Đặt catering cho gian hàng ở SECC, Thiskyhall Sala (TP.HCM), Vietnam Exposition Center (VEC), Cung Triển lãm Quốc gia Mỹ Đình (Hà Nội) hay bất kỳ trung tâm hội chợ triển lãm nào khác đều khác hẳn đặt tiệc văn phòng - đồ ăn phải vừa lo cho nhân sự trực booth, vừa thu hút khách ghé khu vực của mình. Cùng PITO tìm hiểu từ A-Z ở bài viết này để đặt catering đúng loại, đúng số lượng và không bị vỡ trận vào ngày sự kiện.
Danh sách việc cần lo cho một gian hàng triển lãm dài hơn bạn tưởng, từ thiết kế booth, in ấn vật liệu, sắp xếp nhân sự ca trực, chuẩn bị chỉn chu cho khách đến thăm... Và giữa hàng tá đầu việc đó, bữa ăn cho đội ngũ trực booth thường là thứ bị đẩy xuống cuối cùng, cho đến khi ai đó chợt nhớ ra. Nhìn lịch thấy chỉ còn 3 ngày nữa là khai mạc.
Hay tới hôm đó gọi ship cơm tấm, cơm hộp cho nhanh nhưng nếu như vậy kéo dài 3 ngày, nhân sự có chịu nổi không? Nhưng không, còn cả những thức ăn mời khách và thu hút khách ghé thăm gian hàng của mình? Không thể cơm tấm sườn bì chả hay bánh mì như ngoài tiệm.
Catering cho booth khác với đặt tiệc văn phòng thông thường?
Nhiều người lần đầu phụ trách hậu cần cho gian hàng triển lãm thường tư duy đặt thức ăn như đặt tiệc văn phòng. Nhưng không phải, sẽ vỡ trận và trục trặc ngay nếu chọn sai hình thức. Vì booth triển lãm có ba đặc điểm khiến bài toán catering hoàn toàn khác
Không gian và điều kiện phục vụ khác
Một văn phòng luôn có sẵn pantry, tủ lạnh, lò vi sóng. Booth triển lãm thì không. Ngay cả khi có, khoảng cách từ booth đến khu vực đó không phải lúc nào cũng thuận tiện để nhân viên rời vị trí trực.
Thêm vào đó, thời gian setup một booth thường rất ngắn, vài giờ trước giờ mở cửa và diện tích dành cho việc "hậu cần ăn uống" gần như bằng không. Không có chỗ để bày biện nhiều dụng cụ, không có chỗ cất giữ đồ ăn thừa. Điều này có nghĩa là suất ăn cần được chuẩn bị ở trạng thái sẵn sàng dùng ngay, không cần thêm bước chế biến hay hâm nóng tại chỗ.
Đây cũng là một lưu ý nhỏ khi bạn phụ trách đặt tiệc Catering, bạn nên ghi chú rằng nơi triển lãm, các booth có khu vực bếp, đồ hâm nóng không để đội ngũ phục vụ tiệc chuẩn bị đầy đủ và phù hợp điều kiện thực tế của booth.
Lịch trình không cố định như bữa ăn văn phòng
Ở văn phòng, giờ ăn trưa gần như cố định và mọi người ăn cùng lúc. Ở booth triển lãm, chuyện đó gần như không tồn tại. Nhân viên trực theo ca, người ăn trước, người ăn sau, có khi lệch nhau cả tiếng đồng hồ vì phải đảm bảo luôn có người túc trực đón khách.
Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày, bài toán còn phức tạp hơn: cần tính riêng ca sáng, ca chiều, và có thêm phần cho những trường hợp phát sinh. Khách ghé đông hơn dự kiến, nhân sự đổi ca đột xuất, hoặc đơn giản là có người đến trễ giờ ăn của mình. Đặt một suất ăn chung cho "cả đội" mà không tính đến nhịp ca trực là lỗi phổ biến nhất khiến đặt phần ăn bị thiếu hoặc dư không đáng có.
Hai nhu cầu khác nhau trong cùng một booth
Đây là điểm dễ bị bỏ qua nhất, nhưng lại quan trọng nhất khi lên kế hoạch: một booth triển lãm thực chất cần hai loại catering khác nhau, phục vụ hai mục đích hoàn toàn khác nhau.Loại thứ nhất là ăn để làm việc - suất ăn cho chính đội ngũ trực booth.
Nhu cầu ở đây đơn giản: no bụng, gọn gàng, ăn nhanh trong giờ nghỉ ngắn, và quan trọng nhất là không có mùi nặng (mắm, cá kho, các món nhiều gia vị nồng) vì không gian booth thường kín và gần khu vực tiếp khách.Loại thứ hai là food như một công cụ thu hút khách - bàn snack, trà bánh, hoặc đồ uống được bày ra để mời khách ghé qua gian hàng.
Ở đây, tiêu chí hoàn toàn khác: cần đẹp mắt, lý tưởng là có thể branding theo màu thương hiệu, và phù hợp với không gian mở, nơi khách có thể đứng lại vài phút để dùng thử trong lúc trò chuyện với nhân viên booth.
Nhầm lẫn giữa hai nhu cầu này khiến sự kiện vỡ trân. Ví dụ đặt một loại suất ăn dùng chung cho cả nhân viên lẫn khách tham quan là nguyên nhân khiến nhiều booth vừa thiếu đồ ăn cho đội trực, vừa có bàn trưng bày không đủ hấp dẫn để giữ chân khách.
Các hình thức catering phù hợp với gian hàng triển lãm
Không phải cứ đặt đại một loại catering là xong. Với booth triển lãm, việc chọn đúng hình thức và hiểu rõ hình thức nào phục vụ mục đích gì. Từ đó quyết định cả bữa ăn của đội ngũ lẫn ấn tượng bạn tạo ra với khách ghé thăm.
Suất ăn đóng hộp/Meal Pack
Đây là lựa chọn phù hợp nhất cho nhân viên trực booth. Suất ăn đóng hộp gọn gàng, ăn nhanh trong 10–15 phút giữa giờ nghỉ ngắn, và không chiếm không gian. Đây là điều rất quan trọng khi booth của bạn chỉ có vài mét vuông và không có bàn ăn riêng.
Khi chọn menu cho meal pack, nguyên tắc đầu tiên là tránh các món có mùi nặng như mắm, cá kho, các món nhiều gia vị nồng. Booth thường là không gian kín, gần khu vực tiếp khách, nên một suất ăn thơm mùi cá kho có thể khiến khách ghé qua có ấn tượng không tốt về gian hàng, dù thức ăn đó không hề liên quan đến sản phẩm bạn đang giới thiệu.
Snack, Tea Break, Finger Food Display
Nếu bạn muốn dùng food như một điểm thu hút khách ghé gian hàng, đây là hình thức phù hợp. Khác với suất ăn đóng hộp, tea break hay finger food cần được chọn dựa trên khả năng giữ được chất lượng khi bày ở nhiệt độ phòng trong thời gian dài, tối thiểu 2–3 tiếng vì khách không ghé đều đặn theo giờ mà rải rác suốt buổi.
Một điểm dễ nhầm khi lên số lượng: đừng tính theo quy mô đội ngũ nội bộ. Số lượng finger food hay tea break nên được ước lượng theo lượng khách dự kiến ghé qua gian hàng, dựa trên vị trí booth, quy mô sự kiện, và kinh nghiệm từ các lần tham gia trước (nếu có). Tính thiếu, bàn trưng bày trống trơn giữa buổi sẽ phản tác dụng ngay lập tức.
Nước uống và Beverage
Đây là hạng mục thường bị bỏ quên nhất trong kế hoạch catering cho booth. Không phải vì không ai nghĩ tới, mà vì mọi người thường mặc định "nước uống thì dễ, tính sau cũng được."
Trên thực tế, nước uống cần được ước lượng theo ngày, không phải theo buổi, đặc biệt nếu sự kiện diễn ra ngoài trời hoặc dự kiến lượng khách đông. Một gian hàng hết nước giữa buổi chiều nắng nóng không chỉ ảnh hưởng đến đội ngũ trực mà còn là chi tiết nhỏ khiến khách nhớ về gian hàng theo hướng không mấy tích cực.
Quản lý thời gian phục vụ - phần hay bị bỏ qua nhất
Đây có lẽ là phần quan trọng nhất trong toàn bộ kế hoạch catering cho booth, nhưng cũng là phần ít người nghĩ tới nhất khi đặt hàng.Nếu gian hàng của bạn cần duy trì food display trong suốt 4–5 tiếng, đừng bày toàn bộ số lượng ngay từ đầu buổi.
Bánh, nước, và finger food nếu để liên tục quá 2–3 tiếng ở nhiệt độ phòng không chỉ giảm chất lượng khô, mất độ tươi, mất thẩm mỹ mà còn tiềm ẩn nguy cơ ngộ độc thực phẩm, đặc biệt với các món có thành phần dễ hỏng như kem, sốt mayonnaise, hay các loại nhân tươi.
Nguyên tắc nên áp dụng: chia làm 2–3 đợt fill trong suốt thời gian sự kiện, bổ sung dần theo lượng khách thực tế thay vì bày hết ngay từ đầu. Điều này vừa đảm bảo an toàn thực phẩm, vừa giữ cho bàn trưng bày luôn trông tươi mới, hấp dẫn trong mắt khách ghé qua ở bất kỳ thời điểm nào trong ngày.Khi trao đổi với vendor, hãy nêu rõ tổng thời gian diễn ra sự kiện và chủ động yêu cầu lịch fill cụ thể.
Một vendor có kinh nghiệm sẽ tư vấn số lượng phù hợp cho mỗi đợt, thay vì chỉ báo giá theo tổng đầu người rồi giao hết một lần.
Đây cũng là lúc bạn nên ưu tiên các đơn vị có chứng nhận VSATTP rõ ràng và quy trình kiểm soát chất lượng (QC) minh bạch. Vì food được bày trong môi trường triển lãm nhiều giờ liên tiếp, dưới ánh đèn, đôi khi không có điều hòa, sẽ khắt khe hơn nhiều so với một bữa tiệc văn phòng thông thường.
Checklist đặt catering cho booth - nên làm trước sự kiện bao lâu?
Để không bị cuống vào phút chót, đây là timeline tham khảo bạn có thể áp dụng:
- 2–3 tuần trước: Xác nhận số người trực mỗi ngày, số ca làm việc, và địa điểm nhận hàng tại venue (cổng nào, tầng mấy, có thang máy hay không)
- 1 tuần trước: Chốt menu cuối cùng, gửi yêu cầu đặc biệt nếu có, món chay, dị ứng thực phẩm của thành viên trong đội
- 3 ngày trước: Xác nhận lại giờ giao hàng, địa điểm nhận, và số điện thoại liên lạc trực tiếp tại chỗ vào ngày sự kiện
- Ngày sự kiện: Bố trí một đầu mối nội bộ chuyên nhận hàng - không phải người đang bận setup booth hoặc đón khác
- Một lỗi rất phổ biến: giao việc nhận catering cho người cũng đang phụ trách setup booth vào sáng sớm. Kết quả là khi tài xế giao hàng gọi điện, không ai nghe máy vì đang bận tay dựng standee hay kiểm tra thiết bị trình chiếu và suất ăn phải chờ ngoài sảnh trong khi đội ngũ thì đang cần dùng gấp cho ca sáng.
Lưu ý riêng nếu bạn là công ty nước ngoài tham gia triển lãm tại TP.HCM
Nếu đây là lần đầu công ty bạn tham gia một hội chợ triển lãm tại Việt Nam, việc chọn vendor catering có thể là một trong những khâu khiến bạn lo lắng nhất ohông phải vì thiếu lựa chọn, mà vì không quen vendor địa phương và khó kiểm soát chất lượng từ xa, nhất là khi người quyết định lại không có mặt trực tiếp tại TP.HCM.
Thêm vào đó, phần lớn công ty nước ngoài cần hóa đơn VAT đúng định dạng để quyết toán chi phí với trụ sở chính. Đây là chi tiết dễ bị bỏ sót nếu chỉ đặt hàng qua tin nhắn hay thỏa thuận miệng. Vì vậy, lời khuyên đơn giản nhất là: nên chọn một nền tảng có quy trình xác nhận đơn hàng rõ ràng bằng văn bản, thay vì chỉ đặt qua chat cá nhân - điều này giúp bạn có đầy đủ chứng từ cần thiết và dễ dàng đối chiếu lại nếu có phát sinh vào phút chót.
Câu hỏi thường gặp
Đặt trọn gói thường giúp cố định giá và giảm việc phải liên hệ lại mỗi ngày. Tuy nhiên, nên xác nhận rõ với vendor về khả năng điều chỉnh số lượng nếu lượng khách hoặc số ca trực có sự thay đổi giữa các ngày.
Lý tưởng nhất là 2-3 tuần trước sự kiện, đặc biệt nếu venue có yêu cầu riêng về giờ giao hàng hoặc cổng nhận hàng.
Nếu bạn ở nước ngoài và đang cần liên hệ đặt catering cho sự kiện hội chợ - triển lãm tại Việt Nam, PITO khuyến nghị bên nên liên hệ sớm trước 1 tháng.
Với các đơn gấp hơn, vẫn có thể sắp xếp nhưng lựa chọn menu và khung giờ giao có thể bị giới hạn.
Lo catering cho một gian hàng triển lãm không cần phức tạp, miễn là bạn xác định đúng hai nhu cầu song song: ăn để làm việc cho đội ngũ trực booth hay food để thu hút cho khách ghé thăm.
Đặt đủ sớm, có đầu mối nhận hàng rõ ràng tại chỗ, và chọn vendor hiểu rõ đặc thù của môi trường triển lãm. Đó là ba yếu tố quyết định để bữa ăn không trở thành vấn đề phát sinh vào phút chót.
PITO đã phục vụ hàng trăm gian hàng tại các triển lãm lớn tại TP.HCM. Nếu bạn đang chuẩn bị cho sự kiện sắp tới, liên hệ với PITO để được tư vấn menu và logistics phù hợp với venue của bạn.
