Từ ngày 01/01/2026, hàng loạt quy định mới liên quan đến người lao động như tiền lương, bảo hiểm xã hội - bảo hiểm thất nghiệp, hợp đồng lao động, quản lý dữ liệu cá nhân… chính thức có hiệu lực. Những thay đổi này không chỉ tác động trực tiếp đến quyền lợi, thu nhập và sự an tâm của người lao động, mà còn ảnh hưởng đến quy trình vận hành và trách nhiệm tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận Nhân sự (HR).
Vì vậy, bên cạnh việc cập nhật chính xác và kịp thời triển khai các quy định mới vào thực tế, HR còn có vai trò và nhiệm vụ quan trọng hơn - là cầu nối giúp nhân viên hiểu đúng, hưởng đúng quyền lợi, đồng thời thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ quy định của pháp luật, giúp nhân viên yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài. Dưới đây là tổng hợp những quy định mới, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và gợi ý dành riêng cho HR, mời bạn tham khảo!
Lương tối thiểu vùng tăng - HR cần kiểm tra, rà soát thang bảng lương
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP mức lương tối thiểu vùng sẽ tăng thêm 250.000 - 350.000 đồng mỗi tháng (tăng trung bình 7,2% so với mức hiện tại), áp dụng từ ngày 1/1/2026 đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động và người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Cụ thể (tính theo đơn vị: đồng/tháng):
Vùng | Mức cũ | Mức mới | Mức tăng | Tỷ lệ tăng |
|---|---|---|---|---|
Vùng I | 4.960.000 | 5.310.000 | 350.000 | 7,1% |
Vùng II | 4.410.000 | 4.730.000 | 320.000 | 7,3% |
Vùng III | 3.860.000 | 4.140.000 | 280.000 | 7,3% |
Vùng IV | 3.450.000 | 3.700.000 | 250.000 | 7,2% |
Theo Bộ luật Lao động 2019, lương tối thiểu là mức lương thấp nhất được trả cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường nhằm đảm bảo mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình của họ, phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế - xã hội. Song đối với HR, lương tối thiểu vùng không chỉ là “mức sàn” để đối chiếu, mà còn là căn cứ để:
- Xây dựng và điều chỉnh thang bảng lương cho doanh nghiệp;
- Xác định mức lương ghi trong hợp đồng lao động;
- Làm cơ sở tính để đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro bị truy thu, xử phạt.
Thế nên, khi lương tối thiểu vùng tăng, HR cần chủ động rà soát lại toàn bộ hệ thống lương hiện tại, đặc biệt lưu ý các nhóm như nhân viên đang hưởng mức lương tiệm cận hoặc bằng lương tối thiểu vùng; lao động phổ thông, lao động bán thời gian; các vị trí việc làm có hệ số lương, phụ cấp gắn trực tiếp với mức lương cơ bản.
Đặc biệt, việc điều chỉnh lương tối thiểu cũng có thể tạo ra hiệu ứng “dồn bậc”, bởi khoảng cách giữa các cấp bậc, vị trí trong thang lương bị thu hẹp. Nếu không được tính toán kỹ, điều này dễ gây cảm giác thiếu công bằng nội bộ, ảnh hưởng đến tâm lý và động lực làm việc của nhân viên. Vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo “đúng luật”, HR cũng cần phối hợp với ban lãnh đạo, đội ngũ quản lý (leader) để cân đối ngân sách, giữ được cấu trúc lương hợp lý và minh bạch.
Quan trọng hơn, mọi điều chỉnh liên quan đến lương cần được truyền thông rõ ràng tới người lao động. Khi nhân viên hiểu rằng việc tăng hoặc điều chỉnh lương xuất phát từ thay đổi pháp luật và được doanh nghiệp triển khai nghiêm túc, mọi người sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào vai trò của HR cũng như cam kết của doanh nghiệp đối với quyền lợi người lao động.
Tăng mức giảm trừ gia cảnh - HR cần chủ động cập nhật, triển khai đến người lao động
Bên cạnh mức lương tối thiểu vùng tăng, từ năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh cũng tăng đáng kể. Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 về điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực thi hành từ 01/01/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026:
- Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng, tương đương 186 triệu đồng/năm (mức cũ 11 triệu đồng/tháng, 132 triệu đồng/năm).
- Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng (mức cũ 4,4 triệu đồng/tháng).
Sự thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập thực nhận hằng tháng của người lao động, nhất là với nhóm đang nuôi con nhỏ, có ba mẹ lớn tuổi hoặc có thu nhập ở ngưỡng chịu thuế. Do đó, không chỉ người làm nhân sự mà cả C&B cũng đóng vai trò then chốt, chịu trách nhiệm cập nhật và triển khai kịp thời, hiệu quả đến toàn thể nhân viên. Bởi trên thực tế tại một số doanh nghiệp, vẫn còn rất nhiều người lao động chưa nắm rõ thông tin về mức thu nhập chịu thuế hoặc chưa biết cách đăng ký, cập nhật người phụ thuộc, dẫn đến việc không được áp dụng mức giảm trừ tương ứng và gây khó khăn trong quá trình quyết toán thuế cuối năm.
Vì vậy, thay vì chờ đến kỳ quyết toán thuế năm 2026, ngay từ bây giờ, bộ phận HR nên chủ động rà soát và truyền thông sớm đến nhân viên, bao gồm:
- Thông tin về sự thay đổi theo quy định và cam kết sẽ tuân thủ thực hiện, hỗ trợ nhân viên trong việc quyết toán thuế hoặc phối hợp với bộ phận kế toán/thuế để cập nhật chính xác ngay trong kỳ lương đầu tiên của năm 2026 (nếu doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập tại nguồn).
- Hướng dẫn nhân viên kiểm tra và kịp thời đăng ký thông tin người phụ thuộc;
- Thông báo rõ ràng về thời hạn, hồ sơ cần thiết khi đăng ký mới hoặc điều chỉnh, bổ sung;
Lưu ý, nếu lương tháng 12/2025 trả sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp phải áp dụng mức giảm trừ gia cảnh theo luật mới. Đây là yếu tố khá quan trọng để các doanh nghiệp trả lương vào các ngày trong tháng mới lưu ý và cân nhắc. Tuỳ theo tình hình từng doanh nghiệp, HR, C&B và bộ phận kế toán có thể tính toán, đề xuất ban lãnh đạo để trả lương trước ngày 31/12 để thuận tiện trong việc tính thuế của chu kỳ 2025; hoặc chủ động trao đổi, thống nhất cách áp dụng quy định mới từ kỳ lương đầu năm 2026.
Luật việc làm mới - liên quan trực tiếp đến bảo hiểm thất nghiệp
Từ ngày 01/01/2026, Luật Việc làm 2025 (74/2025/QH15) sẽ chính thức có hiệu lực, thay thế nhiều quy định quan trọng trong Luật Việc làm 2013, trong đó nội dung mở rộng đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp được xem là thay đổi quan trọng, tác động trực tiếp đến các công việc của bộ phận HR.
Theo quy định mới, phạm vi người lao động bắt buộc tham gia bảo hiểm thất nghiệp không còn giới hạn như trước. Cụ thể, nhiều nhóm lao động vốn “nằm ngoài vùng an toàn” nay đã được đưa vào diện quản lý chặt chẽ hơn, bao gồm:
- Người lao động ký hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên (quy định trước đây từ đủ 03 tháng trở lên). Quy định này áp dụng ngay cả khi hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.
- Người làm việc không trọn thời gian, lao động bán thời gian có mức lương đạt ngưỡng theo quy định, tức tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất. Đây là thay đổi nhằm bảo vệ quyền lợi cho nhóm lao động linh hoạt, vốn ngày càng phổ biến trong nền kinh tế hiện đại.
- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp, thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc hợp tác xã... có hưởng tiền lương. Trước đây, đối tượng này chưa được quy định rõ trong Luật Việc làm 2013 mà chỉ được đề cập tại các văn bản hướng dẫn dưới luật.
Những thay đổi này đồng nghĩa với việc HR không thể tiếp tục áp dụng tư duy “hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng với lao động tự do (freelancer) thì không cần bảo hiểm thất nghiệp” như trước đây. Vì chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định đối tượng tham gia cũng có thể dẫn đến việc truy thu bảo hiểm, phạt hành chính hoặc phát sinh tranh chấp khi người lao động nghỉ việc. Thế nên, trước sự thay đổi này, HR cần chủ động rà soát lại toàn bộ danh sách nhân sự, đặc biệt là:
- Nhân viên thử việc kéo dài, người lao động có hợp đồng ngắn hạn;
- Nhân viên bán thời gian, thời vụ nhưng làm việc thường xuyên;
- Các vị trí quản lý hưởng lương nhưng chưa tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc.
Bên cạnh việc đóng đúng và đủ các loại bảo hiểm, Luật Việc làm mới cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về minh bạch thông tin và quản lý dữ liệu lao động. HR cần đảm bảo thông tin hợp đồng, tiền lương, thời gian làm việc và bảo hiểm của người lao động được cập nhật chính xác, đồng bộ trên cơ sở dữ liệu quốc gia và sẵn sàng đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.
Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân chính thức có hiệu lực - HR cần thay đổi cách quản trị dữ liệu nhân sự
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (91/2025/QH15) chính thức có hiệu lực, đối với bộ phận Nhân sự - nơi thu thập và nắm giữ khối lượng lớn dữ liệu cá nhân của người lao động - đây không còn là câu chuyện “quản lý nội bộ”, mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc. Từ ngày 01/01/2026 hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp cần chuẩn hoá hơn, chặt chẽ hơn, minh bạch hơn và lấy quyền lợi người lao động làm trung tâm.
Nội dung luật quy định rõ nguyên tắc chỉ được thu thập dữ liệu cá nhân ở mức vừa đủ, đúng mục đích và phải có sự đồng ý rõ ràng của người lao động. Đáng chú ý, “Sự im lặng hoặc không phản hồi không được coi là sự đồng ý” (điều 9). Nội dung này buộc HR phải rà soát lại toàn bộ biểu mẫu, quy trình liên quan đến việc thu thập thông tin nhân viên (chủ yếu ở giai đoạn onboarding), đảm bảo mọi dữ liệu đều có căn cứ pháp lý hợp lệ và được thông báo minh bạch.
- Trong quá trình tuyển dụng: HR chỉ được yêu cầu ứng viên cung cấp những thông tin thực sự liên quan đến vị trí tuyển dụng. Các thông tin mang tính riêng tư nhưng không phục vụ mục đích tuyển dụng có thể bị xem là thu thập vượt phạm vi cho phép.
Mặt khác, HR cần thiết lập cơ chế xóa hoặc hủy hồ sơ ứng viên không trúng tuyển sau một thời gian phù hợp, trừ trường hợp có thỏa thuận rõ ràng với ứng viên về việc lưu trữ dữ liệu cho các cơ hội tuyển dụng sau này. Đây là điểm mới nhưng rất quan trọng, giúp hạn chế rủi ro lưu trữ dữ liệu “treo” kéo dài nhiều năm mà không có mục đích sử dụng cụ thể. - Trong quản lý nhân sự: Đối với nhân viên đang làm việc, dữ liệu cá nhân chỉ được lưu giữ trong thời hạn phù hợp với mục đích quản lý lao động. Khi người lao động chấm dứt hợp đồng, HR có trách nhiệm xử lý: xóa, hủy hoặc ẩn dữ liệu không còn cần thiết, trừ những thông tin mà pháp luật yêu cầu phải lưu giữ (ví dụ: hồ sơ liên quan đến thuế, bảo hiểm, tranh chấp lao động) hoặc có thoả thuận hợp lệ khác.
Quy định này đòi hỏi HR phải phân loại dữ liệu rõ ràng, dữ liệu nào cần lưu lâu dài theo luật, dữ liệu nào chỉ phục vụ quản lý nội bộ và cần được xử lý sau khi chấm dứt quan hệ lao động. - Cấm mua bán dữ liệu cá nhân, siết chặt vấn đề chuyển dữ liệu xuyên biên giới: Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân nghiêm cấm hành vi mua bán dữ liệu cá nhân dưới mọi hình thức. Đồng thời, việc chuyển dữ liệu cá nhân của người lao động ra nước ngoài (ví dụ: lưu trữ trên hệ thống tập đoàn, phần mềm HR quốc tế) phải được kiểm soát chặt chẽ, đáp ứng đầy đủ điều kiện và quy trình theo quy định pháp luật.
Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến các doanh nghiệp đa quốc gia hoặc sử dụng hệ thống quản lý nhân sự đặt máy chủ ở nước ngoài. Thế nên, ngay từ bây giờ HR cần trao đổi, phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin và pháp chế để rà soát lại toàn bộ luồng dữ liệu, tránh rủi ro vi phạm quy định này. - Minh bạch trong giám sát bằng công nghệ: Các hoạt động giám sát bằng công nghệ như camera (CCTV), theo dõi thiết bị, tracking hệ thống… không còn được xem là vấn đề thuần túy nội bộ. Theo luật mới, doanh nghiệp phải thông báo minh bạch cho người lao động về việc giám sát: giám sát cái gì, mục đích gì, phạm vi đến đâu. Việc giám sát không minh bạch hoặc vượt quá mục đích đã thông báo có thể bị xem là xâm phạm quyền riêng tư của người lao động, kéo theo rủi ro pháp lý đáng kể cho doanh nghiệp.
Nhìn chung, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân không chỉ là luật chung cho toàn dân mà liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ cho doanh nghiệp, công việc của HR cũng như tăng cường cơ chế bảo vệ người lao động trong môi trường làm việc số hóa. Với HR, đây là thời điểm cần chủ động chuẩn hóa quy trình, cập nhật chính sách và truyền thông rõ ràng, để việc “đúng luật” thực sự trở thành nền tảng giúp nhân viên yên tâm làm việc và gắn bó lâu dài.
Checklist những việc HR làm đúng ngay từ đầu năm 2026
Với rất nhiều quy định mới có hiệu lực từ đầu năm 2026, để tiện theo dõi và triển khai kịp thời, đúng luật, HR có thể tham khảo các nội dung tóm tắt thực hiện theo checklist sau:
Năm 2026 không chỉ đánh dấu thời điểm nhiều luật mới có hiệu lực, mà còn là lúc vai trò của HR được thể hiện rõ nét hơn bao giờ hết. Đây là thời điểm người làm nhân sự không chỉ cần cập nhật luật, mà còn phải làm đúng và làm sớm, để vừa hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp, vừa trực tiếp bảo vệ quyền lợi của người lao động. Hy vọng những tổng hợp trên đây sẽ giúp HR chủ động hơn trong việc rà soát và chuẩn hóa các nghiệp vụ ngay từ đầu năm.
Nếu còn nội dung nào PITO chưa cập nhật hoặc bạn có kinh nghiệm thực tế muốn chia sẻ, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé!
