Tổ chức Year End Party tại văn phòng hay trung tâm tổ chức sự kiện?

Những ngày cuối năm cận kề, bộ phận Admin, Officer dần lên kế hoạch tổ chức Year End Party (tiệc cuối năm) cho công ty.

Year End Party là sự kiện công ty tổng kết một năm hoạt động, nhìn lại những thành tựu, tri ân những cộng sự đã cống hiến, đồng thời hướng đến kế hoạch, mục tiêu của năm sau. Tuy nhiên, điều quan tâm và cân nhắc là nên tổ chức tiệc cuối năm tại văn phòng hay tại trung tâm tổ chức sự kiện, đặc biệt trong năm kinh tế nhiều biến động như năm nay. Mỗi lựa chọn đều có ưu nhược điểm riêng, tùy nhu cầu khác nhau của mỗi doanh nghiệp.

Cùng PITO phân tích ưu và nhược điểm của việc tổ chức Year End Party tại văn phòng và tại Trung tâm tổ chức sự kiện.

1. Tổ chức tại văn phòng

Tổ chức tiệc cuối năm ngay tại văn phòng là lựa chọn lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty muốn tiết kiệm chi phí và duy trì không gian thân mật. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm khi tổ chức bữa tiệc cuối năm tại văn phòng.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: chi phí tổ chức tại văn phòng sẽ tiết kiệm hơn so với việc tổ chức ở Trung tâm tổ chức sự kiện; từ chi phí thuê địa điểm, chi phí thức ăn, trang trí, âm thanh…. Chi phí tiết kiệm này có thể được sử dụng để đầu tư vào các hoạt động vui chơi, quà tặng hoặc phần thưởng hấp dẫn cho nhân viên.
• Không gian thân mật, gần gũi: Khi tổ chức tại văn phòng, không gian quen thuộc mỗi ngày của nhân viên, tiệc sẽ tạo được sự gần gũi, thân mật, dễ kết nối, dễ chia sẻ hơn, nhân viên cảm thấy thoải mái và gần gũi hơn. Đồng thời, trong không gian của công ty cũng sẽ gợi nhớ những khoảnh khắc ý nghĩa, cột mốc đáng nhớ. Từ đó, Ban Lãnh đạo có thể khơi gợi lòng tự hào của nhân viên, cộng sự.

2. Tổ chức tại Trung tâm tổ chức sự kiện

Tổ chức tiệc cuối năm tại trung tâm sự kiện phổ biến vì sự chuyên nghiệp, sang trọng và tiện ích. Tuy nhiên, lựa chọn này cũng có những ưu điểm và nhược điểm. Dưới đây là những ưu và nhược điểm nổi bật giúp bạn cân nhắc kỹ trước khi quyết định.

Ưu điểm:

• Không gian rộng rãi, sang trọng: Tiệc cuối năm được tổ chức tại trung tâm tổ chức sự kiện thường có không gian rộng rãi, thoáng đãng, phù hợp với các bữa tiệc lớn. Với phong cách kiến trúc sang trọng, trung tâm sự kiện luôn tạo bầu không khí trang trọng và chuyên nghiệp, mang lại cảm giác mới lạ so với không gian văn phòng.
• Trang thiết bị hiện đại: Tiệc cuối năm nếu được tổ chức tại Trung tâm tổ chức sự kiện luôn được trang bị đầy đủ hệ thống âm thanh, độ sáng, màn hình LED, máy chiếu và các thiết bị hỗ trợ khác. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm cho khách mời và làm bữa tiệc trở nên hấp dẫn hơn. Đặc biệt, với các bữa tiệc có chương trình biểu diễn hoặc hình ảnh trình chiếu, video thì hệ thống trang thiết bị hiện đại này là điểm cộng lớn.

• Đội ngũ chuyên nghiệp: Trung tâm tổ chức sự kiện có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dày dạn kinh nghiệm trong công việc chuẩn bị và phục vụ các sự kiện lớn. Từ công việc sắp xếp bàn ghế, trang trí, phục vụ ẩm thực đến điều phối chương trình, tất cả đều được thực hiện theo quy trình bài bản. Điều này giúp buổi tiệc diễn ra thoải mái, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cho công ty.
• Đa dạng gói dịch vụ: Sự kiện trung tâm cung cấp nhiều gói dịch vụ đa dạng như tiệc buffet, thực đơn lập sẵn hoặc tiệc cocktail, phù hợp với các nhu cầu và ngân sách khác nhau của từng doanh nghiệp. Bạn có thể lựa chọn gói dịch vụ từ trang trí đến ẩm thực, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt áp lực cho bộ phận tổ chức trong công ty.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Tổ chức tại trung tâm sự kiện thường chi phí cao hơn so với tổ chức tại văn phòng, đặc biệt khi doanh nghiệp lựa chọn các dịch vụ cao cấp. Chi phí địa điểm, trang thiết bị, dịch vụ và trang trí có thể làm tăng đáng kể ngân sách dành cho bữa tiệc cuối năm, điều này có thể không phù hợp với những công ty có ngân sách hạn hẹp.
• Tuân thủ quy định: Trung tâm tổ chức sự kiện thường có các quy định thời gian, số lượng khách mời và thực đơn dịch vụ. Ví dụ: nếu bạn muốn kéo dài thời gian dự tiệc hoặc yêu cầu bổ sung các món đặc biệt, công ty có thể phải trả thêm chi phí hoặc một số điều hạn chế khác. 
• Khó khăn trong việc di chuyển: Nếu trung tâm sự kiện không ở gần văn phòng, nhân viên có thể gặp khó khăn khi chuyển, đặc biệt vào giờ cao điểm hoặc trong thời tiết xấu. Việc di chuyển đến địa điểm xa có thể làm mất thời gian và tạo ra sự bất tiện cho nhân viên, giảm bớt phần nào hứng thú của bữa tiệc.
• Chất lượng dịch vụ có thể bị ảnh hưởng: Thời điểm cuối năm là mùa cao điểm của các sự kiện, do đó trung tâm tổ chức có thể phải phục vụ nhiều công việc cùng lúc. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp có thể không nhận được sự hỗ trợ đầy đủ như mong muốn.
• Hạn chế tính cá nhân hóa: Trung tâm sự kiện thường có sẵn các gói trang trí và tiêu chuẩn dịch vụ, điều này có thể tạo ra bữa tiệc thiếu dấu ấn đặc biệt của công ty. Nếu công ty muốn có phong cách trang trí đặc biệt hoặc chủ đề riêng, có thể sẽ phải trả thêm chi phí hoặc khó khăn trong công việc sắp xếp theo ý muốn.

Những điều cần lưu ý

Ngoài việc xem xét ưu và nhược điểm của từng địa điểm, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố quan trọng dưới đây để đảm bảo rằng bữa tiệc cuối năm sẽ diễn ra thoải mái và đáng nhớ cho tất cả nhân viên.

• Ngân sách tổng thể: Đặt ra ngân sách tổng thể cho bữa tiệc cuối năm giúp bạn dễ dàng lựa chọn địa điểm hơn. Nếu ngân sách bị thu hẹp, tổ chức tại văn phòng là lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên, nếu công ty có điều kiện đầu tư, tổ chức tại Trung tâm tổ chức sự kiện sẽ giúp nâng cao trải nghiệm.
• Số lượng người tham dự: Số lượng người tham dự là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn không gian. Một văn phòng nhỏ sẽ không phù hợp cho các công ty có nhiều nhân viên, trong khi trung tâm sự kiện thường có nhiều phòng tiệc với các quy mô khác nhau, dễ dàng đáp ứng nhu cầu về số lượng.
• Mục tiêu và ý nghĩa của bữa tiệc: Nếu mục tiêu là một bữa tiệc ấm cúng, gần gũi, văn phòng có thể là không gian phù hợp. Ngược lại, nếu công ty muốn tạo ấn tượng mạnh, tôn vinh thành tích của nhân viên, hoặc tổ chức các hoạt động bùng nổ, thì một buổi tiệc tại Trung tâm tổ chức sự kiện sẽ thích hợp hơn
• Tiện ích hỗ trợ: Khi được tổ chức tại văn phòng, bạn cần đảm bảo có đầy đủ tiện ích cơ bản như hệ thống âm thanh, ánh sáng và dịch vụ ăn uống. Tại trung tâm tổ chức sự kiện, các dịch vụ này thường đã có sẵn và được thực hiện bởi đội ngũ chuyên nghiệp, giúp giảm khối lượng công việc chuẩn bị

Với phân tích như trên, PITO tin rằng, bạn có thêm một góc nhìn, thông tin tổng quan; từ đó có sự lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cuối năm (Year End Party) thú vị, phù hợp với công ty và để lại nhiều ấn tượng với nhân viên.