Không quá ví von khi chúng tôi gọi nhân viên Hành chính văn phòng, Admin là những “nhân vật thầm lặng”, những “người hùng” tại văn phòng. Bên cạnh những công việc về giấy tờ, văn bản, hợp đồng, mỗi ngày họ còn hàng tá những công việc “không tên” khác.
Nhân ngày Quốc tế Chuyên gia Hành chính - Administrative Professionals’ Day, PITO phỏng vấn nhanh một số Admin cũng như góc nhìn từ các cộng sự để cùng hiểu thêm về công việc thầm lặng nhưng quan trọng này.
Góc nhìn từ người ngoài ngành
Quản lý Fanpage, trả lời inbox
Với mình, Admin là những người đứng phía sau Fanpage Facebook hoặc các trang mạng xã hội, công việc gắn liền với quản lý, kiểm duyệt nội dung bài đăng và sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của khách hàng. Vì vậy, Admin giỏi là người bắt trend tốt, hiểu tâm lý khách hàng và nhanh nhạy với các tình huống phát sinh. Có thể, phần lớn thời gian Admin chỉ làm việc với máy tính, ít giao tiếp với mọi người.
Chị Nguyễn Thị Minh Thảo - Chuyên viên Biên tập ý tưởng, Công ty TNHH Đầu tư Công nghệ và Dịch vụ Sconnect Việt Nam
Cuộc sống xoay quanh giấy tờ
Trước đây mình cũng nghĩ, Admin là người quản lý Fanpage, nhưng khi đi làm mình biết thêm về vị trí này. Admin sẽ chịu trách nhiệm về giấy tờ và thủ tục hành chính cho tất cả nhân viên. Các công việc như soạn thảo hợp đồng, thông báo nội dung và triển khai với các phòng ban… Admin cũng phụ trách. Nhìn chung, cuộc sống của Admin chỉ xoay quanh giấy tờ. Tuy nhiên, mình hiểu Admin là vị trí quan trọng giúp công ty hoạt động trơn tru để tạo tinh thần thoải mái cho nhân sự.
Chị Lê Thị Thanh Dung - Nhân viên truyền thông, Công ty Cổ phần Trực tuyến GOSU
Biết cách thao túng tâm lý nhân viên
Từ khi đi phỏng vấn đến ngày đầu nhận việc và trở thành nhân viên chính thức, Admin là người xuyên suốt hướng dẫn, hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc cho mình. Các anh chị có lúc rất nhẹ nhàng nhưng cũng có lúc cực kỳ nghiêm khắc, liên tục “hối deadline” để công việc vận hành kịp tiến độ. Thi thoảng, Admin sẽ thao túng tâm lý nhân viên bằng các bữa tiệc nhiều món ngon, các sự kiện nội bộ, hoạt náo các phòng ban. Với rất nhiều việc trong công ty như thế, mình nghĩ Admin chắc phải “ba đầu sáu tay” mới xử lý hết được!
Chị Trương Thái Thảo Tiên -
Nhân viên xuất nhập khẩu,
Công ty CP May Việt Thịnh
Rất giỏi “trả giá”
Theo mình, công việc Admin không hề dễ dàng, ngoài sự cẩn thận, tỉ mỉ các anh chị cần thêm rất nhiều kỹ năng mềm khác. Vì sẽ phải mua các thiết bị, dụng cụ và văn phòng phẩm cho công ty, Admin cần khéo léo trong việc “đi chợ”, thương lượng và “trả giá”. Ngoài ra Admin còn là người “xem mắt” các ứng viên, kiêm một phần công việc của HR trong vấn đề tuyển dụng. Đặc biệt, trong những bữa tiệc, sự kiện của công ty, mình còn thấy Admin vừa là đầu bếp, vừa là nhân viên phục vụ, đảm bảo chu toàn mọi thứ. Bởi thế, với mình Admin đỉnh lắm!
Anh Nguyễn Hoàng An - Trợ lý Luật sư, Công ty Luật TNHH InvestConsult Sài Gòn
Admin chia sẻ về chính mình
Nghề làm dâu trăm họ
Nguyễn Linh - Admin công ty lĩnh vực vòng phong thuỷ
Tuy có những kiến thức nền tảng về Quản trị văn phòng, thủ tục hành chính nhưng mình là người hướng nội nên giai đoạn đầu làm Admin cũng gặp nhiều vấn đề. Công việc này đòi hỏi mình phải giao tiếp rất nhiều với nhân viên công ty, đối tác và khách hàng. Không chỉ xử lý các vấn đề về hành chính, giấy tờ, mình còn giữ vai trò gắn kết nội bộ, do vậy, mình phải từng bước, từng bước vượt qua giới hạn bản thân, tự tin và tập dạn dĩ hơn để có thể hoàn thành tốt công việc “làm dâu trăm họ” này.
Admin đòi hỏi sự chỉn chu, tỉ mỉ và tinh thần rất cao. Bên cạnh những công việc thường ngày, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc vào các ngày lễ đặc biệt, mình và bộ phận có nhiệm vụ suy nghĩ những ý tưởng mới, tạo ra những hoạt động thú vị để hỗ trợ tinh thần anh chị em trong công ty, giúp mọi người vui vẻ, hạnh phúc hơn với môi trường làm việc. Với mình, mỗi hoạt động thành công, mang được niềm vui đến nhân sự là một lần mình cảm thấy hạnh phúc, mọi mệt nhọc, vất vả dường như tan biến hết!
Admin tuy đa năng nhưng cũng rất nhàn
Bùi Tường Vi - Nhân viên Admin, Công ty TNHH Rohto-Mentholatum Việt Nam
Khi chọn công việc này, ban đầu mình nghĩ sẽ nghiêng về tuyển dụng nhưng khi làm trực tiếp thì hầu như chỉ tập trung vào các vấn đề hành chính. Mỗi ngày, mình thường giải quyết những công việc liên quan đến quản lý hệ thống dịch vụ công ty, kiểm tra các thiết bị nhà máy và trao đổi với các phòng ban khi cần sửa chữa, thay mới.
Ngoài ra, khi thấy phòng làm việc của mọi người đã cũ, các thiết bị văn phòng phẩm cần được bổ sung mình sẽ phụ trách mua mới và trang trí lại mọi thứ. Khi đã hoàn thiện, mình cảm thấy, Admin như một “kiến trúc sư” chuyên thiết kế và làm đẹp không gian cho công ty.
Giai đoạn đầu đi làm, khối lượng công việc nhiều, mình chưa quen với cách sắp xếp và quản lý thời gian nên mọi thứ rất khó khăn. Nhưng sau quá trình làm việc, mình rút ra nhiều kinh nghiệm, biết cách điều phối và cân bằng hơn. Khi mọi thứ đã ổn định thì với mình Admin cũng như những công việc khác, tuy đa năng nhưng cũng rất nhàn. Nếu là “Newbie” bạn cứ bình tĩnh, sắp xếp và quản lý các đầu việc một cách gọn gàng, theo thứ tự ưu tiên, linh hoạt trước các tình huống phát sinh. Mọi việc rồi sẽ ổn, bạn cũng sẽ hoàn thành tốt công việc được giao!
Luôn bình tâm giữa bão giông
Huỳnh Thiên Kim - Nhân viên Admin, Công ty TNHH Tập đoàn Rita Võ
Tốt nghiệp ngành Tâm lý học, trở thành Admin cho một công ty thuộc lĩnh vực cafe là điều mình chưa từng nghĩ tới. Hơn một năm đi làm, mình được trải nghiệm, rèn luyện và dần hoàn thiện các kỹ năng mềm. Thi thoảng, mình nói vui với bạn bè, để trụ được với công việc Admin, lúc nào mình dặn lòng phải luôn bình tâm giữa bão giông, bởi nếu mất bình tĩnh, mình sẽ lúng túng và không thể xử lý vấn đề.
Từ việc lớn đến việc nhỏ, từ các thủ tục hành chính, mua thiết bị cho công ty đến chuẩn bị trái cây cúng văn phòng hoặc trang trí các phòng ban mình đều đảm nhận. Vì vậy, khi cần phải trả lời hoặc định nghĩa Admin là công việc gì, mình khó lòng kể hết.Tuy nhiên, để làm việc tốt và gắn bó lâu dài với nghề, mình nghĩ Admin cần một số yếu tố quan trọng như kiên nhẫn, linh hoạt và giao tiếp khéo. Đặc biệt, Admin có tính hài hước thì càng tốt vì vị trí này sẽ làm việc với tất cả các phòng ban, là cầu nối, vừa hỗ trợ mọi người làm việc tốt hơn vừa phải tạo nên môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy tinh thần cho nhân viên. Nếu có kinh nghiệm, biết sắp xếp thời gian hợp lý thì công việc này sẽ rất thú vị và mình tin mỗi ngày làm Admin là một ngày vui đấy!
Chu đáo là chìa khoá thành công
Chị Trần Mỹ Châu - Trưởng phòng Hành chính nhân sự tổng hợp, Công ty thuộc lĩnh vực thi công lắp dựng kho lạnh
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, Admin, từng trải qua nhiều cấp bậc với những công việc khác nhau, mình cho rằng chu đáo là chìa khoá quan trọng với người Admin. Mọi việc cần được lên kế hoạch, chuẩn bị cẩn thận, không sơ suất, từ việc chuẩn bị phòng họp, liên hệ ứng viên, thay đổi thiết bị đến sắp xếp chuyến đi chơi team building,...
Sẽ có những lúc, các phòng ban đồng loạt yêu cầu công việc, Admin không thể đáp ứng tất cả. Bấy giờ, những kỹ năng mềm cần được phát huy, Admin cần chủ động tìm hiểu kỹ vấn đề, bình tĩnh giải quyết từng việc một. Dù có đáp ứng được hay không, mình tin một người Admin khéo léo sẽ biết cách sắp xếp mọi việc chu đáo và vẫn thể hiện rõ sự nhiệt tình.
Với bối cảnh hiện nay, công việc Admin đã và đang được sự hỗ trợ của công nghệ, nhân viên Admin cũng dễ dàng kết nối với những người cùng ngành thông qua các hội nhóm online, do vậy, các bạn có nhiều cơ hội để khám phá và làm việc tốt hơn. Chúc các bạn trẻ làm Admin ngày càng có nhiều sức khoẻ, tự tin hơn và luôn là chỗ dựa tình thần cho mỗi công ty.
Ngày của Admin (Administrative Professionals' Day) là gì?
Ngày của Admin là dịp để các công ty, doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ghi nhận những đóng góp tích cực của những người thực hiện công việc hành chính văn phòng, thư ký, lễ tân… Tại Việt Nam, Ngày của Admin vẫn còn rất mới nhưng tại các quốc gia như Canada, Brazil, Pháp, Bỉ, Hà Lan, Malaysia, Hồng Kông… Admin’s Day được xem là một ngày lễ (hoặc tuần lễ) đặc biệt để chúc mừng các Admin.
Với những đóng góp “thầm lặng” cho quá trình vận hành và xử lý các công việc nội bộ, Admin xứng đáng được ghi nhận. Thay mặt các đơn vị, PITO gửi lời cảm ơn và chúc mừng đến các anh chị, các bạn Admin, Hành chính. Cảm ơn những nỗ lực, tận tâm và chúc mọi người có một hành trình công việc trọn vẹn!
