhận xét, hãy đặt ra những câu hỏi sau:
- Nhân viên có thể lắng nghe và tiếp thu những nhận xét, ý kiến đóng góp của bạn hay không? (Ví dụ: Nếu họ ở thời điểm dễ bị tổn thương về mặt cảm xúc vì những vấn đề cá nhân, thì có đợi thêm vài ngày để họ vượt qua vấn đề cá nhân của mình hay không?)
- Bạn cảm thấy bình tĩnh, đóng góp ý kiến một cách tích cực và mang tính xây dựng hay căng thẳng với nhân viên?
- Bạn đã có những ý tưởng và nội dung rõ ràng về những góp ý, đóng góp đó hay chưa?
- Bạn nên nhận xét, phản hồi ở địa điểm nào là thích hợp nhất? (Bàn làm việc, phòng họp riêng…)
- Bạn có đủ không gian và thời gian để lắng nghe nhân viên và giải quyết những câu hỏi có thể phát sinh từ buổi đóng góp ý kiến hay không?
- Nếu có sự phản hồi lại từ nhận xét đó, bạn nên lắng nghe chủ động, không phán xét. Vì đó cũng là một dấu hiệu tích cực cho thấy họ đang chủ động tiếp thu và muốn cải thiện bản thân.
Những tips để trao và nhận feedback giữa sếp và nhân viên hiệu quả, tinh tế
Việc nhận xét và đóng góp ý kiến cho nhân viên không chỉ là nêu lên vấn đề mà còn phải giải thích rõ ràng về những đóng góp đó để cộng sự có thể hiểu mình nên làm gì tiếp theo, kế hoạch sắp tới ra. Việc phản hồi vì sự phát triển của cộng sự và của công ty, không phải để lăng mạ, xúc phạm hay coi thường nhân viên.
Sau đây là một số tips và lưu ý để việc trao và nhận feedback hiệu quả nơi công sở:
Đối với người quản lý, người trao và nhận feedback:
1. Xác định vấn đề cần nhận xét và góp ý
Bắt đầu bằng cách xác định những khía cạnh mà nhân viên đang thực hiện tốt và những hạn chế mà nhân viên có thể cải thiện. Tạo một danh sách bao gồm các nhận xét tích cực và các nhận xét mang tính xây dựng, đảm bảo rằng cả hai loại nhận xét đều cân bằng như nhau.
2. Chuẩn bị cụ thể, rõ ràng
Chuẩn bị ghi chú thứ tự bạn định nhận xét. Ghi chú sẽ giúp bạn tập trung và đảm bảo rằng nhân viên nhận được tất cả thông tin cần thiết. Biểu mẫu đánh giá nhân viên có thể giúp bạn lập cấu trúc ghi chú. Đánh giá và nhận xét luôn cần có minh chứng, dẫn chứng rõ ràng để thuyết phục nhân viên. Không nhận xét đóng góp dựa trên chủ quan mà không có con số cụ thể.
3. Lên lịch họp
Hãy lên lịch họp riêng với nhân viên. Cho họ thời gian chuẩn bị cho cuộc họp và yêu cầu họ xem xét các khía cạnh mà họ nghĩ rằng họ đang thực hiện tốt và hạn chế của bạn thân. Điều này sẽ giúp tạo điều kiện cho một cuộc trò chuyện mang tính xây dựng và cho phép họ đưa ra đánh giá trung thực về hiệu suất công việc của nhân viên.
4. Không khí thoải mái
Hãy chia sẻ nhận xét của bạn với nhân viên trong một cuộc họp riêng có không khí thoải mái. Cuộc họp như một cuộc trò chuyện và cho nhân viên không gian, thời gian để chia sẻ suy nghĩ của họ. Đảm bảo nhận xét của bạn chỉ tập trung vào hiệu suất và hành vi trong công việc của nhân viên. Không để cuộc trò chuyện đi chệch chủ đề hoặc trở nên quá riêng tư hoặc cảm xúc.
5. Sử dụng ngôn từ tích cực, có tính xây dựng
Việc sử dụng ngôn ngữ tích cực và xây dựng khi góp ý cho nhân viên là một kỹ năng quan trọng trong quản lý và lãnh đạo. Nó không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về điểm cần cải thiện mà còn tạo động lực cho họ phát triển, cảm thấy không bị đánh giá thấp hay coi thường.
Ngôn ngữ tích cực tập trung vào việc giải quyết vấn đề chứ không phải chỉ trích cá nhân, giúp nhân viên có động lực để thay đổi và cải thiện. Bên cạnh đó, nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và hiểu rằng người quản lý quan tâm đến sự phát triển của họ.
6. Bắt đầu và kết thúc bằng một điều tích cực
Việc bắt đầu một buổi góp ý, nhận xét nhân viên bằng một điều tích cực là một chiến lược giao tiếp thông minh và hiệu quả. Bắt đầu bằng một lời khen ngợi sẽ giúp tạo ra một không khí tích cực và cởi mở ngay từ đầu cuộc trò chuyện. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được đánh giá cao và sẵn sàng tiếp nhận những góp ý sau đó.
Hơn nữa, những điều tích cực sẽ giúp giảm bớt căng thẳng và lo lắng mà nhân viên có thể cảm thấy khi nhận được góp ý. Điều này giúp họ tìm kiếm giải pháp để cải thiện. Đặc biệt, sau khi đã khẳng định những điểm mạnh của nhân viên, bạn có thể chuyển tiếp một cách tự nhiên đến những phần cần cải thiện.
Kết thúc bằng một lưu ý tích cực cho thấy nhân viên là một phần có giá trị của công ty, giúp nhân viên rời khỏi cuộc họp với cảm giác thoải mái, để họ tích cực cải thiện những điều còn chưa tốt, phát huy những điểm mạnh. Nếu những cuộc họp riêng, đánh giá, góp ý nặng nề, tiêu cực sẽ làm nhân viên ám ảnh, áp lực, không thích nghe những phản hồi này từ sếp; đồng thời cũng làm mất tinh thần, giảm hiệu suất, sự cống hiến của nhân viên. Chính vì vậy, feedback nhân viên luôn là việc làm cần tinh tế nhưng hiệu quả.
Đối với nhân viên, người nhận và trao feedback:
Khi nhận được feedback, dù là tích cực hay tiêu cực, việc phản hồi một cách đúng đắn sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc, đồng thời cải thiện những điểm yếu, phát huy những điểm mạnh, hiểu rõ bản thân hơn.
Dưới đây là một số gợi ý dành cho bạn:
1. Lắng nghe tích cực
Tập trung: Hạn chế các yếu tố gây xao nhãng và tập trung vào những gì người quản lý đang nói.
Không ngắt lời: Đợi đến khi người đó nói xong mới đưa ra ý kiến của mình.
Hỏi rõ: Nếu có bất kỳ điều gì không hiểu, hãy đặt câu hỏi để làm rõ.
2. Thái độ tích cực
- Cảm ơn: Bắt đầu bằng việc cảm ơn người đã dành thời gian để đưa ra feedback cho bạn.
- Nhận biết: Thừa nhận những điểm đúng trong các góp ý mà bạn nhận được.
- Thể hiện sự mở lòng: Cho người đóng góp ý kiến thấy rằng bạn sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu ý kiến của họ.
3. Phản hồi tích cực
- Mang tính xây dựng: Nếu bạn có quan điểm khác, hãy trình bày một cách rõ ràng và tôn trọng, mang tính xây dựng.
- Đặt câu hỏi: Đặt những câu hỏi mở để hiểu rõ hơn về góc nhìn của người đang góp ý.
Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra để hiểu rõ hơn về feedback:
- "Anh/chị có thể cho em một ví dụ cụ thể về điều mà anh/chị muốn em cải thiện không ạ?"
- Anh/chị nghĩ rằng em nên làm gì để khắc phục tình hình này?"
- "Anh/chị có thể gợi ý cho em những tài liệu hoặc khóa học nào để nâng cao kỹ năng này không ạ?"
- Đề xuất giải pháp: Nếu có thể, hãy đưa ra những giải pháp hoặc ý tưởng để cải thiện tình hình.
4. Xin lời khuyên
Xin lời khuyên từ cấp trên để cải thiện những điểm yếu, nâng cao kỹ năng. Từ đó, lập một kế hoạch cụ thể để cải thiện những điểm yếu và phát huy những điểm mạnh của mình.
Ví dụ:
Thay vì: "Anh/chị nói em làm việc không hiệu quả, nhưng em thấy mình đã cố gắng hết sức rồi."
Nên: "Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian cho em. Em nhận thấy rằng mình cần cải thiện khả năng quản lý thời gian. Em có thể xin anh/chị tư vấn thêm về cách lập kế hoạch công việc hiệu quả không ạ?"
Tóm lại, việc nhận feedback và phản hồi một cách tích cực là một quá trình học hỏi và trau dồi, cư xử tùy môi trường, Nhưng hãy luôn giữ thái độ cầu tiến và sẵn sàng thay đổi để trở thành một người tốt hơn, chuyên nghiệp hơn
Xin ý kiến, lời khuyên từ người feedback là một trong những cách cải thiện bản thân hiệu quả.
Những điều cần tránh trong quá trình đóng góp và đón nhận các ý kiến tại nơi làm việc
Việc đóng góp và tiếp nhận ý kiến là một phần quan trọng trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, nếu không thực hiện một cách khéo léo, nó có thể gây ra những hiểu lầm và xung đột không đáng có. Dưới đây là một số điều bạn nên tránh:
Đối với người đưa ra góp ý, tránh:
- Chỉ trích cá nhân: Tập trung vào hành vi và kết quả công việc thay vì chỉ trích cá nhân.
- Sử dụng ngôn ngữ tiêu cực: Tránh những từ ngữ mang tính chất công kích, xúc phạm hoặc làm tổn thương người nghe.
- Đặt quá nhiều kỳ vọng: Đừng đặt quá nhiều kỳ vọng vào việc người khác sẽ ngay lập tức thay đổi.
- Quá chung chung: Tránh đưa ra những nhận xét quá khái quát và thiếu căn cứ.
- Không tôn trọng ý kiến người khác: Mỗi người đều có những quan điểm riêng, hãy tôn trọng ý kiến của họ.
Đối với người nhận góp ý, tránh:
- Tự ái: Đừng quá nhạy cảm với những góp ý, hãy xem đó là cơ hội để học hỏi và cải thiện bản thân.
- Chối bỏ trách nhiệm: Tránh đổ lỗi cho người khác hoặc cho hoàn cảnh.
- Phản ứng thái quá: Đừng quá tức giận hoặc buồn bã khi nhận được góp ý.
- Không lắng nghe: Hãy dành thời gian để lắng nghe ý kiến của người khác một cách cởi mở.
- Thay đổi thái độ: Tránh thay đổi thái độ hoặc làm việc thiếu nhiệt tình sau khi nhận được góp ý.
Đối với cả người đưa ra và người tiếp nhận góp ý:
- Chọn sai thời điểm: Tránh đưa ra hoặc nhận góp ý khi cả hai bên đang căng thẳng hoặc mệt mỏi.
- Không có sự chuẩn bị: Nên chuẩn bị trước những vấn đề muốn thảo luận để cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả.
- Thiếu sự tôn trọng: Luôn giữ thái độ tôn trọng lẫn nhau, dù có đồng ý hay không đồng ý với ý kiến của đối phương.
- Không tìm kiếm giải pháp: Thay vì chỉ tập trung vào vấn đề, hãy cùng nhau tìm kiếm giải pháp để cải thiện tình hình/
- Làm to chuyện: Tránh làm to chuyện những vấn đề nhỏ nhặt, có thể giải quyết bằng cách đối thoại thẳng thắn.
Việc đóng góp và tiếp nhận ý kiến đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và tích cực. Hy vọng những tips trên có thể giúp bạn cải thiện hoặc nâng cao cách trao và nhận feedback nơi công sở tinh tế và hiệu quả hơn nữa.
