Lần đầu tiên đặt Catering cho văn phòng, bạn lúng túng không biết bắt đầu từ đâu? Làm sao để tổ chức thật chuyên nghiệp, nên chọn món gì hợp “gu” cả phòng? Làm sao để buổi tiệc chỉn chu, vui vẻ mà không bị đồng nghiệp "than ngầm" là đồ ăn nguội, thiếu món chay hay ship trễ?
Chuyện đặt tiệc tưởng dễ mà lại có muôn kiểu tình huống dở khóc dở cười: Chọn món ăn theo sở thích sếp, ai ngờ nửa văn phòng ăn chay đúng hôm đó. Giao hàng tới nơi, phát hiện thiếu… muỗng nĩa, cả phòng phải chia nhau “ăn ké” như thời sinh viên. Bàn ghế chưa setup, khách mời đã đến, phải mượn thêm ghế từ phòng họp bên cạnh. Tiệc 11h30, 12h chưa thấy tài xế đâu, cả team đứng chờ đồ ăn mà bụng thì réo lên từng hồi…
Một bữa ăn ngon là sợi dây kết nối nơi công sở. Dù là tiệc mừng kỷ niệm thành lập, sinh nhật team hay đơn giản là “chill nhẹ” cuối tuần - Happy hour, chỉ cần chuẩn bị đúng cách, buổi tiệc sẽ diễn ra trọn vẹn và đầy ắp tiếng cười, chạm cảm xúc người tham dự.
Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm nghìn bữa tiệc văn phòng và lắng nghe không ít tâm sự, nỗi niềm của các anh chị HR/Admin – những người đứng sau ánh hào quang của mỗi buổi Catering, PITO đã đúc kết thành 7 bước đơn giản dưới đây.
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu tiệc/sự kiện
Trước khi chọn món ăn, tìm nhà cung cấp hay lên ngân sách, bạn cần xác định thật rõ ràng: buổi tiệc này mục đích gì?
Đây là một buổi Tea break giữa workshop để mọi người nhâm nhi, nạp lại năng lượng hay là một buổi chill cuối tuần cùng đồng nghiệp? Hay sự kiện trang trọng mừng ký kết hợp tác? Việc hiểu đúng “tinh thần” buổi tiệc sẽ giúp bạn chọn đúng loại hình Catering phù hợp.
Đừng lo nếu bạn chưa rành hết các kiểu tiệc. Chỉ cần nắm rõ nhu cầu, đội ngũ Catering chuyên nghiệp sẽ tư vấn, lựa chọn loại tiệc chuẩn chỉnh, tránh rơi vào cảnh “tiệc chill mà bày buffet như hội nghị”, hoặc “tiệc đứng networking nhưng lại toàn món nước sốt tràn lan”.
- Kiểu tiệc: Bạn xác định nhu cầu sự kiện để lựa chọn loại tiệc phù hợp, tránh lạc quẻ. Lựa chọn sai kiểu tiệc cũng là một những lỗi sai khiến bữa tiệc “vỡ trận”. Là tiệc nội bộ nhẹ nhàng cuối tuần, tiệc mừng sinh nhật công ty, đón tiếp đối tác hay sự kiện team building?
- Nếu là sự kiện trang trọng, buffet hoặc set menu sẽ phù hợp hơn. Tiệc Buffet thường linh hoạt, phong phú món ăn, lý tưởng cho những dịp đặc biệt cần không khí ấm cúng, trang trọng. Nếu là cuộc họp kéo dài, tiệc Tea break giúp tiếp năng lượng nhẹ nhàng. Tea break thường nhẹ nhàng, gọn gàng, phù hợp trong khoảng nghỉ giữa các buổi họp, hội thảo.
- Nếu là giao lưu đứng, có thể chọn Finger Food để thuận tiện di chuyển, phù hợp với các sự kiện networking, workshop sáng tạo hoặc các buổi tiệc đứng. Nếu team muốn ăn riêng tại bàn, Gift-box cá nhân sẽ là lựa chọn linh hoạt. Gift-box cá nhân thường tiện lợi, sạch sẽ, linh hoạt cho các dịp cần gửi phần ăn riêng, tổ chức tại nhiều địa điểm hoặc ăn tại bàn làm việc.
- Mục đích tổ chức tiệc: Khi bạn biết rõ mục đích, hiểu từng loại tiệc sẽ lựa chọn phù hợp. Ví dụ Teabreak phù hợp với thời lượng ngắn (15–30 phút), không gian nhỏ, không cần chuẩn bị nhiều bàn ghế. Buffet thì cần không gian rộng rãi hơn, thời gian dư dả để mọi người thoải mái di chuyển. Finger Food là lựa chọn lý tưởng cho không gian mở, event networking, workshop. Gift-box phù hợp cho những dịp muốn gửi gắm sự chu đáo tới từng cá nhân.
- Xác định ngày giờ, địa điểm tổ chức cụ thể: Càng rõ ràng từ đầu, bạn càng dễ làm việc với nhà cung cấp. Họ sẽ cần những thông tin này để lên phương án giao hàng, setup, chuẩn bị nhân sự phục vụ… Tránh trường hợp không rõ ràng địa điểm ngày giờ khiến bữa tiệc trong trạng thái chạy nước rút, thiếu sự chỉn chu, thiếu lên hụt xuống đồng thời không có thời gian trang trí, setup.
- Số lượng người tham dự: Hãy luôn có một con số tương đối và đừng quên 10% dự phòng để đảm bảo không thiếu phần ăn hay đồ uống. Cũng cần lưu ý khách ăn chay, dị ứng thực phẩm, cần lên danh sách để chuẩn bị phần ăn riêng. Tiệc ăn theo ca hay ăn cùng lúc, thống nhất rõ để tránh tình trạng “team này ăn, team kia chờ”.
Việc xác định đúng nhu cầu ngay từ đầu là chìa khóa giúp buổi tiệc vận hành mượt mà, không bị thiếu trước hụt sau, không bị “bày sai tiệc – chọn sai món”.
Bước 2: Thiết lập ngân sách
Sau khi xác định được nhu cầu và loại hình tiệc phù hợp, bước tiếp theo bạn cần làm là thiết lập ngân sách – yếu tố then chốt giúp buổi tiệc được tổ chức hiệu quả, đẹp mắt nhưng vẫn trong tầm kiểm soát về tài chính. Thiết lập và chốt ngân sách là một bước vô cùng quan trọng. Từ loại tiệc phù hợp, với ngân sách X, đơn vị Catering sẽ tư vấn cho bạn menu thức ăn đồ uống trang trí, setup phù hợp, chỉn chu.
Với cùng một loại tiệc, mức ngân sách sẽ quyết định: món ăn được lựa chọn (phổ thông hay cao cấp); loại đồ uống đi kèm (nước suối, trà trái cây, cà phê hay mocktail…); hình thức trang trí, setup (có hoa tươi, bảng welcome, khăn trải bàn… hay không); dịch vụ kèm theo (nhân viên phục vụ, dụng cụ ăn uống, hỗ trợ sự kiện…).
Ngân sách bao gồm: chi phí thức ăn, thức uống, tiền vận chuyển. Ngân sách bạn cần rõ ràng ngân sách: chỉ thức ăn thức uống hay bao gồm chi phí setup, vận chuyển, phục vụ, trang trí, tổ chức workshop cho tiệc….
Đồng thời, bạn cần rõ ràng chi phí ngân sách cho từng người dự. Càng rõ ràng bạn sẽ được tư vấn và tổ chức phù hợp, tránh phút chót mới ngỡ ngàng chi phí phát sinh.
Ví dụ: Khi trao đổi ngân sách với đơn vị cung cấp, bạn nên làm rõ:
- Ngân sách tổng hay ngân sách theo đầu người? Ví dụ: “Tổng ngân sách 10 triệu cho 70 người” hay “150.000đ/người cho buổi teabreak”.
- Ngân sách bao gồm những gì? Chỉ bao gồm món ăn và đồ uống? Hay bao gồm thêm phí vận chuyển, setup, trang trí, nhân sự phục vụ, thậm chí là phí tổ chức hoạt động đi kèm (mini game, workshop nhẹ)
Tip nhỏ: Hãy chia nhỏ ngân sách thành các mục rõ ràng như:
– Món ăn + thức uống: …
– Phí vận chuyển: …
– Chi phí setup, trang trí: …
– Phí dịch vụ khác (nếu có): …
Nhiều doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng cách xác định ngân sách theo đầu người vì giúp dễ tính toán, kiểm soát chi phí và lựa chọn menu linh hoạt hơn.
Khi bạn nói rõ ngân sách ngay từ đầu, đơn vị Catering như PITO sẽ dễ dàng đề xuất các menu ấn tượng, cân đối chi phí. Nếu không rõ ràng ngân sách, khó cho cả bạn và cả đơn vị Catering vì lúng túng khi chọn menu, khó tư vấn, mất thời gian của cả hai, phát sinh chi phí ngoài ngân sách.
Bước 3: Thu thập sở thích, chế độ ăn kiêng
Trong vô số điều cần chuẩn bị cho một buổi tiệc văn phòng, có một điều tưởng như rất nhỏ nhưng lại có sức chạm đến cảm xúc, đó là sự quan tâm đến sở thích ăn uống và chế độ ăn kiêng của từng người tham dự. Khi tổ chức tiệc tại văn phòng, bạn đừng quên điều này. Dù rất nhỏ nhưng thể hiện sự quan tâm của công ty, sự tinh tế của người tổ chức. Khi được quan tâm những sở thích riêng, chế độ ăn kiêng, ăn chay để được hòa vào không khí tiệc của tất cả mọi người, chắc chắn sẽ chạm đến cảm xúc của cộng sự. Đó có thể trở thành một điều ấn tượng, khó quên khi tham dự tiệc tại công ty.
Trước khi tổ chức tiệc, bạn có thể tạo một bảng khảo sát nho nhỏ qua Google Form hoặc sheet nội bộ để thu thập thông tin như:
- Có bao nhiêu người ăn chay?
- Ai đang theo chế độ eat clean, keto, hay low-carb?
- Có ai dị ứng với tôm, cua, sữa, gluten...?
- Mọi người thích ăn vị Việt truyền thống, Á hiện đại hay Âu nhẹ nhàng?
- Có cần phần ăn nhạt cho người lớn tuổi hoặc khách mời đặc biệt?
Một người ăn chay nhưng vẫn có phần ăn đẹp và ngon như bao người khác, một cộng sự đang theo chế độ eat clean nhưng vẫn có trái cây tươi và món salad riêng, một khách mời bị dị ứng hải sản nhưng được chuẩn bị phần ăn riêng biệt. Những điều tưởng chừng nhỏ ấy, lại dễ dàng trở thành điểm cộng lớn, gây ấn tượng mạnh trong lòng người tham dự.
Khi bạn nắm được những thông tin này và thông báo cho đơn vị Catering, đơn vị Catering sẽ dễ dàng hỗ trợ lên thực đơn linh hoạt, chuẩn bị phần ăn riêng chỉn chu và đề xuất thêm các lựa chọn phù hợp với từng nhóm thực khách. Điều này không chỉ giúp buổi tiệc diễn ra mượt mà mà còn nâng tầm trải nghiệm.
Sự tinh tế trong cách bạn quan tâm đến từng chế độ ăn không chỉ khiến đồng nghiệp cảm thấy được trân trọng, mà còn làm hài lòng tất cả các thực khách, không chỉ những cộng sự trong công ty mà còn lãnh đạo cấp cao, khách mời quan trọng của công ty. Sự quan tâm nhỏ này là một chi tiết nhỏ mà đối tác sẽ khoe về công ty bạn ở một thời điểm nào đó mà bạn không biết. Chính khoảnh khắc ấy góp phần làm đẹp hơn hình ảnh thương hiệu công ty bạn trong mắt đối tác, ứng viên.
Bước 4: Tìm hiểu nhà cung cấp (vendor)
Sau khi đã xác định nhu cầu, ngân sách và sở thích ăn uống của người tham dự, bước tiếp theo không thể bỏ qua là tìm hiểu và chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ (vendor). Một vendor uy tín không chỉ mang đến đồ ăn ngon, giao đúng giờ mà còn đảm bảo yếu tố quan trọng nhất: an toàn vệ sinh thực phẩm – điều sống còn với mọi bữa tiệc tập thể.
Lúc này bạn sẽ quan tâm đơn vị Catering này ở đâu, phục vụ địa điểm bạn mong muốn được không, chi phí thế nào, chất lượng đồ ăn thức uống ra sao, đã bao nhiêu doanh nghiệp từng đặt tiệc, an toàn vệ sinh thực phẩm của đơn vị này như thế nào, giấy phép kinh doanh.
Bạn có thể tìm hiểu thông tin nhà cung cấp trên website, Google, trang mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, Tiktok, Instagram, Thread, hay các diễn đàn dành cho HR/Admin. Đồng thời kênh quan trọng không kém là review của những doanh nghiệp đã từng sử dụng dịch vụ Catering của đơn vị này. Những phản hồi chân thực từ khách hàng cũ sẽ cho bạn góc nhìn rõ ràng về chất lượng món ăn, dịch vụ hậu mãi, độ linh hoạt khi xử lý phát sinh… Cần “tĩnh” khi lựa chọn Đơn vị Catering để không phải chọn một vendor đẹp mắt trên mạng nhưng lại không đủ năng lực phục vụ một tiệc đông người hoặc thiếu hệ thống vận hành chuyên nghiệp.
Một điểm không kém phần quan trọng là nên xem trước menu mẫu và hình ảnh thực tế các buổi tiệc đã thực hiện. Bạn có thể yêu cầu vendor gửi gợi ý menu theo ngân sách cụ thể, từ đó đánh giá xem phần ăn có phong phú không, món có phù hợp với khẩu vị công ty bạn không. So sánh giữa giá và chất lượng cũng là điều nên làm – bởi có rất nhiều vendor giá rẻ nhưng đồ ăn sơ sài, thiếu sự chỉn chu; trong khi một số đơn vị có mức giá hợp lý, vừa đảm bảo thẩm mỹ, vừa đủ dinh dưỡng, quy trình an toàn thực phẩm nghiêm ngặt.
Cuối cùng, nếu có thể, hãy tham chiếu từ các doanh nghiệp từng sử dụng dịch vụ. Một vài cuộc gọi hoặc email trao đổi sẽ giúp bạn xác thực độ tin cậy của vendor, từ việc đúng giờ, thái độ nhân viên, đến cách giải quyết khi có sự cố xảy ra. Điều này cực kỳ cần thiết nếu bạn đang tổ chức một buổi tiệc lớn, có sự tham dự của ban lãnh đạo hoặc đối tác quan trọng.
Bước 5: Yêu cầu báo giá
Sau khi đã khoanh vùng được vendor tiềm năng, việc tiếp theo bạn cần làm là yêu cầu báo giá chi tiết và rõ ràng. Đây là bước then chốt giúp bạn đánh giá chính xác mức độ phù hợp giữa ngân sách, dịch vụ và chất lượng của từng đơn vị. Đồng thời, yêu cầu báo giá đúng cách cũng giúp bạn tránh những phát sinh chi phí không mong muốn về sau. Trước khi gửi yêu cầu, hãy chuẩn bị một bảng thông tin cơ bản gồm: Mục đích buổi tiệc và hình thức tiệc đã chọn (teabreak, buffet, finger food, gift box…); Ngày, giờ, địa điểm tổ chức; Số lượng người tham dự (có thể ước lượng và kèm theo phần dự phòng); Yêu cầu đặc biệt nếu có: phần ăn chay, eat clean, không gluten, vị nhạt/cay, trang trí chủ đề…; Ngân sách dự kiến theo đầu người hoặc tổng ngân sáchKhi vendor nhận được yêu cầu đầy đủ, họ sẽ gửi lại cho bạn báo giá chi tiết với các hạng mục như:
- Danh sách món ăn – số lượng/khẩu phần
- Đồ uống kèm theo
- Phí giao hàng, phí setup
- Chi phí trang trí, dụng cụ, nhân sự phục vụ (nếu có)
- Thuế VAT (nếu xuất hóa đơn)
Việc này không chỉ giúp bạn dễ dàng so sánh giữa các vendor, mà còn đảm bảo minh bạch trong quá trình làm việc, nhất là với những công ty cần duyệt chi theo quy trình nội bộ. Nếu một đơn vị chỉ gửi báo giá chung chung như “tiệc 20 người: 3 triệu đồng”, không có chi tiết cụ thể món ăn và dịch vụ đi kèm, bạn nên yêu cầu làm rõ ngay lập tức để tránh rơi vào cảnh tiền trao xong – tiệc không như mong đợi.
Một lưu ý quan trọng nữa là hãy xác nhận rõ: báo giá này đã bao gồm VAT hay chưa, có chi phí phát sinh nào nếu thay đổi số lượng khách sát ngày, hoặc thay đổi địa điểm, chính sách hủy ra sao? Ngoài ra, bạn cũng có thể hỏi về các ưu đãi đi kèm nếu đặt sớm, đặt số lượng lớn, hoặc trở thành khách hàng thân thiết.
Bước 6: So sánh báo giá và chọn nhà cung cấp
Sau khi nhận báo giá từ nhiều đơn vị khác nhau, bạn cần dành thời gian lập bảng so sánh chi tiết để đưa ra lựa chọn cuối cùng một cách có cơ sở. Việc này không chỉ giúp bạn đánh giá khách quan, mà còn dễ dàng bảo vệ quyết định của mình khi cần báo cáo với sếp, phòng kế toán, hay những bộ phận liên quan.
Bạn nên so sánh các vendor dựa trên nhiều yếu tố: giá cả, độ đa dạng của menu, sự linh hoạt khi có phát sinh, thời gian phản hồi, mức độ chuyên nghiệp trong trao đổi và các dịch vụ kèm theo (trang trí, phục vụ, ưu đãi...). Một vendor có giá thấp hơn chưa chắc đã tốt hơn nếu họ thiếu sự chỉn chu hoặc không có phương án hỗ trợ khi bạn cần gấp.
Bên cạnh đó, ghi rõ lý do vì sao chọn vendor này thay vì những đơn vị khác là điều bạn không nên bỏ qua. Việc làm rõ tiêu chí chọn giúp bạn tránh rơi vào tranh luận nội bộ, đặc biệt trong các công ty có nhiều người cùng tham gia tổ chức. Hơn nữa, nếu buổi tiệc thành công, tài liệu so sánh cũng sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích cho những lần đặt tiệc sau.
Bước 7: Hoàn thiện đơn hàng
Khi đã chọn được vendor phù hợp, bước cuối cùng là xác nhận đơn hàng một cách rõ ràng và chi tiết. Đây là thời điểm bạn cần kiểm tra lại tất cả mọi thông tin: menu cuối cùng đã thống nhất, số lượng khách, thời gian – địa điểm tổ chức, người phụ trách liên lạc, phương thức và thời điểm thanh toán.
Việc xác nhận rõ ràng sẽ giúp cả hai bên đều nắm chắc vai trò, tránh hiểu nhầm, thiếu món hay nhầm lịch. Đừng quên lưu lại hotline của nhà cung cấp, cũng như đặt lời nhắc trong lịch làm việc để kiểm tra một lần cuối trước giờ diễn ra tiệc.
Khi đã chốt các thông tin giữa công ty bạn và nhà cung cấp, hai bên sẽ ký hợp đồng và cọc một số tiền nhất định cho đơn hàng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Đây cũng là một bước vô cùng quan trọng, bạn cần đọc kỹ và chắc chắn hiểu đúng, hiểu rõ những thông tin, điều khoản mà bạn ký hợp đồng, để tránh những phiền phức, tranh cãi xảy ra. Khi mọi sự cố xảy ra đều căn cứ vào hợp đồng hai bên đã ký để giải quyết theo quy định pháp luật.
Tổ chức một buổi tiệc văn phòng tưởng đơn giản nhưng lại là chuỗi công việc đòi hỏi sự cẩn trọng, linh hoạt và tinh tế ở từng bước – từ xác định nhu cầu, ngân sách, lựa chọn nhà cung cấp đến xác nhận cuối cùng. Mỗi bước đều góp phần quan trọng tạo nên trải nghiệm trọn vẹn cho người tham dự.
PITO hy vọng rằng 7 bước đơn giản nhưng thiết thực trên sẽ trở thành “bí kíp bỏ túi” giúp bạn tổ chức tiệc văn phòng hiệu quả hơn – tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và quan trọng nhất là mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho cả tập thể.
