Mỗi năm, doanh nghiệp thường có nhiều dịp để tổ chức tiệc nội bộ: từ sinh nhật công ty, kỷ niệm thành lập, liên hoan cuối quý cho đến những buổi gặp gỡ nhỏ sau khi hoàn thành một dự án. Tuy nhiên, không phải buổi tiệc nào cũng được lên kế hoạch từ sớm. Phần lớn mọi người thường chỉ chuẩn bị kỹ cho những sự kiện lớn như tiệc Tất niên hay Giáng sinh, còn với các buổi tiệc nhỏ hơn, tâm lý phổ biến là: Dịch vụ tổ chức tiệc hiện nay rất nhiều, cần là có thể đặt ngay.
Trên thực tế, dù quy mô lớn hay nhỏ, một buổi tiệc chuyên nghiệp diễn ra cần nhiều bước chuẩn bị từ lựa chọn thực đơn, dự trù số lượng khách, sắp xếp không gian cho đến phối hợp nhân sự phục vụ. Khi mọi thứ được đặt quá sát ngày tổ chức, những khâu tưởng chừng đơn giản này có thể trở thành yếu tố gây áp lực cho người phụ trách và ảnh hưởng đến trải nghiệm chung của buổi tiệc.
Vậy nên một trong những sai lầm khá phổ biến khi tổ chức tiệc công ty là đặt tiệc quá gần giờ G. Không chỉ làm hạn chế lựa chọn, việc chuẩn bị gấp gáp còn khiến doanh nghiệp không có nhiều sự lựa chọn, khó kiểm soát chi phí, bị động khi có sự thay đổi, thậm chí giảm chất lượng tổng thể buổi tiệc.
Trong bài viết này, PITO sẽ chia sẻ những lý do vì sao doanh nghiệp nên lên kế hoạch và đặt tiệc sớm, cũng như một số kinh nghiệm thực tế giúp việc tổ chức tiệc văn phòng trở nên thuận lợi và chuyên nghiệp hơn.
5 lý do không nên đặt tiệc công ty ở “phút 89”
1. Hạn chế lựa chọn thực đơn và concept tiệc
Khi doanh nghiệp đặt tiệc gấp, nhiều đơn vị tổ chức thường khó đảm bảo đầy đủ thực đơn và concept như mong muốn ban đầu. Điều này không phải vì nhà cung cấp thiếu năng lực mà bởi phía sau một bữa tiệc hoàn chỉnh luôn có nhiều khâu chuẩn bị cần thời gian. Từ việc lên thực đơn, chuẩn bị nguyên liệu cho đến thiết kế không gian, mỗi bước đều cần được sắp xếp trước để đảm bảo chất lượng và sự đồng bộ.
Trước hết, thực đơn cho tiệc doanh nghiệp thường cần thời gian chuẩn bị nguyên liệu. Nhiều món ăn phải đặt trước từ nhà cung cấp, sơ chế hoặc ướp trước nhiều giờ để đảm bảo hương vị. Khi thời gian quá gấp, đơn vị tổ chức có thể khó chuẩn bị đầy đủ nguyên liệu cho tất cả các món đã lên kế hoạch, đặc biệt với những món cầu kỳ hoặc cần số lượng lớn.
Bên cạnh đó, concept trang trí cho buổi tiệc cũng cần thời gian để chuẩn bị. Những chi tiết như backdrop, banner, bàn trang trí hay khu vực check-in thường phải được thiết kế và chuẩn bị vật dụng trước. Nếu đặt tiệc sát ngày tổ chức, đội ngũ thực hiện khó có đủ thời gian để chuẩn bị đầy đủ, khiến các lựa chọn về concept bị hạn chế và chỉ có thể triển khai những phương án đơn giản.
2. Khó đảm bảo chất lượng phục vụ
Một bữa tiệc doanh nghiệp trọn vẹn không chỉ nằm ở thực đơn hấp dẫn mà còn ở khâu vận hành và phục vụ chuyên nghiệp. Khi thời gian chuẩn bị quá ngắn, đội ngũ tổ chức thường không có nhiều thời gian sắp xếp nhân sự, chuẩn bị dụng cụ setup như mong muốn, dẫn đến trải nghiệm buổi tiệc khó hoàn hảo như mong muốn.
Trước hết, sắp xếp nhân sự phục vụ là điều cơ bản nhưng “khoai” trong trường hợp đặt tiệc gấp. Đội ngũ phục vụ cần được phân công rõ ràng cho các khu vực như đón tiếp, phát món, dọn dẹp và hỗ trợ khách VIP. Đặc biệt các đợt cao điểm như 8/3, 20/10, Giáng sinh, nhân sự phục vụ không được điều phối kịp khi tiệc gấp vì gần như mọi thứ đã được lên kế hoạch, khảo sát không gian từ trước để mang đến trải nghiệm tốt cho thực khách.
Tiếp theo, chuẩn bị dụng cụ và thiết bị cũng bị hạn chế nghiêm trọng. Bàn ghế, khay đựng, dụng cụ trưng bày món ăn, thiết bị giữ nóng/lạnh hay hệ thống âm thanh cần được kiểm tra và lắp đặt trước. Thời gian eo hẹp khiến việc chuẩn bị, setup thiết bị trở nên khó khăn, dễ xảy ra hỏng hóc hoặc thiếu đồng bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự chuyên nghiệp của buổi tiệc.
Cuối cùng, setup không gian phù hợp đòi hỏi sự tinh tế và thời gian. Từ bố trí bàn tiệc, khu vực check-in đến ánh sáng và trang trí, mọi chi tiết cần được thử nghiệm để đảm bảo luồng di chuyển mượt mà. Đặt tiệc sớm giúp đơn vị tổ chức có thời gian lập kế hoạch kỹ lưỡng, phối hợp nhân sự và dự phòng rủi ro, mang lại trải nghiệm phục vụ mượt mà, chuyên nghiệp nhất cho khách tham dự doanh nghiệp.
3. Dễ phát sinh chi phí ngoài dự kiến
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng đặt tiệc sát ngày sẽ tiết kiệm thời gian và linh hoạt hơn nhưng thực tế thường dẫn đến chi phí đội lên đáng kể. Thời gian eo hẹp buộc đơn vị tổ chức phải huy động nguồn lực khẩn cấp từ nguyên liệu đến nhân sự, khiến chi phí vượt ngân sách. Vì nguyên liệu nếu cao điểm không chuẩn bị, không có kế hoạch trước, việc mua sát giờ G, tăng giá là điều đương nhiên.
Các chi phí phổ biến bao gồm phí vận chuyển gấp như hỏa tốc cho nguyên liệu tươi sống hoặc thiết bị, phí chuẩn bị nguyên liệu nhanh (mua giá cao từ nguồn khẩn cấp thay vì đặt sỉ và phí nhân sự ngoài giờ như lương tăng ca cho đội ngũ phục vụ, bếp núc).
Ngoài ra, việc thay đổi menu hoặc concept đột ngột để phù hợp với thời gian hạn chế cũng kéo theo chi phí thiết kế, in ấn và lắp đặt bổ sung. Những khoản này có thể tăng tổng ngân sách lên 20 - 50% so với kế hoạch.
4. Khó điều chỉnh khi có sự thay đổi
Trong thực tế, số lượng người tham dự tiệc doanh nghiệp thường thay đổi phút cuối do lịch công việc hoặc yếu tố bất ngờ. Ví dụ: Tiệc hội thảo với 100 khách dự kiến nhưng chỉ 80 người đến hoặc tiệc tổng kết quý tăng đột ngột từ 150 lên 180 suất vì thêm đối tác. Đặt tiệc quá sát ngày khiến điều chỉnh trở nên khó khăn, ảnh hưởng chất lượng và sự hài lòng của mọi người.
Cụ thể, khó tăng món ăn vì nguyên liệu đã chuẩn bị đúng số lượng, chẳng hạn: tiệc tổng kết quý gấp chỉ đủ 150 phần salad và thịt nướng, dẫn đến thiếu hụt nếu khách tăng. Thay đổi suất ăn gặp trở ngại do bếp chưa kịp chế biến thêm, gây chậm trễ phục vụ. Bố trí không gian cũng rối loạn như khó thêm bàn ghế cho khu check-in hoặc điều chỉnh sân khấu, buộc setup lại vội vã với chi phí phát sinh.
5. Khó chọn được khung giờ phục vụ phù hợp
Thời điểm cao điểm của đơn vị Catering như 8/3, 20/10, Tất Niên, khi nhiều công ty đã chốt lịch tiệc, thời gian setup chuẩn bị…, nếu đặt tiệc gấp, bạn không còn khung giờ phù hợp để tổ chức tiệc. Vì đơn vị Catering đã có lịch chuẩn bị và giao phục vụ cho các đơn hàng được đặt trước. Mỗi buổi tiệc thường cần thời gian để chuẩn bị món ăn, đóng gói, vận chuyển và set-up tại địa điểm tổ chức. Vì vậy, khi đặt tiệc quá sát giờ G, đơn vị cung cấp sẽ khó sắp xếp đủ nhân sự và phương tiện vận chuyển để phục vụ đúng thời điểm mong muốn.
Thực tế, việc đặt gấp có thể khiến tiệc phải giao sớm hơn hoặc trễ hơn so với thời gian bắt đầu sự kiện. Ngoài ra, nếu địa điểm tổ chức nằm trong khu vực đông đúc hoặc vào giờ cao điểm giao thông, thời gian di chuyển cũng dễ bị kéo dài. Khi đó, buổi tiệc có thể bắt đầu khi khâu chuẩn bị vẫn chưa hoàn tất, ảnh hưởng đến tiến độ chương trình cũng như trải nghiệm của người tham dự.
Gợi ý thời gian đặt tiệc lý tưởng cho doanh nghiệp
Tại Việt Nam, văn hóa ăn mừng và gắn kết tập thể trong doanh nghiệp khá sôi động. Bên cạnh các dịp nội bộ như sinh nhật công ty, tổng kết quý hay liên hoan sau dự án, trong năm còn có rất nhiều ngày lễ lớn thường được các doanh nghiệp tổ chức tiệc hoặc hoạt động gắn kết cho nhân viên như Giáng sinh, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán hay các dịp tri ân cộng sự cuối năm. Chính vì vậy, nhu cầu tổ chức tiệc doanh nghiệp thường diễn ra xuyên suốt cả năm và dễ rơi vào những giai đoạn cao điểm.
Ngoài những sự kiện lớn, nhiều công ty còn duy trì các hoạt động nhỏ hơn như hội thảo, đào tạo nội bộ, tiệc tổng kết quý hoặc những buổi Happy hour để nhân viên thư giãn sau giờ làm. Phần lớn các sự kiện này thường được tổ chức vào buổi chiều gần lúc tan ca hoặc cuối tuần để đảm bảo đông đủ người tham gia. Vì vậy, việc chủ động đặt dịch vụ sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng quá tải vào những khung thời gian được nhiều đơn vị lựa chọn.
Để buổi tiệc được chuẩn bị chỉn chu, PITO khuyến nghị doanh nghiệp lên kế hoạch đặt tiệc dựa trên quy mô và loại hình sự kiện:
- Với những buổi tiệc nhỏ từ 20 - 30 người, chẳng hạn như Happy hour hay buổi đào tạo nội bộ, doanh nghiệp nên đặt trước khoảng 1 - 2 tuần để có đủ thời gian lựa chọn và điều chỉnh thực đơn.
- Với các sự kiện quy mô trung bình từ 30 - 80 người như hội thảo hoặc tiệc sinh nhật công ty, thời gian lý tưởng là 3- 4 tuần trước ngày tổ chức, giúp đơn vị cung cấp có thể chuẩn bị kỹ hơn về concept, nhân sự và cách bố trí không gian.
- Đối với các buổi tiệc lớn từ 80 khách trở lên như Trung thu, tiệc Tất niên, tiệc Giáng sinh hoặc các sự kiện tổng kết năm doanh nghiệp nên đặt trước từ 1 - 2 tháng. Riêng trong mùa cao điểm cuối năm, thời gian đặt có thể cần 2 - 4 tháng để đảm bảo giữ được concept tiệc như mong muốn, chuẩn bị đầy đủ nhân sự phục vụ cũng như nguồn nguyên liệu cho số lượng lớn khách tham dự.
Việc chủ động lập kế hoạch tiệc theo lịch sự kiện trong năm cũng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng tổ chức. Thông thường, nên có các mốc kiểm tra quan trọng như: xác nhận lại số lượng khách khoảng 2 tuần trước sự kiện và rà soát lần cuối việc setup khoảng 2 - 3 ngày trước ngày tổ chức. Khi có đủ thời gian chuẩn bị, buổi tiệc không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho toàn bộ nhân viên tham dự.
Cần chuẩn bị gì khi đặt tiệc cho công ty?
Để mọi bữa tiệc trong năm đều “wow”, trước tiên doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tiệc. Một buổi Happy hour thư giãn sau giờ làm sẽ có cách tổ chức khác với tiệc sinh nhật công ty hay hội thảo nội bộ. Khi mục tiêu của sự kiện được xác định rõ, việc lựa chọn hình thức tiệc, thực đơn cũng như cách bố trí không gian sẽ trở nên dễ dàng và phù hợp hơn.
Bên cạnh đó, số lượng người tham dự và ngân sách dự kiến là hai yếu tố quan trọng cần được ước tính sớm. Điều này giúp đơn vị cung cấp dịch vụ có thể tư vấn thực đơn và phương án tổ chức phù hợp, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát chi phí. Với những buổi tiệc doanh nghiệp, việc dự phòng thêm một phần nhỏ suất ăn hoặc không gian linh hoạt cũng là kinh nghiệm thường được khuyến khích.
Khi có sự chuẩn bị rõ ràng từ đầu và làm việc với đơn vị tổ chức phù hợp, việc đặt tiệc công ty sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không chỉ là một bữa ăn, những buổi tiệc nội bộ được chuẩn bị chỉn chu còn góp phần tạo nên những khoảnh khắc kết nối và ghi dấu trong văn hóa doanh nghiệp.
Một xu hướng ngày càng phổ biến hiện nay là tổ chức tiệc ngay tại văn phòng. Thay vì phải di chuyển đến nhà hàng hoặc địa điểm bên ngoài, tiệc văn phòng mang lại sự thuận tiện cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Không gian quen thuộc giúp mọi người thoải mái hơn khi giao lưu, đồng thời tiết kiệm thời gian di chuyển, đặc biệt với những buổi tiệc ngắn như tiệc sinh nhật nhân viên, tiệc tổng kết dự án hay các buổi gặp gỡ nội bộ.
Hiện nay, ứng dụng AI ở nền tảng đặt tiệc như PITO, mọi thứ đã rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc nhắn tin, gọi điện chat Zalo báo giá như trước đây.. Nhiều khách hàng đã đặt tiệc 8/3 trên website PITO trong vòng 10 phút. Lúc này, AI sẽ hỗ trợ gợi ý menu theo đúng ngân sách và số lượng người tham gia mà bạn mong muốn với chi phí rõ ràng. Bạn có thể so sánh giá, menu và lựa chọn đúng theo nhu cầu. Sau đó, bạn được tư vấn viên hỗ trợ và nhanh chóng kết nối bạn trực tiếp với Bếp để trao đổi, dặn dò, lưu ý riêng. Bạn được chọn món, quan sát hình ảnh thực tế từ Bếp, không cần lo “ảnh một nơi, tiệc một nẻo”.
Với nhu cầu ngày càng tăng này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn các dịch vụ tổ chức tiệc văn phòng trọn gói để tối ưu thời gian chuẩn bị. PITO với hơn 8 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp từ tư vấn thực đơn, chuẩn bị món ăn đến setup không gian ngay tại văn phòng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tổ chức những buổi tiệc gọn gàng, tiện lợi mà vẫn đảm bảo trải nghiệm cho người tham dự.
Với kinh nghiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong các sự kiện nội bộ, PITO hiểu rõ những thách thức khi phải chuẩn bị tiệc trong thời gian gấp. Đội ngũ PITO luôn khuyến khích doanh nghiệp lên kế hoạch sớm để mỗi buổi tiệc không chỉ diễn ra thuận lợi mà còn mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho toàn bộ cộng sự.
