Trải nghiệm ban đầu của ứng viên với HR quan trọng như thế nào?

Sau buổi phỏng vấn tại một công ty có tiếng với vị trí công việc mong muốn, Nam thể hiện rõ sự không hài lòng với cách làm việc của HR. Những điều chị hỏi không liên quan nhiều đến công việc chị đang cần tuyển; trang phục và cách chị cư xử thiếu tinh tế và chỉn chu; đặc biệt, trong suốt buổi trao đổi, chị HR liên tục bấm điện thoại, đôi khi phớt lờ những chia sẻ từ bạn. Và kết quả là dù rất thích công ty và công việc, nhưng Nam đã từ chối nhận việc vì trải nghiệm ban đầu ấy.

Có thể những trường hợp thế này không phổ biến, nhưng đấy cũng là “red-flag” trong cả việc tuyển dụng của doanh nghiệp và ứng tuyển của người lao động. Theo Personio - công ty hàng đầu châu Âu về phần mềm quản lý nhân sự - trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience) là cảm giác của ứng viên khi trải qua quá trình tuyển dụng tại một tổ chức, công ty hay doanh nghiệp.

Quá trình này bắt đầu từ lúc tìm việc, nộp CV (hồ sơ) đến những phương pháp sàng lọc, các vòng phỏng vấn và quy trình onboarding (quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập khi mới tham gia một công ty, tổ chức). Tại Việt Nam, tuỳ vào cơ cấu và cách vận hành riêng, các đơn vị có thể kết thúc quá trình trải nghiệm ứng viên ngay khi ứng viên chấp nhận (hoặc từ chối) nhận việc, hoặc sau tối đa 2 tháng thử việc. 

Tại sao trải nghiệm ứng viên với HR lại quan trọng?

Trong khảo sát “Inside the Mind of Today Candidate” của Linkedin, 65% người trả lời nói rằng trải nghiệm phỏng vấn không tốt sẽ khiến họ mất hứng thú với vị trí ứng tuyển và quyết định nhận việc.

Trong bối cảnh cạnh tranh của thị trường tuyển dụng cũng như sự thay đổi về quan điểm tìm việc của một bộ phận người lao động, đặc biệt là những nhân sự giỏi, việc xây dựng được trải nghiệm ứng viên ngay từ những bước đầu tiên, tạo lợi thế lớn cho HR trong suốt quá trình tuyển dụng sau này.

• Tăng lợi thế cạnh tranh, tuyển dụng nhanh chóng: Bằng việc chuẩn chỉnh ngay từ những bước như nội dung mô tả công việc rõ ràng, quá trình ứng tuyển đơn giản, liên hệ sơ vấn chuyên nghiệp... HR đã khiến cảm nhận của ứng viên về công ty khác biệt so với những đối thủ tuyển dụng khác. Từ đó, dễ dàng thu hút ứng viên tham gia vào các quy trình tiếp theo, thúc đẩy quá trình tuyển dụng nhanh chóng, hiệu quả và đúng đối tượng.
• Tiết kiệm/cắt giảm chi phí tuyển dụng: Chi phí tuyển dụng là những con số ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp và hiệu suất công việc của HR. Do vậy, càng tiết kiệm, càng cắt giảm thì càng có lợi. Việc tăng trải nghiệm của ứng viên là một phần quan trọng giúp giảm thiểu chi phí này, từ việc tăng tỷ lệ hồ sơ tự nhiên, sàng lọc chất lượng ứng viên, giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc sau thời gian ngắn đến tối ưu toàn bộ quá trình tuyển dụng.
• Giữ mối quan hệ, tăng cơ hội kết nối ứng viên tiềm năng: Dù ứng viên chưa phù hợp với vị trí công việc hiện tại nhưng nếu có trải nghiệm ban đầu với HR và công ty tốt thì cơ hội họ quay lại với những vị trí khác luôn cao. Hoặc họ có xu hướng giới thiệu công ty và công việc với các mối quan hệ cá nhân. Theo báo cáo của CareerBuilder, 22% ứng viên có trải nghiệm không tốt với HR sẽ tuyệt đối khuyên người thân, bạn bè của họ không ứng tuyển vào đơn vị đó.
• Thể hiện văn hoá và hình ảnh doanh nghiệp: Trong những bước kết nối đầu tiên, người HR chính là “đại sứ” của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm giao tiếp và thể hiện hình ảnh, văn hoá của doanh nghiệp đến ứng viên một cách mạnh mẽ và ấn tượng nhất. Sao cho ứng viên cho cái nhìn toàn diện và đáng tin cậy về môi trường mà họ sẽ bước vào làm việc. Điều này không chỉ hữu ích trong khâu tuyển dụng mà còn tạo đà có các bước hội nhập nhân viên sau này.
• Hỗ trợ quá trình onboarding thuận lợi và hiệu quả: Như đã nói, những trải nghiệm tích cực ban đầu, không chỉ giúp ứng viên ấn tượng và dễ dàng làm quen với văn hoá công ty, mà còn tạo nên nền tảng mạnh mẽ cho quá trình học và làm việc trong giai đoạn onboarding. Bởi HR không chỉ là người hướng dẫn về các quy trình và chính sách, mà còn là người giúp ứng viên cảm thấy sự chân thành chào đón và hỗ trợ trong mọi khía cạnh, tạo ra trải nghiệm đáng nhớ và hạnh phúc hơn trong những ngày đầu làm việc.

Làm sao để nâng cao trải nghiệm tốt với ứng viên

Trước khi giữ vai trò của một chuyên viên nhân sự (HR), “cầm cân nảy mực” cho từng vị trí tại công ty, bạn cũng từng là một ứng viên. Do vậy, không cần rắc rối, rườm rà hay những tiêu chuẩn cao siêu, bạn chỉ cần đặt mình vào vị trí của người tìm việc và thấu hiểu những điều họ mong muốn được trải nghiệm. Những mong muốn ấy có thể được sắp xếp theo từng bước trong quá trình tìm việc dựa vào những gợi ý nâng cao trải nghiệm ứng viên dưới đây.

1. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng

Các bước từ viết mô tả công việc (JD), đăng tuyển và nhận hồ sơ... dường như luôn có và quá quen thuộc với HR, song thực hiện các bước này như thế nào để tăng trải nghiệm ứng viên vẫn là điều còn nhiều bỏ ngỏ.

Bới nhiều vị trí công việc đặc thù, nghiêng về tính chuyên môn hoặc các vị cấp cao, bảng mô tả công việc do bộ phận hoặc người quản lý trực tiếp liệt kê, HR chỉ nhận và đăng tuyển. Đôi khi chính các bạn cũng chưa nắm rõ về các hạng mục và yêu cầu công việc, dẫn đến lúng túng khi giải đáp thắc mắc của ứng viên.

Hoặc một số đơn vị vẫn còn rườm rà trong khâu nhận hồ sơ, yêu cầu điền nhiều form hoặc điền lại form có sẵn các thông tin cơ bản trong CV... vừa tốn thời gian vừa không mang lại hiệu quả cho cả 2 bên. Một bước khác trong quy trình tuyển dụng, ảnh hưởng không nhỏ đến trải nghiệm là các bước sơ vấn và mời phỏng vấn. Trong nhiều trường hợp, HR sa đà vào việc trao đổi qua các nền tảng mạng xã hội mà “quên rằng” phải gửi email để chốt thông tin.

Thế nên, để hoàn thiện quy trình tuyển dụng giúp tăng trải nghiệm ứng viên, trang Resources for Employer - thuộc công ty phần mềm theo dõi ứng viên Workable gợi ý một số cách làm sau:

• Viết mô tả công việc rõ ràng: Ngay cả khi bạn biết ứng viên có chuyên môn và hiểu rõ các thuật ngữ trong ngành, thì cũng nên hạn chế sử dụng. Ngoài ra, các từ ngữ rập khuôn như tìm kiếm chuyên gia, những người có đầy nhiệt huyết và đam mê, sẵn sàng cống hiến... cần được tiết chế trong JD. Mặt khác, cấu trúc bảng mô tả công việc cần trình bày rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu, nên tách riêng những yêu cầu bắt buộc và những điều doanh nghiệp mong muốn ứng viên có thêm. 
• Tối giản quá trình ứng tuyển: Hãy giữ cho tất cả việc ứng tuyển chỉ trong 1 trang và 1 lần thao tác, sao cho ứng viên tìm thấy giao diện nộp CV trong lần đầu truy cập vào trang tuyển dụng hoặc đọc JD. Những hướng dẫn về quá trình nộp hồ sơ cũng cần đơn giản và ngắn gọn, hạn chế việc đăng ký tài khoản, tạo mật khẩu hay cung cấp quá nhiều thông tin cá nhân để xác thực. Việc liên kết trang web tuyển dụng với tài khoản Linkedin (chuyên nghiệp) đang là đề xuất để rút ngắn quá trình ứng tuyển mà vẫn cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà tuyển dụng.
• Phản hồi trong vòng 2 ngày: Đây là con số phù hợp sau nhiều thống kê của Workable về nhu cầu nhận phản hồi của ứng viên. Dù ứng viên không phù hợp với vị trí công việc hay được mời phỏng vấn, tham gia các vòng kiểm tra... thì HR cũng nên gửi email đến họ trong vòng 2 ngày. Việc phản hồi nhanh chóng và liên tục thể hiện bạn tôn trọng thời gian và công sức của ứng việc trong việc ứng tuyển vào đơn vị.

Lưu ý, những email khi trao đổi và làm việc với ứng viên nên là email cá nhân của HR khi làm việc tại công ty đó để tạo nên trải nghiệm cá nhân hoá, gần gũi và thân thiện hơn.

2. Chuẩn chỉnh trong từng buổi phỏng vấn

Như trải nghiệm của Nam, việc bạn từ chối nhận việc tập trung vào sự thiếu chỉn chu của HR ngay trong buổi phỏng vấn. Đặt mình là những người đang ứng tuyển, dành trọn thời gian và tâm huyết của buổi gặp đầu tiên với đơn vị tuyển dụng nhưng nhận lại thái độ thờ ơ và cách cư xử thiếu chuyên nghiệp, bạn sẽ cảm thấy thế nào?

Vì vậy, để kết nối gần hơn với ứng viên và nâng cao trải nghiệm trong buổi “first date”, HR có thể:

• Đặt lịch phòng họp/phòng phỏng vấn trước và sau buổi phỏng vấn, ít nhất 10 phút.
• Gửi lời mời đến những nhân sự có liên quan tham gia buổi phỏng vấn và trao đổi trước với họ về ứng viên cũng như nội dung phỏng vấn.
• Bố trí nhân sự đón ứng viên hoặc hướng dẫn trực tiếp ứng viên trong quá trình đến công ty.
• Bắt đầu buổi phỏng vấn đúng giờ.
• Mời ứng viên nước uống để "phá băng" không khí, tạo cảm giác thoải mái cho cả 2 bên.
• Giới thiệu thành phần tham gia buổi phỏng vấn và sơ lược về nội dung buổi trao đổi.
• Duy trì việc giao tiếp bằng mắt, càng nhiều càng tốt. Tránh làm việc riêng khi phỏng vấn ứng viên.
• Ghi chép nội dung buổi phỏng vấn. Nếu bạn sử dụng laptop để ghi chép thì hãy giải thích về điều này, tránh việc gõ bàn phím liên tục khiến ứng viên cảm thấy lo lắng.
• Dành thời gian để ứng viên đặt câu hỏi và thể hiện nhu cầu.
• Cảm ơn ứng viên đã dành thời gian tham gia phỏng vấn và cho họ biết thời gian bạn sẽ phản hồi/liên hệ lại.
  
  

3. Chăm chút cho những “điểm chạm”

Bên cạnh các yếu tố về quy trình và chuẩn mực cần phải có thì những điểm chạm về cảm xúc, dù rất nhỏ đôi khi lại có hiệu quả bất ngờ. Đặc biệt, với trải nghiệm ứng viên, vốn là cảm xúc, cảm giác trong quá trình làm việc với nhà tuyển dụng. Một vài gợi ý nhỏ dưới đây biết đâu có thể tạo nên giao điểm giữa HR và ứng viên.

• Thêm một dòng ghi chú dưới email mời phỏng vấn, hướng dẫn ứng viên về bãi đỗ xe, nếu khó tìm, phải đi bộ hơi xa; công ty nằm trên đường 1 chiều, trong hẻm; hoặc là một tòa nhà văn phòng, để lên được địa điểm ứng viên cần mang theo giấy tờ gì, đăng ký tại đâu, với ai và mất bao lâu thời gian... để ứng viên hình dung về địa điểm, tránh việc loay hoay tìm kiếm ngay buổi đầu tiên.
• Luôn có số điện thoại liên hệ của HR hoặc người đón tiếp, hướng dẫn ứng viên (không phải tài khoản zalo, facebook hay bất kỳ mạng xã hội nào) để việc liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, cần hỗ trợ trở nên dễ dàng hơn.
• Khi trao đổi phỏng vấn với ứng viên, song song việc đặt câu hỏi để có thông tin về ứng viên, HR có thể chia sẻ, giới thiệu thêm về những hoạt động, đãi ngộ của công ty: các bữa tiệc Happy Hour tại văn phòng, các nội dung đào tạo nhân sự, hỗ trợ chi phí cho nhân sự tham gia khóa học chuyên môn, tự do chỗ ngồi khi làm việc, gói bảo hiểm cho nhân viên và người thân, company trip, team building, phòng tập yoga, phòng tập gym, hồ bơi….
• Sau thư mời phỏng vấn hoặc sau buổi phỏng vấn, bạn có thể sẽ được nhận được lời cảm ơn và những email tiếp theo của ứng viên. Đôi khi HR sẽ phớt lờ những nội dung này, việc ghi nhận lời cảm ơn bằng một câu trả lời là thái độ lịch sự, khiến cho ứng viên cảm thấy được tôn trọng và thiện chí từ đơn vị tuyển dụng. Bạn cũng có thể tận dụng email này để bổ sung thêm ghi chú cho ứng viên, truyền đạt nhận xét cởi mở sau buổi phỏng vấn hoặc giữ liên hệ cho các cơ hội sau này.
• Company tour đơn giản ngay sau buổi phỏng vấn để ứng viên tham quan tổng thể công ty và có cái nhìn ban đầu về nơi mình sẽ làm việc là điểm chạm tốt, giúp các bạn thoải mái và hào hứng hơn với vị trí ứng tuyển. Trong thời gian di chuyển, HR có thể giới thiệu về những điều tưởng chừng cơ bản nhưng rất quan trọng với quá trình làm việc sau này, chẳng hạn: nhà vệ sinh ở đâu; ngủ trưa ở đâu; mọi người ăn trưa thế nào; nếu vào làm, ứng viên sẽ ngồi ở khu vực nào…
• ...

Cộng đồng những người làm HR đã từng có những buổi thảo luận về chủ đề “Ứng viên nhạy cảm hơn chúng ta nghĩ”. Có những điều tưởng chừng vụn vặt nhưng có thể để lại cảm xúc dài lâu. Có những điều tưởng chừng bình thường nhưng hiệu quả bất ngờ. Trải nghiệm ứng viên dường như là những điều như thế, nghiêng về cảm xúc nhưng HR cần “chăm chút” để mang lại hiệu quả tuyển dụng cao nhất, đặc biệt đối với những nhóm nhân sự giỏi và nhiều tiềm năng.