Tháng 10 năm nay hứa hẹn là “mùa chạy show” bận rộn nhất năm của HR, Admin và Truyền thông nội bộ, khi lần đầu tiên cả ba sự kiện lớn: Trung Thu, 20/10 và Halloween cùng rơi vào một tháng. Đây là thời điểm giúp doanh nghiệp gắn kết cộng sự hiệu quả, nhưng đồng thời cũng là bài toán hóc búa về thời gian, ngân sách và ý tưởng cho đội ngũ tổ chức.
Làm sao để ba sự kiện liên tiếp vẫn giữ được chất riêng, hấp dẫn và không khiến ban tổ chức “đuối sức”? Bài viết này sẽ bật mí cho bạn những bí quyết tổ chức thông minh và cách quản lý hiệu quả để biến tháng 10 trở thành mùa lễ hội đáng nhớ nhất của năm.
Đặt mục tiêu riêng cho từng sự kiện
Khi ba sự kiện lớn cùng rơi vào tháng 10, điều đầu tiên HR/Admin cần làm là đặt mục tiêu riêng cho từng sự kiện. Việc này giúp phân biệt rõ tính chất, tránh sự lặp lại, tạo sự khác biệt; đồng thời định hướng cách tổ chức, thiết kế nội dung và phân bổ ngân sách hợp lý.
Trung Thu: Ấm áp, gắn kết, truyền thống
Trung Thu luôn là thời điểm gợi nhắc về sự đoàn viên và những ký ức tuổi thơ ấm áp. Trong môi trường công sở, đây không chỉ là dịp tặng những hộp bánh Trung thu mà là cơ hội để nuôi dưỡng văn hóa công ty, gắn kết các thành viên lại gần nhau hơn.
Tổ chức Trung Thu ấm áp giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm chân thành từ công ty. Thay vì những hoạt động “có phần nhàm chán”, HR/Admin có thể biến không gian làm việc thành nơi tái hiện ký ức bằng các workshop làm lồng đèn, cùng nhau trang trí mâm cỗ hay chia sẻ những câu chuyện tuổi thơ.
20/10: Tôn vinh phái đẹp, tri ân nhân viên nữ
Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 không chỉ là một sự kiện thường niên, mà còn là dịp đặc biệt để doanh nghiệp gửi lời tri ân đến những “bóng hồng” đã và đang đóng góp thầm lặng nhưng vô cùng to lớn trong công việc. Đây là cơ hội để công ty thể hiện sự quan tâm, khích lệ và tạo động lực cho một nửa quan trọng của tập thể.
Các hoạt động trong ngày này nên hướng tới sự bất ngờ, niềm vui và cảm xúc tích cực: từ những workshop làm đẹp, lớp học chăm sóc sức khỏe, đến việc chuẩn bị những món quà cá nhân hóa tinh tế. Lời chúc chân thành từ Ban lãnh đạo, những khoảnh khắc tôn vinh trên sân khấu hay một bữa tiệc ngọt ngào cũng đủ để chị em cảm nhận được giá trị và sự trân trọng dành cho mình.
Quan trọng hơn, sự kiện 20/10 không chỉ dừng ở những món quà, mà còn là thông điệp văn hóa: doanh nghiệp coi trọng sự cân bằng, đa dạng và ghi nhận vai trò của phụ nữ trong sự phát triển bền vững. Một buổi kỷ niệm được chuẩn bị chu đáo sẽ lan tỏa năng lượng tích cực, giúp nhân viên nữ thêm gắn bó và tự hào khi là một phần của tập thể.
Halloween: Vui nhộn, sáng tạo, giải tỏa căng thẳng
Khác hẳn với sự ấm áp của Trung Thu hay nét tinh tế, chân thành của 20/10, Halloween mang đến một gam màu hoàn toàn mới: hiện đại, trẻ trung và đậm chất giải trí. Đây chính là “khoảng nghỉ” để nhân viên tạm gác công việc, thoải mái xả stress và tự do thể hiện cá tính sáng tạo của mình.
Doanh nghiệp có thể biến ngày Halloween thành một “sân chơi” sôi động với những hoạt động như cuộc thi hóa trang độc đáo, trang trí văn phòng theo concept rùng rợn vui nhộn, chụp ảnh check-in cùng góc decor, hay những minigame online nhanh gọn nhưng đầy tiếng cười.
Mục tiêu không chỉ dừng ở việc tổ chức một bữa tiệc, mà còn là tạo ra một trải nghiệm tập thể mới mẻ nơi mọi người có thể cười thỏa thích, phá bỏ rào cản và cảm nhận sự trẻ trung, năng lượng của tập thể. Chính sự khác biệt này sẽ giúp Halloween trở thành điểm nhấn ấn tượng, khép lại “chuỗi sự kiện tháng 10” một cách bùng nổ.
Khi mục tiêu của từng sự kiện được xác định rõ, ban tổ chức sẽ dễ dàng lựa chọn format, ý tưởng và hoạt động phù hợp, tránh tình trạng “ba sự kiện na ná nhau” khiến nhân viên cảm thấy nhạt nhòa, nhàm chán. Thay vào đó, mỗi sự kiện sẽ để lại một dấu ấn riêng trong lòng nhân viên, góp phần làm phong phú văn hóa nội bộ.
Chuẩn bị kế hoạch và ngân sách tổng thể
Thay vì "chạy" theo từng sự kiện đơn lẻ, Ban tổ chức nên tiếp cận tháng 10 với một chiến lược tổng thể. Xem cả tháng như một "lễ hội xuyên suốt" sẽ giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả, phân bổ ngân sách hợp lý và tạo nên một chuỗi trải nghiệm đầy ý nghĩa, tránh cảm giác quá tải và nhàm chán cho cả đội ngũ tổ chức lẫn nhân viên.
Tạo calendar sự kiện tháng 10
- Thiết kế một Event Calendar hiển thị rõ các mốc thời gian: ngày tổ chức Trung Thu, 20/10, Halloween.
- Với mỗi sự kiện, cần note cụ thể: format (online/offline, quy mô lớn nhỏ), địa điểm, dự kiến ngân sách.
Nhờ đó, HR và các bộ phận liên quan có thể dễ dàng theo dõi, tránh việc trùng lặp ý tưởng hoặc phân bổ nguồn lực thiếu hợp lý.
Chia rõ trách nhiệm cho từng bộ phận hoặc nhân sự trong phòng/ban
Một sự kiện thành công luôn là kết quả của sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều phòng ban. Vì vậy, ngay từ đầu cần xác định rõ ai làm gì để tránh chồng chéo:
- Team 1: Giữ vai trò xây dựng kế hoạch chi tiết, kết nối các bên liên quan và theo sát tiến độ.
- Team 2: Đảm bảo phần “hậu cần” trơn tru – từ địa điểm, trang trí đến setup kỹ thuật cho ngày diễn ra sự kiện.
- Team 3: Tập trung vào các hoạt động gắn kết và chăm lo phúc lợi, đồng thời hỗ trợ truyền thông nội bộ để lan tỏa tinh thần sự kiện.
- Nếu doanh nghiệp có bộ phận Truyền thông nội bộ, đừng quên tận dụng nguồn lực này để sản xuất content, tạo minigame, đăng tải hình ảnh/video giúp “kéo mood” nhân viên trước – trong – sau sự kiện.
Đặt timeline chuẩn bị sớm
Ngay từ cuối tháng 9, HR nên bắt tay vào lên lịch hoạt động và chốt ý tưởng chủ đạo cho từng sự kiện. Sau đó, xác định rõ các mốc quan trọng: lên ý tưởng → phê duyệt ngân sách → truyền thông → tổ chức → tổng kết.
Lưu ý, với những hoạt động cần phối hợp với đối tác, HR/Admin cần liên hệ và chốt hợp đồng sớm để chi phí không tăng cao khi đặt sát sự kiện, đồng thời chủ động khi tổ chức, không xảy ra những tình huống phải xử lý khẩn cấp.
Một timeline chi tiết không chỉ giúp tránh trùng lặp hay chồng chéo giữa các hoạt động, mà còn đảm bảo mỗi chương trình đều có đủ thời gian chuẩn bị chu đáo, thay vì rơi vào cảnh “chạy nước rút”.
Có thể xem kế hoạch tổng thể như một “tấm bản đồ dẫn đường” để ban tổ chức dễ dàng tổ chức sự kiện một cách mượt mà: Tiết kiệm nguồn lực, giảm áp lực và vẫn giữ được sự sáng tạo trong từng hoạt động.
Quản lý ngân sách
Thay vì “dàn trải” cho tất cả, hãy ưu tiên đầu tư nổi bật cho một sự kiện trọng tâm (chẳng hạn 20/10), còn lại có thể tổ chức gọn nhẹ nhưng vẫn ý nghĩa như tặng quà Trung Thu hoặc mini game Halloween. Điều này vừa giúp tối ưu chi phí, vừa tránh quá tải nhân sự.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình tổ chức sự kiện: từ checklist công việc, bảng dự trù ngân sách đến timeline chi tiết. Khi đã có “template chuẩn”, các năm sau chỉ cần kế thừa và điều chỉnh nhẹ, vừa tiết kiệm công sức, vừa đảm bảo chất lượng và tính đồng bộ cho mọi hoạt động.
Với những hoạt động nếu tổ chức Catering, bạn cần lưu ý một số chi phí để chủ động và quản lý ngân sách hiệu quả. Bạn có thể tham khảo: 6 chi phí cần tính khi đặt Catering tại đây.
5 cách tổ chức các sự kiện để không bị “quá tải” và “na ná” nhau
Để đi qua tháng 10 “ngập sự kiện” một cách nhẹ nhàng mà vẫn giữ được dấu ấn riêng, doanh nghiệp có thể áp dụng một số cách sau:
1. Gộp các hoạt động (combo event)
Không nhất thiết phải tách biệt từng sự kiện thành ba chương trình lớn riêng vì như vậy sẽ khiến team HR/Admin “đuối sức” cả về ngân sách lẫn nhân lực. Doanh nghiệp có thể linh hoạt kết hợp Trung Thu và 20/10 trong cùng một buổi tiệc ấm áp: phần đầu mang đậm không khí đoàn viên, sẻ chia truyền thống với mâm cỗ, bánh trung thu, trò chơi dân gian; phần sau chuyển sang không khí hiện đại, rộn ràng hơn với các tiết mục tôn vinh, trao quà và gửi lời chúc đến nhân viên nữ. Cách làm này vừa tối ưu nguồn lực, vừa giúp chương trình trở nên phong phú và trọn vẹn ý nghĩa cho cả tập thể.
Với Halloween có thể được triển khai ở quy mô nhẹ nhàng hơn, không cần tổ chức party lớn nhưng vẫn đủ tạo dấu ấn. Chỉ cần trang trí văn phòng theo phong cách ma mị vui nhộn, phát động dress-code “hóa trang nhẹ” hoặc tổ chức minigame nhỏ là nhân viên đã có cơ hội giải tỏa căng thẳng, thể hiện sự sáng tạo và cùng nhau tận hưởng bầu không khí sôi động. Sự tinh gọn nhưng khéo léo này sẽ giúp doanh nghiệp vừa duy trì không khí lễ hội xuyên suốt tháng 10, vừa tránh tình trạng quá tải cho đội ngũ tổ chức.
2. Chọn một thông điệp xuyên suốt
Dù Trung Thu, 20/10 hay Halloween có format tổ chức khác nhau, nhưng nếu tất cả đều xoay quanh một tinh thần chung chẳng hạn như “Kết nối – Trân trọng – Sáng tạo” thì chuỗi sự kiện sẽ trở nên liền mạch và có câu chuyện.Thông điệp xuyên suốt giúp bộ phận truyền thông nội bộ dễ dàng triển khai content nhất quán (poster, email, mini game, recap…), đồng thời giúp nhân viên cảm nhận được rằng mọi hoạt động đều nằm trong một “bức tranh lớn” chứ không phải những sự kiện rời rạc.
3. Giảm quy mô, tăng trải nghiệm
Không phải sự kiện nào cũng cần một buổi tiệc hoành tráng. Với Trung Thu, công ty có thể gửi tặng những set quà tinh tế gồm bánh, trà và thiệp chúc kèm lời nhắn cá nhân hóa. Một món quà nhỏ nhưng khiến nhân viên và gia đình cảm nhận được sự quan tâm chân thành.
20/10 có thể tổ chức workshop nhỏ như làm hoa hoặc làm bánh, kèm phần quà tri ân. Halloween không cần chi phí khủng cho decor toàn công ty, chỉ cần dress code vui nhộn, một góc chụp ảnh ấn tượng và cuộc thi ảnh trên kênh nội bộ. Vừa tiết kiệm, vừa khuyến khích sự sáng tạo và lan tỏa không khí lễ hội.
Đặc biệt, thay vì những bữa tiệc buffet hoành tráng, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ tinh tế như finger food, tea break nhẹ nhàng hoặc livestation món ăn kết hợp workshop để lồng ghép vào các sự kiện. Hiện nay, có rất nhiều loại hình tiệc và workshop được thiết kế riêng cho nhu cầu doanh nghiệp, giúp sự kiện trở nên vừa tiết kiệm, vừa độc đáo và đáng nhớ.
Những trải nghiệm gọn gàng nhưng độc đáo này không chỉ tiết kiệm nguồn lực mà còn để lại ấn tượng khó quên nhờ sự chỉn chu và tinh tế.
4. Tận dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Doanh nghiệp không cần phải ôm đồm mọi khâu tổ chức. Hiện nay có rất nhiều dịch vụ chuyên nghiệp như finger food, tea break, livestation hay workshop trọn gói được thiết kế riêng cho nhu cầu công ty. Nhờ đó, Ban tổ chức chỉ cần đóng vai trò điều phối và giám sát tổng thể, thay vì phải “tay xách nách mang” lo từng chi tiết nhỏ. Cách làm này vừa tiết kiệm công sức, vừa giúp sự kiện trở nên chỉn chu và mang lại trải nghiệm tinh tế hơn cho nhân viên.
5. Chọn lịch tổ chức thông minh
Không nên dồn tất cả vào cùng một tuần bởi cả Ban tổ chức lẫn người tham dự đều dễ bị quá tải. Thay vào đó, hãy sắp xếp sự kiện theo nhịp điệu hợp lý: đầu tháng 10 mở màn bằng tiệc Trung Thu ấm áp, giữa tháng là workshop tinh tế và chỉn chu cho 20/10, và cuối tháng mới “xõa” với Halloween. Khi các hoạt động được trải đều, mỗi sự kiện đều có “khoảng thở” để chuẩn bị chu đáo, đồng thời nhân viên cũng có thời gian tận hưởng trọn vẹn thay vì bị cuốn vào chuỗi event liên tục.
Tháng 10 với ba sự kiện nối tiếp có thể là “bài toán khó” nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp tạo nên những trải nghiệm đáng nhớ cho nhân viên. Chỉ cần một kế hoạch thông minh, sự kiện không cần hoành tráng vẫn đủ tinh tế, gắn kết và lan tỏa đúng tinh thần doanh nghiệp.
Nếu bạn đang ấp ủ kế hoạch cho tháng 10 sắp tới, hãy để PITO đồng hành cùng bạn, để sự kiện không chỉ “xong việc” mà thật sự chạm cảm xúc và tạo dấu ấn cho doanh nghiệp.
