Khi HR thế giới đặt tiệc bằng một cú click và quản lý trải nghiệm nhân viên bằng nền tảng số, chúng ta - những người làm HR/Admin/Officer tại Việt Nam học được gì để “nhẹ gánh” hơn mỗi mùa lễ hội?
“Công nghệ hóa” quy trình đặt tiệc
Ở các quốc gia như Mỹ hay Singapore, việc đặt tiệc cho nhân viên không còn là công việc “chạy deadline” của HR/Admin mà là một quy trình được công nghệ hóa, có phương thức đo lường và tối ưu như mọi hoạt động bình thường khác của doanh nghiệp.
Theo hướng dẫn từ các nền tảng lập kế hoạch sự kiện chuyên nghiệp như Bizzabo hay Kaltura, ngay cả với sự kiện nhỏ trong công ty, HR đã phải bắt đầu chuẩn bị ít nhất 3-4 tuần trước để đảm bảo chọn được địa điểm, ngân sách và nhà cung cấp tốt nhất.
Với các buổi tiệc vừa hoặc lớn, thời gian chuẩn bị có thể kéo dài 1-3 tháng.
Đây được xem là chuẩn tối thiểu để đảm bảo trải nghiệm sự kiện hiệu quả và hạn chế rủi ro vận hành.
Không chỉ dừng ở việc “lên timeline”, HR ở nước ngoài còn tận dụng nền tảng đặt tiệc chuyên biệt như ezCater (Mỹ) hay HungryHub (Thái Lan, Singapore) để quản lý toàn bộ quy trình.
ezCater cung cấp một dashboard tập trung cho doanh nghiệp - nơi HR có thể lên lịch, theo dõi đơn hàng, kiểm soát chi phí và xuất hóa đơn chỉ bằng vài cú click.
Từ việc đặt tiệc sinh nhật hằng tháng đến chương trình “lunch and learn” định kỳ, tất cả đều được xử lý trên một nền tảng duy nhất, giảm hàng chục email và cuộc gọi so với cách truyền thống.
Về HungryHub, nền tảng này dường như đã “đi xa hơn” với dịch vụ “Managed Catering/Corporate Dining”, cho phép doanh nghiệp tìm menu, đặt gói tiệc, chọn nhà hàng và quản lý chi phí online.
Đây không còn là việc “đặt đồ ăn giao đến”, mà là một giải pháp trọn gói giúp doanh nghiệp tổ chức tiệc chuyên nghiệp mà không cần tốn công điều phối nhiều bên.
Nguồn ảnh: Shutterstock
Các nền tảng này cũng có quy trình phản hồi, vận hành nghiêm ngặt. Chẳng hạn, ezCater yêu cầu nhà hàng phải xác nhận đơn trong vòng 15 phút khi nhận yêu cầu đặt, đảm bảo đơn hàng không bị “bỏ quên” và khách hàng luôn được phản hồi kịp thời.
Những quy trình này giúp HR tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót và tạo niềm tin giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.
HR không chỉ “đặt tiệc” mà còn “quản lý chi phí tiệc” như một phần của hệ thống vận hành tài chính. Thay vì ghi chú bằng file Excel hay chụp bill lưu rải rác, họ làm mọi thứ qua nền tảng số hóa chuyên biệt.
Khi HR đặt tiệc qua hệ thống, mọi hóa đơn, chứng từ và báo cáo chi tiêu được tự động lưu trữ và liên kết với kế toán. Mỗi khoản chi được phân loại rõ ràng theo phòng ban, dự án hoặc chương trình nội bộ. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí, đối soát nhanh và hạn chế thất thoát.
Các nền tảng như ezCater, CaterCow (Mỹ) hay HungryHub cũng niêm yết bảng giá công khai, có chức năng xuất báo cáo tự động giúp HR không cần gửi mail qua lại với kế toán.
Việc quản lý ngân sách trở nên minh bạch, chính xác và tiết kiệm thời gian, đúng với tinh thần quản trị dữ liệu (data-driven management) mà nhiều doanh nghiệp quốc tế đang theo đuổi.
Theo báo cáo từ ezCater, “workplace food” đang trở thành động lực tăng trưởng mạnh mẽ tại Mỹ: hơn 70% doanh nghiệp đầu tư các chương trình ăn uống hoặc tiệc định kỳ để tăng sự gắn kết và giữ chân nhân viên.
Và càng nhiều công ty lựa chọn đặt tiệc qua nền tảng, vì cách này linh hoạt, minh bạch chi phí, không bị giới hạn về phạm vi/quy mô bữa tiệc và mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp hơn.
Loay hoay… khi đặt tiệc thủ công
Tại Việt Nam, đa phần HR-Admin (những người chuyên phụ trách đặt dịch vụ ăn uống cho công ty) dường như vẫn đang đặt tiệc theo kiểu “nước đến chân mới nhảy”: tìm nhà hàng qua Facebook, Google Search; gọi điện, nhắn tin qua Zalo hỏi giá, tổng hợp và so sánh giá từ nhiều đơn vị, “trả giá” để đáp ứng ngân sách, đổi menu sát giờ vì sếp đổi ý…
Điều này tạo nên rủi ro về chất lượng món ăn, chất lượng phục vụ hay ngân sách phát sinh vượt dự tính. Mọi thứ được xử lý theo hướng thủ công, từ việc tìm nhà hàng, liên hệ qua điện thoại, so sánh báo giá, đến theo dõi thanh toán qua nhiều hóa đơn rời rạc, hóa đơn không đạt chuẩn, thậm chí không có hóa đơn VAT.
Việc đặt tiệc vẫn thường bắt đầu… khi sếp nhắc: “Tuần sau tổ chức tiệc nhé!”. HR-Admin lập tức lao vào guồng xoay quen thuộc. Mọi thứ diễn ra gấp gáp, thiếu dữ liệu để so sánh và phụ thuộc nhiều vào cảm tính. Người đặt không biết được xu hướng nhân sự công ty mình yêu thích món gì, “ngán” món gì, nạp dinh dưỡng như vậy là đủ chưa…
Nguồn ảnh: Shutterstock
Cách làm “thủ công” này khiến HR/Admin phải xử lý cùng lúc quá nhiều đầu việc: tìm đối tác, thương lượng, kiểm tra hóa đơn, xác nhận thanh toán…
Tất cả đều qua tin nhắn, email, điện thoại, không có quy trình quản lý tập trung.
Khi khối lượng công việc tăng, những rủi ro như thiếu món, phục vụ chậm, vượt ngân sách hay thậm chí nhầm địa điểm giao tiệc xảy ra là điều khó tránh khỏi.
Chưa hết, HR/Admin vẫn đang quản lý chi phí tiệc theo cách: ghi chú chi phí trên giấy, chụp bill gửi kế toán qua Zalo, rồi đối chiếu lại vào cuối tháng.
Việc tổng hợp mất nhiều thời gian, lại dễ thất lạc chứng từ hoặc nhầm lẫn.
Khi công ty tổ chức nhiều sự kiện liên tục như team building, year-end party hay tiệc sinh nhật hằng tháng, lượng hóa đơn và chi phí nhỏ lẻ có thể trở thành “cơn ác mộng” hành chính thực sự.
Điều gì đáng học hỏi?
Điểm khác biệt lớn giữa HR toàn cầu và HR tại Việt Nam không nằm ở quy mô mà nằm ở tư duy tổ chức và cách tận dụng công nghệ.
HR/Admin toàn cầu tin rằng, mỗi phút HR tiết kiệm được cho khâu tổ chức là một phút có thể đầu tư vào trải nghiệm nhân viên. Và chính điều đó giúp những mùa lễ hội của họ nhẹ nhàng hơn, hiệu quả hơn và đáng nhớ hơn.
Vì vậy, chúng ta - những người làm HR/Admin tại Việt Nam có thể học hỏi:
- Tư duy trải nghiệm thay vì chỉ lo vận hành
- Ứng dụng công nghệ để giải phóng thời gian, tạo thêm không gian cho sáng tạo, giảm tải công tác hành chính
- Chọn đối tác chuyên nghiệp để tập trung vào điều quan trọng hơn - con người và cảm xúc.
Nguồn ảnh: Shutterstock
Một cú click - quy trình dễ dàng hơn với AI
Điều mà HR tại Việt Nam đang thiếu không phải là nỗ lực, mà là một hệ thống hỗ trợ đủ linh hoạt và đáng tin cậy khi đặt catering.
Đó chính là lý do PITO phát triển nền tảng đặt tiệc doanh nghiệp được hỗ trợ bởi AI đầu tiên tại Việt Nam.
Đây không chỉ là nơi đặt tiệc theo cách dễ dàng nhất từ trước tới nay (nhờ sự hỗ trợ đắc lực của trí tuệ nhân tạo - AI Agent) mà còn giúp bạn quản lý ngân sách và hóa đơn trên cùng một nền tảng.
Thay vì “chạy nước rút” mỗi mùa tiệc, HR-Admin hoàn toàn có thể biến việc tổ chức sự kiện thành một quy trình nhẹ nhàng, có kiểm soát và minh bạch bắt đầu bằng cú click trên nền tảng đặt tiệc online.
Thay vì phải gọi điện cho 5-6 nhà hàng chỉ để hỏi giá, HR-Admin giờ đây có thể chỉ bằng một vài câu lệnh để có ngay bảng so sánh menu, gửi yêu cầu đặt tiệc, xuất hóa đơn và theo dõi tiến độ chỉ trong một nền tảng duy nhất.
Nguồn ảnh: Shutterstock
Cách làm này không chỉ giúp giảm áp lực khâu tổ chức mà còn giúp HR-Admin có thời gian cho những công việc “chiến lược” hơn như lên ý tưởng trải nghiệm, truyền thông nội bộ hay gắn kết đội ngũ.
Nền tảng PITO sẽ phát triển tính năng tích hợp hóa đơn điện tử, báo cáo chi phí chi tiế và thống kê từng đơn đặt theo thời gian hoặc theo phòng ban.
Những dữ liệu quan trọng này sẽ giúp công ty bạn có các báo cáo trực quan, chính xác về sở thích, nhu cầu của nhân viên công ty, kể cả khi nhân sự HR-Admin có thay đổi, bạn vẫn có thể tra cứu lại các thông tin cũ.
Thay vì ghi chú, chụp bill, gửi file thủ công, HR giờ chỉ cần vài cú click để xuất báo cáo tổng chi phí cuối tháng hoặc gửi thẳng sang bộ phận kế toán. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ tự động - không thất lạc, không sai sót, không mất thời gian đối soát.
Việc chuyển sang đặt tiệc qua nền tảng như PITO không chỉ giúp HR “giảm tải” hành chính mà còn giúp chuyên nghiệp hóa quản lý phúc lợi nhân viên.
Khi mọi quy trình đều có thể được số hóa, tổ chức tiệc không còn là “cuộc đua nước rút” đầy căng thẳng, mà trở thành một phần thú vị trong hành trình xây dựng trải nghiệm nhân viên.
Thế giới đang chuyển mình sang kỷ nguyên quản trị trải nghiệm nhân viên bằng công nghệ. HR-Admin Việt Nam cũng đang trên hành trình đó và PITO là một phần của sự thay đổi.
Chuyển đổi từ đặt tiệc thủ công sang nền tảng số không chỉ là một giải pháp mà còn là bước tiến dài hướng tới môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch và đầy cảm hứng.
