Vì thường được phục vụ tận nơi, theo địa điểm và không gian đặc thù, catering nói chung, tiệc tại văn phòng nói riêng có những đặc điểm và yêu cầu riêng biệt, đòi hỏi HR, Admin, nhân sự phụ trách nội bộ (booker) tìm hiểu để chuẩn bị chu đáo nhất.
Ngoài báo giá tiệc catering, những lỗi cần tránh về thực đơn, cách setup… một yếu tố quan trọng nhưng thường ít được để tâm đó là thời gian phục vụ - thưởng thức tối ưu nhất để một bữa tiệc diễn ra an toàn, vui vẻ. Tiệc buffet nên diễn ra trong bao lâu? Tiệc bàn hay hình thức live station thời gian tối ưu là bao nhiêu? Thi thoảng có những bữa tiệc với menu đặc biệt, thời gian thưởng thức nên cân đối như thế nào? Lưu ý gì để vừa tối ưu thời gian phục vụ, vừa đảm bảo trải nghiệm ăn uống, vui chơi tốt nhất cho người tham gia?... Tất cả sẽ được PITO giải đáp và hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây!
Buffet catering
Có thể hiểu nôm na, buffet catering là hình thức tiệc đứng, các món ăn được bày sẵn, chỉn chu trên quầy line hoặc bàn tiệc, thực khách tự do di chuyển, chọn món ăn theo sở thích, nhu cầu và linh hoạt đứng hoặc ngồi tại các khu vực có bố trí bàn ghế để thưởng thức tiệc.
Khác với hình thức buffet tại nhà hàng, buffet catering thường được tổ chức ngay tại văn phòng, hội trường của công ty, sân vườn hoặc các không gian riêng, theo yêu cầu. Thay vì khách phải di chuyển đến địa điểm cố định, đơn vị caterer sẽ chuẩn bị, vận chuyển, lắp đặt quầy line, dụng cụ, món ăn và đội ngũ phục vụ trực tiếp tại không gian được chỉ định.
Điều này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, đồng thời tạo thuận lợi cho booker trong việc tùy biến thực đơn, phong cách bày trí theo mục đích tổ chức và ngân sách. Vì vậy, thời gian phục vụ, thưởng thức tiệc này có những yêu cầu riêng, cần đảm bảo chất lượng món ăn, tuân thủ các nguyên tắc về vệ sinh an toàn thực phẩm.
Tiệc buffet
Tiệc buffet - trong khuôn khổ bài viết này - đề cập đến hình thức tiệc đứng, tự chọn món ăn (self-service) với thực đơn phong phú, phần lớn là các món mặn, giúp thực khách ăn no và trải nghiệm nhiều hương vị khác nhau. Đây là hình thức tiệc được các công ty, doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn cho bữa trưa hoặc bữa tối trong các dịp họp mặt, kỷ niệm, tổng kết quý hoặc tất niên… bởi tính linh hoạt và khả năng phục vụ số lượng khách lớn.
Thời gian phục vụ - thưởng thức tiệc buffet khoảng 120 phút, đủ để thực khách có thể lấy món ăn khoảng 3 - 5 lần, ăn uống và trò chuyện thoải mái. Đồng thời, đảm bảo các quy chuẩn về việc bảo quản và giữ chất lượng món ăn - không quá 2 giờ - trong nhiệt độ phòng (nếu nhiệt độ trên 32°C, món ăn chỉ nên sử dụng trong 1 giờ).
Lưu ý, booker có thể trao đổi rõ với đơn vị cater về các công dụng cụ đựng, bài trí và bảo quản món ăn trong tiệc buffet, chẳng hạn:
- Các món như súp, hầm, xào… cần được đựng trong chafing có nắp và khay giữ nhiệt tốt.
- Các món chiên, rán cần độ giòn, xốp nên sử dụng đèn sưởi nhiệt độ phù hợp để không làm khô cứng hoặc ỉu món.
- Các món lạnh, salad… có thể liên tục refill hoặc trình bày trên các khay lạnh hoặc đá viên để duy trì độ tươi ngon.
- Đặc biệt, với các buổi tiệc quy mô lớn, định lượng món ăn nhiều, không cần bày hết toàn bộ món ăn trên quầy line; mà cần lên kế hoạch refill theo đợt hoặc theo nhịp độ của tiệc để đảm bảo món luôn mới và tránh lãng phí.
Tiệc finger food
Khác với thực đơn của tiệc buffet, các món ăn finger food thường nhỏ, gọn, có thể lấy và thưởng thức ngay bằng tay mà không cần những dụng cụ ăn rườm rà như dao, nĩa, muỗng, chén… Finger food thường được công ty, doanh nghiệp lựa chọn cho các sự kiện chú trọng yếu tố thẩm mỹ, sự sang trọng và tính tiện lợi, tinh tế, chẳng hạn networking - kết nối đối tác, giao lưu khách hàng…
Tiệc này có thể tổ chức vào đa dạng các khung giờ trong ngày với thực đơn phù hợp, song thời gian tối ưu để phục vụ - thưởng thức tiệc finger food thường dao động từ 45 - 70 phút, tuỳ quy mô và tính chất sự kiện.
Hầu hết món finger food sẽ có định lượng nhỏ, gọn, nên khi đặt tiệc booker cần trao đổi rõ với đơn vị cung cấp catering và có thể yêu cầu xem trước qua hình ảnh hoặc dùng thử tiệc (nếu quy mô tổ chức lớn, các caterer sẽ hỗ trợ bước này) để hình dung về khẩu phần ăn. Việc này giúp bạn có thể lựa chọn số lượng và loại món phù hợp, sao cho thực khách vừa đủ no, vừa trải nghiệm hương vị trọn vẹn, thay vì cảm giác “ăn chưa đã” vì món quá ít hoặc tiệc kết thúc quá nhanh.
Tiệc tea break
Tiệc tea break thường gồm các món bánh ngọt, bánh lạnh hoặc bánh mặn mini, trái cây và các loại nước uống, phục vụ trong khoảng nghỉ giữa các buổi họp, hội thảo, hội nghị, đào tạo nội bộ, khai trương hoặc happy hour dành cho nhân viên.
Mục đích chính của tiệc tea break là để người tham dự nạp lại năng lượng, làm mới tinh thần và tăng thêm cơ hội giao lưu, kết nối bên ngoài sự kiện hoặc hoạt động chính. Do vậy, thời gian phục vụ - thưởng thức tiệc tea break từ 15 - 30 phút, đủ để thực khách ăn nhẹ và trò chuyện và không làm “nguội” mạch chương trình.
Ngoài ra, với nhu cầu ngày càng đa dạng của các công ty, doanh nghiệp và sự sáng tạo không ngừng của các caterer, tea break đã có nhiều hình thức và thực đơn thú vị, ấn tượng hơn, ví dụ tiệc tea break bánh quê hoặc tea break theo chủ đề của những dịp đặc biệt như Pride Month, Trung thu, Giáng sinh… Với các hình thức tiệc này, thời gian phục vụ có thể kéo dài hơn thông thường, dao động từ 30 - 45 phút, vì mục đích của tiệc là để mọi người thưởng thức, chụp ảnh, tận hưởng không gian tiệc và tăng sự giao lưu, gắn kết trong nội bộ.
Tiệc bàn
Tiệc bàn là hình thức tiệc truyền thống, vốn quen thuộc với tất cả chúng ta. Với tiệc bàn trong catering, phục vụ tận nơi theo yêu cầu của các công ty, doanh nghiệp thường được áp dụng cho các sự kiện trang trọng như gala dinner, lễ kỷ niệm thành lập công ty, tiệc tri ân khách hàng, hội nghị cấp cao hay các buổi ký kết quan trọng.
Thời gian phục vụ - thưởng thức tiệc bàn thường dao động từ 1,5 - 3 giờ. Theo các thống kê từ caterer chuyên nghiệp, một bữa ăn phục vụ tại bàn với 3 món tiêu chuẩn thường kéo dài khoảng 2 tiếng. Nhân viên phục vụ thường đợi 5 - 7 phút sau khi khách ăn xong món trước mới phục vụ món tiếp theo.
Để tiệc bàn tại văn phòng hoặc các địa điểm theo yêu cầu diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn đòi hỏi quá trình vận hành bài bản của đơn vị tổ chức, từ khâu vận chuyển, chế biến món ăn đến việc bảo quản, bài trí trong không gian tiệc và đặc biệt là điều phối phục vụ để thời gian lên món hợp lý. Bởi, nếu khoảng cách giữa các món quá ngắn, khách sẽ có cảm giác bị “dồn” và không kịp thưởng thức trọn vẹn hương vị. Ngược lại, nếu chờ quá lâu, không khí sự kiện có thể bị chùng xuống, đặc biệt là với những bữa tiệc có phần phát biểu, trao giải, biểu diễn xen kẽ.
Tiệc cocktail
Tiệc cocktail là hình thức tiệc đứng cao cấp, trong đó đồ uống - đặc biệt là cocktail, mocktail - đóng vai trò chính, kết hợp cùng các món ăn nhẹ như canapé, finger food hoặc trái cây tươi. Đây là lựa chọn phổ biến cho các sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm, lễ trao giải, đêm networking, dạ tiệc thời trang hoặc các buổi tiệc trước - sau sự kiện chính (pre-event/ after party). Ưu điểm lớn giúp cocktail trở thành lựa chọn hàng đầu của các công ty, doanh nghiệp là không khí tiệc cởi mở, thoải mái nhưng đầy tinh tế và sang trọng.
Tuỳ quy mô, mục đích tổ chức, thời gian phục vụ - thưởng thức tiệc cocktail dao động từ 60 - 120 phút, vừa đủ để thực khách trải nghiệm đồ uống, nếm thử nhiều loại món ăn và trò chuyện, kết nối nhưng không kéo dài đến mức gây loãng không khí.
Hầu hết tiệc cocktail đều có bartender trực tiếp pha chế, giúp tăng trải nghiệm của thực khách hoặc biểu diễn shake - lắc cocktail để tạo thêm điểm nhấn cho không gian tiệc. Mỗi bartender thường duy trì tốc độ pha chế trung bình 1 - 2 phút/ly, tuỳ loại thức uống với công thức khác nhau. Vì vậy, nếu số lượng thực khách lớn - trên 100 người - booker và caterer cần có sự trao đổi và thống nhất về việc pha chế trước một số loại cocktail, mocktail phổ biến. Điều này không chỉ giúp giảm thời gian chờ, đảm bảo khách nào cũng được phục vụ nhanh chóng mà còn tạo “khoảng thở” để bartender có thể thực hiện các màn pha chế biểu diễn ở quầy chính để giữ không khí tiệc luôn sôi động, ấn tượng.
Live station
Live station phổ biến trong các buổi dành cho nội bộ nhân viên, có thể là live station xe kem chúc mừng ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, live station trung thu concept trở về tuổi thơ… Tất cả các bữa tiệc live station đều chú trọng đến trải nghiệm và tính tương tác, bên cạnh việc thưởng thức ẩm thực. Vì vậy, thời gian phục vụ - thưởng thức live station thường kéo dài, dao động từ tối thiểu 60 phút, tuỳ vào thực đơn live station, số lượng quầy, nhân viên phục vụ và số lượng thực khách.
Với các đơn vị cung cấp catering chuyên nghiệp, khi cung cấp tiệc live station họ đều có sự chuẩn bị tốt về cách bảo quản nguyên liệu cũng như món ăn, chẳng hạn dự trù đủ đá khô hoặc tủ đông, tủ mát để bảo quản kem tươi; ưu tiên sử dụng chafing giữ nhiệt kèm khay có thể làm nóng hoặc bố trí thêm lò nướng, đèn sưởi… Do đó, booker có thể yên tâm về thời gian vận hành không khiến chất lượng món ăn giảm đi.
Tuy nhiên, yếu cần lưu ý với hình thức này là sự cân đối và lựa chọn hợp lý giữa: số lượng người tham gia tiệc; số quầy, nhân viên/đầu bếp phục vụ; và loại thực đơn live station. Chẳng hạn:
- Live station kem, trà sữa, chè, nước ép… với hình thức phục vụ đơn giản, nhanh chóng, có thể đáp ứng số lượng thực khách trong cùng một khung giờ.
- Live station các món nước: bún, phở, mì quảng… đòi hỏi sự chuẩn bị lâu hơn cho từng phần, do đó cần có sự sắp xếp hợp lý, chuẩn bị trước một số công đoạn để tối ưu thời gian phục vụ, mà vẫn tạo nên trải nghiệm tốt nhất.
- Live station các món ăn đường phố: bánh tráng trộn, cá viên chiên, bò pía… vì đặc thù món ăn và trải nghiệm live station, đòi hỏi số lượng nhân viên phục vụ cân bằng với thực khách, trung bình mỗi phần có thể mất từ 2 - 5 phút để hoàn thiện.
Meal pack - Giao nhận
Đây là lựa chọn linh hoạt và tiết kiệm thời gian cho cả người tổ chức lẫn người tham dự. Các phần tea break box hoặc meal pack được chuẩn bị sẵn với khẩu phần hợp lý, món ăn tiện lợi và đủ dinh dưỡng, đóng gói gọn gàng để dễ dàng vận chuyển và phân chia cho mọi người. Hình thức này đặc biệt phù hợp khi công ty muốn phục vụ đồng loạt cho nhiều phòng ban trong bối cảnh bận rộn, khó tập trung mọi người cùng nhau hoặc khi sự kiện diễn ra cùng lúc tại nhiều địa điểm khác nhau.
Ưu điểm của hình thức này là không phải mất thời gian cho quá trình setup, bài trí món ăn, sau khi nhận từ đơn vị caterer, khách có thể dùng ngay, chờ đến giờ ăn hoặc thưởng thức vào thời điểm thuận tiện nhất. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng món ăn - vừa ngon, vừa an toàn vệ sinh thực phẩm - HR/Admin nên chú ý thời gian giao hàng và nhắc nhở nhân viên về khoảng thời gian tối ưu để thưởng thức meal pack, thường từ 30 phút - 2 giờ sau khi đóng gói, đóng hộp tùy loại món.
Ngoài ra, đơn vị caterer có thể ghi chú hạn sử dụng khuyến nghị trên mỗi phần tea break box hoặc meal pack để thực khách kịp ăn trong khoảng thời gian món ăn còn giữ được hương vị và chất lượng tốt nhất.
Các hình thức tiệc đặc thù
Ngoài các loại tiệc phổ biến vừa đề cập, trong quá trình cung cấp hàng ngàn bữa tiệc cho các công ty, doanh nghiệp, PITO nhận thấy còn có những hình thức tiệc với thực đơn và các món ăn đặc thù, đòi hỏi sự cân đối thời gian chuẩn bị, phục vụ và khuyến khích thực khách thưởng thức trong thời gian giới hạn để giữ được độ ngon, độ tươi của món ăn.
@tiecvanphongpito Đặt tiệc sashimi - sushi nhất định nên lưu ý 5 điều này! #CateringHappiness #TiecVanPhong #catering #sashimi ♬ Hello baby bear - TokTok
Tiệc sushi, sashimi
Có thể bạn sẽ bất ngờ nhưng đầu bếp của PITO khuyến nghị để thời gian thưởng thức tiệc sushi trọn vị nhất là 12 phút, kể từ khi bếp hoàn thành setup. Bởi hầu hết nguyên liệu trong tiệc là các loại thực phẩm tươi sống, đòi hỏi quy trình bảo quản và phục vụ nghiêm ngặt. Một số trường hợp, các caterer và đầu bếp chọn hình thức “làm đến đâu phục vụ đến đó”, trực tiếp cắt, xẻ nguyên liệu và chuẩn bị món ăn theo nhu cầu thưởng thức của khách, để đảm bảo trải nghiệm tươi ngon tối đa.
Tiệc BBQ
BBQ vốn được ấn tượng bởi quá trình nướng các món ăn với mùi thơm, mùi khói và cả không khí rộn ràng. Nếu công ty bạn có đủ không gian hoặc tổ chức tiệc ngoài trời, có khu vực nướng, thì các món nướng nên được thưởng thức ngay khi vừa nướng xong hoặc tốt nhất trong vòng 10 - 15 phút, và “nướng đến đâu ăn đến đó”. Bởi các món nướng: thịt, hải sản, rau củ… sẽ rất nhanh nguội và dễ mất đi hương vị tươi ngon nếu để quá lâu ở nhiệt độ phòng.
Song nếu công ty bạn đặt tiệc BBQ tại văn phòng, với caterer có kinh nghiệm, các món ăn sẽ được bếp nướng sẵn, phục vụ theo quầy line kèm đèn sưởi, khay giữ nhiệt và được liên tục refill theo tốc độ tiệc thì thời gian có thể thong thả hơn, kéo dài tối đa 30 phút. Tuy nhiên HR, Admin, bộ phận tổ chức cần lưu ý, ngoài các món nướng thực đơn BBQ còn có nhiều nhóm món ăn khác như salad, bánh mì, bánh bao ăn kèm hoặc trái cây tráng miệng… Vì vậy, trong quá trình diễn ra tiệc, bạn cần quan sát mọi người và có sự điều phối hợp lý, để đảm bảo thời gian ăn uống được phân bổ hợp lý giữa các món.
Tiệc trái cây tươi
Tiệc trái cây thường được ưa chuộng trong các sự kiện thiên về sức khỏe, hội thảo, workshop, những buổi họp dài cần nạp năng lượng nhẹ nhàng hoặc đơn là một “món quà” công ty dành tặng nhân viên trong một chiều cuối tháng, cuối quý.
Trái cây chứa nhiều vitamin, mang lại cảm giác tươi mát, dễ ăn và phù hợp với hầu hết thực khách. Tuy nhiên, để giữ nguyên độ tươi ngon và màu sắc bắt mắt, trái cây nên được chuẩn bị sát giờ phục vụ, bảo quản lạnh ở nhiệt độ thích hợp và thời gian phục vụ - thưởng thức tiệc trái cây tốt nhất từ 20 phút sau khi hoàn thành setup.
Nếu cần kéo dài thời gian thưởng thức, caterer có thể bố trí các khay trái cây đặt trên đá lạnh hoặc thiết kế thành fruit station - quầy trái cây với các món được cắt, trang trí theo từng đợt, vừa đẹp mắt vừa đảm bảo chất lượng. Trong một số sự kiện cao cấp, trái cây còn được kết hợp cùng phô mai, tháp chocolate hoặc cocktail, mocktail, sparkling wine (rượu vang sủi)… tạo trải nghiệm ẩm thực tinh tế và mới lạ cho thực khách. Với những sự kết hợp này, thời gian phục vụ tiệc kéo dài hơn, tuỳ mục đích và số lượng người tham gia, song vẫn đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ trong khâu bài trí và bảo quản món ăn.
Vậy là PITO và bạn đã vừa điểm qua những loại tiệc, hình thức tiệc cơ bản trong catering, thường được phục vụ tận nơi, tại văn phòng cho những dịp, sự kiện của công ty, doanh nghiệp. Mỗi loại và hình thức tiệc có những “thời điểm vàng” để phục vụ - thưởng thức khác nhau để giữ được trọn hương vị và nâng tầm trải nghiệm của thực khách. Với HR, Admin hay bộ phận tổ chức, việc nắm rõ những khoảng thời gian này không chỉ giúp bữa tiệc diễn ra trôi chảy, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế của bạn trong việc tổ chức các sự kiện nội bộ, gắn kết nhân viên.
Nếu còn các thắc mắc nào khác về việc đặt tiệc văn phòng, đặt catering cho công ty, đừng ngại để lại comment hoặc liên hệ trực tiếp với đội ngũ PITO, bạn nhé!
