Năm nào cũng vậy, cứ đến dịp 8/3, HR/Admin lại dành rất nhiều tâm huyết tổ chức các hoạt động cho nhân sự nữ: chương trình mới hơn, trải nghiệm sáng tạo hơn, quà tặng chỉn chu hơn.
Thế nhưng sau sự kiện, khi thực hiện khảo sát nội bộ, không ít doanh nghiệp vẫn nhận về những phản hồi chưa trọn vẹn: “Vui nhưng chưa thực sự gắn kết”, “Chương trình hay nhưng không hợp với mình”, “Tham gia cho có, chưa thấy hứng thú”.
Khi ngồi xuống lắng nghe sâu hơn, HR/Admin dần nhận ra một vấn đề cốt lõi: hoạt động 8/3 dù mới và sáng tạo, nhưng còn khá chung chung, chưa cá nhân hóa, chưa chạm đúng “gu” của nhân sự ở nhiều độ tuổi khác nhau.
Vậy làm sao để tổ chức 8/3 không chỉ là một sự kiện thường niên, mà thực sự trở thành trải nghiệm khiến ai cũng muốn tham gia, ai cũng thấy mình được quan tâm?
Bài toán trải nghiệm nhân sự nhiều độ tuổi?
Với HR/Admin, 8/3 không còn là một sự kiện mang tính hình thức, tổ chức cho xong mà là một bài toán khó về trải nghiệm nhân sự, khi lực lượng lao động trong doanh nghiệp ngày càng đa dạng về độ tuổi, gu thẩm mỹ và kỳ vọng cảm xúc.
Gen Z mong đợi những trải nghiệm mới mẻ, không khí trẻ trung, có tính tương tác cao, đủ “vui” để họ muốn tham gia. Gen Y lại quan tâm nhiều hơn đến sự tinh tế, thoải mái và ý nghĩa – một chương trình không quá ồn ào nhưng đủ cảm xúc để thấy mình được trân trọng. Nhân sự lớn tuổi hơn đề cao sự ấm áp, nhẹ nhàng, quan tâm đúng mực hơn là các hoạt động mang tính trình diễn.
Sự khác biệt này khiến một concept 8/3 duy nhất cho tất cả trở thành con dao hai lưỡi. Chương trình có thể rất sôi động với nhóm này, nhưng lại khiến nhóm khác cảm thấy “không hợp mình”. Và khi đó, dù sự kiện được đầu tư công phu, cảm giác gắn kết vẫn khó lan tỏa đồng đều.
Vậy HR/Admin nên làm gì để 8/3 ai cũng vui?
Bài toán cho HR/Admin là tổ chức như thế nào để mỗi thế hệ đều tìm thấy một điểm chạm cảm xúc. Bởi 8/3, suy cho cùng, không chỉ là một ngày lễ, mà là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện sự thấu hiểu, tôn vinh và tôn trọng sự khác biệt.
Thay vì cố gắng tìm một concept “hoàn hảo cho tất cả”, HR/Admin nên chuyển tư duy từ tổ chức sự kiện sang thiết kế trải nghiệm. 8/3 không cần quá nhiều hoạt động mà cần đủ không gian để mỗi người tự chọn cách tham gia phù hợp.
1. Hoạt động đáp ứng nhu cầu của từng nhóm
Sai lầm phổ biến là chia chương trình theo Gen Z – Gen Y – nhân sự lớn tuổi một cách cứng nhắc. Trên thực tế, độ tuổi không quyết định hoàn toàn gu. Có Gen Z thích yên tĩnh, cũng có Gen Y rất thích không khí sôi động.
Thay vào đó, HR/Admin nên chia 8/3 theo nhóm trải nghiệm: nhóm thích kết nối nhẹ nhàng, nhóm thích trải nghiệm, nhóm thích lưu giữ kỷ niệm. Khi đã xác định rõ các nhóm trải nghiệm trong ngày 8/3, bước tiếp theo HR/Admin là lựa chọn cách triển khai phù hợp với nguồn lực nội bộ:
- Nhóm thích trải nghiệm, tương tác: kết hợp các hoạt động ngắn như mini workshop, trò chơi nhẹ, hoạt động Tết hoặc hoạt động mang tính trải nghiệm cảm xúc.
- Nhóm kết nối nhẹ nhàng: line tiệc Finger Food được setup gọn gàng, đẹp mắt, dễ di chuyển và trò chuyện.
- Nhóm lưu giữ kỷ niệm: bố trí góc chụp hình, viết lời chúc, chuẩn bị quà tặng mang tính cá nhân hóa
2. Mô hình “nhiều khu – một tinh thần chung”
Một chương trình 8/3 hiệu quả không nhất thiết phải dày đặc timeline hay liên tục “đẩy” hoạt động để giữ không khí sôi động. Trên thực tế, càng nhiều hoạt động nối tiếp nhau, nhân sự càng dễ mệt và cảm thấy bị cuốn vào một kịch bản không phù hợp với mình.
Thay vào đó, mô hình “nhiều khu – một tinh thần chung” mang đến một cách tiếp cận nhẹ nhàng và nhân văn hơn. Chương trình được thiết kế nhiều khu vực trải nghiệm song song, nhưng được kết nối bởi một tinh thần: ấm áp, tinh tế và vừa đủ.
Mỗi khu vực được xây dựng dựa trên nhu cầu và tính cách khác nhau của nhân sự: có người thích trò chuyện nhẹ nhàng bên line tiệc, có người muốn tham gia hoạt động trải nghiệm ngắn, cũng có người chỉ cần một góc chụp hình hay viết vài lời chúc để lưu giữ cảm xúc. Không ai bị ép tham gia tất cả, cũng không ai bị bỏ lại phía sau.
Chính sự linh hoạt này giúp nhân sự được là chính mình trong không gian chung của doanh nghiệp. Họ có thể tự do di chuyển giữa các khu theo nhịp riêng. Khi đó, sự gắn kết không đến từ những trò chơi tập thể bắt buộc, mà hình thành tự nhiên từ những tương tác nhỏ, chân thật và thoải mái.
Với HR/Admin, mô hình này cũng giúp giảm áp lực vận hành: không cần kiểm soát từng phút trong timeline, không phải lo ai đó “chưa tham gia đủ hoạt động”. Thay vào đó, chỉ cần đảm bảo tinh thần chung của chương trình được giữ vững, để mỗi nhân sự, dù ở khu vực nào, cũng cảm nhận được sự quan tâm và trân trọng trong ngày 8/3.
3. Không ép tham gia, chỉ khuyến khích tham gia
Chương trình 8/3 thành công không nằm ở số lượng người tham gia đủ các hoạt động mà nhân sự ở lại lâu hơn dự kiến, cảm thấy được trân trọng, được chạm cảm xúc. Để làm được điều này, HR/Admin đừng truyền thông theo hướng bắt buộc ép mọi người phải tham gia mà tạo điều kiện, khuyến khích để mọi người tự nguyện tham gia.
Trong môi trường đa độ tuổi, đa tính cách, HR/Admin nên ưu tiên tinh thần khuyến khích, không ép buộc. Có người hào hứng với hoạt động tập thể, nhưng cũng có người muốn hiện diện nhẹ nhàng, đơn giản là nhận lời chúc và sự quan tâm đúng mực. Sự tinh tế này chính là nền tảng để hoạt động nội bộ vừa ấm áp, vừa phù hợp với mọi thế hệ trong doanh nghiệp.
4. Cá nhân hóa ở “chi tiết nhỏ”
Thực tế, HR/Admin không cần cá nhân hóa toàn bộ chương trình hay chuẩn bị quà riêng cho từng người, chỉ cần cá nhân hóa ở những điểm chạm nhỏ.
Thay vì một thông điệp chung cho tất cả, HR/Admin có thể chia lời chúc theo nhóm: lời chúc trang trọng, biết ơn dành cho nhân sự lâu năm; lời chúc gần gũi, tích cực dành cho người trẻ. Không phải ai cũng thích hoa hay đồ trang trí. Có thể chuẩn bị 2–3 lựa chọn nhỏ (cây xanh mini, đồ dùng văn phòng tinh tế, voucher chăm sóc sức khỏe, đồ ăn nhẹ) để nhân sự tự chọn.
Bố trí vừa có khu vực ngồi trò chuyện yên tĩnh cho người lớn tuổi, vừa có góc chụp ảnh, hoạt động nhẹ cho người trẻ. Không cần tách rời, chỉ cần phân lớp không gian để mỗi thế hệ đều thấy thoải mái.
5. Chọn thời điểm phù hợp trong ngày
Không ít chương trình 8/3 được đầu tư kỹ lưỡng về ý tưởng và hoạt động, nhưng khi triển khai lại chưa chạm được cảm xúc nhân sự vì tổ chức thời điểm không phù hợp.
Trên thực tế, nhiều sự kiện 8/3 “thất bại cảm xúc” vì tổ chức đúng ngày 8/3, nhưng lại rơi vào thời điểm nhân sự đang bận rộn; Nhân sự tham gia trong trạng thái vội vàng, chưa sẵn sàng nên trải nghiệm hời hợt.
Thay vào đó, HR/Admin có thể ưu tiên tổ chức buổi sáng khi năng lượng còn tích cực, thoải mái, hoặc đầu giờ chiều để kick mood sau giờ nghỉ trưa. Không nên tổ chức lúc 4h, 5h vì các nhân sự lớn tuổi phải về đón con, lo cơm nước gia đình… Vì vậy, họ không thể tham gia và cảm thấy ban tổ chức chương trình không tâm lý.
6. Cần một đối tác hiểu bài toán đa thế hệ
Trên thực tế, HR/Admin rất khó có thể tự mình làm trọn vẹn mọi vai trò trong một chương trình 8/3: vừa lên ý tưởng, vừa lo vận hành, vừa quan sát cảm xúc nhân sự. Khi phải chạy theo hậu cần và xử lý phát sinh, HR/Admin gần như không còn không gian để cảm nhận xem chương trình có thực sự chạm đến con người hay không.
Một đối tác tổ chức có kinh nghiệm sẽ giúp HR/Admin giải bài toán này một cách nhẹ nhàng hơn:
- Nhìn ra điểm giao nhau giữa nhiều thế hệ, thiết kế trải nghiệm không thiên lệch về một nhóm nào.
- Xây dựng chương trình vừa đủ, không thừa hoạt động gây mệt mỏi, cũng không thiếu điểm chạm cảm xúc.
- Vận hành gọn gàng và chủ động, để HR/Admin có thể rời khỏi vai trò “người làm hậu cần” và trở thành một phần của không gian gắn kết cùng nhân sự.
Ảnh: Couchsurfing Café
7. Sau 8/3, đừng kết thúc bằng khảo sát khô khan
Rất nhiều chương trình 8/3 kết thúc bằng một form khảo sát dài, tick chọn cho đủ quy trình. Thay vì khảo sát cứng nhắc, HR/Admin có thể chọn cách nhẹ nhàng hơn như gợi các câu hỏi mở: “Khoảnh khắc bạn thích nhất trong 8/3 năm nay là gì?”. Hoặc thu lại những phản hồi tự nhiên: hình ảnh, lời nhắn ngắn, cảm xúc chia sẻ nhanh sau sự kiện, tổng hợp thành hình ảnh, video recap sự kiện. Cách lắng nghe phản hồi từ cộng sự đa thế hệ cũng có cách tiếp cận khác nhau, không nên đồng nhất, sẽ tạo cảm giác không được trân trọng.
Chương trình 8/3 thành công không phải vì làm nhiều, mà vì làm đúng, thay vì kịch bản hoành tráng, buổi tiệc xa hoa nên tổ chức tinh tế, đặt cảm xúc nhân sự làm trung tâm, chú trọng trải nghiệm nhân sự. Lúc này, 8/3 mới thật sự vui cho cộng sự đa thế hệ và gắn kết tự nhiên nhất.
