Đa phần các công ty, doanh nghiệp, sẽ có những khoản cố định dành cho hoạt động nội bộ, sự kiện, ăn uống và gắn kết nhân viên. Việc sử dụng chi phí này sao cho tối ưu, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tinh thần chung, mang đến sự vui vẻ, hài lòng cho tất cả mọi người luôn là bài toán khó với các cấp lãnh đạo nói chung, bộ phận Nhân sự, phụ trách các chương trình nội bộ nói riêng.
Dưới đây, với kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn buổi tiệc cho các công ty và có cơ hội làm việc sâu sát với các anh chị HR, Admin, PITO gửi đến bạn hướng dẫn chi tiết cách tính chi phí cho tiệc công ty và bí quyết tối ưu khoản này.
*** Bởi việc tính toán chi phí cho một buổi tiệc phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó mục đích và đối tượng là hai yếu tố quyết định phần lớn. Vì vậy, trong giới hạn của bài viết này, tiệc công ty PITO đề cập sẽ là những buổi tiệc nội bộ dành cho nhân viên như tiệc vào những dịp đặc biệt, tiệc tổng kết hàng quý, tiệc sinh nhật theo tháng, tiệc Happy Hour hàng tuần hoặc các buổi tiệc nhỏ cho hội thảo, workshop, training, meeting… Phần tiệc tập trung nhiều vào ăn uống.
Chi phí cho tiệc công ty gồm những yếu tố nào?
Nếu là tiệc nội bộ, dành cho nhân viên và tổ chức trực tiếp tại văn phòng, chi phí của tiệc gồm 3 yếu tố cơ bản: chi phí ăn uống, chi phí set-up, trang trí và chi phí quà tặng, công cụ, dụng cụ hỗ trợ cho các hoạt động khác trong nội dung chương trình. Cụ thể:
- Chi phí ăn uống: Đây là chi phí quan trọng, chiếm khoảng 70% chi phí chung của bữa tiệc. Không chỉ có các món ăn, thức uống theo thực đơn, chi phí này còn bao gồm cả phí dịch vụ, phục vụ hoặc vận chuyển.
- Chi phí set-up và trang trí: Để tạo không gian phù hợp với buổi tiệc và chủ đề của sự kiện, hoạt động, bạn cần đầu tư vào phần set-up và trang trí. Đó có thể là thuê thêm bàn ghế, thiết bị âm thanh, chuẩn bị hoa, backdrop hoặc bóng bay… Nếu có nhiều hạng mục cần thực hiện, bạn phải thuê thêm nhân sự và trả thêm chi phí này.
- Chi phí quà tặng, công cụ, dụng cụ: Tuỳ thuộc vào nội dung bữa tiệc và mục đích tổ chức, chi phí này có thể có hoặc không, có thể nhiều hoặc ít. Việc tặng quà thường cần trong các bữa tiệc theo dịp, tiệc kỷ niệm hoặc tuyên dương nhân viên xuất sắc. Còn công cụ, dụng cụ phụ thuộc vào các hoạt động như trò chơi, chương trình biểu diễn…
Lưu ý rằng trong tổ chức sự kiện nói chung, tổ chức tiệc công ty nói riêng, việc có những chi phí phát sinh là không tránh khỏi, vì vậy, ngoài 3 loại chi phí cơ bản đã nêu, bạn nên dành ít nhất 10% cho chi phí phát sinh để tiện giải quyết các vấn đề bất chợt xuất hiện, nhé!
4 bước tính chi phí cho tiệc công ty tối ưu nhất
Với PITO, chi phí tối ưu không hẳn là chi phí thấp nhất, rẻ nhất mà là chi phí tạo ra giá trị nhiều nhất. Với tiệc công ty, liên quan nhiều đến đồ ăn thức uống và trải nghiệm của tất cả nhân viên, vì vậy chọn những món ăn giá thấp để tiết kiệm chi phí đôi khi không phải là cách làm thông minh. Những rủi ro tiềm ẩn về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lượng dịch vụ và sức khoẻ của nhân viên có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Vì vậy, những người phụ trách tổ chức tiệc công ty luôn cần xây dựng kế hoạch tổ chức và tính toán chi phí một cách cẩn thận, chi tiết, đảm bảo rằng chi phí phản ánh đúng các hạng mục và tạo ra kết quả như kỳ vọng. Để thực hiện điều này, bạn cần tuân theo một số bước cụ thể và xem xét mọi yếu tố có liên quan.
Bước 1: Xác định thông tin tổng thể về bữa tiệc
Cách tổ chức cũng như chi phí dành cho một bữa tiệc nội bộ, diễn ra hàng tuần, hàng tháng sẽ hoàn toàn khác với tiệc Tất niên hay tiệc Khai trương văn phòng mới, thế nên bước đầu tiên trong việc tính toán chi phí tiệc công ty, bạn cần xác định nội dung và mong muốn.
Sau quá trình trao đổi cùng bộ phận hoặc lãnh đạo, người phụ trách tiệc nên tự tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau, để có cái nhìn tổng thể về bữa tiệc:
- Đây là tiệc gì? Tổ chức để làm gì?
- Buổi tiệc tổ chức vào thời gian nào?
- Bao nhiêu thực khách/nhân viên tham gia?
- Kế hoạch, kịch bản cụ thể cho bữa tiệc này là gì?
- Ngoài phần ăn uống, còn có các hoạt động nào khác?
- Phần trang trí, set-up cần chuẩn bị những gì?
- Tổng chi phí bạn có cho buổi tiệc là bao nhiêu?
- Có bất cứ yêu cầu đặc biệt nào?
- …
PITO khuyến khích bạn viết ra hoặc tạo một file, gồm đầy đủ câu hỏi và câu trả lời để nắm toàn bộ thông tin, dễ dàng triển khai các hạng mục tiếp theo. Dù là tiệc nhỏ hay tiệc lớn, bước này bạn không nên bỏ qua.
Bước 2: Xác định loại tiệc - chọn thực đơn
Như đã nói, phần tiệc - ăn uống có thể chiếm đến 70% tổng chi phí tổ chức, vì vậy, bạn nên ưu tiên hạng mục này trong bảng kế hoạch. Với mỗi sự kiện, mỗi nội dung chương trình và những thời gian tổ chức khác nhau, phần tiệc sẽ hoàn toàn khác. Đặc biệt, chi phí cũng có sự chênh lệch đáng kể giữa các loại tiệc. Vì vậy, bạn nên xác định rõ loại tiệc muốn chọn cho sự kiện.
Chẳng hạn, tiệc Tea Break với các món bánh mặn, ngọt thích hợp với các buổi tiệc nghỉ giữa thời gian meeting, training… tiệc Buffet, tiệc Nhanh là lựa chọn thích hợp với tiệc diễn ra gần giờ trưa hoặc sau 17 giờ chiều để cung cấp đủ năng lượng cho bữa ăn hàng ngày của nhân viên. Với các sự kiện diễn ra hàng tuần như Happy Hour, Happy Friday hoặc liên hoan, chúc mừng sinh nhật nhân viên… thì tiệc theo hình thức Live Station với những món ăn vặt vừa quen, vừa lạ sẽ tạo ấn tượng cho nhân viên nhiều hơn.
Sau khi xác định được loại tiệc phù hợp, hoặc là bạn tự xây dựng thực đơn, tự liên hệ từng đơn vị bán các món bạn cần để tham khảo giá và lựa chọn; hoặc là bạn tìm một đơn vị chuyên cung cấp tiệc văn phòng để đặt tiệc. Ưu và nhược điểm của từng cách làm, bạn tham khảo thêm trong các bài viết khác của PITO nhé!
Bước 3: Tính toán các chi phí liên quan
Với tiệc công ty, đặc biệt là tiệc dành cho nội bộ như đang đề cập, nhóm chi phí này có thể không cao nhưng gồm nhiều hạng mục nhỏ, đòi hỏi sự tính toán chi tiết ngay từ khi bắt đầu. Dựa vào nội dung sự kiện và những ý trả lời bạn đã thực hiện ở bước 1, bạn tạo một danh sách những món đồ cần mua hoặc cần thuê cho sự kiện. Để tối ưu chi phí, bạn nên tham khảo nhiều đơn vị cung cấp, so sánh giá và tìm kiếm thêm các ưu đãi hấp dẫn.
Một số chi phí có thể xuất hiện trong phần này, PITO gợi ý như sau:
- Phí thuê thêm bàn ghế hoặc dụng cụ đựng, giữ nóng thức ăn
- Chi phí mua dụng cụ ăn (chén, đũa, dĩa, ly…) sử dụng một lần
- Hoa tươi trang trí cho các dịp quan trọng
- Thiết kế, thi công backdrop nếu cần tập trung vào một chủ đề sự kiện
- Thuê thiết bị âm thanh để đảm bảo liền mạch chương trình và phục vụ hoạt động giải trí
- Bóng bay và các món đồ trang trí văn phòng cơ bản để tạo thêm không khí
- Công cụ, dụng cụ cho các trò chơi hoặc hoạt động trong tiệc
- Chi phí vận chuyển
10% phí phát sinh, bạn có thể tính vào mục này hoặc để riêng, sau khi tính tổng chi phí tổ chức tiệc công ty đều được nhé!
Bước 4: Lập bảng Chi phí tổ chức tiệc công ty
Sau khi có những hình dung tổng thể về bữa tiệc và những xác định rõ ràng về loại tiệc cũng như các hạng mục có liên quan, bạn lập bảng Chi phí tổ chức tiệc công ty. Tuỳ theo thói quen sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng lập ngân sách, mỗi người sẽ có những cách làm khác nhau. Dưới đây là những danh mục nên có:
- Hạng mục chính: có thể tuân theo 3 khoản chi phí chính PITO gợi ý: chi phí ăn uống, chi phí set-up, chi phí hỗ trợ.
- Tên hạng mục: chẳng hạn bánh Tea Break, tiệc Buffet, phí vận chuyển, hoa tươi trang trí… cố gắng liệt kê đầy đủ và chi tiết theo kế hoạch tổ chức, tránh bỏ lỡ bất cứ hạng mục nào.
- Mô tả hạng mục: thông tin này sẽ cần thiết để sếp hoặc các bộ phận có liên quan hiểu thêm về các hạng mục. Hãy mô tả chi tiết những gì bạn nghĩ là cần thiết!
- Chi phí dự kiến: là khoản chi phí bạn dự kiến cho từng hạng mục hoặc báo giá từ đơn vị cung cấp.
- Chi phí thực tế: là khoản bạn phải chi trả cho hạng mục đó.
- Ngày thanh toán: ngày dự kiến thanh toán theo hợp đồng để tiện xử lý.
- Trạng thái thanh toán: đã thanh toán hay chưa?
- Ghi chú/phát sinh (nếu có)
6 mẹo tối ưu ngân sách khi tổ chức tiệc công ty
1. Tiệc tự chọn luôn tối ưu hơn
Tiệc tự chọn hay hiểu nôm na là tiệc buffet với các món ăn được chuẩn bị và bày sẵn trong một khu vực (quầy line), thực khách di chuyển tự do và chủ động chọn bất kỳ món ăn phù hợp với sở thích mà không cần người phục vụ.
Dù là tiệc mặn hay tiệc ngọt, tổ chức theo hình thức tự chọn sẽ có một số ưu điểm về chi phí, như sau:
- Với số lượng thực khách đã biết, bạn dễ dàng tính toán khẩu phần ăn và chuẩn bị lượng thức ăn phù hợp, tránh dư thừa, lãng phí.
- Với cùng một khoản tiền, nếu đặt từng phần ăn riêng lẻ, với định lượng tiêu chuẩn, thì thực đơn của mỗi phần ăn sẽ giới hạn. Thay vì vậy, áp dụng hình thức tiệc tự chọn, với cùng một khoản tiền và định lượng cần thiết, nhưng thực khách có thể nhiều lựa chọn món ăn hơn, cảm giác sẽ hứng thú và vui vẻ hơn.
- Tiết kiệm chi phí nhân sự set-up và phục vụ - bởi phần set-up chỉ tập trung vào khu vực quầy line; thực khách chủ động thưởng thức tiệc, nhân sự chỉ cần thực hiện vào đầu buổi tiệc và dọn dẹp sau tiệc. Các dụng cụ ăn, dụng cụ đựng thức ăn cần phải xử lý sau tiệc cũng đơn giản và ít hơn rất nhiều so với tiệc bàn hoặc các phần ăn cho từng cá nhân.
2. Tính toán chính xác khẩu phần ăn
Đây không chỉ là mẹo mà còn là yếu tố tiên quyết mà những người phụ trách tổ chức tiệc công ty cần biết. Khẩu phần ăn tiêu chuẩn trong tiệc của một người đã được phân tích và giới thiệu chi tiết trong những liệu về tiệc và sự kiện. PITO tổng hợp và gửi đến bạn tham khảo để có những số liệu chính xác, áp dụng vào quá trình lập kế hoạch tối ưu chi phí tổ chức tiệc công ty.
Định lượng trong tiệc tự chọn: (gram/khách)
Nhóm món ăn | Định lượng |
|---|---|
Khai vị | 150 gram |
Món mặn | 200 gram |
Món chính (tinh bột) | 100 gram |
Salad/súp/gỏi | 100 gram |
Tráng miệng | 150 gram |
Đồ uống | ~500ml |
Lưu ý: Sự điều chỉnh trong định lượng có thể phụ thuộc vào loại tiệc, khẩu vị của khách hàng và số lượng món ăn cụ thể. Bạn có thể tăng giảm tuỳ tình hình thực tế.
3. Ưu tiên tiệc vào buổi sáng hoặc xế chiều
Xét theo đặc điểm tiệc phù hợp với thời gian sự kiện, thì các sự kiện, hoạt động tổ chức vào buổi sáng hoặc xế chiều, người ta ưu tiên chọn tiệc Tea Break (tiệc ngọt, tiệc nhẹ) hoặc hình thức Live Station với các món ăn vặt. So sánh về chi phí tổ chức, các loại tiệc này so với tiệc mặn (Buffet, Finger Food hay tiệc Nhanh) thì luôn thấp hơn. Vì vậy, nếu ngân sách hạn chế hoặc mong muốn tiết kiệm chi phí tổ chức tiệc công ty, bạn có thể tổ chức vào khung thời gian này.
Tại Nền tảng PITO, giá tiệc Tea Break chỉ từ 85.000 đồng/người, Live Station chỉ từ 25.000 đồng/người, trong khi đó giá các loại tiệc mặn thường dao động trên 120.000 đồng/người.
4. Bỏ qua phần trang trí và dụng cụ ăn cao cấp
Nếu là tiệc nội bộ, ưu tiên về sự kết nối, ăn uống vui vẻ mà không cần quá chú trọng về mặt hình thức thì bạn có thể dành toàn bộ chi phí cho phần thức ăn. Tiết kiệm các hạng mục về trang trí, set-up cầu kỳ.
Chẳng hạn, thay vì sử dụng dụng cụ ăn uống sành, sứ bạn chọn các loại dùng một lần từ giấy, bã mía, nhựa… vừa tiết kiệm chi phí thuê, tránh đổ vỡ và tiết kiệm công sức dọn dẹp sau tiệc. Hoặc thay vì đầu tư cho phần hoa tươi trang trí, tiệc nội bộ diễn ra hàng tuần, hàng tháng, bạn có thể bỏ qua hạng mục này.
5. Chọn thịt gà thay vì thịt bò, chọn món Việt thay vì món Âu
Có một sự thật hiển nhiên về giá các loại thực phẩm và món ăn, khi áp dụng vào việc tính chi phí cho tiệc công ty sẽ giúp bạn tiết kiệm và tối ưu hơn. Vì vậy, nếu ngân sách có giới hạn, bạn ưu tiên xây dựng thực đơn theo những nhóm món ăn tiết kiệm.
- Các món từ gà, thịt heo luôn có giá thấp hơn món từ thịt bò hoặc hải sản.
- Các món Việt, món Hàn luôn là lựa chọn an toàn về cả chi phí lẫn định lượng so với món Âu.
- Nước lọc, nước ngọt hoặc nước ép sẽ dễ cho người tổ chức tính toán và điều phối hơn các loại nước uống có cồn (bia, rượu, cocktail…).
- …
6. Sử dụng dịch vụ trọn gói
Nếu là một Amateur, chưa có nhiều kinh nghiệm về ẩm thực và không chuyên trong việc tổ chức tiệc công ty thì thay vì tự thực hiện mọi thứ, bạn nên nhờ một đối tác bên ngoài, chuyên về catering - tiệc tận nơi tại văn phòng - hỗ trợ.
Tất cả các khoản chi phí về thực đơn, vận chuyển, set-up hoặc nhân sự sẽ được các đơn vị tính hợp lý trong đơn tiệc. Việc của bạn là tìm đơn vị catering uy tín, chuyên nghiệp theo đúng nhu cầu và mong muốn của bạn hoặc công ty.
