Ngày của Admin là gì? Ý tưởng hưởng ứng và ghi nhận người làm Admin

Các cột mốc lịch sử ngày của Admin

• Năm 1942

Trong chiến tranh thế giới lần thứ II, Hoa Kỳ rơi vào tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực hành chính có tay nghề cao. Nhằm hỗ trợ, nâng cao vai trò cũng như thu hút nhiều ứng viên tiềm năng tham gia hoạt động ở lĩnh vực Admin, Hiệp hội Thư ký Quốc gia Hoa Kỳ (The National Secretaries Association) được thành lập.

• Năm 1952

Tuần lễ Thư ký Quốc gia (National Secretaries Week) lần đầu tiên được tổ chức ở Hoa Kỳ nhằm vinh danh những đóng góp của người làm thư ký trong khối tư nhân và chính phủ.

• Năm 1955

Hiệp hội Thư ký Quốc gia Hoa Kỳ (The National Secretaries Association) quyết định chọn tuần đầy đủ cuối cùng của tháng 4 là tuần lễ vinh danh những người làm việc trong lĩnh vực thư ký, hành chính.

• Năm 2000

Trải qua nhiều sự biến đổi về tên gọi cũng như thay đổi ngày chúc mừng, đến năm 2000, sự kiện này được đổi tên thành Tuần lễ Chuyên gia hành chính (Administrative Professionals Week) để ghi nhận nhiều vị trí, chức danh công việc của nhân viên hành chính - admin, phù hợp với nền kinh tế hiện đại. Đồng thời, thống nhất chọn ngày thứ tư trong tuần sự kiện làm Ngày của Admin (Admin’s Day - Administrative Professionals Day).

Ngày của Admin chỉ chúc mừng Admin?

Ngày của Admin không nhất thiết chỉ chúc mừng các cá nhân có tên gọi hay chức vụ là Admin. Bởi thực tế, tại Việt Nam nhiều công ty hiện chưa có vị trí Admin trong hồ sơ nhân sự hoặc vị trí này đang được kiêm nhiệm, do người làm Nhân sự (HR), nhân viên truyền thông nội bộ hoặc lễ tân đảm nhiệm. Tùy vào môi trường và đặc thù doanh nghiệp sẽ có những tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung, những người đảm nhận vị trí “quản gia” cho văn phòng đã và đang làm những công việc của một Admin.

Một số chức vụ liên quan, phù hợp để ghi nhận và vinh danh trong Ngày của Admin có thể kể đến như:

• Giám đốc Hành chính
• Lễ tân (Receptionist)
• Quản trị văn phòng (Office Manager)
• Thư ký (Secretary)
• Hành chính nhân sự (Human Resources Administrator)
• Trợ lý Hành chính (Administrative Assistant)
• Nhân sự Hành chính Kho (Warehouse Admin)
• Nhân sự Văn thư - Hành chính (Documentation Executive)
• Nhân sự Hành chính Bán hàng (Sale Admin)

Và nhiều công việc trợ lý hành chính khác như: IT Network Administrator, Logistics Admin, Systems Administrator, Credit Administration Officer, Credit Administration & Control…).

Liệu có cần một ngày dành riêng cho Admin?

Không quá khi ví von những nhân sự đang đảm nhận công việc Admin như “những người hùng thầm lặng” của văn phòng. Dường như mọi công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, các quy định trong công ty, sự kiện nội bộ… đều do các Admin xử lý.

Cúp điện, hết nước uống hay cần trồng thêm cây, bổ sung thêm giấy in hoặc thậm chí nhà vệ sinh chưa sạch... tất cả đều đến tay Admin. Bạn Nguyễn Linh - Admin tại một công ty lĩnh vực vòng phong thuỷ ở TP.HCM tự gọi vị trí của mình là “nghề làm dâu trăm họ”.

Linh chia sẻ: Công việc của mình không chỉ xử lý các vấn đề về hành chính, giấy tờ, mà còn giữ vai trò gắn kết nội bộ, chăm sóc nhân viên. Bên cạnh đảm bảo văn phòng hoạt động suôn sẻ, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc vào các ngày lễ đặc biệt, mình và bộ phận còn suy nghĩ thêm những ý tưởng mới, tạo ra những hoạt động thú vị, chuẩn bị quà tặng, để hỗ trợ tinh thần anh chị em trong công ty, giúp mọi người vui vẻ, hạnh phúc hơn với môi trường làm việc.

Robert Half - Công ty tư vấn nhân sự quốc tế, có trụ sở tại Mỹ - cũng đã từng ghi nhận: “Với vai trò và các công việc đang đảm nhiệm, nhân viên hành chính - admin thực sự hỗ trợ và mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp; đóng góp tích cực vào sự thay đổi và phát triển tích cực tại môi trường làm việc. Họ xứng đáng được chú ý và ghi nhận nhiều hơn”.

Bởi ý nghĩa và tính nhân văn của ngày Admin nên sự kiện hiện lan rộng và trở nên phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới như Pháp, Bỉ, Hà Lan, Canada, Brazil Australia New Zealand, Hồng Kông Malaysia... Để hưởng ứng Ngày của Admin, các công ty, các đồng nghiệp thường gửi lời chúc mừng, lời cảm ơn hoặc tặng quà và tổ chức các hoạt động ý nghĩa gửi đến nhân sự đang là Admin.

Gợi ý 5 ý tưởng hưởng ứng Ngày của Admin

1. Bất ngờ tặng quà

Để tạo bất ngờ cho các nhân viên hành chính - admin thường không dễ dàng vì mọi ngóc ngách tại văn phòng đều nằm trong tầm tay các “tổng quản”. Mặt khác, việc lên ý tưởng, chuẩn bị quà tặng lại là “sở trường” của họ trong các hoạt động nội bộ. Do đó, để tặng quà cho nhân viên nhân Ngày của Admin, bạn có thể:

• Đặt sẵn quà tặng tại bàn làm việc của họ từ sớm hoặc chiều hôm trước để tạo bất ngờ ngay buổi sáng.
• Nhờ người giao hàng gọi điện để họ xuống cổng nhận một gói hàng mà họ không đặt, để rồi vỡ oà khi nhận ra đó là sự chuẩn bị từ công ty và đồng nghiệp.
• Trong giờ làm việc, trưởng bộ phận ngẫu nhiên mang quà vào, cả văn phòng cùng hướng về “nhân vật chính” để gửi lời chúc mừng và cùng chia sẻ, cùng gửi lời cảm ơn về những việc thầm lặng mà cá nhân hoặc các bạn hành chính - admin đã làm.

Quà tặng có thể mang giá trị tinh thần hoặc vật chất tùy theo lựa chọn của từng đơn vị. Đó có thể là một chiếc bánh kem, một bó hoa, một món quà handmade, thẻ quà tặng, voucher sử dụng dịch vụ hoặc một lá thư viết tay từ đồng nghiệp, chứng nhận/ bằng tuyên dương từ ban lãnh đạo... miễn phù hợp với sở thích và phong cách của người nhận. Bởi đây là ngày đặc biệt, người được nhận quà cũng đặc biệt và là duy nhất, do vậy món quà nên mang tính cá nhân hoá và thực sự ý nghĩa.

2. Dành ngày phép hoặc giảm giờ làm

Nếu chính sách công ty cũng như khối lượng công việc cho phép, việc dành tặng những nhân viên hành chính - admin một ngày phép là ý tưởng tuyệt vời. Cảm giác có một ngày dành riêng cho mình, ngày mình được ghi nhận và nghỉ ngơi sẽ rất đặc biệt, bù lại những ngày “làm dâu trăm họ”, liên tục quan tâm mọi hoạt động tại văn phòng.

Hoặc nếu không thể “tặng” cả ngày phép, trong Ngày của Admin, công ty có thể dành cho nhóm nhân sự này thêm 1 tiếng nghỉ trưa hoặc cho phép họ đi trễ, về sớm để có nhiều thời gian nghỉ ngơi, thư giãn trong ngày này. Song yếu tố quan trọng của ý tưởng này là cảm giác được ghi nhận và quan tâm, do đó, bên cạnh việc cho nhân viên nghỉ phép hoặc giảm giờ làm thì công ty cũng đồng thời thông báo đến toàn thể nhân viên về sự kiện này, để họ cùng chúc mừng và gửi lời cảm ơn đến các bạn hành chính - admin.

3. Ăn trưa với CEO hoặc trưởng bộ phận

Tại các tập đoàn đa quốc gia với quy mô và số lượng nhân viên lớn, việc ăn trưa với CEO (Lunch with CEO) là hoạt động thuộc chương trình gắn kết nội bộ, tạo cơ hội để nhân viên chia sẻ, trò chuyện cũng như học hỏi kinh nghiệm từ những người lãnh đạo. Nếu đơn vị của bạn đã và đang có hoạt động này thì nhân Ngày của Admin hãy dành bữa trưa “đắt giá” ấy cho những nhân viên hành chính - admin.

Còn nếu, với các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ, ý tưởng này sẽ được triển khai như một món quà, một cơ hội để mang đến trải nghiệm đặc biệt cho cá nhân hoặc nhóm Admin. Trong bữa ăn trưa tại một nhà hàng sang trọng hoặc không gian thoải mái, lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận thể hiện sự đánh giá và ghi nhận đối với công việc của họ. Đồng thời, đây cũng là dịp để họ đặt câu hỏi, lắng nghe chia sẻ để phát triển thêm cho công việc đang làm cũng như hành trình phát triển sự nghiệp.

Lưu ý, buổi gặp gỡ này nên được chuẩn bị và diễn ra trong không khí ấm áp, gần gũi và thân tình, chứ không phải một buổi họp đánh giá hay buổi chia sẻ được dẫn dắt bởi ban lãnh đạo. Để làm được điều này, nhân sự phụ trách hoặc chính người lãnh đạo cần thực sự cởi mở và hiểu rõ tinh thần chung như thế.

4. Tổ chức tiệc để vừa chúc mừng, vừa gắn kết

“Một công đôi việc”, nhân Ngày của Admin, công ty tổ chức một buổi tiệc để vừa chúc mừng nhân vật chính, vừa tạo không gian để cả công ty cùng ăn uống, thư giãn. Đó có thể là buổi tiệc Tea Break nhẹ nhàng hoặc quầy chè, quầy tàu hủ mát lạnh vào xế chiều; là tiệc Nhanh, tiệc Finger Food hay Buffet ăn trưa, ăn tối. 

Trong tiệc, bộ phận tổ chức chuẩn bị thêm background, màn hình chiếu (tivi) thể hiện poster chúc mừng Ngày của Admin; dành không gian để lãnh đạo và đồng nghiệp chia sẻ, ghi nhận những nhân sự đang giữ vai trò Hành chính - Admin tại công ty; tặng hoa, quà hoặc các hoạt động bất ngờ cho họ...

Nếu công ty bạn đang có hoạt động Happy Hours, Happy Friday, tổ chức sinh nhật cho nhân viên hàng tuần, hàng tháng hoặc sắp có chuyến teambuilding, hoạt động kỷ niệm... thì có thể kết hợp hoạt động chúc mừng Admin để thêm ý nghĩa và bất ngờ.

5. Tạo cơ hội để Admin phát triển chuyên môn

Ngoài những ý tưởng, quà tặng và ghi nhận trực tiếp, công ty có thể mang đến cho nhân viên hành chính - admin những cơ hội để thử sức tại vị trí công việc mới, có liên quan hoặc học tập, phát triển chuyên môn, chẳng hạn:

• Trao quyền để họ làm việc ở vai trò quản lý nhóm hành chính - admin trong một khoảng thời gian phù hợp.
• Cho phép họ luân chuyển vị trí công việc gần hoặc có liên quan đến chuyên môn để trải nghiệm và khám phá thêm tiềm năng của bản thân.
• Cung cấp các khóa học trực tuyến hoặc hỗ trợ chi phí tham gia các lớp học nâng cao chuyên môn, phát triển kỹ năng.
• Kết nối họ với nhóm chuyên gia hoặc những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực họ quan tâm để tìm hiểu và học hỏi thêm.
• Thực hiện các buổi coaching - mentoring để giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn cũng như định hướng phát triển ở hiện tại và tương lai....

Việc khuyến khích nhân viên hành chính - admin nói riêng và tất cả nhân viên nói chung học tập và phát triển, không chỉ hữu ích với họ mà còn mang lại nhiều lợi ích, đóng góp tích cực cho chất lượng nguồn nhân lực tại công ty, doanh nghiệp. Khi triển khai ý tưởng này để làm “quà” tặng nhân viên, bộ phận/cá nhân thực hiện cần có sự trao đổi với người được nhận, tức nhân viên hành chính - admin, để nắm rõ nhu cầu, mối quan tâm cũng như mong muốn phát triển của họ, từ đó sắp xếp những hoạt động phù hợp theo đặc điểm công việc cũng như chính sách, văn hoá công ty.

Dù Ngày của Admin tại nước ta chưa thực sự được nhiều đơn vị, công ty, doanh nghiệp quan tâm và tổ chức. Thế nhưng, không ai có thể phủ nhận được những đóng góp của nhóm nhân viên hành chính - admin trong việc điều phối các hoạt động hành chính để văn phòng luôn hoạt động suôn sẻ, trơn tru và nhân viên có môi trường làm việc vui vẻ. Dành tặng những món quà, lời chúc tốt đẹp đến những “người hùng thầm lặng” tại văn phòng và mong rằng những ý tưởng hưởng ứng Ngày của Admin ngày càng được các đơn vị áp dụng để mang đến cho nhóm nhân viên này thật nhiều bất ngờ và sự ghi nhận ý nghĩa nhất.