Phía sau tiệc Tất niên tại Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ…

“Tết muộn” đã trở thành cụm từ quen thuộc của người làm trong ngành F&B, với PITO, điều đó cũng không ngoại lệ. Thay vì quây quần cùng người thân trong thời khắc chuyển giao năm cũ sang năm mới, PITO chọn niềm vui khi mang lại những dịch vụ chất lượng cho khách hàng. Trong những đơn tiệc Tất niên PITO cung cấp, có lẽ ấn tượng nhất vẫn là đơn hàng từ Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ - cơ hội để PITO đánh dấu một cột mốc mới.

Biết đến PITO nhờ một bài viết

Những năm trước, Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ thường tổ chức tiệc Tất niên tại nhà hàng, khách sạn lớn. Tuy nhiên, lần này, đơn vị muốn thay đổi không khí, tổ chức ngay tại trụ sở làm việc để tiết kiệm thời gian di chuyển, thuận tiện cho cán bộ, công nhân viên cùng tham gia.

Tình cờ biết đến PITO qua một bài blog Tất niên trên Google,  đại diện Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ liên hệ và bày tỏ mong muốn về một buổi tiệc Tất niên chỉn chu, ấn tượng.

Với những yêu cầu đặc thù riêng từ một đơn vị ngoại giao hàng đầu, đội ngũ PITO mất 3 tuần liền để trao đổi và chính thức trở thành lựa chọn cung cấp trọn gói tiệc Tất niên cho đơn vị này.

Chị Nguyễn Trần Kim Kỳ - Nhân viên bộ phận Customer Success của PITO, người trực tiếp làm việc với khách hàng - chia sẻ về quá trình tư vấn: "Ngay từ khi tiếp nhận đơn tiệc, đội ngũ PITO đã nhận thức rõ nhiều thách thức, không chỉ quy định tổ chức tiệc nghiêm ngặt mà các thủ tục, giấy tờ, báo giá, hợp đồng… đều phải tuân theo quy trình của khách.

Toàn bộ quá trình trao đổi đều thông qua email và ưu tiên sử dụng tiếng anh, đòi hỏi mình cũng như các bộ phận khác phải thực sự nghiêm túc và liên tục theo dõi, hỗ trợ nhau".

Áp lực từ “những lần đầu tiên”

Cũng như những đơn vị khác, Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ yêu cầu các món ăn không chỉ đảm bảo chất lượng mà cần sự chỉn chu, đầu tư về mặt trang trí. Đặc biệt, hương vị, phong cách món ăn phải phù hợp với khẩu vị của thực khách người Việt lẫn người nước ngoài.

Quá trình từ xây dựng thực đơn, thử món, chế biến và món ăn lên đến bàn tiệc đều có sự kiểm soát của bộ phận an ninh, chịu sự kiểm duyệt nghiêm ngặt.

Đặc biệt, trong quá trình vận hành tiệc, đội ngũ PITO không được sử dụng điện thoại, bộ đàm hay bất kỳ thiết bị quay chụp nào, điều này gây cản trở không ít đến việc phối hợp giữa các nhân sự.

Do đó, PITO buộc phải chuẩn bị thật kỹ và lên kế hoạch chu đáo cho quá trình vận hành từ việc ra vào địa điểm tổ chức, vận chuyển thức ăn, công cụ dụng cụ đến việc sắp xếp bố trí nhân sự giữa các khu vực tiệc.

"Thực sự đây là vấn đề khá khó, vì với những bữa tiệc quy mô lớn, các vấn đề phát sinh thường không tránh khỏi. Để hạn chế tối đa, ngay từ đầu, PITO phải chọn đối tác phù hợp nhất và xây dựng quy trình vận hành tiệc Tất niên thật kỹ lưỡng" - anh Huỳnh Vũ Duy - COO PITO chia sẻ.

Cách PITO vận hành

Tất cả các bộ phận của PITO đều gặp những trở ngại nhất định trong quá trình thực hiện đơn tiệc này. Thế nhưng, PITO không cho phép bản thân lùi bước trước khó khăn, trái lại, chúng tôi xem đây là cơ hội để phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường Catering.

3 tuần để trao đổi và 3 ngày để chuẩn bị tiệc, dù thời gian hạn chế nhưng PITO đã thực hiện trọn vẹn tiệc Tất niên cho Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ với những món ăn hấp dẫn, không gian trang trí đậm chất Việt cùng với dịch vụ âm thanh, ánh sáng và sân khấu được đầu tư bài bản, chuyên nghiệp.

• Về quá trình chuẩn bị thức ăn, chị Thanh An - đầu bếp chính của tiệc Tất niên - cho biết ngay từ khâu chọn nguyên liệu, bếp đã chuẩn bị rất kỹ càng. Tất cả là thực phẩm sạch, mua tại siêu thị với đầy đủ nguồn gốc xuất xứ.
  
  Quá trình sơ chế, chế biến đảm bảo tuyệt đối về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Đặc biệt, các món ăn được thực hiện theo công thức riêng của bếp, mang đậm hương vị Việt Nam.
  
  Toàn bộ các món giò chả sử dụng trong tiệc do chính nhà hàng của chị An làm, có sự cam kết về chất lượng.

• Bên cạnh bàn tiệc chính, PITO còn chuẩn bị tiệc Finger Food khai vị có những món ăn đặc trưng trong ngày Tết Việt như bánh tét, chả lụa cùng một số món phong cách Âu như xúc xích xông khói, canapé kết hợp bánh chưng và Cone Charcuteria.
• Dù đã lên ý tưởng trang trí từ 3 tuần trước khi diễn ra tiệc, tuy nhiên đội ngũ PITO cùng đối tác phải linh hoạt thay đổi theo tình hình thực tế.
  
  Chị An nói: "Ban đầu, mình dự định sử dụng lá chuối thay cho khăn trải bàn, bày tất cả các món ăn lên đó, kết hợp phong cách ăn uống dân dã của người Việt cùng hình thức ăn Buffet của phương Tây.
  
  Song do điều kiện tiệc ngoài trời, có nhiều lá rơi, mình nghĩ cách ấy không phù hợp, khó đảm bảo yếu tố vệ sinh. Do vậy, mình cùng các bạn vận hành nhanh chóng thay đổi hình thức bày trí, sử dụng khay gỗ, thớt gỗ cùng các dụng cụ bằng gỗ khác để đựng món ăn".

• Hiểu rõ yêu cầu về an ninh của Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ nên PITO cùng đối tác không sử dụng bất cứ thiết bị quay chụp, kết nối nào. Tất cả món ăn cũng như công cụ dụng cụ trang trí, chuẩn bị tiệc được sắp sẵn, vận chuyển một lần vào địa điểm.
  
  "Bếp mình chuẩn bị nhiều thùng to, khéo léo phân chia, sắp xếp tất cả đồ cần dùng vào. Mình đã kiểm tra nhiều lần trước khi vận chuyển, đảm bảo chỉ cần mang vào một lần, không thiếu bất kỳ đồ dùng nào" - Chị An chia sẻ.
• Quy trình vận hành tiệc Tất niên, nhân sự phục vụ, phụ trách từng khu vực được PITO thống nhất và hướng dẫn chi tiết. Nhờ đó, mỗi cá nhân có thể nắm vững từng phần việc đang phụ trách và thực hiện trơn tru mà không cần bất cứ sự liên hệ, kết nối nào qua bộ đàm hay các thiết bị điện tử khác.

Anh Nguyễn Đức Thiện - Bộ phận Partner Success của PITO, người trực tiếp vận hành, giám sát tiệc Tất niên này - kể lại: "Điều khó khăn nhất mà cũng là kinh nghiệm lớn nhất của mình và PITO trong đơn tiệc này có lẽ là phần chuẩn bị và sự chủ động.

Buổi tiệc có sự thú vị, sang trọng của không khí Tất niên nhưng vẫn đảm bảo tính trang trọng của một cơ quan ngoại giao vì vậy khi vận hành tụi mình luôn cố gắng cân bằng cũng như xử lý các tình huống phát sinh, sao cho mọi người có thể cảm nhận rõ nhất phong cách Tết Việt Nam tại tiệc".

Văn hóa của ngày Tết cổ truyền tại tiệc Tất niên của Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ này không chỉ được cảm nhận bằng vị giác mà còn ấn tượng bởi thị giác, bởi cách PITO trang trí bàn tiệc nói riêng, các tiểu cảnh xung quanh nói chung.

Toàn bộ phần trang trí tiệc Tất niên, do chị Hằng - người có kinh nghiệm tổ chức các sự kiện tương tự - phụ trách lên ý tưởng và điều phối thực hịện, đảm bảo các yếu tố như:

• Không khí Tết cổ truyền Việt Nam nổi bật với sắc hồng thắm và vàng rực của những cành mai, cành đào cùng những vật trang trí gần gũi, bình dị như mây, tre đan truyền thống lan toả khắp trụ sở của Cơ quan. 
• Backdrop để các khách mời chụp ảnh cũng là điểm nhấn của phần trang trí, với có nhiều hình ảnh mang tính đặc thù của Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ, kết hợp cùng hình ảnh mang không khí tết cổ truyền của người Việt Nam như bánh chưng, bánh giày, câu đối đỏ, pháo hoa... tạo nên bức tranh rực rỡ, thu hút mọi người đến để lưu giữ thật nhiều khoảnh khắc trong buổi tiệc đặc biệt này.
• Màu sắc tổng thể của tiệc Tất niên cũng là yếu tố PITO quan tâm, ví dụ khăn bàn, chén, ly, ghế, hoa trang trí trên bàn tiệc... tất cả đều cùng một màu sắc, chung một concept (chủ đề), sao cho thật hài hoà, có sự kết nối chặt chẽ với nhau.

Chính từ sự chu đáo trong từng chi tiết trang trí cũng như quá trình vận hành, chuẩn bị món ăn, PITO không chỉ nhận được đánh giá tích cực từ phía Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ mà còn nhận được nhiều sự hài lòng từ 300 vị khách có mặt tại buổi tiệc Tất niên.

Có mặt trực tiếp tại tiệc, chị Thanh An cho biết: "Khách mời đã khen rất nhiều. Họ khen món ăn Việt Nam ngon, khen không gian tiệc đẹp. Có những khách thực sự thích thú với món giò chả của mình rồi tự mời nhau dùng thử".

* Để đảm bảo theo đúng các quy định an ninh của Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ, PITO không được sử dụng bất kỳ phương tiện, thiết bị quay chụp nào trong thời gian diễn ra tiệc. Tất cả hình ảnh đang có PITO chụp từ bếp đối tác.