Bạn đã bao giờ đặt tiệc mà bị thiếu đồ ăn chưa?
“Hồi mới ra mắt PITO, tôi từng gặp một “ca” khiến mình phải đích thân tới văn phòng khách hàng giải thích vì bị hiểu lầm là… cắt bớt khẩu phần để giảm chi phí. Chuyện là, đối tác caterer của tôi lúc đó cũng mới làm tiệc tận nơi, và đã chọn tôm nướng - món ngon, giá trị cao, nhưng định lượng ít. Họ tính toán rằng mỗi khách chỉ ăn 2 con tôm là đủ. Nhưng thực tế, tôm nướng quá hấp dẫn, khách ăn nhiều hơn dự kiến, khiến những người đến sau không còn gì để ăn”.
Đó là câu chuyện của anh Phạm Đông Huy, CEO PITO chia sẻ trong một sự kiện gần đây của PITO.
Với HR hay Admin, người đứng ra tổ chức, đây là một lỗi khó chấp nhận và việc tính khẩu phần trong tiệc không hề đơn giản. Ở bài viết này, dưới sự cố vấn của anh Huy, PITO hy vọng giúp bạn định lượng khẩu phần để không thừa cũng không thiếu khi đặt Catering.
Vì sao khó tính khẩu phần khi đặt tiệc?
- Tâm lý ăn tiệc khác ăn cơm: Món ngon, trình bày đẹp, mọi người thường ăn nhiều hơn.
- Một vài món “hot” sẽ hết rất nhanh: Đặc biệt là hải sản, thịt nướng, đồ chiên.
- Khẩu vị và lượng ăn mỗi người khác nhau: Có người ăn ít, có người ăn gấp đôi.
- Thời lượng và loại tiệc ảnh hưởng trực tiếp: Tiệc ngoài trời, kéo dài nhiều giờ, hoặc có bia rượu đều khiến lượng tiêu thụ tăng.
- ….
Ngay cả khi caterer báo giá và tư vấn cho bạn, chưa chắc họ đã tính đúng cho trường hợp của bạn.
Cheatsheets tính khẩu phần chuẩn
Đây là công thức mà PITO team luôn dùng khi tư vấn khách hàng. Bạn có thể áp dụng cho lần đặt catering tiếp theo để tránh thừa - thiếu.
CHEATSHEET: Bữa ăn chính
Đây là “xương sống” của việc tính khẩu phần. Nó giúp bạn xác định từng nhóm thực phẩm (tinh bột, đạm, rau, canh) cần bao nhiêu theo thời điểm ăn và hình thức phục vụ (cơm hộp hay buffet).
Bữa sáng, trưa, tối nhu cầu năng lượng khác nhau → định lượng cũng khác. Buffet thường cần nhiều hơn về mặt tổng lượng, nhưng mỗi món ít hơn do khách có nhiều lựa chọn. Nếu chọn món đắt (tôm, bò wagyu), dễ bị thiếu nếu không tăng số lượng món khác để bù.
Ví dụ minh họa: Tiệc trưa công ty 80 người, phục vụ cơm hộp:
- Tinh bột: 80 × 200g = 16kg cơm
- Đạm: 80 × 120g = 9,6kg thịt/cá
- Rau + trái cây: 80 × 180g = 14,4kg
- Canh: 80 × 150ml = 12L
- Nếu có bia/rượu, cần tăng thêm 10% → cơm: 17,6kg, thịt/cá: 10,56kg.
CHEATSHEET: Bữa ăn nhẹ
Dùng cho tiệc tea-break (giữa buổi) và tiệc cocktail (tối). Đây là các bữa ăn không nhằm no bụng hoàn toàn, mà giữ năng lượng, tinh thần cho khách, nên định lượng nhẹ hơn bữa chính.
Nếu định lượng quá ít, khách sẽ cảm thấy hụt hẫng, đặc biệt sau hoạt động tốn năng lượng. Nếu quá nhiều → khách bỏ thừa, gây lãng phí và tăng chi phí không cần thiết. Cocktail tối thường kéo dài nhiều giờ → phải tính lượng ăn theo giờ.
Ví dụ minh họa: Hội thảo sáng + Tea-break sáng cho 50 khách:
- Bánh ngọt: 50 × 80g = 4kg
- Bánh mặn: 50 × 60g (chọn mức giữa) = 3kg
- Trái cây: 50 × 100g = 5kg
- Cà phê: 50 × 180ml = 9L
CHEATSHEET: Đồ uống theo khung giờ
Đồ uống tưởng đơn giản nhưng rất dễ dự trù sai – nhất là khi tiệc kéo dài hoặc ngoài trời.
Nước lọc là thứ khách uống nhiều nhất, nhưng lại thường bị đặt thiếu. Mùa nóng, ngoài trời → lượng tiêu thụ tăng ít nhất 10%. Có bia/rượu → khách sẽ uống ít nước ngọt hơn nhưng vẫn cần nước lọc và đồ ăn kèm.
Ví dụ minh họa: Tiệc tối ngoài trời 100 khách (có bia/rượu):
- Nước lọc: 100 × 500ml = 50L
- Nước ngọt có gas: 100 × 250ml = 25L
- Bia: 100 × 330ml/giờ × 2 giờ = 66L
- Trà đá: 100 × 500ml = 50L
Cách kết hợp 3 Cheatsheets để định lượng khẩu phần chuẩn
Bạn cần:
- Xác định loại bữa & thời gian (bữa chính, tea-break, cocktail).
- Chọn hình thức phục vụ (buffet, set menu, cơm hộp).
- Áp dụng cheatsheet + điều chỉnh theo tình huống (mùa, có bia rượu, tệp khách).
Ví dụ full sự kiện: Hội thảo trưa cho 60 người (11h–14h), Tea-break chiều (15h–16h), có bia.
Bữa trưa:
- Cơm: 60 × 200g × 1.1 (bia) = 13,2kg
- Thịt/cá: 60 × 120g × 1.1 = 7,92kg
- Rau củ: 60 × 180g = 10,8kg
- Canh: 60 × 150ml = 9L
Tea-break chiều:
- Bánh ngọt: 60 × 90g = 5,4kg
- Bánh mặn: 60 × 40g = 2,4kg
- Trái cây: 60 × 100g = 6kg
- Trà/nước: 60 × 200ml = 12L
Đồ uống kèm:
- Nước lọc trưa: 60 × 400ml = 24L
- Nước lọc tea-break: 60 × 300ml = 18L
- Bia: 60 × 165ml (bữa trưa) = 9,9L
Đặt tiệc không chỉ là chọn món ngon mà còn là khoa học về định lượng. Chỉ cần nắm công thức chuẩn, cộng thêm chút dự phòng và trao đổi rõ ràng với caterer, bạn sẽ tránh được cảnh khách đến sau chẳng còn gì để ăn hoặc thừa đồ ăn phí phạm. Chúc bạn luôn tổ chức nhiều buổi tiệc thú vị, ấn tượng với nhiều thực khách.
