Trước bối cảnh nền kinh tế biến động, doanh nghiệp Việt có xu hướng thu nhỏ quy mô và quản lý ngân sách chi tiêu chặt chẽ hơn. Thêm vào đó, giai đoạn cuối năm là khoảng thời gian có nhiều ngày lễ lớn, trùng với những hoạt động tổng kết hoặc lên dây cót cho năm mới, nên hầu hết doanh nghiệp đều quan tâm và tìm kiếm ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm sao cho tối ưu chi phí mà vẫn trọn vẹn ý nghĩa.
Những lựa chọn truyền thống như nhà hàng 5 sao, khách sạn hay trung tâm hội nghị không còn là ưu tiên, vì những lý do như chi phí cao, di chuyển khó khăn, áp lực “sửa soạn” cho cả nhân viên lẫn Ban tổ chức (BTC) để phù hợp với bối cảnh hoành tráng. Do đó, tổ chức tiệc ngay tại văn phòng đã không còn là hình thức tổ chức xa lạ. Không chỉ tiết kiệm chi phí, tiệc tại văn phòng còn tạo điều kiện để nhân viên dễ dàng di chuyển, linh động thời gian và giúp BTC chủ động kiểm soát nhiều hơn. Đồng thời, tiệc văn phòng cũng là cơ hội tốt giúp gắn kết cộng sự.
Khác với những bữa tiệc Tea Break nhẹ nhàng cho hội họp, hay đồ ăn vặt cho Happy Hour thêm sôi nổi, tiệc cuối năm thường đòi hỏi sự đầu tư và chất lượng hơn hẳn, đặc biệt là sự mới mẻ và độc đáo trong cách tổ chức, để tiệc Giáng sinh, Tất niên hay Tân niên… năm nay không “tương tự” năm ngoái. Vậy bạn đã nghĩ đến việc “thay áo mới” cho cả văn phòng chưa? PITO sẽ đem tới cho bạn không chỉ ý tưởng, mà còn “minh họa cụ thể”!
Sáng tạo tối đa - Nâng tầm trải nghiệm tiệc cuối năm
Đồ ăn ngon, chất lượng là yếu tố quan trọng nhất của một bữa tiệc, nhưng hãy thử "sáng tạo" với những yếu tố khác có ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm của nhân viên. Ví dụ như không gian thưởng thức đồ ăn chẳng hạn!
Bạn đã bao giờ nghĩ đến việc trang hoàng văn phòng thành nhà hàng cao cấp? Không cần đi đâu xa, ngay tại nơi làm việc bạn vẫn tận hưởng được không gian ẩm thực cao cấp, nơi tràn ngập hương thơm hấp dẫn của đồ ăn, bao phủ bởi ánh sáng trang nhã lung linh của ánh đèn vàng. Bàn làm việc biến thành bàn ăn gọn gàng. Máy tính văn phòng được thay thế bằng ánh nến ấm áp và bộ chén dĩa sang trọng.
Nhân viên tại PITO đang thưởng thức tiệc ngay chính tại văn phòng công ty
PITO gợi ý bạn thêm thắt một số "gia vị" để bữa tiệc cuối năm thêm phần trọn vẹn:
- Tạo cơ hội tăng tính gắn kết: Khi thưởng thức tiệc tại công ty, các nhân viên sẽ thường tụ tập theo đội nhóm hoặc chọn ngồi gần đồng nghiệp thân thiết. Nếu muốn tăng tính gắn kết “xuyên đội nhóm”, người quản lý có thể sắp xếp để nhân viên ngồi ngẫu nhiên.
- Cải thiện không gian với những chi tiết nhỏ nhưng đắt giá: Đầu tư một bàn ăn đẹp mắt, từ khăn phủ bàn trắng tinh cho đến chén dĩa, dụng cụ ăn uống sáng bóng, sang trọng. Ánh sáng và mùi hương cũng góp phần kích thích vị giác và đầy cảm xúc lên cao. Bạn có thể tắt hết đèn văn phòng và treo dây đèn vàng trang trí, sử dụng nến thơm, hoa tươi... để không gian thêm ấm cúng và tinh tế.
- Đầu tư cho quy trình phục vụ: Bạn có thể thuê nhân viên phục vụ chuyên nghiệp giúp order món ăn và mang thức ăn ra tận bàn. Nếu đầu tư hơn, hãy cân nhắc mời đầu bếp chuyên nghiệp chế biến món ăn theo hình thức Gueridon Service (phục vụ trên xe đẩy) hoặc Live Station. Thức ăn sơ chế được mang ra bàn ăn, người đầu bếp thực hiện công đoạn chế biến còn lại ngay trước mặt khách, nhân viên sẽ được chứng kiến một màn trình diễn ẩm thực mãn nhãn. Các món ăn phục vụ theo hình thức Gueridon thường là món ăn cần sự tươi mới hoặc nóng hổi để phục vụ ngay lập tức.
Ngoài việc thuê nhân viên phục vụ hay đầu bếp, bạn có thể sáng tạo như cách PITO, Adnovum hay Ahamove đã làm. Chính ban lãnh đạo sẽ hóa trang thành nhân viên phục vụ và đem đồ ăn ra cho nhân viên. Đây là hình thức hiệu quả giúp tăng tính gắn kết giữa nhân viên và sếp.
Các quản lý tại Adnovum, Ahamove và PITO đã trực tiếp "hoá thân" thành nhân viên phục vụ để đem đến bất ngờ cho nhân viên
- Thêm chút âm nhạc du dương và hoạt động nhẹ nhàng: Điều không thể thiếu khi thưởng thức các bữa ăn "fine dining" là âm thanh dịu êm, nhẹ nhàng. Bạn có thể cân nhắc mở nhạc jazz để không chỉ phần ăn, phần nhìn mà cả phần nghe đều trọn vẹn. Một số doanh nghiệp chọn thuê các ban nhạc nhỏ hoặc mời các ca sĩ trình diễn ngay tại công ty. Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc tổ chức một số trò chơi nhằm khuấy động không khí buổi tiệc. Trò chơi nên diễn ra ở “tăng 2”, khi mọi người đã ăn no và sẵn sàng năng lượng nhập cuộc.
Một không gian phủ trong ánh sáng, mùi hương và cả âm nhạc sẽ góp phần đẩy trải nghiệm vị giác lên mức cao nhất - Nguồn: Canva
7 lợi ích nổi bật của "Văn phòng hóa nhà hàng"
Với kinh nghiệm cung cấp dịch vụ ăn uống cho hàng ngàn doanh nghiệp, PITO nhận thấy việc tổ chức tiệc cuối năm ngay tại văn phòng nói chung và đem nhà hàng vào văn phòng nói riêng - đang là xu hướng lựa chọn của nhiều doanh nghiệp bởi nhiều lợi ích nổi bật như:
- Mang lại trải nghiệm độc đáo: Với công ty lần đầu "tân trang" văn phòng, đa phần nhân viên cảm thấy rất thích thú và hào hứng tham dự. Họ mong muốn có được trải nghiệm mới trong không gian văn phòng vốn quen thuộc.
- Tăng chỉ số hài lòng và gắn kết: Việc đầu tư cho trải nghiệm ăn uống hay các sự kiện gắn kết tại văn phòng có ảnh hưởng không nhỏ tới cảm nhận của nhân viên. Đây cũng là tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên đối với công ty, tổ chức.
- Kích thích sự sáng tạo cho các hoạt động về sau: Đổi mới không gian, cách tổ chức cũng giúp làm mới tinh thần làm việc và khơi gợi khả năng sáng tạo. Bạn có thể tận dụng cơ hội này để khảo sát nhân viên, vì khi hài lòng và hào hứng với ý tưởng tiệc văn phòng độc đáo, họ sẽ sẵn lòng đề xuất ý tưởng mới cho các bữa tiệc văn phòng về sau.
- Có lợi cho sức khỏe tinh thần: Nhiều người thường “liên kết” không gian văn phòng với cảm giác áp lực, bí bách, nhàm chán và gò bó. Vì thế cũng dễ bị giảm động lực làm việc, sáng tạo. Việc tạm gỡ các thiết bị văn phòng và trang hoàng lớp áo mới giống như bấm nút F5, thổi vào văn phòng một cảm giác tươi mới.
- Góp phần quảng bá hình ảnh doanh nghiệp: Hình ảnh về hoạt động gắn kết nội bộ là một phương tiện tuyệt vời để thúc đẩy hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp, nhờ đó lan tỏa văn hóa công ty và góp phần thu hút những ứng viên tiềm năng trên thị trường.
- Phù hợp với doanh nghiệp có không gian pantry hạn chế: Nhiều văn phòng có khu vực làm việc rộng rãi, thoải mái nhưng không gian sinh hoạt chung lại có phần hạn chế, hoặc pantry nhỏ, không đủ sức chứa toàn bộ nhân viên cho một buổi tụ họp. Văn phòng làm việc lúc này sẽ trở thành địa điểm lý tưởng để biến thành không gian sinh hoạt chung.
- Tối ưu chi phí: Đây có lẽ là một trong những ưu điểm lớn nhất của ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm sáng tạo ngay tại văn phòng. Chi phí tổ chức tiệc tại văn phòng sẽ thấp hơn 30-50% so với thuê trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng... do tận dụng không gian “của nhà trồng được”. Đồng thời, bộ phận Nhân sự hoặc BTC cũng chủ động kiểm soát các khoản phí phát sinh. Hình thức tiệc "biến văn phòng thành nhà hàng" không chỉ phù hợp với bối cảnh kinh tế hiện tại mà còn phù hợp với các công ty có ngân sách không quá rộng rãi.
Để tâm đến những chi tiết nhỏ nhất
Giữa tháng 11 vừa qua, PITO đã tự tay "biến văn phòng thành nhà hàng" - đây được coi như một món quà đặc biệt dành tặng cộng sự tại PITO mùa cuối năm. Vài giờ trước khi tiệc bắt đầu, PITO tiến hành dọn dẹp các trang thiết bị, trang trí văn phòng với đèn led để tạo thành màn sao lấp lánh. Cùng với Đối tác, khu vực đồ ăn và bàn ăn cũng được chuẩn bị đầy đủ với các set dụng cụ và đồ ăn ngon miệng chuẩn nhà hàng. PITO còn tận dụng thêm hương thơm và âm nhạc nhẹ nhàng (nhạc jazz) để nhân viên được bao quanh trong không khí tươi mới và đậm chất "lễ hội".
Phương Uyên, HR Executive tại PITO cho biết: “Trước đây công ty thường tổ chức tiệc đứng (finger food, fast food), nên khi thay đổi sang concept nhà hàng như thế này, mình khá hào hứng. Phần bày trí bữa tiệc là phần mình ấn tượng nhất hôm đó, đặc biệt ban lãnh đạo lại là người phục vụ chính trong tiệc luôn. Mình nghĩ không gian như vậy sẽ giúp những chia sẻ của CEO dễ chạm đến từng cộng sự hơn”.
Dù mọi thứ trông có vẻ đơn giản, nhưng thực tế có rất nhiều hạng mục phải để tâm, như ý tưởng concept nhà hàng, đồ trang trí bàn ăn chuẩn nhà hàng (center pieces, hoa tươi, đèn, nến…), kịch bản chương trình, danh sách những vật dụng cần thuê, chi phí dành cho ăn uống và trang trí, các thiết bị âm thanh, ánh sáng…
Nếu là người chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc tại công ty và biến văn phòng thành nhà hàng, bạn có thể sẽ hơi lo lắng về việc thiếu cái này, hụt cái kia trong quá trình chuẩn bị. Để an tâm hơn, bạn nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ các đơn vị chuyên phục vụ (tổ chức tiệc văn phòng) hoặc nền tảng catering uy tín.
Những đơn vị này không chỉ đảm bảo khâu ăn uống mà còn cung cấp các gói trang trí, dịch vụ đi kèm phù hợp với nhu cầu riêng của mỗi khách hàng. Đối với PITO, sẽ luôn có nhân sự chuyên môn tư vấn, khảo sát và tiến hành đánh giá không gian văn phòng cũng như tư vấn phương án bày trí phù hợp nhất. Mọi khoản phí về vận chuyển, thực đơn, trang trí, cũng như nhân sự hỗ trợ tiệc đều đã được tính toán và tối ưu từ đầu. Khách hàng có thể kiểm soát và hạn chế tối đa những rủi ro hoặc khoản phát sinh không đáng có.
Mong rằng những gợi ý biến văn phòng thành nhà hàng sẽ hữu ích cho kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm và đem tới trải nghiệm ấn tượng cho tổ chức của bạn. Nếu bạn có ý tưởng tổ chức mới lạ và thú vị, hãy chia sẻ với PITO ở phần bình luận nhé.
