Trong môi trường làm việc hiện đại, “Healthy Office” không chỉ là một xu hướng mà còn là nhu cầu tất yếu để đảm bảo sức khỏe và hiệu suất của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy thoải mái cả về thể chất lẫn tinh thần, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xây dựng một “Healthy Office” cũng giúp công ty nâng cao hình ảnh thương hiệu, thu hút và giữ chân nhân tài trong bối cảnh thị trường lao động cạnh tranh.
Khái niệm Healthy Office (Văn phòng lành mạnh) không còn quá xa lạ với dân văn phòng hiện nay. Không chỉ đơn thuần là một không gian làm việc tiện nghi, Healthy Office còn là môi trường được thiết kế và vận hành một cách khoa học, nhằm tối ưu hóa sức khỏe thể chất, tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Hãy cùng PITO kiểm tra xem văn phòng của bạn có phải là một Healthy Office không nhé!
1. 3 tiêu chí của Healthy Office
Hiện nay, Healthy Office chưa có một định nghĩa chính thức. Tuy nhiên, chúng ta có thể xem Healthy Office là một không gian làm việc mà ở đó, mọi yếu tố từ thiết kế, trang thiết bị, chính sách đến văn hóa đều hướng đến việc bảo vệ và nâng cao sức khỏe toàn diện của đội ngũ nhân sự. Một healthy office không chỉ giảm thiểu các yếu tố gây hại mà còn có khả năng tạo ra những tác động tích cực đến tinh thần của mỗi cá nhân.
Theo một số gợi ý từ chuyên trang thiết kế nội thất Biofilico, Hội đồng An toàn Anh quốc, một văn phòng có thể được xem là “healthy office” nếu đảm bảo 3 tiêu chí sau đây.
1.1. Chất lượng không khí và ánh sáng:
Không khí trong lành: Một môi trường làm việc khỏe mạnh cần đảm bảo chất lượng không khí tốt. Điều này đòi hỏi văn phòng phải có hệ thống thông gió hiệu quả, có thể là sự kết hợp giữa thông gió tự nhiên từ các cửa sổ có khả năng mở và hệ thống thông gió cơ học (HVAC) được bảo trì định kỳ.
Việc sử dụng thêm máy lọc không khí ở một số khu vực có nhu cầu cũng rất quan trọng. Một văn phòng có không khí trong lành là một không gian luôn thoáng đãng, không có mùi khó chịu và ít bụi bẩn, tạo điều kiện làm việc thoải mái và giảm nguy cơ các vấn đề về hô hấp.
Ánh sáng tự nhiên tối ưu: Tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên là một yếu tố then chốt khác của Healthy Office. Bàn làm việc nên được ưu tiên bố trí gần cửa sổ và thiết kế văn phòng nên có nhiều vách kính để ánh sáng có thể lan tỏa đều khắp không gian. Đồng thời, công ty cũng cần thiết kế các biện pháp kiểm soát ánh sáng như rèm cửa hoặc phim cách nhiệt để tránh tình trạng nắng chiếu vào gây chói mắt. Một văn phòng được chiếu sáng tự nhiên tốt sẽ tạo cảm giác dễ chịu, giảm mỏi mắt và căng thẳng cho nhân viên, từ đó góp phần nâng cao hiệu suất làm việc.
1.2. Thiết kế và bố trí không gian làm việc:
Không gian công thái học và gần gũi thiên nhiên: Một Healthy Office đặc biệt chú trọng đến thiết kế và bố trí không gian làm việc nhằm tối ưu hóa sự thoải mái và sức khỏe thể chất của nhân viên. Điều này thể hiện qua việc trang bị nội thất công thái học (ergonomics), với bàn ghế có khả năng điều chỉnh độ cao linh hoạt, hỗ trợ tư thế ngồi - đứng. Theo Healthline, tư thế đứng để làm việc có thể đem lại vô vàn lợi ích cho sức khỏe, từ đốt nhiều calories hơn, giảm lượng đường trong máu, tăng khả năng tập trung… Qua đó, nhân sự có khả năng giảm nguy cơ mắc các bệnh mạn tính như béo phì, tiểu đường, tim mạch hay bệnh văn phòng như đau lưng.
Các thiết bị làm việc như màn hình máy tính, chuột và bàn phím cũng được sắp xếp ở vị trí phù hợp để giảm thiểu căng thẳng cho cơ xương khớp và mắt.
Bên cạnh đó, việc tích hợp không gian xanh vào môi trường làm việc bằng cách bố trí cây xanh không chỉ cải thiện chất lượng không khí mà còn mang lại cảm giác thư thái, giảm căng thẳng và tăng cường sự tập trung cho nhân viên, tạo nên một không gian làm việc tươi mát và dễ chịu.
Tạo điều kiện nghỉ ngơi và vận động: Một yếu tố quan trọng khác của Healthy Office là việc cung cấp các khu vực nghỉ ngơi và khuyến khích vận động cho nhân viên. Công ty nên có không gian riêng tư và thoải mái để nhân viên có thể thư giãn, tái tạo năng lượng trong giờ làm việc, ví dụ như phòng nghỉ trưa yên tĩnh hay khu vực pantry rộng rãi với nhiều đồ ăn nhẹ.
Bên cạnh đó, công ty cũng nên khuyến khích các hoạt động thể chất bằng cách các khóa học yoga, gym, zumba… sau giờ làm. Điều này không chỉ giúp thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng mà còn góp phần nâng cao sức khỏe tổng thể của nhân viên.
1.3. Chính sách và văn hóa hỗ trợ sức khỏe:
Chăm sóc sức khỏe toàn diện: Một Healthy Office thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến sức khỏe của nhân viên thông qua các chính sách hỗ trợ thiết thực. Điều này bao gồm việc đảm bảo nhân viên được hưởng các quyền lợi cơ bản như bảo hiểm y tế, khám sức khỏe định kỳ hàng năm. Ngoài ra, nếu có ngân sách phù hợp, công ty cũng có thể mua thêm các gói bảo hiểm y tế tư nhân và tổ chức các chương trình sức khỏe văn phòng cho nhân viên.
Bên cạnh đó, để xây dựng một Healthy Office, khuyến khích vận động cũng là yếu tố quan trọng. Việc này có thể tạo ra một môi trường làm việc năng động, giảm thiểu thời gian ngồi liên tục hàng giờ liền. Bằng cách khuyến khích sử dụng cầu thang bộ, tổ chức các hoạt động thể thao và team building ngoài trời, nhắc nhở nhân viên đứng dậy vận động thường xuyên, nhân viên sẽ cảm thấy được quan tâm, hỗ trợ về mặt sức khỏe, trở nên năng động và có thể ít gặp phải các vấn đề sức khỏe hơn.
Ưu tiên hỗ trợ sức khỏe tinh thần:
Một cuộc khảo sát từ Viện nghiên cứu căng thẳng Hoa Kỳ, 80% người lao động cảm thấy căng thẳng trong công việc, gần một nửa cho biết họ cần được giúp đỡ để học cách quản lý căng thẳng và 42% cho biết đồng nghiệp của họ cần sự giúp đỡ như vậy.
Vì thế, một Healthy Office không chỉ chú trọng đến sức khỏe thể chất mà còn cần đặc biệt quan tâm đến sức khỏe tinh thần của nhân viên. Điều này được thể hiện qua việc xây dựng một văn hóa công ty cởi mở, tôn trọng và hỗ trợ lẫn nhau, nơi mọi người cảm thấy thoải mái và được lắng nghe.
Bên cạnh đó, việc cung cấp các chương trình hỗ trợ tâm lý cho nhân viên khi họ cần (như các workshop thiền, yoga, vẽ tranh, làm đồ handmade…) hoặc các buổi chia sẻ về quản lý cảm xúc cũng cực kỳ quan trọng.
Một môi trường làm việc mà sức khỏe tinh thần được ưu tiên sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, vui vẻ khi làm việc, từ đó giảm thiểu các vấn đề lo âu, căng thẳng và nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Một số ý tưởng xây dựng healthy office
Xây dựng một Healthy Office không chỉ mang lại lợi ích sức khỏe của nhân viên mà còn giúp tăng năng suất và sự gắn kết trong công ty. Nhưng làm thế nào để biến văn phòng thành một không gian làm việc lành mạnh, thoải mái và đầy cảm hứng? Không cần những thay đổi quá lớn, chỉ với một số điều chỉnh đơn giản, bạn đã có thể tạo ra môi trường làm việc lý tưởng. Dưới đây là những ý tưởng thiết thực giúp bạn bắt đầu hành trình xây dựng một Healthy Office cho đội ngũ của mình.
2.1. Thiết kế không gian xanh - sạch - thoáng
Để tạo ra một môi trường làm việc thực sự lành mạnh, việc ưu tiên thiết kế không gian theo hướng xanh - sạch - thoáng là vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm việc tích cực trồng cây xanh trong văn phòng, lựa chọn các loại cây có khả năng lọc không khí tốt và mang lại cảm giác thư thái như trầu bà, lưỡi hổ hay dây nhện.
Bên cạnh đó, việc tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên bằng cách thường xuyên mở rèm cửa và sử dụng hệ thống đèn LED có ánh sáng trắng ấm sẽ giúp giảm mỏi mắt và tạo cảm giác dễ chịu.
Cuối cùng, việc trang bị bàn ghế công thái học, có khả năng hỗ trợ tư thế ngồi chuẩn, sẽ giúp nhân viên tránh được các vấn đề về đau lưng và cổ, tạo sự thoải mái tối đa trong suốt quá trình làm việc.
2.2. Cung cấp thực phẩm lành mạnh
Một yếu tố không thể thiếu trong việc chăm sóc sức khỏe nhân viên tại văn phòng là việc cung cấp các lựa chọn thực phẩm lành mạnh. Thay vì các loại bánh kẹo ngọt hay đồ ăn vặt không tốt cho sức khỏe, công ty nên trang bị miễn phí các loại healthy snacks như trái cây tươi, các loại hạt dinh dưỡng và sữa chua không đường.
Bên cạnh đó, việc thay thế các loại nước ngọt có gas bằng nước lọc được bổ sung thêm lát chanh hoặc cam, hay các loại trà thảo mộc thanh mát, cũng là một cách khuyến khích nhân viên uống đủ nước và tránh xa các đồ uống không lành mạnh.
Thậm chí, công ty có thể hợp tác với các dịch vụ cung cấp suất ăn trưa cân bằng dinh dưỡng, ưu tiên các món ăn low-carb và giàu rau xanh, để đảm bảo nhân viên có một bữa trưa ngon miệng và tốt cho sức khỏe.
2.3. Vận động giữa giờ
Để khuyến khích nhân viên vận động và giảm thiểu tác động tiêu cực của việc ngồi lâu, việc tổ chức các lớp thể dục ngắn giữa giờ là một ý tưởng tuyệt vời. Các buổi tập yoga hoặc tabata khoảng 15 phút vào đầu giờ sáng hoặc trong giờ nghỉ trưa có thể giúp nhân viên thư giãn, tăng cường sự tỉnh táo và cải thiện sức khỏe tim mạch.
Bên cạnh đó, việc khuyến khích nhân viên sử dụng cầu thang bộ thay vì thang máy cũng là một cách tăng cường vận động nhẹ nhàng.
Nếu có ngân sách phù hợp, cung cấp bàn đứng cho nhân viên có nhu cầu cũng giúp họ có thể thay đổi tư thế làm việc, giảm thời gian ngồi liên tục và cải thiện sức khỏe cột sống.
2.4. Triển khai ngày sức khỏe
Để chủ động theo dõi và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên, công ty nên triển khai "ngày sức khỏe” định kỳ. Bên cạnh tổ chức khám sức khỏe miễn phí 6 tháng một lần, công ty có thể kết hợp tổ chức các buổi tư vấn dinh dưỡng và tâm lý từ các chuyên gia.
Trong ngày này, nhân viên có thể tham gia Happy hour, thưởng thức snacks là các món ăn lành mạnh hoặc được phục vụ cơm trưa miễn phí với thực đơn cân bằng dinh dưỡng.
Ngoài ra, công ty cũng có thể tổ chức thêm các hoạt động tập thể như tập thể dục, karaoke văn phòng để tăng gắn kết với nhân viên, đồng thời giảm căng thẳng, tăng sức khỏe tinh thần.
2.5. Xây dựng góc healing trong văn phòng
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tái tạo năng lượng và giảm căng thẳng trong giờ làm việc, việc xây dựng các góc healing trong văn phòng là một giải pháp tuyệt vời.
Một phòng ngủ trưa mini với đệm và gối êm ái, kết hợp với âm thanh tiếng ồn trắng dịu nhẹ, sẽ tạo ra một không gian lý tưởng để nhân viên có thể nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng.
Bên cạnh đó, một góc đọc sách thư giãn với các đầu sách về sức khỏe, tâm lý và những câu chuyện truyền cảm hứng sẽ mang đến những phút giây tĩnh lặng và bổ ích.
Nếu không có nhiều chi phí, một bể cá cảnh nhỏ cũng có thể có tác dụng thư giãn, giảm căng thẳng và tạo điểm nhấn sinh động cho không gian làm việc.
2.6. Tổ chức workshop sức khỏe
Để tạo ra Healthy Office, điều quan trọng là công ty có thể trang bị cho nhân viên những kiến thức và kỹ năng thiết thực trong việc chăm sóc sức khỏe. Để tăng tính chuyên môn và độ tin cậy, công ty có thể mời các chuyên gia dinh dưỡng, bác sĩ có uy tín đến trực tiếp tư vấn và giải đáp thắc mắc cho nhân viên. Chủ đề các buổi workshop đáp ứng nhu cầu của dân văn phòng như giảm đau lưng, cổ vai gáy, chuẩn bị đồ ăn lành mạnh, yoga, thiền…
2.7. Áp dụng chính sách làm việc linh hoạt
Một môi trường làm việc hỗ trợ sức khỏe cần có những chính sách linh hoạt, tạo điều kiện cho nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Chính sách giờ làm linh hoạt cho phép nhân viên điều chỉnh thời gian làm việc để có thể dành thời gian cho việc tập thể dục hoặc đưa đón con cái, giảm bớt áp lực về thời gian.
Bên cạnh đó, việc cung cấp 1-2 ngày nghỉ phép sức khỏe tinh thần mỗi năm, không yêu cầu giải trình chi tiết, thể hiện sự quan tâm đến trạng thái cảm xúc của nhân viên và khuyến khích họ nghỉ ngơi khi cần thiết.
Cuối cùng, nhân viên cũng có thể xin phép làm việc tại nhà 1-2 ngày/tuần để giảm áp lực, tiết kiệm thời gian di chuyển. Điều này có thể góp phần giảm căng thẳng và nâng cao sức khỏe tổng thể cho nhân viên.
2.8. Tổ chức các mini game sức khỏe
Để tăng tính hấp dẫn và khuyến khích nhân viên chủ động tham gia vào các hoạt động chăm sóc sức khỏe, công ty có thể tổ chức các minigame kèm phần thưởng như thử thách đi bộ 10.000 bước/ngày, thử thách một tuần mang cơm trưa tự nấu…
Nếu có điều kiện, công ty cũng có thể phát triển một ứng dụng theo dõi sức khỏe nội bộ, cho phép nhân viên tích điểm khi thực hiện các hành vi lành mạnh và đổi điểm lấy các phần quà giá trị như voucher spa hoặc phòng gym.
2.9. Kết hợp hoạt động cộng đồng
Gắn kết các hoạt động chăm sóc sức khỏe với trách nhiệm xã hội là một cách hiệu quả để tăng cường ý nghĩa và sự tham gia của nhân viên, từ đó góp phần tạo ra một Healthy Office.
Một số hoạt động có thể tổ chức là các buổi đạp xe từ thiện hay trồng cây gây quỹ. Mỗi nhân viên đạt thành tích đều được nhận một phần quà tương ứng. Điều này vừa tạo ra một hành động ý nghĩa cho môi trường, vừa giúp tăng sức khỏe tinh thần nhân viên, tăng gắn kết công ty và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tốt.
2.10. Lãnh đạo đồng hành cùng nhân viên
Để tạo nên Healthy Office, điều quan trọng là nhân viên cần có sự đồng hành của lãnh đạo.
Việc các sếp chủ động tham gia vào các hoạt động cùng nhân viên sẽ tạo ra sự gần gũi, khuyến khích tinh thần đồng đội và lan tỏa lối sống năng động.
Bên cạnh đó, việc tặng quà sức khỏe cá nhân hóa, thể hiện sự quan tâm đến từng cá nhân, ví dụ như gói khám sức khỏe cao cấp hoặc voucher tập yoga phù hợp với sở thích và nhu cầu của mỗi người, sẽ tạo ra sự khích lệ lớn và thể hiện sự đầu tư thực sự của công ty vào sức khỏe của nhân viên.
Xây dựng Healthy Office không chỉ là đầu tư cơ sở vật chất, mà còn là xây dựng văn hóa quan tâm từ những điều nhỏ nhất. Hy vọng thông qua bài viết của PITO, doanh nghiệp có thể xây dựng một Healthy Office phù hợp với ngân sách, quy mô và văn hóa công ty, từ đó góp phần tăng năng suất công việc và sự hài lòng của nhân viên.
