Có thể không được nhiều người chú ý, nhưng không gian làm việc, cách bố trí các khu vực… có thể là yếu tố giúp nhân sự tăng tinh thần làm việc.
Trong bối cảnh mô hình làm việc hybrid ngày càng phổ biến, việc thiết kế không gian văn phòng không chỉ là vấn đề thẩm mỹ mà còn trở thành yếu tố chiến lược để nâng cao năng suất và sức khỏe tinh thần của nhân viên. Một số công ty trên thế giới cũng đã khởi xướng những chiến dịch tối ưu hóa văn phòng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của lực lượng lao động, từ công việc cá nhân tập trung đến hợp tác nhóm.
Qua bài viết này, PITO sẽ cùng bạn tìm hiểu khái niệm tối ưu hóa văn phòng, tầm quan trọng của không gian làm việc gọn gàng đối với tinh thần làm việc. Ngoài ra, bài viết cũng gợi ý một số phương pháp cải thiện không gian văn phòng dựa trên các nghiên cứu và thực tiễn mới nhất.
Tối ưu hóa văn phòng là gì?
Tối ưu hóa văn phòng là quá trình thiết kế và sắp xếp không gian làm việc có chiến lược để tận dụng tối đa không gian, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ hiệu quả công việc.
Điều này bao gồm việc tạo ra sự cân bằng giữa các khu vực mở (open-plan) thúc đẩy giao tiếp, khu vực riêng tư (cellular offices) cho công việc tập trung, và các yếu tố linh hoạt như nội thất module, ánh sáng tự nhiên và công nghệ quản lý không gian.
Tối ưu hóa văn phòng - Không chỉ là câu chuyện về không gian
Nhiều người nghĩ “tối ưu hóa văn phòng” chỉ đơn giản là bố trí lại bàn ghế, thêm cây xanh, hay tận dụng ánh sáng tự nhiên, nhưng trên thực tế, đó chỉ là một phần trong bức tranh lớn hơn.
Một không gian đẹp, nếu thiếu sự kết nối giữa con người hoặc quy trình vận hành rối rắm, thì hiệu suất làm việc vẫn khó được cải thiện.
Tối ưu hóa văn phòng bao gồm ba yếu tố song hành:
- Không gian vật lý: Bố trí khoa học, ánh sáng phù hợp, giảm tiếng ồn và tạo khu vực tập trung – thư giãn rõ ràng.
- Trải nghiệm con người: Xây dựng môi trường khuyến khích giao tiếp, chia sẻ, ghi nhận cảm xúc và nhu cầu thật của nhân viên.
- Quy trình & công nghệ: Ứng dụng các công cụ giúp làm việc linh hoạt hơn (booking phòng họp, quản lý chỗ ngồi, tự động hóa quy
Ngoài ra, trong thời đại số hiện nay, “văn phòng” của mỗi người còn mở rộng ra màn hình laptop, nền tảng lưu trữ và các công cụ trực tuyến – nơi chúng ta dành phần lớn thời gian trong ngày.
Vì vậy, tối ưu hóa không gian làm việc số (Digital Workspace Optimization) cũng quan trọng không kém việc bố trí không gian vật lý. Nếu bàn làm việc gọn gàng giúp bạn dễ chịu hơn khi bắt đầu một ngày mới, thì một laptop được sắp xếp khoa học giúp não bộ “thở” dễ hơn trong guồng công việc.
Việc sắp xếp lại thư mục, đặt tên file logic, gom nhóm tài liệu theo dự án hay loại bỏ những dữ liệu không còn cần thiết – tất cả đều là hành động “dọn dẹp văn phòng kỹ thuật số”, giúp tăng khả năng tập trung, giảm mất thời gian tìm kiếm và cảm giác quá tải thông tin.
Nói cách khác, một văn phòng tối ưu thực sự là nơi cả thế giới vật lý và kỹ thuật số cùng vận hành trơn tru – nơi mọi thứ đều ở đúng vị trí, từ chiếc ghế bạn ngồi cho đến thư mục bạn mở.
Tối ưu hóa văn phòng có ảnh hưởng năng suất làm việc?
Không chỉ thể hiện tổ chức tốt, một không gian làm việc được tối ưu có thể ảnh hưởng không nhỏ đến tâm trạng và năng suất làm việc của nhân sự.
Một cuộc khảo sát năm 2019 của Savills UK đối với người lao động tại Anh cho thấy 37% người làm việc trong văn phòng mở tin rằng thiết kế văn phòng có thể làm giảm năng suất của họ. Nguyên nhân dẫn đến điều này có thể kể đến là nhiều tiếng ồn, khiến nhân viên khó tập trung hay trao đổi với đồng nghiệp. Điều này dẫn đến nhân viên làm việc kém hiệu quả và tinh thần sa sút. Ngược lại, bàn làm việc được tổ chức tốt, kết hợp với nội thất công thái học như bàn điều chỉnh chiều cao và tận dụng tối đa ánh sáng tự nhiên có thể giúp giảm mỏi mắt, tăng mức năng lượng và cải thiện tâm trạng.
Theo nghiên cứu của Princeton Neuroscience Institute, môi trường lộn xộn khiến não bộ khó tập trung, làm tăng cảm giác căng thẳng và giảm khả năng ra quyết định. Ngược lại, khi bàn làm việc được dọn gọn, não bộ cảm thấy “dễ thở” hơn, giúp cải thiện khả năng sáng tạo và duy trì tâm trạng tích cực trong suốt ngày làm việc.
Không gian gọn gàng thúc đẩy thói quen tổ chức, giúp cá nhân ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả, giảm nguy cơ kiệt sức (burnout) và tăng sự tự tin. Sam Gosling, giáo sư tâm lý học tại Đại học Texas, cho rằng bàn làm việc là "sự kết tinh của hành vi theo thời gian", phản ánh tính cách như sự tận tâm, kỷ luật, và khả năng quản lý thời gian. Ví dụ, bàn tối giản với ít đồ trang trí cho thấy chủ nhân là người có tầm nhìn dài hạn, tập trung vào hiệu quả và rõ ràng.
Bên cạnh đó, không gian làm việc được bố trí khoa học tạo nền tảng cho sự hợp tác mượt mà, giảm xung đột do phân tâm và thúc đẩy giao tiếp tự nhiên. Bố cục mở với không gian sạch sẽ tăng cường chia sẻ ý tưởng, phá vỡ rào cản truyền thống, và khuyến khích tương tác ngẫu hứng, dẫn đến cảm giác thuộc về cộng đồng.
Theo Workaflow, không gian tối ưu hóa giảm phân tâm từ tiếng ồn và chuyển động, giúp nhóm duy trì năng lượng tích cực, giảm căng thẳng tập thể, và tăng sáng tạo. Việc tích hợp cây xanh và khu vực nghỉ ngơi có thể giảm căng thẳng, nâng cao sức khỏe tinh thần, với các nghiên cứu ghi nhận cải thiện sức khỏe tâm lý ở nhân viên có không gian làm việc có yếu tố tự nhiên.
10 cách tối ưu hóa văn phòng giúp não “dễ thở” hơn
Để tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng, các doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều chiến lược tối ưu hóa văn phòng, dựa trên dữ liệu, phản hồi nhân viên, và tâm lý học môi trường.
PITO gợi ý một số phương pháp tối ưu không gian văn phòng nhưng vẫn đảm bảo các yếu tố cá nhân, giúp tăng năng suất và sức khỏe tinh thần.
1. Phân chia khu vực theo nhu cầu công việc
Phân chia văn phòng thành các khu vực chuyên biệt là cách hiệu quả để hỗ trợ đa dạng phong cách làm việc như quiet zones cho công việc cần sự tập trung, collaborative spaces cho họp nhóm, lounge areas cho nghỉ ngơi và wellness areas cho sức khỏe.
Các khu vực cần được thiết kế rõ ràng với tín hiệu hình ảnh như màu sắc, biển báo, hoặc nội thất âm thanh (acoustic panels). Điều này giúp nhân viên dễ dàng chọn không gian phù hợp, tăng năng suất làm việc.
Để cá nhân hóa, doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên chọn khu vực phù hợp với tính cách. Người hướng ngoại có thể chọn khu vực mở với đồ trang trí đa dạng, trong khi người hướng nội ưu tiên bàn không quay lưng ra cửa để tránh phân tâm.
2. Đưa thiên nhiên vào văn phòng
Việc sử dụng ánh sáng tự nhiên, cây xanh, yếu tố nước, và nội thất công thái học như bàn đứng, ghế điều chỉnh giúp giảm căng thẳng và tăng năng lượng. Nghiên cứu từ Cornell cho thấy, văn phòng nhiều ánh sáng tự nhiên giúp cải thiện sức khỏe nhân viên, trong khi đó, cây xanh mang lại cảm giác bình yên, thư thái. Do đó, văn phòng nên trang trí thêm cây nhỏ như xương rồng, sen đá hoặc kim tiền. Điều này không chỉ giúp cải thiện chất lượng không khí mà còn là điểm nhấn nhẹ nhàng, phù hợp với những người yêu thiên nhiên và tìm kiếm sự thư thái ở nơi làm việc.
Một bí mật khác mà các mọi người cũng nên biết là văn phòng nên kết hợp màu sắc: xanh dương cho tập trung, vàng giúp nâng cao sáng tạo. Đồng thời, chất lượng không khí cũng là một yếu tố “nhỏ nhưng có võ” giúp ngăn ngừa mệt mỏi, tạo không gian truyền cảm hứng.
3. Quản lý tiếng ồn
Tiếng ồn là một trong những yếu tố gây phân tâm lớn nhất trong văn phòng mở, theo khảo sát của Savills UK tại Anh hồi 2019. Do đó, văn phòng có thể sử dụng vật liệu hấp thụ âm thanh như thảm, tấm trần, khu vực cách âm (phone booths) và hệ thống tiếng ồn trắng giúp giảm thiểu vấn đề này.
Bên cạnh đó, văn phòng nên tách biệt khu vực có thể tạo ra tiếng ồn như pantry hay phòng họp khỏi khu vực làm việc. Đây là điều cần thiết để duy trì sự tập trung cho công việc, đặc biệt cho những người hướng nội hoặc dễ bị sao nhãng, thích không gian ít người đi lại.
4. Sử dụng nội thất linh hoạt
Doanh nghiệp cũng nên bố trí ghế xoay, vách ngăn và áp dụng công nghệ như phần mềm đặt chỗ bàn (desk booking) cho phép theo dõi sử dụng không gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp nắm được tỷ lệ sử dụng bàn (đặc biệt là các doanh nghiệp cho phép làm việc hybrid), từ đó tối ưu hóa không gian.
Ngoài ra, việc đảm bảo kết nối internet ổn định và ổ cắm dễ tiếp cận là điều tuyệt đối quan trọng. Đối với những người đam mê công nghệ, bàn làm việc với các thiết bị laptop, tai nghe không dây cũng giúp tối ưu hóa công việc.
5. Tái sử dụng không gian “chết”
Doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi khu vực ít sử dụng thành không gian đa năng như phòng họp nhóm hoặc khu nghỉ ngơi. Khu vực này có thể trạng trí thêm màu sắc hoặc bố trí sofa, giường nghỉ giúp nhân viên cải thiện tâm trạng trong ngày căng thẳng.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp tại Việt Nam như VNG hay Zalo cũng thường xuyên áp dụng quy định đổi chỗ ngồi sau nửa năm. Đây là dịp để nhân sự có sự thay đổi vị trí, từ đó giúp tái tạo năng lượng, từ đó duy trì hứng khởi và hiệu suất cao.
6. Cá nhân hóa bàn làm việc
Không gian làm việc của mỗi người nên được cho phép trang trí, bày biện vật dụng cá nhân ở mức độ vừa phải. Một bàn làm việc với giải thưởng và các trích dẫn truyền động lực có thể giúp họ kiên trì làm việc để đạt được mục tiêu.
Tuy nhiên, việc trang trí bàn làm việc chỉ nên dừng ở mức độ vừa phải, tránh sử dụng quá nhiều đồ nhiều màu sắc, gây sao nhãng, ảnh hưởng đến sự tập trung trong công việc.
7. Tổ chức Desk Detox Day – Ngày dọn bàn làm việc
Đây là một ngày đặc biệt để “refresh” không gian làm việc và tinh thần của cả văn phòng. Mọi người được khuyến khích cùng nhau dọn bàn, vứt bỏ giấy tờ thừa, sắp xếp lại dây cáp, lau chùi màn hình và làm mới góc cá nhân bằng cây xanh nhỏ, khung ảnh hoặc vật trang trí yêu thích.
Để tăng sự hứng thú, có thể tổ chức mini game như “Góc bàn truyền cảm hứng nhất” hoặc thử thách “Trước – Sau khi detox” với phần thưởng nhỏ dành cho những góc làm việc được “lột xác” ấn tượng nhất.
8. Digital Clean-Up Week – Tuần dọn dẹp dữ liệu
Nếu “Desk Detox Day” là dịp để làm mới góc làm việc ngoài đời thực, thì “Digital Clean-Up Week” chính là thời điểm để mỗi người “dọn bàn làm việc kỹ thuật số” – laptop, ổ đĩa, email và các công cụ trực tuyến mà chúng ta sử dụng mỗi ngày.
Mỗi ngày chỉ cần dành 10–15 phút, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy khối lượng “rác số” mình đang lưu trữ: hàng trăm ảnh chụp màn hình cũ, tài liệu trùng lặp, file không còn dùng đến hay thư mục tên “final_final_v3” tồn tại từ 2022.
Những tệp này không chỉ chiếm dung lượng mà còn tăng tải nhận thức (cognitive load), khiến bạn mất thời gian tìm kiếm và giảm khả năng tập trung.
9. Smart Tools Workshop
Trong thời đại công việc diễn ra gần như hoàn toàn trên môi trường số, việc biết cách sử dụng các công cụ quản lý công việc hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giải phóng não bộ khỏi tình trạng “đa nhiệm kiệt sức” (multitask burnout).
Thay vì tổ chức một khóa học kỹ thuật khô khan, doanh nghiệp có thể triển khai “Smart Tools Workshop” – buổi chia sẻ ngắn gọn, 30–45 phút, nơi nhân viên cùng nhau khám phá những mẹo nhỏ giúp công nghệ phục vụ con người, chứ không khiến con người bị lệ thuộc vào công nghệ.
Người hướng dẫn (có thể là nhân sự nội bộ am hiểu công cụ hoặc chuyên viên IT) chia sẻ các mẹo thực tế như:
- Cách tạo checklist thông minh trên Notion hoặc Trello để theo dõi deadline.
- Cách phân loại, gắn nhãn email và thiết lập bộ lọc tự động trong Gmail để giảm nhiễu.
- Mẹo tìm kiếm nhanh và sắp xếp tài liệu logic trên Google Drive.
Không cần thiết bị cầu kỳ, chỉ cần một buổi chia sẻ thân mật trong giờ coffee break, Smart Tools Workshop sẽ giúp nhân viên nhận ra: Làm việc thông minh không có nghĩa là làm nhiều hơn — mà là biết cách để công nghệ gánh bớt cho mình.
10. Smart Storage Challenge – Thử thách sắp xếp thông minh
Một hoạt động nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn cho văn phòng. Trong buổi Smart Storage Challenge, mọi người sẽ cùng tham gia buổi chia sẻ nhanh về các mẹo lưu trữ và sắp xếp không gian làm việc thông minh: cách phân loại tài liệu hợp lý, quản lý dây cáp gọn gàng bằng label, hay tận dụng khay, hộp lưu trữ để tối ưu diện tích bàn làm việc, cách sắp xếp các file dữ liệu khoa học, dễ nhớ. Chính phần chia sẻ này, các đồng nghiệp cũng được học hỏi các tips lẫn nhau, và ứng dụng cho riêng mình. Hoạt động không chỉ giúp không gian văn phòng trở nên ngăn nắp và chuyên nghiệp hơn, mà còn khơi gợi tinh thần teamwork và cảm hứng làm việc hiệu quả mỗi ngày.
Tối ưu hóa văn phòng không chỉ nâng cao năng suất mà còn xây dựng văn hóa làm việc tích cực, phản ánh tính cách và nhu cầu của nhân viên. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tạo ra không gian hỗ trợ con người, thúc đẩy tinh thần làm việc, từ đó giúp nâng cao năng suất.
Hy vọng bài viết của PITO có thể giúp quý doanh nghiệp hình dung phần nào về tối ưu hóa văn phòng, để đối với mỗi nhân sự, “mỗi ngày đi làm là một ngày vui”.
