Dịch vụ catering nói chung hay tiệc tại văn phòng nói riêng có những đặc điểm riêng biệt, không giống việc dùng tiệc tại nhà hàng hay đặt giao hàng đến văn phòng. Trong đó, chi phí catering cũng có nhiều khác biệt và lưu ý.
Trong quá trình tư vấn, trao đổi và đến bước báo giá - chốt đơn với khách hàng, PITO thường nhận khá nhiều thắc mắc như tại sao tổng chi phí cao hơn so với thực đơn ban đầu? Đã đặt tiệc mà còn tốn thêm phí giao hàng, vận chuyển? Cùng là tiệc mặn với số lượng món bằng nhau, sao buffet lại cao hơn finger food? Nếu đổi từ ly giấy sang ly thuỷ tinh thì có tốn phí không?... Rất nhiều câu hỏi liên quan đến chi phí và báo giá được đặt ra, PITO hiểu đó những thắc mắc rất thực tế, xuất phát từ nhu cầu, thói quen sử dụng dịch vụ hoặc do HR, Admin còn lúng túng, bối rối cho những lần đầu đặt catering.
Vì vậy, trong bài viết này, PITO sẽ chia sẻ rõ hơn về 6 loại chi phí người đặt catering cần quan tâm để có thể chủ động dự trù ngân sách và tổ chức các hoạt động gắn kết nội bộ hiệu quả, tạo nên những trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên.
Tại sao dịch vụ Catering có nhiều loại chi phí?
Không phải Caterer - đơn vị cung cấp dịch vụ catering, tiệc tận nơi tại văn phòng - cố tình đẩy giá hoặc “vẽ chuyện” mà thực tế một đơn hàng catering giao và phục vụ tận nơi sẽ có nhiều chi phí phát sinh khác, ngoài đồ ăn. Bởi catering không đơn thuần là việc “bán món ăn”, mà là một chuỗi hoạt động, dịch vụ nhằm tổ chức bữa ăn, bữa tiệc chỉn chu, đảm bảo chất lượng và trải nghiệm của thực khách, tại những địa điểm và không gian theo yêu cầu.
Cùng một thời điểm, để tổ chức thành công bữa tiệc, các caterer phải đảm nhiệm ít nhất 4 vai trò:
- Bộ phận bếp: xây dựng thực đơn, chuẩn bị và đảm bảo món ăn ngon, chất lượng và đúng khẩu vị.
- Bộ phận hậu cần: đóng gói, bảo quản món ăn; vận chuyển đến địa điểm tiệc an toàn, đúng giờ; bày biện bàn tiệc, bố trí món ăn; và thu dọn mọi thứ sau tiệc.
- Bộ phận phục vụ: refill món ăn hoặc phục vụ tận tay thực khách (tuỳ đặc điểm tiệc); hỗ trợ, hướng dẫn thực khách khi họ cần.
- Bộ phận tổ chức sự kiện: sắp xếp, bố trí bàn ghế phù hợp với đặc điểm tiệc; trang trí không gian tiệc để tăng phần thẩm mỹ; chuẩn bị sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí… nếu khách hàng yêu cầu.
Ngoài ra, khi đặt dịch vụ catering, bạn chỉ cần chuẩn bị không gian tiệc đủ rộng, đủ thoáng để người tham gia di chuyển, thưởng thức tiệc; trong một số trường hợp, cần thêm bàn để bố trí món ăn; còn lại các yếu tố khác từ khăn trải bàn, hoa trang trí đến khay đĩa, chafing (tạm gọi là nồi hâm nóng, dĩa hâm nóng), dụng cụ ăn - uống, thậm chí đến túi đựng rác… đơn vị cung cấp catering đều sẽ chuẩn bị.
Thế nên, catering không chỉ là cung cấp món ăn, mà còn giúp công ty tổ chức một bữa tiệc đúng chuẩn, đúng giờ, không cần HR, Admin và nhân viên “đụng tay” nên chi phí “tưởng đắt mà không đắt”. Nếu tự chuẩn bị tiệc hoặc thuê cùng lúc nhiều đơn vị thực hiện từng hạng mục riêng lẻ, tổng chi phí có thể sẽ tăng gấp nhiều lần.
6 nhóm chi phí cần tính khi đặt catering
Số lượng khách thực tế
Khi đặt tiệc catering, một số khách hàng chỉ tính số lượng khách mời hoặc số người theo danh sách dự tiệc, mà vô tình bỏ qua nội bộ - là chính HR, Admin hoặc những nhân sự hỗ trợ sự kiện; hoặc với tiệc nội bộ, bạn thường quên tính người phát sinh có thể là vô tình nhân viên đưa theo con, sếp mời thêm người đối tác thân thiết hoặc có đồng nghiệp quay lại văn phòng ngoài kế hoạch.
Việc tính không chính xác số lượng khách, có thể gây ra những trường hợp “dở khóc dở cười”:
- Nếu tính thiếu người → Thiếu đồ ăn, thiếu dụng cụ, thiếu không gian: gây khó xử, ảnh hưởng trải nghiệm thưởng thức tiệc nói riêng, tham gia vào các sự kiện gắn kết nội bộ nói chung.
- Nếu tính thừa người → Dư thừa, lãng phí món ăn: ảnh hưởng ngân sách, mất thiện cảm từ cấp quản lý; nếu số lượng thừa càng nhiều, không khí sự kiện càng trống trải.
Vì vậy, để bữa tiệc tại văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và tối ưu chi phí nhất, HR, Admin, bộ phận phụ trách nội bộ cần tính chính xác số khách tham dự thực tế, không phải số lượng khách mời và cộng thêm 5-10% dự phòng.
Loại tiệc
Việc lựa chọn loại tiệc không chỉ là chọn món ăn phù hợp với sở thích, nhu cầu của người tham gia, mà còn là yếu tố quan trọng quyết định tổng chi phí tổ chức catering. Tùy vào mục đích sự kiện, trải nghiệm mong muốn và mức độ cao cấp của món ăn, mỗi loại tiệc sẽ có chi phí rất khác nhau, kể cả khi số lượng thực khách không đổi. Chẳng hạn:
- Tiệc tea break: gồm các món bánh ngọt, bánh lạnh, trái cây, trà, cafe, nước ép - chi phí từ 100.000 đồng/người.
- Tiệc finger food: gồm các món mặn, nhỏ gọn, tiện lợi để thưởng thức ngay (đa phần finger food đều được bài trí hấp dẫn, bắt mắt) - chi phí từ 150.000 đồng/người.
- Tiệc buffet: gồm nhiều món mặn với đa dạng nhóm từ khai vị, món chính, món súp/món nước, tráng miệng - chi phí từ 250.000 đồng/người.
- Mealpack: gồm các phần ăn đóng gói, phân chia theo từng khẩu phần, thực đơn đa dạng từ ăn vặt, street food đến phần ăn cơm trưa, cơm tối, món ngọt - chi phí từ 50.000 đồng/người.
Lưu ý, mỗi loại tiệc không chỉ khác nhau về món ăn, thức uống, mà còn phụ thuộc vào mức độ chuẩn bị, đóng gói, vận chuyển, dụng cụ ăn và thậm chí là cách bài trí bàn tiệc. Do đó, trước khi chọn loại tiệc, bên cạnh việc cân nhắc chi phí, người phụ trách nên xác định rõ các yếu tố sau, để vừa tối ưu ngân sách vừa đảm bảo trải nghiệm trọn vẹn cho người tham gia:
- Mục tiêu của buổi tiệc là gì? Thời gian tổ chức khi nào? Đối tượng tham gia là ai?
- Không gian tổ chức có cho phép tiệc đứng - buffet hay chọn mealpack cho tiện lợi?
- Thời gian diễn ra tiệc và các hoạt động khác có ảnh hưởng đến chất lượng món ăn không? Nên ưu tiên chọn loại tiệc và món ăn như thế nào?
- …
Các hạng mục bổ sung
Một hiểu lầm phổ biến khi đặt catering là mọi người thường nghĩ rằng: gói dịch vụ đã bao gồm đầy đủ mọi thứ, từ bàn ghế, dụng cụ ăn uống, đến trang trí, âm thanh, nhân viên phục vụ… Thực tế, phần lớn các đơn vị catering chỉ cung cấp gói cơ bản, gồm món ăn theo thực đơn và quá trình vận chuyển, bài trí tại địa điểm tổ chức và nhân viên phục vụ trong khung giờ cố định.
Các dịch vụ khác như mở rộng không gian tiệc - bổ sung bàn ghế, khăn trải bàn, dù che; bố trí thêm hoa trang trí, backdrop chụp ảnh; âm thanh, ánh sáng, quạt, điều hoà di động… thường thuộc nhóm dịch vụ bổ sung, được chuẩn bị và cung cấp theo yêu cầu của khách hàng. Do đó, ngay từ bước đầu trao đổi, HR, Admin, nhân sự phụ trách đặt catering cần:
- Nêu rõ về không gian tổ chức, các hoạt động đi kèm và những yêu cầu, kỳ vọng cụ thể đối với bữa tiệc, sự kiện hoặc với caterer.
- Luôn hỏi rõ: “Gói này đã bao gồm những hạng mục nào?”. Bởi thực tế, có một số caterer vì tăng tính cạnh tranh trên thị trường mà “rao giá” thấp, tự ý giảm các dịch vụ đi kèm cũng như chất lượng cung cấp.
- Yêu cầu bảng báo giá rõ ràng, có sự phân chia rành mạch giữa các hạng mục: món ăn, thiết bị, trang trí, nhân sự phục vụ theo giờ…
Đọc kỹ hợp đồng, đảm bảo các điều khoản chính xác, minh bạch, không có phí phát sinh hoặc phí ẩn, điều khoản đền bù “mập mờ”. - …
Những dịch vụ bổ sung này có thể khiến tổng chi phí tăng lên, nhưng ngược lại, cũng chính là yếu tố tạo nên một buổi tiệc chỉn chu, ấn tượng và đáng nhớ. Điều quan trọng là HR/Admin cần được báo giá minh bạch và có quyền lựa chọn - tránh rơi vào thế bị động: đến ngày tổ chức mới biết… thêm yêu cầu là phải thêm tiền.
Phí dịch vụ và thuế
Trong quá trình lập ngân sách cho tiệc catering, nhiều người thường chỉ tính phần chi phí “trên đơn giá” như món ăn hay các hạng mục bổ sung thêm, mà bỏ sót phần thuế và phí dịch vụ. Tuy nhiên, đây lại là khoản bắt buộc, gần như không thể tránh khỏi với các nhà cung cấp chuyên nghiệp. Phí dịch vụ và thuế có thể chiếm từ 10% đến hơn 20% tổng chi phí.
Một số khoản phí phổ biến, bạn cần lưu ý để không phải “giật mình” khi nhận báo giá:
- Thuế giá trị gia tăng - VAT (8% - 10%): Tùy loại dịch vụ, mức VAT áp dụng có thể khác nhau. Đây là thuế bắt buộc cho các giao dịch hàng hóa, nếu công ty bạn cần xuất hóa đơn gấp mức này có thể tăng hơn, tuỳ đơn vị cung cấp.
- Phí dịch vụ/phí quản lý: Dành cho các bữa tiệc, sự kiện lớn, tính vào công tác tổ chức, giám sát, điều phối nhân sự, xử lý khủng hoảng nếu có. Tuỳ đơn vị caterer, phí này có thể được tách riêng, ghi rõ trên báo giá hoặc cộng gộp cùng phí món ăn.
- Phí nhân sự phục vụ: Hầu hết các gói catering đều có nhân sự phục vụ, theo giới hạn thời gian. Tuy nhiên, nếu đó là buổi tiệc pass around hoặc live station bạn muốn thêm nhân sự để đảm bảo phục vụ tốt hơn; hoặc cần nhân viên phục vụ thêm giờ, đến sớm hơn giờ tổ chức… thì phí nhân sự sẽ được tính riêng. Thông thường, phí này sẽ tính theo giờ/người/vai trò của nhân sự.
Đây là những khoản chi tưởng nhỏ mà không nhỏ, ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí thực tế so với ước tính ban đầu, gây áp lực thanh toán, giải trình cho người phụ trách nội bộ. Vì vậy, bạn cần đặt câu hỏi về thuế và phí phát sinh ngay từ lúc lấy báo giá, đồng thời nên dự trù chi phí phát sinh, ít nhất 10% khi làm dự toán.
Phí vận chuyển và khối lượng đồ
Không giống như các dịch vụ giao đồ ăn thông thường, catering thường đi kèm theo một lượng lớn dụng cụ, thiết bị, món ăn cần giữ nhiệt, đôi khi còn bao gồm cả bàn ghế, dụng cụ trang trí, backdrop, dù che… Việc vận chuyển không chỉ là “chở đồ tới đúng giờ”, mà còn liên quan đến công tác hậu cần phức tạp. Với kinh nghiệm tổ chức hàng ngàn bữa tiệc catering tại đa dạng địa điểm và nhiều tỉnh thành (TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu…), PITO nhận thấy 02 yếu tố chính làm tăng chi phí vận chuyển:
- Khoảng cách địa lý và vị trí tổ chức: Thông thường, đơn vị cung cấp thường miễn phí vận chuyển trong bán kính 3 - 5km nội thành, tuỳ theo giá trị đơn hàng. Nếu địa điểm ở ngoại thành, khu công nghiệp hoặc cần vận chuyển qua nhiều chặng như chung cư, cao ốc không có thang máy vận chuyển riêng, phí sẽ tính thêm. Trong một số trường hợp, khoảng cách quá xa, cần đặt riêng dịch vụ vận chuyển, chi phí lại khác.
- Khối lượng và loại dụng cụ cần vận chuyển: Tiệc càng phức tạp, quy mô càng lớn thì lượng vật dụng càng nhiều như bàn dài, ghế xếp, khăn trải bàn, thùng giữ nhiệt, chafing dish, bếp mini, dụng cụ ăn, đồ trang trí, thùng rác… Với các tiệc có live station, backdrop hoặc yêu cầu trang trí chủ đề, caterer có thể cần xe riêng và vận chuyển nhiều lượt.
Nhìn chung, phí vận chuyển chỉ là một khoản nhỏ so với chi phí tổng thể của đơn hàng catering, song nếu không được trao đổi và thống nhất từ đầu, HR, Admin sẽ bất ngờ, không thoải mái khi nhận báo giá; đơn vị caterer cũng khó sắp xếp và đáp ứng. Vì vậy, thay vì hỏi “có freeship không”, bạn nên chia sẻ rõ về vị trí, đặc điểm của địa điểm (có thang máy dành hàng hoá, có giới hạn giờ vận chuyển không) và cùng trao đổi với caterer để tìm cách tối ưu công dụng cụ liên quan đến bữa tiệc.
Chi phí theo yêu cầu
Ngoài các chi phí đã nêu, trong catering còn có những thay đổi bất ngờ, phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, chẳng hạn: thay vì ly giấy, bạn muốn sử dụng ly thuỷ tinh cho tiệc; thay vì khăn trải bàn màu cơ bản, bạn muốn khăn trải bàn đa sắc để phù hợp với chủ đề tiệc Pride month; hoặc các gói tiệc theo dịp thường đi kèm các theme trang trí như trang trí trung thu, trang trí giáng sinh… tuy nhiên, bạn cần thêm những nhấn nhá khác để không gian trở nên thu hút, ấn tượng hơn; hoặc công ty có thủ tục thanh toán nghiêm ngặt, yêu cầu xuất hoá đơn gấp, cần chứng từ hợp lệ theo chuẩn kiểm toán quốc tế hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng, chuyển khoản quốc tế...
Những yêu cầu này hoàn toàn chính đáng, nếu không giới hạn về thời gian, các caterer đều đáp ứng. Song chi phí cũng vì thế mà phát sinh tương ứng.
Đây là nhóm chi phí nhỏ lẻ, không cố định và cũng không thường xuất hiện, tuy nhiên phần này cũng ảnh hưởng đáng kể để tổng ngân sách. Vì vậy, HR, Admin, người phụ trách đặt catering cần lưu ý:
- Nếu bạn có yêu cầu riêng, hãy liệt kê cụ thể ngay từ đầu để nhà cung cấp đưa báo giá tổng quát, tránh phát sinh vào phút chót.
- Lấy trước báo giá mặc định của từng hạng mục bạn còn phân vân để dễ quyết định nâng cấp hay giữ nguyên theo gói tiêu chuẩn.
- Với các công ty nước ngoài hoặc doanh nghiệp yêu cầu nghiêm ngặt về hoá đơn và thanh toán, nên báo trước về hình thức thanh toán, yêu cầu chi tiết về việc xuất hóa đơn để tránh bị áp phí bất ngờ.
Tips nhỏ để đặt catering “thông minh” hơn
- Đừng chỉ đọc báo giá “trên đầu người”: Một số caterer báo giá thấp, nhưng chưa bao gồm các hạng mục bổ sung hay VAT. Ngược lại caterer khác báo giá cao hơn, nhưng đã bao trọn gói - cam kết không phí ẩn, không phát sinh. Vì vậy, khi đọc và so sánh nhiều báo giá, bạn có thể tính lại thành cộng lại tất cả các khoản, kể cả phát sinh và thực hiện bài toán nhỏ: tổng tiền và chia trung bình/khách, để có cái nhìn khách quan hơn.
- Cân nhắc “combo” hoặc trọn gói: Với các dịp đặc biệt như trung thu, giáng sinh, tất niên... các đơn vị catering thường cung cấp theo combo dịch vụ (buffet - livestation; teabreak - workshop,...) hoặc trọn gói từ món ăn đến các hạng mục trang trí, âm thanh, ánh sáng... So với việc đặt từng hạng mục, gói combo thường có mức giá tốt hơn 10-20%. Nếu chưa được giới thiệu, bạn có thể chủ động hỏi hoặc “deal” theo các gói này để tiết kiệm chi phí.
- Tận dụng chính sách ưu đãi khi đặt định kỳ: Nếu công ty bạn có nhu cầu tổ chức tiệc thường xuyên (theo tuần, theo tháng, theo quý) hoặc theo chuỗi sự kiện (training, hội thảo, onboarding…), các caterer luôn sẵn sàng “deal” mức giá tốt nhất để nhận tất cả bữa tiệc. Ngoài ra, chính sách tích điểm, giảm giá cho đơn hàng sau hoặc tặng kèm dịch vụ, miễn phí setup… luôn được các caterer áp dụng.
Mong rằng với những chia sẻ vừa rồi, HR, Admin, nhân sự phụ trách nội bộ đã hình dung cơ bản các chi phí cần tính khi đặt catering. Dù ít, dù nhiều những khoản này đều ảnh hưởng đến tổng ngân sách của sự kiện và có thể tạo nên trải nghiệm tốt (hoặc không tốt) cho người đặt catering khi trao đổi, làm việc với caterer. Vì vậy, càng chủ động, càng hiểu rõ cấu trúc chi phí và biết cách đặt câu hỏi đúng với nhà cung cấp, bạn càng dễ dàng kiểm soát ngân sách, chọn đúng gói dịch vụ mà vẫn đảm bảo trải nghiệm tốt cho mình và người tham dự.Nếu còn chi phí khác, khiến bạn “giật mình” khi đặt catering, bình luận thêm để PITO và các “booker” khác cùng tham khảo nhé!
Nội dung: HUY PHẠM
Chấp bút: HỒNG NHƯ
