Giáng sinh là một trong những khoảng thời gian được mọi người mong chờ nhất trong năm. Các công ty, doanh nghiệp cũng muốn nhân dịp này để thể hiện sự tri ân, tạo thêm sự gắn kết với toàn thế nhân viên. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất doanh nghiệp, số lượng nhân sự, việc tổ chức một sự kiện hoặc một buổi tiệc Giáng sinh luôn đòi hỏi nhiều yếu tố. Đặc biệt, bạn cần lưu ý 7 điều sau:
1. Lên kế hoạch từ những điều cơ bản nhất
Tương tự như việc lên kế hoạch cho bất kỳ sự kiện hoặc buổi tiệc nào, bạn cần thu thập những thông tin cơ bản trước khi bước vào việc xác định tỉ mỉ, chi tiết cho từng đầu việc trong tiệc Giáng sinh. Để bữa tiệc được diễn ra một cách hoàn hảo, bạn sẽ cần nắm rõ các yếu tố sơ bộ như:
- Địa điểm: tại văn phòng công ty, thuê nhà hàng hay tại một điểm nào khác.
- Thời gian: Giáng sinh năm 2022 rơi vào Chủ nhật, 25/12. Ngày lễ lại đúng dịp cuối tuần, phần đông mọi người có xu hướng ở nhà, quây quần bên gia đình, người thân hoặc gặp gỡ các mối quan hệ đặc biệt. Việc tổ chức tiệc Giáng sinh đúng ngày 25 hoặc tối 24/12 có thể hạn chế số người tham gia. Vì vậy, công ty có thể tổ chức sớm hoặc trễ hơn tùy vào lịch làm việc cũng như mong muốn của số đông nhân viên.
- Đối tượng tham gia: ai sẽ tham gia bữa tiệc Giáng sinh và số lượng dự kiến khoảng bao nhiêu người? Toàn bộ nhân viên hay sẽ có sự tham gia của gia đình và trẻ nhỏ… Đây cũng là những câu hỏi bạn cần phải cân nhắc trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho những bước tiếp theo.
Từ bức tranh tổng trên, bạn có thể hình dung khoản ngân sách cần có dành cho bữa tiệc Giáng sinh của công ty cũng như sẵn sàng cho những bước chuẩn bị tiếp theo.
2. Cân nhắc về thời gian tổ chức sự kiện
Đặc biệt hơn mọi năm, đêm giáng sinh 24/12/2021 rơi vào ngày thứ bảy. Do đó, tổ chức tiệc trước một ngày – chiều tối thứ 6, đang là lựa chọn của nhiều công ty khi liên hệ đặt tiệc qua Nền tảng PITO. Nếu kế hoạch và kịch bản tổ chức Giáng sinh của bạn chỉ có tiệc thì tiệc tối là hợp lý. Song nếu bao gồm nhiều hoạt động khác như tặng quà Giáng sinh, chuẩn bị nhiều trò chơi Giáng sinh hoặc có một ý tưởng tổ chức đặc biệt hơn thì bạn vẫn có thể cân nhắc thời gian buổi trưa hoặc xế chiều để mọi người có thể tham gia một cách trọn vẹn nhất.
Đặc biệt, một số công ty cần chú ý các vị trí đặc thù vẫn cần phải có nhân viên trực xuyên suốt và không thể tham gia tiệc. Do đó, bạn sẽ cần lưu ý sắp xếp và phân công lịch làm việc hợp lý khi tổ chức tiệc tại các thời điểm trong ngày, sao cho ai cũng có thể hoà cùng niềm vui của công ty trong những ngày cuối năm.
3. Lựa chọn hình thức tổ chức và thực đơn hợp lý
Một buổi tiệc Giáng sinh cần đảm bảo mang lại không khí gần gũi và ấm áp cùng với những món ăn ngon. Việc lựa chọn hình thức tổ chức và thực đơn tiệc Giáng sinh phù hợp sẽ là yếu tố quyết định sự hài lòng cũng như mang lại thành công của bữa tiệc.
Với những bữa tiệc có ngân sách thấp và thời gian có phần hạn chế thì hình thức Tea Break hoặc Finger Food vào buổi xế chiều sẽ là những gợi ý hoàn hảo dành cho công ty của bạn. Các món ăn có thể là sự cân bằng giữa các loại bánh ngọt, bánh mặn và những món ăn vặt khác nhau được trình bày đẹp mắt, không chỉ ngon miệng mà còn mang lại nguồn năng lượng bổ sung ngay lập tức, tạo sự hài lòng cho từng thành viên tham dự.
Ngược lại, với những buổi tiệc có ngân sách và thời gian thoải mái hơn thì hình thức Buffet hoặc Tiệc Bàn cao cấp với thực đơn đầy đủ các món từ khai vị, món chính đến tráng miệng sẽ là một sự lựa chọn hấp dẫn.
Đáng chú ý, tiệc Giáng sinh có nguồn gốc từ Châu Âu nhưng đã du nhập và trở nên phổ biến ở các nước Châu Á nói chung và Việt Nam nói riêng. Do đó, trong các bữa tiệc Giáng sinh thường sẽ có sự xuất hiện của các món ăn mang đậm nét văn hóa ẩm thực phương Tây như: gà tây, các loại thịt bò, gia cầm nướng hoặc dăm bông ăn kèm với khoai tây nghiền.
Đối với tráng miệng, bánh táo hoặc bánh bí ngô là những sự lựa chọn phổ biến. Bên cạnh đó, các loại bánh quy, pudding hay bánh bông lan được trang trí đặc sắc cũng rất được ưa chuộng cho mùa lễ hội. Tuy nhiên, khi lựa chọn các món cho thực đơn tiệc Giáng sinh, đơn vị tổ chức cũng cần cân nhắc khẩu vị của nhóm thực khách chính, từ đó xen kẽ các món ăn có hương vị phù hợp.
4. Cân nhắc về việc tiêu thụ đồ uống có cồn
Việc tiêu thụ đồ uống có cồn được đánh giá như một chất xúc tác, giúp khuấy động không khí tại những bữa tiệc và xóa bỏ rào cản giữa các thành viên tham dự. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần cân nhắc sử dụng các loại đồ uống này ở mức độ hợp lý để tránh xảy ra sự cố do quá tiêu thụ quá mức.
Đặc biệt, khi tổ chức vào giờ trưa hoặc xế chiều, nhân viên sẽ quay lại làm việc sau khi dự tiệc. Do đó, việc kiểm soát mức độ tiêu thụ là điều cần được lưu tâm. Tương tự với các buổi tiệc được tổ chức vào chiều tối, sau giờ làm việc, tránh việc nhân viên tham gia giao thông sau khi đã tiêu thụ một lượng lớn đồ uống có cồn.
Để cuộc vui được trọn vẹn, công ty có thể cân nhắc chọn các loại rượu sủi bọt, rượu vang hoặc Cooktail, MocKtail… phù hợp với không khí lễ hội, thích hợp cho việc ăn mừng. Đơn vị tổ chức có thể dựa vào số lượng người tham dự và chuẩn bị số lượng rượu đủ để phục vụ cho mọi người từ 1 đến 2 lượt, tránh việc quá chén mà vẫn đảm bảo khuấy động không khí buổi tiệc.
5. Ý tưởng trang trí Giáng sinh nổi bật
Để bữa tiệc Giáng sinh thêm phần trọn vẹn, việc lên kế hoạch trang trí cũng cần được chú trọng. Một cây thông noel với dây đèn và những quà châu, ngôi sao, những gói quà đầy màu sắc… dường như đã trở thành một phần không thể thiếu trong bất kỳ bữa tiệc giáng sinh nào.
Để tăng thêm phần độc đáo, đơn vị tổ chức có thể sáng tạo thêm với các chủ đề trang trí khác nhau dựa theo sở thích như:
6. Chương trình giải trí (quà tặng/âm nhạc)
Không khí buổi tiệc Giáng sinh sẽ trở nên sôi động hơn với những bản nhạc mang giai điệu tươi vui của mùa lễ hội. Những bài hát phù hợp góp phần khuấy động không khí cũng như giúp bữa tiệc trở nên trọn vẹn hơn với tinh thần của Giáng sinh.
Việc chuẩn bị sẵn một danh sách các bài nhạc với chủ đề giáng sinh hoặc lễ hội sẽ giúp việc bạn chủ động hơn khi điều phối bữa tiệc. Nếu thuê các đơn vị tổ chức tiệc, bước này bạn có thể yêu cầu họ chuẩn bị.
Bên cạnh đó, giáng sinh là dịp để mọi người trao tặng quà cho nhau như một cách thể hiện tình cảm và sự quan tâm đến những người thân quen. Do đó, khi tổ chức tiệc giáng sinh cho công ty, bạn có thể tạo ra các hoạt động trao đổi quà tặng hoặc chuẩn bị những món quà nho nhỏ dành cho nhân viên như một cách thể hiện sự chu đáo và trân trọng của doanh nghiệp dành cho cán bộ công nhân viên.
Bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây để tìm ra ý tưởng phù hợp với mong muốn và yêu cầu của bạn cũng như công ty dành cho dịp lễ Giáng sinh này:
- Quà handmade: để hoàn thiện một món quà handmade sẽ tiêu tốn khá nhiều thời gian và công sức, đặc biệt là dành cho cả một tập thể. Vì thế bạn có thể chuẩn bị các vật liệu cần có và tổ chức một hoạt động như Workshop làm bánh cookies, hoạt động làm thiệp Giáng sinh hay tự tay trang trí cây thông làm quà tặng đồng nghiệp… Sau khi hoàn thành, các sản phẩm sẽ được trao tặng cho nhau như một món quà kỉ niệm đặc biệt.
- Quà lưu niệm có dấu ấn của công ty: nếu muốn tăng thêm phần ấn tượng, bạn có thể đặt những món quà lưu niệm tiện dụng như khăn choàng, găng tay hay mũ… có in logo của công ty. Đây sẽ là những món quà không chỉ thiết thực mà còn giúp quảng bá hình ảnh của công ty
- Quà mang đậm nét Giáng sinh: những sản phẩm thông dụng được sản xuất đặc biệt cho mùa lễ hội như kem dưỡng da tay, mỹ phẩm, các dụng cụ văn phòng phẩm… cũng là những lựa chọn nhận được sự ưa thích từ phía người dùng
- Quà tặng phi vật chất: những món quà như cặp vé xem phim, vé vào cổng các khu vui chơi, giải trí hay voucher khi đi ăn tại một số nhà hàng… như một món quà dùng để gắn kết tình thân của người nhận và gia đình hoặc người thân.
7. Lựa chọn nhân sự tổ chức tiệc Giáng sinh chuyên nghiệp
Để bữa tiệc được trọn vẹn và có sự tham gia của tất cả mọi người, không phải bận tâm về quá trình phục vụ hay dọn dẹp sau bữa tiệc, bạn có thể cân nhắc việc lựa chọn các đơn vị tổ chức và phục vụ tiệc tận nơi chuyên nghiệp.
Đơn vị tổ chức được chọn lựa cần chú ý đạt được những yêu cầu như:
- Thực đơn đa dạng, phong phú. Bếp nấu có tay nghề cao và khả năng phục vụ số lượng lớn.
- Có khả năng cung cấp các loại hình tiệc cũng như hình thức phục vụ khác nhau nhằm đáp ứng đúng nhu cầu của bạn và doanh nghiệp.
- Nhân viên tư vấn nhiệt tình, hiểu rõ nhu cầu của khách hàng cũng như nắm chặt chẽ các thông tin về món ăn, giá cả, các dịch vụ đi kèm để có thể tư vấn các loại tiệc Giáng sinh phù hợp.
- Giá cả phù hợp với chất lượng dịch vụ, được sự tin tưởng sử dụng của các công ty, tổ chức uy tín.
- Có sự linh động và nhanh nhẹn khi xử lý các yêu cầu, thay đổi hoặc sự cố bất ngờ.
