10 ý tưởng khai trương văn phòng ấn tượng, sáng tạo

Đầu năm mới là thời điểm nhiều công ty thành lập, khai trương văn phòng mới hoặc mở rộng bằng việc khai trương thêm chi nhánh, văn phòng. Đây không chỉ là dịp quan trọng để quảng bá hình ảnh và dấu ấn thương hiệu mà còn là cơ hội thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng.

Bài viết này PITO gợi ý 10 ý tưởng, hoạt động Khai trương văn phòng để sự kiện ấn tượng và thu hút người tham dự.

1. Hoạt động "Explore & Connect"

Khai trương văn phòng với hoạt động có tên gọi "Explore & Connect" (hoặc các tên gọi khác như “Grand Tour”, “Welcome Day”, “Open Day”...) để tăng sự thu hút, tham gia của nhiều người. Công ty mở cửa văn phòng cho khách hàng, đối tác tham quan, tìm hiểu và thử nghiệm những sản phẩm của công ty, tạo cơ hội để khách hàng và đối tác gặp gỡ các thành viên chủ chốt, lắng nghe chia sẻ về sứ mệnh và giá trị của công ty.

Công ty nên sử dụng màu sắc thương hiệu và các yếu tố trang trí để tạo không gian ấm cúng, chuyên nghiệp; tặng những món quà nhỏ gắn logo công ty. Chính trong buổi khai trương này, công ty cũng nên chuẩn bị tiệc nhẹ để người tham dự được nhâm nhi trà bánh khi tham quan, trải nghiệm. 

Chính hoạt động “người thật, việc thật, trải nghiệm thật” giúp khách hàng tin tưởng thương hiệu và lựa chọn sản phẩm. Không chỉ những khách hàng tham gia mà khi họ đăng tải hình ảnh văn phòng, công ty lên các trang mạng xã hội với review tốt, trải nghiệm chân thật cũng giúp gia tăng hình ảnh thương hiệu, tăng sự uy tín của công ty mà công ty không tốn quá nhiều chi phí.

2. Trải nghiệm Thực tế ảo (VR)

Ý tưởng trải nghiệm thực tế ảo (VR) khi khai trương văn phòng sẽ mang đến một cách tiếp cận sáng tạo và hiện đại, tạo dấu ấn đặc biệt cho khách tham quan, đối tác. Điều này không chỉ gây ấn tượng với khách mời mà còn cho thấy công ty đang đi trước về mặt công nghệ, luôn đổi mới, sáng tạo.

Khách tham quan có thể dùng thiết bị VR để khám phá văn phòng và trải nghiệm môi trường làm việc một cách mới lạ. Khách mời đeo kính VR để tham quan toàn bộ văn phòng, từ các khu vực làm việc, phòng họp đến các không gian giải trí, cảm nhận không gian một cách chân thực.

Thêm các yếu tố tương tác, như nhấp vào từng khu vực để nhận thông tin về phòng ban, thành tựu hoặc các dự án nổi bật của công ty. Ngoài ra, công ty có thể cài đặt các trò chơi hoặc thử thách nhẹ nhàng liên quan đến công ty để khách mời tham gia và nhận quà tặng.

Với ý tưởng này, cần chuẩn bị công nghệ quay 360° và phát triển nội dung VR chất lượng cao về văn phòng. Đầu tư kính VR và máy tính hoặc thiết bị di động để phục vụ khách mời tại sự kiện. Có nhân viên hỗ trợ, hướng dẫn khách mời sử dụng thiết bị VR để đảm bảo trải nghiệm mượt mà.

Trước sự kiện, công ty có thể tạo video teaser về trải nghiệm VR, chia sẻ trên các kênh truyền thông xã hội và website để thu hút sự chú ý. Trong sự kiện, ghi lại phản ứng của khách mời khi trải nghiệm VR và phát trực tiếp để thu hút sự quan tâm từ cộng đồng. Sau sự kiện, chia sẻ video highlight và phản hồi từ khách mời về trải nghiệm VR để giữ lửa cho sự kiện.

Trải nghiệm thực tế ảo khi khai trương văn phòng không chỉ là một cách tiếp cận sáng tạo mà còn giúp công ty tạo ra một sự kiện đáng nhớ, thể hiện sự chuyên nghiệp và đón đầu xu hướng công nghệ.

3. Trang trí văn phòng bằng tác phẩm nghệ thuật

Trang trí văn phòng bằng tác phẩm nghệ thuật sáng tạo trong ngày khai trương không chỉ làm đẹp không gian mà còn truyền tải câu chuyện và giá trị thương hiệu một cách sống động. Các tác phẩm nghệ thuật độc đáo, từ tranh tường, điêu khắc đến các sắp đặt nghệ thuật, có thể được tạo riêng theo phong cách và chủ đề của công ty. Đó có thể là tranh vẽ tay, tác phẩm từ chất liệu tái chế…

Bằng cách hợp tác với các nghệ sĩ địa phương hoặc tổ chức một cuộc thi sáng tạo nội bộ, văn phòng trở thành một không gian triển lãm nghệ thuật đa dạng, khơi gợi cảm hứng cho khách tham quan. Những tác phẩm này không chỉ là điểm nhấn thị giác mà còn tạo cơ hội cho các cuộc trò chuyện, giúp kết nối sâu hơn với khách mời. Ngoài ra, các khu vực chụp ảnh với nghệ thuật sáng tạo sẽ trở thành điểm thu hút, giúp lan tỏa hình ảnh sự kiện qua mạng xã hội một cách tự nhiên và mạnh mẽ.

Nên sử dụng đèn trang trí với thiết kế nghệ thuật như đèn lồng, đèn LED thay đổi màu sắc theo chủ đề hoặc ánh sáng mô phỏng hiệu ứng thiên nhiên, giúp làm nổi bật không gian và các tác phẩm nghệ thuật.

Trang trí văn phòng bằng các tác phẩm nghệ thuật sáng tạo không chỉ là cách thể hiện cá tính mà còn là cách truyền tải các giá trị của công ty, tạo không gian làm việc độc đáo và khơi gợi cảm hứng cho nhân viên cũng như khách mời. Đồng thời, với sự sáng tạo, độc đáo của sự kiện cũng dễ thu hút sự chú ý của truyền thông, công chúng, khách hàng, đối tác.

4. Workshop chuyên sâu

Tổ chức các buổi workshop chuyên sâu trong sự kiện khai trương văn phòng không chỉ giúp nâng cao giá trị của sự kiện mà còn tạo cơ hội để khách mời tiếp cận thông tin từ các chuyên gia trong ngành. Những buổi workshop này sẽ làm nổi bật sự chuyên nghiệp và khẳng định vị thế của công ty trong lĩnh vực mà mình hoạt động.

Công ty mời các chuyên gia để chia sẻ về những nghiên cứu mới nhất, các báo cáo ngành hoặc dự đoán về tương lai của lĩnh vực mà công ty đang hoạt động.

Gợi ý các chủ đề workshop:

• Công nghệ và xu hướng số trong ngành (AI, Blockchain, IoT)
• Quản lý tài chính cá nhân cho doanh nhân
• Cách xây dựng thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp
• Quản lý và phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả
• Kỹ năng lãnh đạo và quản lý thời gian

5. Trình diễn sáng tạo bằng công nghệ

Sử dụng các màn trình diễn công nghệ, như robot hướng dẫn, ánh sáng thông minh, hoặc trình chiếu hologram, để gây ấn tượng mạnh mẽ trong ngày khai trương. Những màn trình diễn này không chỉ thu hút sự chú ý mà còn thể hiện khả năng tiên phong về công nghệ của công ty, giúp khách tham quan ấn tượng sâu sắc hơn về thương hiệu.

Các ý tưởng có thể tham khảo:

• Trình diễn Hologram 3D: Sử dụng công nghệ hologram để tạo ra các hình ảnh 3D của các sản phẩm, logo, hoặc các hình ảnh thương hiệu quan trọng, tạo sự mới mẻ và ấn tượng. Ví dụ, hình ảnh thương hiệu công ty có thể "nổi lên" trong không gian, mang lại hiệu ứng trực quan đặc biệt cho sự kiện.
• Tạo ứng dụng riêng cho sự kiện khai trương: Tạo một ứng dụng di động dành riêng cho sự kiện khai trương, nơi khách tham dự có thể tương tác trực tiếp với các màn hình và trạm thông tin. Ứng dụng có thể cung cấp thông tin về các workshop, diễn giả, các hoạt động trong sự kiện và cho phép khách mời tham gia các trò chơi, khảo sát, hoặc nhận quà tặng qua hệ thống quét mã QR.
• Màn hình cảm ứng tương tác: Cài đặt các màn hình cảm ứng tại các khu vực khác nhau trong văn phòng, nơi khách tham dự có thể tìm hiểu về các sản phẩm/dịch vụ của công ty thông qua các video, hình ảnh động, hoặc bài thuyết trình tương tác.
• Nhận hình ảnh chuyên nghiệp khi quét mã QR: Tạo mã QR tại sự kiện, nơi đó hình ảnh chất lượng, chuyên nghiệp được đăng tải. Khách tham quan, đối tác chỉ cần quét QR có thể nhận hình ảnh của mình khi tham dự sự kiện, và đăng tải lên các trang mạng xã hội. 
• Màn hình LED và ánh sáng thông minh: Sử dụng công nghệ LED và ánh sáng thông minh để tạo ra các hiệu ứng ánh sáng động, kết hợp với âm thanh để làm nổi bật các khu vực hoặc các phần quan trọng của sự kiện. Điều này sẽ tạo ra không gian sống động, thu hút và kích thích sự chú ý của khách tham dự.

6. Gian hàng ẩm thực đặc sắc

Gian hàng ẩm thực trong ngày khai trương văn phòng không chỉ mang lại trải nghiệm ẩm thực thú vị mà còn tạo cơ hội để khách tham quan giao lưu, kết nối. Một gian hàng ẩm thực đặc sắc giúp sự kiện thêm phần sinh động và ấn tượng, đồng thời thể hiện sự chăm sóc và tinh tế của công ty đối với khách mời.
Đó có thể là món ăn đặc trưng hoặc những món ăn mang đậm dấu ấn văn hóa doanh nghiệp, một quầy bar với các thức uống sáng tạo cũng tăng thêm phần hấp dẫn cho sự kiện. Có thể đưa vào các món ăn đặc sản từ các vùng miền khác nhau hoặc các món ăn nổi bật của các nền văn hóa khác. Chọn một chủ đề cho gian hàng như "Hương vị Việt Nam," "Ẩm thực Địa Trung Hải" hay "Chuyến du lịch ẩm thực toàn cầu" mỗi khu vực sẽ giới thiệu những món ăn đặc trưng của vùng miền hoặc quốc gia đó.

Cho phép khách tham quan chứng kiến quá trình chế biến món ăn, từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến thành phẩm. Những món ăn chế biến trực tiếp tại chỗ như bánh mì nướng, xúc xích nướng, hoặc trà sữa tươi sẽ tạo nên sự thu hút và sinh động. Khách tham quan có thể tự tay chọn và trang trí món ăn của mình (ví dụ: tạo bánh pizza, tạo hình thức uống, hay lựa chọn topping cho món tráng miệng). Điều này sẽ tạo sự tham gia và kết nối giữa khách mời và sự kiện.

Tạo một khu vực chuyên biệt cho các đồ uống đặc biệt như cocktail, mocktail (cocktail không có cồn), trà đá tự pha chế. Các loại đồ uống có thể được trang trí sáng tạo với hoa quả tươi, lá bạc hà hoặc thảo mộc. Cung cấp một khu vực nhỏ dành riêng cho các loại trà cao cấp, kết hợp với bánh ngọt, giúp khách mời có thể thưởng thức trong khi giao lưu hoặc tham gia các workshop. PITO cũng từng tổ chức thành công tại nhiều doanh nghiệp với dịch vụ Live Station xe kem và luôn thu hút nhiều người tham gia. 

7. Tặng quà lưu niệm độc đáo

Một sự kiện từ thiện trong ngày khai trương văn phòng không chỉ giúp nâng cao hình ảnh công ty mà còn tạo cơ hội để thể hiện trách nhiệm xã hội, kết nối với cộng đồng và thu hút sự quan tâm của khách mời.

Đó có thể là quà tặng mang tính cá nhân hóa, được khắc tên hoặc logo công ty lên sản phẩm, như bút ký cao cấp, sổ tay da, hoặc bình nước inox. Những món quà này mang tính cá nhân và tạo cảm giác đặc biệt cho người nhận. Ngoài ra, có thể tặng khách mời những món đồ mang dấu ấn cá nhân như tranh vẽ hoặc chữ viết tay, đặc biệt nếu công ty có liên quan đến sáng tạo, nghệ thuật hoặc thiết kế.

Những món quà như tai nghe Bluetooth, bộ sạc dự phòng, hay chuột máy tính thiết kế đẹp có thể là những lựa chọn tuyệt vời cho các khách mời yêu thích công nghệ. Những món quà này vừa hữu ích vừa thể hiện sự hiện đại và sáng tạo của công ty. Tặng quà qua việc cung cấp các mã giảm giá hoặc thẻ quà tặng cho các dịch vụ của công ty. Ví dụ, nếu công ty là một nền tảng dịch vụ trực tuyến, có thể tặng khách mời mã giảm giá đặc biệt cho lần sử dụng dịch vụ đầu tiên.

Món quà thể hiện sự tinh tế, ý nghĩa và phản ánh giá trị thương hiệu của công ty. Món quà đặc biệt trong ngày khai trương văn phòng không chỉ là sự tri ân mà còn là cách để công ty tạo ấn tượng sâu sắc với khách mời, đối tác và khách hàng.

8. Kết hợp một hoạt động mang tính trách nhiệm xã hội

Tổ chức một buổi đấu giá với các món đồ, dịch vụ hoặc sản phẩm của công ty hoặc đối tác. Toàn bộ số tiền thu được từ việc đấu giá sẽ được dùng cho mục đích từ thiện, như hỗ trợ các trường hợp khó khăn, tổ chức chăm sóc sức khỏe cộng đồng, hay xây dựng trường học. Bán các sản phẩm đặc biệt được thiết kế cho sự kiện (như quà tặng, món ăn, hoặc đồ uống) và cam kết một phần lợi nhuận từ những sản phẩm này sẽ được chuyển đến các tổ chức từ thiện.

Ý tưởng khác, công ty có thể tổ chức một hội chợ nhỏ tại sự kiện, nơi khách tham gia có thể mua bán các sản phẩm thủ công, quà tặng, hoặc đồ dùng đã qua sử dụng với mục đích quyên góp cho các tổ chức từ thiện. Cung cấp các sản phẩm được làm bởi những người khuyết tật hoặc các tổ chức từ thiện. Ngoài ra, công ty cũng có thể cung cấp các dịch vụ miễn phí hoặc chi phí thấp cho cộng đồng trong ngày khai trương, như khám sức khỏe, tư vấn dinh dưỡng, hoặc các buổi chia sẻ về chăm sóc sức khỏe. Toàn bộ hoặc một phần phí dịch vụ sẽ được chuyển tới các tổ chức từ thiện.

9. Mời KOL, Influencers tham gia

Mời KOLs (Key Opinion Leaders) và influencers tham gia sự kiện khai trương văn phòng là một chiến lược truyền thông mạnh mẽ để gia tăng độ nhận diện và tạo sự chú ý cho sự kiện. Việc này không chỉ giúp lan tỏa thông tin về sự kiện mà còn tạo sự uy tín và kết nối với những người có ảnh hưởng trong ngành, thu hút thêm sự quan tâm từ cộng đồng.

Mời những KOLs hoặc influencers nổi bật trong ngành mà công ty hoạt động, chẳng hạn như những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực công nghệ, thiết kế, sức khỏe, hay cộng đồng doanh nhân. Điều này giúp nâng cao sự uy tín và độ tin cậy của công ty. Mời KOLs tham gia vào các hoạt động trong sự kiện như workshop, trình diễn công nghệ, hoặc trò chuyện với khách mời và chia sẻ cảm nhận của họ về không gian, sự kiện và công ty. Họ có thể viết blog, đăng story, post trên Facebook, Instagram, TikTok hoặc YouTube để kể lại câu chuyện của mình.

Sau sự kiện khai trương, có thể mời KOLs/influencers tiếp tục hợp tác trong các chiến dịch quảng bá, chương trình giảm giá, hoặc các buổi livestream liên quan đến sản phẩm và dịch vụ của công ty. Điều này giúp duy trì sự hiện diện của công ty trong cộng đồng người theo dõi của họ.

10. Cúng khai trương văn phòng

Cúng khai trương văn phòng là một trong những nghi thức quan trọng trong văn hóa kinh doanh tại Việt Nam, được tổ chức để cầu mong may mắn, thịnh vượng, và công việc thuận lợi cho doanh nghiệp. Đây gần như là hoạt động không thể thiếu của bất cứ công ty, văn phòng nào khi khai trương.

Lễ cúng khai trương cầu cho công ty có một khởi đầu suôn sẻ, thu hút tài lộc và gặp nhiều may mắn trong kinh doanh…

Bộ phận HR/Admin lưu ý, cần chuẩn bị đầy đủ khi cúng khai trương, đặc biệt chú ý đến sự tươi mới của hoa quả, các món ăn, trang phục nghiêm túc, trang trọng, thành tâm cầu nguyện. Lựa chọn ngày giờ tốt, tốt nhất nên chọn ngày đẹp, phù hợp với mệnh của chủ doanh nghiệp theo lịch âm.

Những lưu ý khi tổ chức Lễ khai trương văn phòng

Khi tổ chức Ngày khai trương văn phòng, HR/Admin cần lưu ý những điều sau để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp:

• Lập kế hoạch chi tiết: Đảm bảo có một kế hoạch cụ thể về thời gian, không gian và các hoạt động trong suốt sự kiện. Điều này giúp kiểm soát được mọi thứ và tránh những tình huống bất ngờ.
• Khách mời: Xác định danh sách khách mời rõ ràng và gửi lời mời trước ít nhất 1-2 tuần. Đảm bảo rằng khách mời biết thông tin chi tiết về sự kiện (thời gian, địa điểm, trang phục nếu có).
• Dự phòng cho mọi tình huống: Có phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh như thời tiết xấu (nếu tổ chức ngoài trời), sự cố kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng), hoặc thiếu sót trong đồ ăn thức uống.
• Tiếp đón và chăm sóc khách mời: Đảm bảo nhân viên tiếp đón khách mời chu đáo và thân thiện. Cung cấp thông tin về chương trình và không gian văn phòng cho khách ngay khi họ đến.
• Lên kế hoạch về đồ ăn và thức uống: Nếu có tiệc nhẹ, cần tính toán sao cho đồ ăn đủ cho số lượng khách mời, không quá ít hoặc quá nhiều. Đảm bảo rằng đồ ăn thức uống có sự đa dạng để phù hợp với khẩu vị của nhiều người. Bạn có thể đặt qua các đơn vị dịch vụ uy tín cung cấp tiệc, đồ ăn thức uống để chuyên nghiệp, an toàn.
• An toàn và vệ sinh: Đảm bảo văn phòng sạch sẽ, thoáng mát và an toàn. Kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống điện, thiết bị âm thanh, ánh sáng và các yếu tố có thể gây sự cố.
• Hình ảnh và truyền thông: Chụp hình và quay video sự kiện để chia sẻ trên các kênh truyền thông của công ty như Facebook, Tiktok, hoặc website. Điều này không chỉ giúp quảng bá mà còn lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ.
• Chăm sóc khách mời sau sự kiện: Gửi lời cảm ơn sau sự kiện để tạo ấn tượng tốt đẹp, cũng như duy trì mối quan hệ lâu dài với khách mời và đối tác.
• Thời gian và không gian: Đảm bảo chương trình khai trương diễn ra đúng giờ và không quá dài. Sắp xếp không gian sao cho khách mời có thể di chuyển thoải mái và tham gia vào các hoạt động mà không cảm thấy chật chội.

Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chú ý đến từng chi tiết, Lễ khai trương văn phòng sẽ trở thành một sự kiện đáng nhớ và giúp tạo dựng hình ảnh tốt cho công ty.

PITO hy vọng rằng với 10 ý tưởng, hoạt động gợi ý trên, sự kiện Khai trương văn phòng của bạn sẽ là một sự kiện để lại nhiều ấn tượng, trải nghiệm độc đáo cho khách hàng, đối tác.