Hiện nay, nhiều công ty lựa chọn tổ chức tiệc ngay trong khuôn viên văn phòng để tiết kiệm chi phí và thời gian. Mô hình này cũng được ưa chuộng nhờ tính tiện lợi và khả năng tạo không khí thân mật, giúp nhân viên dễ dàng giao lưu và gắn kết hơn.
Trong những dịp như vậy, HR và Admin thường là người đứng giữa – vừa phải tối ưu chi phí đặt tiệc, vừa đảm bảo sức khỏe cho cả công ty.
Sau đây là 10 sai lầm có thể dễ mắc phải khi tổ chức tiệc tại văn phòng, HR/Admin cần lưu ý.
1. Không kiểm tra nhiệt độ bảo quản món ăn khi giao đến
Đồ ăn nóng nhưng lại nguội ngắt, đồ lạnh lại chỉ hơi mát... là dấu hiệu rõ ràng cho thấy món ăn không được bảo quản đúng nhiệt độ. Bạn có biết, vi khuẩn gây các bệnh tiêu hóa như Salmonella, E. coli, Bacillus cereus, Listeria monocytogenes… có khả năng sinh sôi nhanh trong điều kiện 5-60 độ C. Trong khi đó, đây là khoảng nhiệt độ rất phổ biến khi giao nhận không đúng chuẩn.
Tuy nhiên, nhiều HR/Admin lại bỏ qua yếu tố này khi nhận hàng. Chỉ cần vài phút món ăn ở nhiệt độ không phù hợp, nguy cơ ngộ độc thực phẩm đã tăng lên đáng kể.
Từ kinh nghiệm vận hành doanh nghiệp đặt tiệc văn phòng, PITO gợi ý nhóm HR, Admin nên yêu cầu đơn vị cung cấp giao món ăn trong thùng giữ nhiệt, kiểm tra ngẫu nhiên bằng nhiệt kế thực phẩm. Một số món ăn cần giữ nóng luôn phải được hâm nóng trên bếp để đảm bảo an toàn.
2. Không yêu cầu giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm
Nhiều HR/Admin tin tưởng vào mẫu menu hấp dẫn, giá tốt hoặc lời giới thiệu miệng mà quên yêu cầu đơn vị cung cấp suất ăn cung cấp giấy tờ pháp lý liên quan. Việc không kiểm tra chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) là một trong những lỗ hổng phổ biến, khiến doanh nghiệp dễ hợp tác với bếp ăn không đủ điều kiện.
Theo quy định, cơ sở chế biến thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận VSATTP do cơ quan chức năng cấp, kèm theo hồ sơ kiểm định nguyên liệu, quy trình vận hành và kiểm soát chất lượng.
Để đảm bảo chất lượng bữa ăn, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác cung cấp giấy phép VSATTP hợp lệ trước khi đưa vào hệ thống, đảm bảo mỗi bữa ăn đều có nguồn gốc rõ ràng và đạt chuẩn vệ sinh.
3. Ưu tiên đơn vị “giá rẻ nhất” thay vì đơn vị “đảm bảo nhất”
Tâm lý tiết kiệm ngân sách dễ khiến HR lựa chọn nhà cung cấp có mức giá thấp nhất mà bỏ qua các yếu tố như: chất lượng nguyên liệu, quy trình chế biến, phương thức giao hàng. Thực tế, giá thấp bất thường thường đi kèm với rủi ro lớn về an toàn thực phẩm.
Không ít bếp ăn công nghiệp giá rẻ cắt giảm khâu kiểm tra vệ sinh, sử dụng nguyên liệu gần hết hạn hoặc chế biến tại nơi không đạt chuẩn.
Thay vì chọn “rẻ”, nhóm HR/Admin nên ưu tiên nhà cung cấp có báo giá minh bạch, quy trình kiểm soát rõ ràng, được đánh giá thực tế từ người dùng. PITO hỗ trợ đối tác kiểm duyệt cả 3 yếu tố này trước khi đưa vào vận hành.
4. Không kiểm tra khu vực tiệc – thiếu vệ sinh hoặc không đủ điều kiện
Dù đồ ăn sạch đến đâu, nếu đặt trong khu vực không đảm bảo như phòng họp nhiều bụi, sảnh đang thi công, không có thùng rác hoặc nơi rửa tay gần đó…, toàn bộ bữa ăn đều có nguy cơ mất an toàn.
Một khu vực ăn uống đạt chuẩn cần:
- Mặt bàn sạch, có lót khay hoặc khăn trải
- Có dụng cụ chia món riêng
- Có nước rửa tay/khăn giấy/sát khuẩn tay gần đó
Do đó, trước mỗi buổi tiệc, HR/Admin nên:
- Khảo sát khu vực tổ chức trước ít nhất 1 ngày để đảm bảo không gian sạch, thoáng, tránh xa nơi có mùi hoặc đang thi công.
- Bố trí bàn ăn cao ráo, mặt bàn sạch, có trải khăn hoặc tấm lót vệ sinh.
- Chuẩn bị sẵn bàn chia món riêng, có người phục vụ hoặc hướng dẫn chia nhóm rõ ràng để tránh tụ tập đông cùng lúc.
- Bổ sung thùng rác có nắp, nước rửa tay, khăn giấy hoặc dung dịch sát khuẩn tại ít nhất 2 vị trí.
- Nếu tiệc ngoài trời hoặc tại địa điểm lạ, nên kiểm tra điều kiện thời tiết, chỗ che nắng, gió và hệ thống giữ nhiệt cho món ăn.
5. Dùng lại dụng cụ không sát khuẩn kỹ
Người giao hàng không đeo găng tay, khẩu trang, hoặc để món ăn lộ thiên Khi khâu đóng gói bị sơ sài như hộp không niêm kín, thìa/đũa để lộ ra ngoài, người giao hàng không mang găng tay… Đó là dấu hiệu cảnh báo về quy trình vệ sinh chưa đảm bảo khiến vi khuẩn xâm nhập ngay từ lúc chế biến hoặc trong quá trình vận chuyển.
HR/Admin thường bỏ qua các chi tiết nhỏ này vì tin rằng đồ ăn “vừa làm xong” là đủ an toàn. Nhưng thực tế, các dụng cụ ăn uống, bảo quản cũng có thể là nguồn gây nhiễm khuẩn chéo.
Tại PITO, các đối tác vận hành được yêu cầu đóng gói bằng hộp chuyên dụng, niêm phong kỹ, người chế biến cần mang đầy đủ bảo hộ (khẩu trang, găng tay) để đảm bảo hạn chế tối đa khả năng lây nhiễm chéo sang món ăn..
6. Không kiểm tra thời gian giao – nhận thực tế
Giờ giao ghi trên hợp đồng là một chuyện, thời gian món ăn thực sự đến tay nhân viên là chuyện khác. Nhiều trường hợp, suất ăn trễ 20–30 phút do kẹt xe, thiếu người giao, nhưng lại không có phương án giữ nóng hoặc thông báo với người nhận.
Thời gian từ lúc nấu xong đến khi ăn càng dài, nguy cơ món ăn bị nguội, lên men hoặc nhiễm khuẩn càng cao – đặc biệt trong thời tiết nắng nóng.
Giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả PITO gợi ý cho các HR là nên theo dõi và ghi nhận thời gian giao nhận thực tế ít nhất 1 lần/tuần, phản ánh với đơn vị cung cấp nếu có sự chênh lệch thường xuyên.
7. Đặt tiệc số lượng lớn nhưng không yêu cầu chia khẩu phần hợp lý
Khi đặt tiệc buffet hoặc liên hoan nội bộ, nhiều HR chỉ quan tâm tổng số người tham dự mà không kiểm tra cách chia phần, bố trí bàn ăn, lượng thực phẩm phù hợp. Điều này dễ dẫn đến tình trạng món ăn bị để ngoài quá lâu, đông người chen chúc, ăn uống không kiểm soát.
Ngoài ra, mỗi món ăn nếu không được giữ nhiệt liên tục cũng gây thêm các nguy cơ mất an toàn.
PITO đề xuất giải pháp HR cần yêu cầu chia món ăn thành nhiều bàn, luân chuyển theo nhóm, hoặc dùng khay giữ nhiệt. Ngoài ra, khi đặt tiệc ở PITO, doanh nghiệp cũng sẽ tư vấn kỹ lưỡng từng loại hình tiệc để đảm bảo vệ sinh – từ tiệc đứng, tiệc ngoài trời đến tiệc tại văn phòng nhỏ
8. Không lắng nghe phản hồi của nhân viên
Một vài cá nhân bị dị ứng hải sản, sữa, đậu phộng, hoặc theo chế độ ăn đặc biệt như chay, low-carb… thường bị “bỏ sót” khi đặt suất ăn tập thể. Hệ quả có thể là những phản ứng dị ứng nghiêm trọng nếu không được cảnh báo trước – thậm chí gây ngộ độc, nhập viện.
HR cần chủ động thu thập danh sách những người có yêu cầu đặc biệt về ăn uống và đảm bảo thông tin này được chuyển đúng cho đơn vị cung cấp. PITO có phần ghi chú món ăn chi tiết trong đơn hàng và hỗ trợ thiết kế khẩu phần riêng nếu có yêu cầu.
9. Không có phương án xử lý nếu xảy ra ngộ độc
Ngộ độc thực phẩm là tình huống hiếm gặp nhưng không thể chủ quan. Chỉ cần một món ăn bị nhiễm khuẩn hoặc bảo quản sai cách, hậu quả có thể khiến nhiều nhân viên phải nghỉ làm, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp, thậm chí liên quan đến trách nhiệm pháp lý nếu không xử lý kịp thời.
Tuy nhiên, nhiều HR/Admin lại chưa có sẵn quy trình ứng phó khi tình huống xảy ra, dẫn đến việc xử lý lúng túng, thiếu chứng cứ, không phối hợp kịp với cơ quan chức năng.
PITO cho rằng doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn một checklist xử lý sự cố an toàn thực phẩm, gồm:
- Ghi nhận triệu chứng, danh sách người bị ảnh hưởng.
- Giữ lại mẫu thức ăn nghi ngờ (trong tủ lạnh, ít nhất 100–200g mỗi món).
- Gọi đơn vị y tế hỗ trợ (phòng y tế nội bộ, 115 hoặc phòng khám gần nhất).
- Liên hệ nhà cung cấp suất ăn và báo cáo cho cơ quan quản lý nếu cần.
Đây cũng là quy trình xử lý sự cố an toàn thực phẩm dành riêng cho doanh nghiệp được xây dựng với sự tư vấn của chuyên gia y tế để giúp giảm thiểu thiệt hại nếu tình huống xảy ra.
10. Không có checklist kiểm tra an toàn thực phẩm khi đặt tiệc/suất ăn
Việc đặt ăn thường được giao cho một cá nhân phụ trách, làm theo kinh nghiệm cá nhân hoặc “nhớ gì làm nấy”. Điều này dễ bỏ sót các bước quan trọng như kiểm tra nhiệt độ, chứng nhận vệ sinh, điều kiện giao hàng...
Giải pháp là sử dụng checklist an toàn thực phẩm – một công cụ đơn giản nhưng giúp giảm thiểu rủi ro rõ rệt. Checklist gồm các đầu mục từ chọn nhà cung cấp, kiểm tra quy trình giao nhận, vệ sinh dụng cụ, tới ghi nhận phản hồi.
Là HR/Admin, bạn không thể kiểm soát mọi thứ, nhưng bạn hoàn toàn có thể lựa chọn nhà cung cấp uy tín và đặt ra tiêu chuẩn rõ ràng từ đầu. Hy vọng, qua bài viết này, PITO có thể là người đồng hành giúp bạn làm điều đó dễ dàng hơn.
