Tổ chức sự kiện tại nhà máy, nhà xưởng: cần chuẩn bị và lưu ý những gì?

Không gian rộng, nhiều phân khu chức năng

Nhắc đến nhà máy, nhà xưởng chắc hẳn bạn sẽ hình dung ra một không gian rộng lớn, khép kín với nhiều thiết bị sản xuất. Song tuỳ theo quy mô doanh nghiệp và vị trí của nhà máy, nhà xưởng, địa điểm này sẽ bao gồm nhiều phân khu khác nhau, từ khu vực sản xuất, khu vực kho bãi đến văn phòng điều hành, căn tin… Mỗi phân khu thường có một chức năng riêng biệt cùng những quy tắc, quy định riêng.

Chẳng hạn khu vực sản xuất sẽ chiếm nhiều diện tích với máy móc, thiết bị lớn; yêu cầu về bảo mật thông tin và an toàn lao động cũng nghiêm ngặt hơn. Do đó, khi quyết định tổ chức sự kiện tại tại nhà máy, nhà xưởng, việc đầu tiên người phụ trách cần làm là tìm hiểu không gian và nắm rõ quy định của từng phân khu.

Yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động

An toàn lao động là yếu tố cực kỳ quan trọng trong mọi hoạt động tại nhà máy, nhà xưởng, đặc biệt là khi có sự tham gia của nhiều người cùng lúc. Các yếu tố về phòng cháy chữa cháy, hệ thống điện, hoá chất, quá trình vận hành máy móc và nhiều rủi ro khác… buộc người phụ trách phải lưu tâm và có những chuẩn bị cũng như giải pháp phù hợp.

Một số nhà máy, nhà xưởng sẽ yêu cầu mọi người phải khử khuẩn, mặc trang phục, đội nón và mang ủng bảo hộ trước khi vào cổng hoặc quy định về khoảng cách, khu vực an toàn khi di chuyển; không cho phép mang thực phẩm hoặc thiết bị có khả năng gây cháy nổ vào các phân khu sản xuất… Hiểu rõ đặc thù như thế, người phụ trách tổ chức hoặc các đơn vị tổ chức tiệc, sự kiện sẽ chủ động hơn về kế hoạch và có những chuẩn bị phù hợp.

Đề cao tính bảo mật

Đây cũng là yếu tố quan trọng, đặc biệt đối với những nơi sản xuất các sản phẩm kỹ thuật cao hoặc công nghệ độc quyền. Các nhà máy, nhà xưởng này sẽ không cho phép nhân viên sử dụng điện thoại, các thiết bị quay chụp trong quá trình làm việc, hạn chế tối đa sự tiếp cận của người ngoài để tránh các sự cố rò rỉ thông tin.

Là Admin, nhân viên truyền thông nội bộ của những công ty, doanh nghiệp này, khi hiểu rõ về đặc thù như thế, bạn cần có những biện pháp và kế hoạch bảo mật phù hợp để trao đổi với đối tác tổ chức tiệc, sự kiện. Thậm chí, với các trường hợp đặc biệt, bạn có thể yêu cầu ký cam kết về bảo mật thông tin.

Quy trình sản xuất liên tục

Quá trình sản xuất tại các nhà máy, nhà xưởng thường vận hành theo quy trình liên tục và kéo dài. Việc gián đoạn sản xuất (vì sự cố bất ngờ) có thể gây mất mát lớn về thời gian, chi phí cũng như ảnh hưởng đến những quy trình, bộ phận khác. Vì vậy, bên cạnh đảm bảo an toàn, bảo mật, người phụ trách tổ chức tiệc cũng cần đảm bảo sự kiện không làm ảnh hưởng đến quy trình vận hành, sản xuất của nhân viên nói riêng, nhà máy nói chung.

Vì vậy, trong kế hoạch tổ chức tiệc tại nhà máy, nhà xưởng, 2 yếu tố địa điểm và thời gian tổ chức là then chốt, cần được ưu tiên cân nhắc và thống nhất sớm, sao cho mọi hoạt động tổ chức sự kiện phải đảm bảo được sự linh hoạt nhưng vẫn không gây ra sự cố nào trong quy trình vận hành.

6 lưu ý khi tổ chức tiệc, sự kiện tại nhà máy, nhà xưởng

1. Chọn khu vực tổ chức theo đúng quy định

Như đã nói, nhà máy, nhà xưởng sẽ bao gồm nhiều phân khu chức năng với những quy định riêng, thế nên bước đầu tiên và cũng là lưu ý quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện tại đây là xác định khu vực tổ chức phù hợp.

Nếu là lần đầu phụ trách hoạt động này và cần đề xuất cũng như đưa ra quyết định về địa điểm, bạn cần:

• Xem sơ đồ của nhà máy, nhà xưởng: bao gồm những khu vực/phân khu nào, quy trình di chuyển ra sao…
• Tìm hiểu về quy định của từng khu vực: yêu cầu về an toàn lao động, bảo mật ra sao, sức chứa bao nhiêu người, các lưu ý đặc biệt…
• Trao đổi trực tiếp với người phụ trách khu vực: nếu buộc phải tổ chức ngay khu vực sản xuất, bạn cần trao đổi rõ với người quản lý tại đó để được hướng dẫn về vị trí cũng như những đặc thù về máy móc, di chuyển; nếu tổ chức tại các khu vực chung như lối đi, sảnh, khu vực nghỉ ngơi của nhân viên hoặc căn tin, bạn cũng cần trao đổi rõ với người phụ trách khu vực hoặc phụ trách an ninh về các vấn đề di chuyển, phòng chống cháy nổ cũng như quy trình kiểm soát người lạ…

Nhìn chung, để sự kiện tại nhà máy, nhà xưởng diễn ra thuận lợi nhất, bạn không chỉ cần quan tâm đến vị trí diễn ra mà còn là cả quá trình vận chuyển của đơn vị catering, đơn vị trang trí, âm thanh, ánh sáng (nếu có) cũng như quy trình di chuyển, không gian vui chơi, thưởng thức tiệc cho người tham dự. Nếu chọn được không gian ngoài trời hoặc khu vực xa quy trình sản xuất, đủ rộng để đơn vị catering bày trí và khách mời di chuyển thì quá trình vận hành, kiểm soát của người phụ trách càng đơn giản và nhẹ nhàng hơn.

2. Thời gian tổ chức phù hợp với quy trình sản xuất

Không chỉ địa điểm, thời gian tổ chức tiệc, tổ chức kiện tại nhà máy, nhà xưởng cũng là yếu tố cần lưu ý. Thời gian diễn ra tiệc và sự kiện sao cho cán bộ, công - nhân viên thoải mái tham gia mà không ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, vận hành của nhà máy. Chẳng hạn:

• Lựa chọn thời điểm ít hoạt động: Thời gian tổ chức sự kiện nên được sắp xếp vào những giai đoạn hoặc khung giờ mà khối lượng công việc sản xuất ở mức thấp như khi vừa kết thúc một đơn hàng lớn, trong thời gian bảo trì dây chuyền sản xuất, khoảng nghỉ giữa ca làm hoặc cuối giờ làm việc... Những khoảng thời gian này có thể không trùng với những sự kiện quan trọng hay những ngày đặc biệt trong năm, do đó, người phụ trách cần có sự chuẩn bị từ rất sớm, để ước lượng mốc thời gian phù hợp nhất.
• Thông báo trước với tất cả nhân viên: Trong trường hợp này, sự chuẩn bị đôi khi quan trọng hơn yếu tố bất ngờ. Công - nhân viên cần biết về sự kiện hoặc bữa tiệc ít nhất một tuần, đặc biệt là các nhân sự chủ chốt và bộ phận quản lý để có kế hoạch sắp xếp công việc, phối hợp chuẩn bị một cách tốt nhất cũng chủ động và hào hứng tham gia.
• Chuẩn bị kế hoạch dự phòng và chấp nhận sự điều chỉnh: Với đặc thù của quy trình sản xuất và yếu tố địa điểm, dù đã có kế hoạch chi tiết nhưng những tình huống bất ngờ vẫn có thể xảy ra. Vì vậy, bạn cần linh hoạt xử lý, có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các phương án dự phòng cũng như trao đổi rõ ràng với các đối tác có liên quan. Với các đơn vị catering, bạn cần xác nhận trước ít nhất 24 giờ trước khi bữa tiệc bắt đầu.

3. Tuân thủ quy trình bảo hộ và an toàn lao động

Đây dường như là điều bắt buộc khi di chuyển hoặc tổ chức hoạt động, sự kiện tại nhà máy, nhà xưởng. Điều này không chỉ giúp bảo vệ an toàn cho tất cả những người tham gia, mà còn đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn lao động đã được thiết lập.Tuỳ theo quy định về bảo hộ và an toàn tại từng công ty, doanh nghiệp, bạn sẽ áp dụng phù hợp, song có một số yếu tố cần biết như:

• Trang phục bảo hộ: áo phản quang, mũ và kính bảo hộ, giày chống trượt, ủng khử khuẩn… là những yếu tố bắt buộc đối với đội ngũ vận hành sự kiện, để vừa tránh các rủi ro liên quan đến tai nạn lao động vừa bảo vệ sức khỏe trước những yếu tố nguy hại tại nhà máy như bụi bẩn, hóa chất…
• Dụng cụ và thiết bị phục vụ sự kiện phù hợp: Với tiệc, hạn chế việc sử dụng bếp gas, bếp cồn để chế biến hoặc hâm nóng thức ăn tại khu vực nhà máy, nhà xưởng; trường hợp cần sử dụng điện cần tuân thủ về vấn đề tải trọng của thiết bị, sao cho phù hợp với mức điện áp của hệ thống điện tại nhà máy. Với các sự kiện cần âm thanh, ánh sáng, cần đảm bảo quá trình nối mạch điện được kiểm soát bởi nhân viên kỹ thuật của nhà máy…
• Sơ đồ di chuyển an toàn và lối thoát hiểm: Trước sự kiện, bạn nên thiết lập một sơ đồ hướng dẫn các lối đi an toàn, chỉ ra các lối thoát hiểm cũng như các vị trí cấm, các khu vực trọng yếu không dành cho người không phận sự… Những hướng dẫn này giúp đối tác vận hành sự kiện cũng như người tham gia nắm rõ tình hình tại địa điểm và kịp thời xử lý các tình huống khẩn cấp.

4. Đảm bảo tuyệt đối về vệ sinh và an toàn thực phẩm

Môi trường tại nhà máy, nhà xưởng gắn liền với các hoạt động sản xuất, chế tạo công nghiệp, tiềm ẩn nhiều nguy cơ về vấn đề vệ sinh và ô nhiễm. Vì vậy, ngay từ bước đầu tiên khi lựa chọn khu vực tổ chức, bạn cần đặc biệt chú ý vấn đề này. Nếu tổ chức tại những phân khu dành cho việc ăn uống, nghỉ ngơi hoặc khối văn phòng làm việc thì vấn đề không đáng lo ngại; nhưng nếu cần tổ chức tại phía ngoài công xưởng, ngay lối đi hoặc gần khu vực sản xuất, bạn cần:

• Đảm bảo khoảng cách an toàn giữa khu vực sản xuất và sự kiện: Nên tạo ranh giới rõ ràng giữa 2 khu vực này để tránh bụi bẩn, hóa chất hoặc tiếng ồn ảnh hưởng đến trải nghiệm của người tham gia cũng như chất lượng các món ăn. Sử dụng các tấm chắn, rào cản hoặc vách ngăn tạm thời nhằm hạn chế tối đa sự xâm nhập của các tác nhân có thể gây hại.
• Lắp đặt hệ thống kiểm soát không khí: Nếu sự kiện gần khu vực sản xuất, bạn nên chuẩn bị hệ thống thông gió hoặc lọc không khí để giảm thiểu việc phát tán các hạt bụi hoặc hóa chất từ nhà máy sang khu vực ăn uống và vui chơi của khách mời.
• Vệ sinh khu vực tổ chức kỹ càng: Trước khi sự kiện diễn ra, toàn bộ khu vực tổ chức cần được làm sạch và khử trùng để loại bỏ mọi yếu tố gây ô nhiễm. Đặc biệt là các bề mặt có tiếp xúc với thực phẩm như bàn ghế, dụng cụ ăn uống…
• Bố trí khu vực rửa tay thuận tiện: Cần có khu vực rửa tay và vệ sinh thuận tiện, gần khu vực vực tiệc hoặc sự kiện, để người tham dự - đặc biệt là công - nhân viên khi vừa kết thúc ca làm, có thể rửa tay và khử khuẩn trước khi vào tiệc.Riêng với vấn đề an toàn thực phẩm, với những bữa tiệc, sự kiện tại địa điểm đặc thù như nhà máy, nhà xưởng, PITO khuyến khích bạn làm việc với đối tác cung cấp dịch vụ uy tín, có cam kết về vệ sinh an toàn thực phẩm, hiểu về quá trình vận hành tiệc trong những không gian đặc biệt và có quy trình vận chuyển, chuẩn bị món ăn chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ mọi quy tắc nghiêm ngặt của đơn vị.

5. Kiểm soát chặt chẽ về bảo mật thông tin

Hầu hết các khách hàng là các công ty, tập đoàn lớn có tổ chức tiệc, sự kiện tại nhà xưởng mà PITO đã làm việc đều đưa điều khoản bảo mật vào hợp đồng dịch vụ. Điều này không chỉ là yêu cầu nội bộ mà còn là một phần trong cam kết của cả 2 bên, hướng đến đề cao tính bảo mật và tránh những phát sinh trong và sau sự kiện.

Dưới góc độ HR, nhân viên truyền thông nội bộ đang phụ trách tổ chức tiệc, sự kiện cho công ty, ngoài việc đưa điều khoản này vào hợp đồng, bạn có thể:

• Đặt giới hạn các khu vực tiếp cận: Chỉ cho phép đối tác cung cấp dịch vụ, người tham dự di chuyển tại khu vực tiệc, sự kiện đã được chọn trước. Những khu vực làm việc, nghiên cứu chứa thông tin cần bảo mật hoặc khu vực sản xuất quan trọng nên được khóa hoặc có bảo vệ giám sát để đảm bảo không có sự tiếp cận từ người ngoài.
• Quản lý thiết bị công nghệ và chức năng ghi hình: Nếu không phải là sự kiện họp báo, cần sự tham gia đưa tin của giới truyền thông, bạn có thể đặt bảng cấm quay chụp. Trường hợp thông tin cần bảo mật cao, bạn phối hợp với bộ phận an ninh, tiến hành niêm phong các thiết bị có tính năng quay chụp của các đối tác phục vụ sự kiện, đảm bảo mọi người không thể chụp ảnh, quay phim hoặc ghi âm trong những khu vực cấm
• .Bảo vệ hệ thống mạng và dữ liệu số: Với các sự kiện lớn, có nhiều khách tham dự ngoài công ty, có yêu cầu kết nối internet, bộ phận kỹ thuật nên thiết lập mạng riêng cho khách mời và nhân viên sự kiện để tránh họ truy cập vào mạng nội bộ của công ty. Đảm bảo tường lửa và các phần mềm bảo mật được cập nhật để ngăn chặn mọi nguy cơ tấn công mạng.

6. Tập huấn đội ngũ vận hành

Với những lưu ý vừa nêu, có thể sẽ quá sức với một Admin, một nhân viên phụ trách hoạt động nội bộ. Vì vậy, với những sự kiện, hoạt động hoặc bữa tiệc có các đối tác là các đơn vị tổ chức sự kiện, cung cấp dịch vụ catering bên ngoài, bạn cần hướng dẫn cũng như tập huấn kỹ càng về các vấn đề của nhà máy, công xưởng. Một số nội dung cần trao đổi và tập huấn bao gồm:

• Sơ đồ nhà máy, nhà xưởng; các phân khu, khu vực phục vụ sự kiện; các phân khu, khu vực hạn chế người ngoài.
• Quy định về an toàn lao động khi vào nhà máy, nhà xưởng; các công - dụng cụ không được sử dụng hoặc cách sử dụng hệ thống mạng, mạch điện…
• Quy định và các yêu cầu về bảo mật thông tin.
• Cách xử lý tình huống khẩn cấp
• .…

Trong trường hợp này, với rất nhiều quy định và các yếu tố an toàn, bảo mật, nếu bạn chọn các đơn vị uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm vận hành sự kiện tại nhà máy, nhà xưởng thì quá trình tập huấn sẽ đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn. Mặt khác, chính các đơn vị này cũng sẽ có quy trình riêng, chuẩn hóa việc vận hành, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và đảm bảo tuân thủ mọi yêu cầu của nhà máy, nhà xưởng.

Vừa rồi là một số thông tin, lưu ý dành cho việc tổ chức tiệc tại nhà máy, nhà xưởng. Là những nhân sự đã và đang làm việc tại các môi trường này, PITO tin rằng các bạn Admin, nhân viên phụ trách hoạt động nội bộ sẽ còn có những kinh nghiệm và lưu ý thực tiễn hơn. Đừng ngại bình luận để PITO và các bạn đọc khác cùng tham khảo nhé!