Có một câu hỏi các bạn Catering Consultant PITO hay kể lại với Bảo Uyên: hỏi khách hàng "tiệc này cho sự kiện gì, mục đích gì" lại là câu khó nhận được phản hồi rõ ràng nhất. Trong khi số lượng khách, ngân sách, ngày giờ thì hầu như ai cũng nắm sẵn.

Mục đích thật sự của buổi tiệc rất ít khi người đặt (booker) chịu chia sẻ có thể vì lý do bảo mật hay gì đó, hoặc chỉ trả lời theo cách chung chung: hội thảo, tiệc nhẹ, sự kiện nội bộ, bánh cho event…

Với Uyên và các bạn trong team, đây lại luôn là câu hỏi đầu tiên, rất quan trọng, trước cả các câu hỏi về menu, loại tiệc, chi phí...

Uyên nghĩ có lẽ không phải vì khách hàng cố giữ kín thông tin này. Chỉ là có thể với nhiều anh/chị, tiệc là phần phụ của một hoạt động khác và hoạt động đó cần để tâm nhiều hơn vào các phần việc to lớn hơn. Nên anh/chị sẽ nghĩ rằng câu hỏi này chẳng liên quan gì tới đồ ăn.

Chính khoảng trống đó lại làm catering dễ gặp lỗi sai nhất. 06 tình huống PITO ghi nhận dưới đây, từ văn phòng đến hậu trường các event lớn, đều chung một vấn đề: sự kiện này thật ra để làm gì, ai tham gia và phần ăn uống có vai trò gì trong tổng thể sự kiện.

Đồ ăn cho buổi hiến máu, ăn sáng khi đi team building… nghe nhỏ nhưng khó!

Trước khi hiến máu, người tham gia cần ăn nhẹ, tránh đạm và mỡ. Ngay sau đó, cơ thể cần đường và nước để không mệt, không chóng mặt. Một buổi hội nghị chiến lược kéo dài nhiều giờ lại cần điều ngược lại: thực đơn ít tinh bột, không gây no nê, để người tham dự không rơi vào trạng thái uể oải giữa buổi.

Hai sự kiện, hai nhu cầu năng lượng khác nhau nhưng nhiều nơi vẫn dùng một set Tea Break y hệt cho tất cả. Team building ngoài trời chọn bánh lạnh, ăn trưa chọn finger food chỉ vì...để nhìn cho đẹp?! Mỗi lựa chọn đều đang đi ngược mục đích ban đầu.

Công ty tham gia hội chợ triển lãm: Lưu ý gì khi đặt catering?

Đặt catering cho gian hàng ở SECC, Thiskyhall, VEC hay bất kỳ trung tâm hội chợ triển lãm nào khác đều khác hẳn đặt tiệc văn phòng - đồ ăn phải vừa lo được cho nhân sự trực booth (tức là team nội bộ của công ty), vừa làm sao để thu hút khách ghé qua gian hàng của đơn vị mình.

Ở một không gian mà khách ra vào liên tục suốt nhiều ngày hội chợ, bài toán catering không nằm ở “món gì ngon” mà ở "đặt đúng, đặt đủ".

Khi đồ ăn trở thành “ngôn ngữ” riêng của văn hóa thần tượng

Food truck, Booth check-in gắn kết fandom cùng thần tượng. Một concert có thể có hàng chục Food Support cùng xuất hiện.

Food support giờ không chỉ để no bụng mà đã trở thành ngôn ngữ riêng để fandom thể hiện sự gắn kết và bản sắc: Tea Break Box đóng gói riêng kèm thiệp in hình nghệ sĩ, Live Station phục vụ trực tiếp đồng bộ branding.

Với sự kiện giải trí, đồ ăn lại “support” theo một nghĩa khác

Đặt và vận hành catering cho khu VIP/Premium Lounge trong Concert, Music Festival, Premiere Phim, Ra mắt MV, Họp báo... không dễ.

Người tổ chức cần phân biệt rõ: F&B lúc này có thể là một phần của công tác hậu cần, đảm bảo cung cấp đủ năng lượng cho ekip sản xuất, cũng có thể nó đóng vai trò tạo trải nghiệm ấn tượng cho người tham dự trong suốt sự kiện.

Khách VIP cần set menu cao cấp, trình bày đẹp để thưởng thức; ekip kỹ thuật, hậu cần cần suất ăn no lâu, phục vụ nhanh giữa các khoảng nghỉ ngắn; riêng nghệ sĩ có thể có yêu cầu thực đơn riêng cần chuẩn bị tách biệt...

Tưởng "tăng năng lượng" nhưng lại mệt mỏi thêm!

Ở đây, mục đích đã rõ - tăng năng lượng, gắn kết đội nhóm. Nhưng ngay cả khi biết rõ mục đích, vẫn còn một biến số dễ bị bỏ qua: quy mô và ngành nghề của chính đội nhóm đó.

Một hoạt động phù hợp với team Sales 20 người (khối văn phòng) có thể trở nên gượng gạo khi áp dụng cho 200 nhân sự kỹ thuật - sản xuất (khối nhà máy). Bữa ăn/tiệc công ty vẫn là lựa chọn quen nhất để tạo gắn kết, nhưng cũng dễ bị áp một công thức cho mọi quy mô: với team nhỏ, một package tiệc giao nhận tận nơi đã đủ; với 200 người, bữa ăn cần tính đến chuyện khác.

Sạc năng lượng cho team sai cách còn tệ hơn không làm gì vì thứ tạo ra không phải là năng lượng mà là sự chán nản, mất niềm tin vào đội ngũ vận hành văn hóa công ty.

"Khoác áo mới" cho Happy Hour

Bản chất của Happy Hour là thư giãn, không nhất thiết lúc nào cũng phải là ăn uống. Nhưng khi hoạt động hay món ăn có sự lặp lại, nhân sự dần thờ ơ, trong khi ngân sách và thời gian tổ chức vẫn tốn như cũ.

Đổi theo chủ đề (summer vibes, Halloween, Giáng Sinh, các cột mốc của công ty, trend đang hot…), thêm minigame với giải thưởng nhỏ có thể là một cách để buổi thư giãn vẫn giữ được đúng vai trò của nó - là một điểm hẹn mà nhân sự thật sự mong chờ, không phải một lịch cố định (thứ tư, thứ sáu hằng tuần/hằng tháng) mà ai cũng đoán trước được nội dung.

Sáu tình huống - nếu nhìn thoáng qua thì mỗi ngành, mỗi quy mô, mỗi mục đích đều đòi hỏi một cách làm riêng. Nhưng gốc rễ của tất cả chỉ là một: phần đồ ăn thức uống, nếu là phụ vẫn cần được hỏi kỹ như phần chính, chứ không phải áp một công thức có sẵn rồi hy vọng sự kiện thành công.

Mục đích của sự kiện là gì? Có ai tham gia? Đặc thù của venue tổ chức là gì?... những câu hỏi không mang tính thủ tục mà nó đang quyết định phần chuẩn bị và vận hành F&B có mượt mà, chỉn chu hay không.

Nếu bạn chưa từng để ý đến các khía cạnh này, đây là lúc bắt đầu tự trả lời những câu hỏi.

BẢO UYÊN

Storytelling Team, PITO