Vừa hết Tết là đến 8/3, ngay từ bây giờ công ty cần chuẩn bị thế nào? Gợi ý cách tổ chức thiết thực, ấn tượng

Ngày Quốc tế phụ nữ 8/3/2026 rơi vào chủ nhật, ngay 20 tháng giêng âm lịch, tức chỉ 2 tuần sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán. Với thời gian cận kề như thế, ngay từ bây giờ - giữa cuối tháng 12/2025, đã có một số HR, Admin, Employee Engagement liên hệ PITO, tìm kiếm các giải pháp tổ chức 8/3 cho công ty.

Bởi thực tế cho thấy, giai đoạn sau Tết thường đi kèm nhiều thách thức và rủi ro, từ bước trình duyệt kế hoạch đến tìm kiếm đối tác cung cấp dịch vụ và gấp gáp trong khâu tổ chức. Nếu chờ sau Tết, chỉ có 2 tuần, bộ phận tổ chức dễ rơi vào trạng thái bị động và thiếu những phương án linh hoạt, đúng ý. Trong bài viết này, bên cạnh những giải pháp, ý tưởng tổ chức 8/3 phù hợp với bối cảnh, PITO còn gửi đến bạn cẩm nang những hạng mục cần chuẩn bị ngay từ bây giờ để 8/3 trọn vẹn, kèm lưu ý và định hướng tổ chức chuẩn chỉn. Mời bạn tham khảo!

80% thành công của sự kiện 8/3 bắt đầu từ trước tết - tại sao?

PITO hiểu với HR, Admin, Employee Engagement, cuối năm là giai đoạn bận rộn với rất nhiều sự kiện của mùa lễ hội, tổng kết hoạt động và xây dựng kế hoạch gắn kết nội bộ cho năm mới. Chuẩn bị thêm tiệc 8/3 - một sự kiện còn khá xa - là điều mọi người chưa nghĩ đến hoặc chưa dành sự ưu tiên trong thời điểm hiện tại. Song với kinh nghiệm đồng hành với hàng ngàn nhân sự phụ trách tổ chức hoạt động nội bộ tại các công ty, PITO nhận thấy, đây là “thời điểm vàng”, quyết định 80% thành công của sự kiện 8/3 tại công ty. Bởi:

2 tuần sau kỳ nghỉ tết là rất ít

8/3 rơi vào chủ nhật, theo xu hướng chung, các công ty sẽ tổ chức hoạt động chúc mừng từ thứ sáu (6/3 dương lịch - 18 tháng giêng âm lịch). Vậy tính từ ngày kết thúc kỳ nghỉ tết, bạn có đúng 10 ngày và tối đa là 12 ngày chuẩn bị. Đọc đến đây, bạn có thể dừng lại và nhớ lại 8/3 năm trước bạn đã chuẩn bị trong bao lâu? Liệu mốc thời gian này là ít, vừa đủ hay vẫn dư dả với HR, Admin?

Song bạn cần lưu ý, đây là thời gian ngay sau Tết, vì vậy sẽ đi kèm một số rủi ro, buộc bộ phận tổ chức phải nhận diện và kiểm soát ngay từ bây giờ:

• Trường hợp quản lý hoặc lãnh đạo đi làm muộn hơn 1 - 3 ngày, quá trình ký duyệt kế hoạch và ngân sách bị trì hoãn.
• Nhân sự thuộc bộ phận HR, Admin hoặc truyền thông nội bộ chưa quay lại công ty đầy đủ, thiếu người hỗ trợ công tác tổ chức, mặt khác một số nhân sự ở xa, có xu hướng nghỉ phép thêm hoặc work from home, chưa đảm bảo được không khí gắn kết.
• Từ góc độ của bạn - HR, Admin, người phụ trách tổ chức 8/3 - sau kỳ nghỉ tết dài, bạn còn nhiều việc khác phải xử lý, nhằm ổn định lại guồng vận hành nội bộ, “task” lớn đầu năm như tổ chức 8/3 dễ trở thành gánh nặng tâm lý cho chính người phụ trách.

Đơn vị cung cấp quá tải, giá cả tăng

Việc đặt tiệc 8/3, trang trí không gian hay hoa, quà tặng sát ngày tổ chức vốn đã là bất lợi, trong bối cảnh 8/3 ngay sau tết lại càng bất lợi hơn. Bởi có thể bạn đã “đi sau” các công ty khác - đặt từ trước tết - dịch vụ khan hiếm, đối tác chất lượng ngưng nhận đơn hàng. Đồng thời, chi phí cũng khó kiểm soát hơn. Khi nhu cầu tăng cao trong thời gian ngắn, mức giá thường bị đẩy lên, kèm theo các khoản phụ phí phát sinh do làm gấp, giao hàng ngoài giờ hoặc thiếu nhân sự sau kỳ nghỉ Tết. HR, Admin lúc này không chỉ phải chấp nhận ngân sách cao hơn dự kiến, mà còn ít thông tin để so sánh, chọn lọc hay điều chỉnh phương án cho phù hợp với yêu cầu của công ty.

Ngược lại, khi đã có kế hoạch tổ chức và chủ động trao đổi nhà cung cấp từ trước Tết, bạn sẽ có nhiều lợi thế hơn: chọn đối tác phù hợp, có thời gian trao đổi kỹ thông tin và những yêu cầu đặc biệt, cũng như giữ được mức giá ổn định… Quan trọng hơn, bạn không bị rơi vào tình thế “phải chọn”, mà thực sự có quyền chọn đúng dịch vụ và nhà cung cấp tốt nhất để hiện thực hóa ý tưởng chúc mừng phái đẹp của công ty.

8/3 là “cái cớ” hoàn hảo để “up mood” đầu năm

Sau kỳ nghỉ Tết dài, phần lớn nhân sự cần một khoảng thời gian để quay lại nhịp độ làm việc bình thường. Không khí đầu năm thường khá “lưng chừng”: mọi người chưa thực sự vào guồng, năng lượng chưa ổn định, các hoạt động nội bộ nếu quá nặng tính hình thức sẽ gây tác dụng ngược…

Thế nên trong mạch cảm xúc này, 8/3 lại trở thành một “cái cớ” rất hợp lý và dễ được đón nhận. Đây không phải một hoạt động gắn với KPI hay yêu cầu tham gia bắt buộc, mà là dịp mang tính chăm sóc, ghi nhận và tạo cảm xúc tích cực cho nhân viên, đặc biệt là các bóng hồng của công ty. Khi được chuẩn bị chỉn chu từ trước, 8/3 có thể là một điểm chạm cảm xúc đầu năm, “up mood” cho tập thể nhân viên.

Các hạng mục công ty cần triển khai ngay từ bây giờ

Thống nhất kế hoạch và ngân sách tổ chức

Đây là bước nền tảng, quyết định đến toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện 8/3. Ngay từ bây giờ, HR, Admin, Employee Engagement có thể lần lượt triển khai những nội dung sau:

• Bước 1: Huy động ý tưởng tổ chức từ nội bộ team hoặc mở rộng ra toàn thể nhân viên. Thông qua các khảo sát, bạn sẽ hiểu hơn nhân viên công ty đang mong đợi gì từ sự kiện 8/3 và có những đề xuất tổ chức như thế nào. (Nếu đã có ý tưởng 8/3, bạn có thể bắt đầu từ bước tiếp theo.)
• Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức và đề xuất ngân sách: Dựa trên ý tưởng đã chọn, bạn phác thảo kế hoạch tổng thể, bao gồm hình thức tổ chức, thời gian, số lượng dự kiến và các hạng mục chính (quà tặng, F&B, workshop, trang trí, truyền thông nội bộ…). Từ đó, xây dựng đề xuất ngân sách theo từng đầu mục cụ thể, để lãnh đạo dễ hình dung và phê duyệt hơn.
• Bước 3: Triển khai kế hoạch chi tiết với từng hạng mục: Sau khi kế hoạch và ngân sách được thống nhất, bạn nên tiếp tục “chia nhỏ” kế hoạch thành các đầu việc cụ thể: timeline triển khai, người phụ trách từng hạng mục, thời hạn hoàn thành và phương án dự phòng. Ở bước này, HR cũng có thể bắt đầu liên hệ nhà cung cấp, so sánh phương án, chuẩn bị nội dung truyền thông và phân công nhân sự hỗ trợ. 

Đặc biệt, ngay từ bước này, công ty cần xác định chắc chắn thời gian (ngày, giờ) tổ chức sự kiện 8/3 để thuận tiện cho các bước chuẩn bị tiếp theo như làm việc với đối tác hay thông báo đến nhân viên.

Liên hệ, ký hợp đồng với nhà cung cấp trước 23 tháng Chạp

Nếu như kế hoạch và ngân sách là yếu tố nền tảng, thì nhà cung cấp chất lượng là yếu tố đóng vai trò quyết định đến kết quả sự kiện. Trong bối cảnh 8/3/2026 ngay sau Tết, việc liên hệ và chốt dịch vụ trước 23 tháng Chạp không còn là “nên làm”, mà gần như là bắt buộc nếu HR muốn chọn được nhà cung cấp chất lượng và giữ được sự chủ động.

Ngay khi kế hoạch và ngân sách được duyệt, bạn đã biết rõ mình cần làm gì và có bao nhiêu nguồn lực để triển khai. Vì vậy, với từng hạng mục, bộ phận tổ chức có thể linh hoạt theo những gợi ý sau:

• Về quà tặng: Ưu tiên các loại quà dễ bảo quản và linh hoạt về số lượng (riêng quà “customize” theo từng nhân viên, bạn càng phải liên hệ, chốt hợp đồng ngay từ bây giờ). Trong quá trình trao đổi, bộ phận tổ chức có thể đề xuất phương án chia quà thành nhiều đợt hoặc sẵn sàng bổ sung quà cho nhân sự đi làm muộn sau Tết. Việc chốt mẫu, số lượng và thời gian giao hàng sớm, giúp tránh tình trạng thiếu hàng, đổi mẫu, phát sinh chi phí gấp rút và đặc biệt có đủ thời gian để nhà cung cấp chuẩn bị.
• Về tiệc 8/3 - dịch vụ catering: Hiện tại và kéo dài đến sau Tết, hầu hết các đơn vị catering đều bước vào giai đoạn cao điểm nhất trong năm, với nhu cầu tổ chức sự kiện liên tục từ Giáng sinh, tất niên, tân niên cho đến 8/3. Do vậy, việc liên hệ và đặt dịch vụ sớm không chỉ giúp bạn chủ động được khung giờ phù hợp, thực đơn đúng mong muốn mà còn được tư vấn tận tình, nhận nhiều gợi ý và đảm bảo chất lượng cũng như chi phí ổn định. 

• Về phần trang trí: Phần này sẽ được thi công sau tết, tuy nhiên, nếu có thể thống nhất ý tưởng và hoàn thiện hợp đồng trước tết, nhà cung cấp có đủ thời gian để chăm chút cho thiết kế, chuẩn bị nguyên vật liệu và sắp xếp đội ngũ nhân sự thực hiện một cách chỉn chu nhất.
• Về các hoạt động khác (workshop, hoạt náo, âm nhạc…): Đây là những hạng mục khó có thể làm gấp trong vài ngày, mà đòi hỏi nhà cung cấp có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ nhân sự triển khai, nguyên vật liệu cho đến cách tổ chức phù hợp với văn hoá và đặc thù của từng công ty. Vì vậy, liên hệ và chốt nhà cung cấp sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để trao đổi chi tiết các yêu cầu, nhà cung cấp cũng có thể đảm bảo triển khai chất lượng nhất, đúng ý tưởng và tạo nên những trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên.

Trong giới hạn thời gian và bối cảnh bận rộn của những ngày cuối năm, PITO khuyến khích bạn ưu tiên lựa chọn các đơn vị/đối tác có thể cung cấp dịch vụ trọn gói, từ quà tặng, tiệc đến trang trí và workshop. Việc làm việc với một đầu mối uy tín giúp bạn giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, trao đổi, điều phối, đồng thời hạn chế rủi ro sai sót và giúp quá trình triển khai sau Tết trở nên gọn gàng, hiệu quả hơn.

Đặc biệt, nếu bạn có thể tham khảo hình thức đặt tiệc online thông qua Nền tảng PITO. Chỉ với một “cú click chuột” bạn có thể khám phá hàng ngàn menu kèm hình ảnh, đánh giá thực tế và dễ dàng so sánh giá ngay trên hệ thống.

Truyền thông nội bộ, tạo “teaser” trước kỳ nghỉ tết

Bên cạnh những chuẩn bị về công tác tổ chức, việc truyền thông nội bộ, kịp thời thông báo đến nhân viên cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Trong ngày đi làm cuối cùng của kỳ nghỉ tết hoặc trong thời gian nghỉ tết, bộ phận tổ chức chủ động gửi một thông báo ngắn hoặc “teaser” nhẹ nhàng qua email, group nội bộ, bảng tin của công ty. Nội dung không cần quá chi tiết, chỉ cần gợi mở về thời gian tổ chức, tinh thần chương trình và đặc biệt là những nội dung quan trọng, đủ “sức hút” để mọi người tham gia.

Mặt khác, lợi ích của việc truyền thông sớm là gián tiếp khuyến khích nhân viên quay lại làm việc đúng lịch. Khi đã biết công ty có hoạt động 8/3 thú vị ngay sau Tết, PITO tin rằng nhiều người sẽ chủ động sắp xếp kế hoạch cá nhân để không bỏ lỡ, từ đó giúp tỷ lệ tham gia cao hơn. Đồng thời, “teaser” trước Tết cũng giúp HR, Admin, Employee Engagement có thêm thời gian quan sát phản hồi ban đầu từ nhân viên, điều chỉnh thông điệp hoặc hình thức tổ chức nếu cần. Khi quay lại làm việc sau kỳ nghỉ, việc truyền thông chỉ là nhắc lại và phổ biến chi tiết hơn.

Ý tưởng 8/3 phù hợp với bối cảnh 2026

Kết hợp “welcome back” và chúc mừng 8/3

Tuỳ theo thời điểm tổ chức 8/3 mà công ty lựa chọn, bạn sẽ có những chủ đề và cách triển khai khác nhau. Song với bối cảnh 2026, ý tưởng kết hợp “welcome back” và chúc mừng 8/3 sẽ là gợi ý phù hợp, vừa giúp công ty tiết kiệm ngân sách, công sức chuẩn bị cho buổi Tân niên, vừa giúp bộ phận tổ chức tối ưu quá trình chuẩn bị. Mặt khác, với góc độ nhân viên, sau Tết, phần lớn mọi người vẫn đang trong giai đoạn “làm quen lại” với nhịp làm việc. Một chương trình mang tinh thần chào năm mới, kết hợp lời chúc 8/3 sẽ giúp tập thể cảm thấy thoải mái và hào hứng hơn.

Một số ý tưởng triển khai chi tiết, bạn có thể tham khảo như sau:

• Tặng quà 8/3 cho nhân viên nữ của công ty.
• Tổ chức tiệc với thực đơn chia thành 2 phần, vừa có tiệc mặn như buffet, finger food để mọi người cùng ăn uống, kết nối; vừa có quầy live station như xe kem, xe nước ép… trang trí theo phong cách 8/3 giúp tăng trải nghiệm của người tham gia.
• Bố trí không gian “sum vầy đầu xuân” để cả cùng ty có thể ngồi cùng nhau từ 45 - 60 phút, lắng nghe những chia sẻ, định hướng của lãnh đạo trong năm mới cũng như những phản hồi và kỳ vọng của nhân viên.
• Lồng ghép hoạt động thể hiện quyết tâm hoặc cam kết cho năm mới như làm vision board theo từng phòng ban hoặc mỗi người viết 1 mục tiêu và dán ngay bàn việc để tự nhắc nhở và theo đuổi trong hành trình 2026.

Để những ý tưởng và hoạt động này triển khai hiệu quả, bộ phận tổ chức cần có kế hoạch chi tiết, sao cho vừa ghi nhận vai trò của nhân viên nữ, vừa tạo năng lượng tích cực cho tập thể ngay những tuần đầu tiên sau kỳ nghỉ dài. Đặc biệt, việc lựa chọn thời gian (ngày) tổ chức cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng, vừa phù hợp để kết hợp cả hai dịp, vừa đảm bảo có đầy đủ nhân sự tham gia trong khung thời gian thoải mái nhất.

Tổ chức “Spring Tea Bar” tại văn phòng

Một quầy live station với các loại thức uống mang tinh thần mùa xuân như trà hoa, trà trái cây, nước detox, kombucha… hoặc một quầy bar mini với cocktail, mocktail dịu nhẹ cùng với bàn tiệc tea break với các món bánh ngọt vừa ngon miệng và “ngon mắt” là ý tưởng phù hợp để tạo không khí vừa chào đón mùa xuân, vừa chúc mừng những “nàng xuân” của công ty nhân dịp 8/3. Không gian “Spring Tea Bar” có thể được trang trí đơn giản, dịu dàng với hoa tươi, các món đồ handmade theo các tông màu pastel kết hợp bảng chúc mừng 8/3 và thông điệp truyền cảm hứng đầu năm.

Ưu điểm lớn của ý tưởng này là tính linh hoạt. Nhân viên có thể ghé thưởng thức đồ uống ngay đầu giờ, trong giờ nghỉ hoặc bất cứ thời điểm nào trong ngày. Điều này đặc biệt phù hợp trong bối cảnh sau Tết, khi lịch làm việc và thời gian quay lại của nhân sự chưa đồng đều.

Từ góc độ tổ chức, “Spring Tea Bar” cũng giúp HR, Admin, Employee Engagement giảm đáng kể áp lực điều phối: không cần MC, không cần timeline phức tạp, dễ setup - thu dọn nhanh và gần như không ảnh hưởng đến việc vận hành chung của công ty. Tuy nhiên, để ý tưởng này không chỉ dừng lại ở một quầy đồ uống, mà trở thành món quà 8/3 ý nghĩa cho nhân viên, bạn có thể lồng ghép thêm một vài điểm nhấn nhỏ như:

• Sử dụng những “ly nước biết nói”, để khi thưởng thức nhân viên không chỉ cảm nhận vị ngon của thức uống mà còn là những thông điệp yêu thương từ công ty.
• Bố trí một góc chụp hình hoặc photobooth cạnh quầy bar để nhân viên có thể lưu giữ lại những khoảnh khắc đẹp cùng nhau.
• Chuẩn bị các món quà 8/3 gửi đến tất cả nhân viên khi các bạn ghé quầy. Hoặc tổ chức mini game có thưởng, để tăng thêm tương tác và kết nối nội bộ.

Ưu tiên các workshop “Relax and Refresh”

Lưu ý khi tổ chức để 8/3 luôn trọn vẹn

Để dịp 8/3 năm nay không bị chi phối bởi yếu tố thời gian, vẫn trọn vẹn và ý nghĩa như mọi năm, bên cạnh việc chuẩn bị sớm và chuẩn bị ý tưởng thú vị, HR, Admin, Employee Engagement cũng cần lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình triển khai. Để 8/3 không chỉ là một ngày lễ, một sự chúc mừng của công ty đến với nhân viên nữ nói riêng, tập thể nhân viên nói chung mà còn chạm được cảm xúc của từng cá nhân, góp phần thúc đẩy sự gắn kết và khắc sâu những giá trị trong văn hoá doanh nghiệp.

• Chuẩn bị quà tặng phù hợp giai đoạn sau Tết: Sau Tết là thời điểm nhân viên đã nhận nhiều quà biếu, bánh kẹo, lịch, giỏ quà… Vì vậy, quà tặng 8/3 nên ưu tiên tính thiết thực, trải nghiệm hoặc chăm sóc bản thân, thay vì những món mang tính hình thức. Đặc biệt, như đã nói, ngay giai đoạn sau tết có thể nhân viên chưa trở lại làm việc đầy đủ, do đó, bạn nên ưu tiên các món quà dễ bảo quản, có thể tặng - nhận - sử dụng bất cứ lúc nào, hạn chế quà 8/3 như hoa, thực phẩm hoặc các sản phẩm handmade hạn sử dụng ngắn.
• Chuẩn bị phương án cho nhân viên đi làm muộn: Bên cạnh quà tặng, quá trình tổ chức cũng cần ưu tiên yếu tố này. Việc chia ca, chia ngày hoặc ưu tiên thời điểm có đông nhân viên nhất để tổ chức hoạt động 8/3 giúp nhân viên cảm thấy mình không bị “bỏ lại” và 8/3 là dịp thực sự dành cho tất cả.
• Cân nhắc bối cảnh và tinh thần của nhân viên: Ngay sau kỳ nghỉ dài, tâm lý chung của nhân viên thường là cần thời gian để bắt nhịp lại công việc. Vì vậy, 8/3/2026 nên được tổ chức theo tinh thần nhẹ nhàng - vừa đủ - không áp lực tham gia. Đặc biệt, hạn chế những hoạt động quá ồn ào, kéo dài hoặc yêu cầu vận động, tranh tài. Ngay sau Tết, bên cạnh các thông báo nhắc lại về sự kiện, bạn có thể kèm thêm thông điệp đơn giản như “chúc bạn quay lại làm việc thật nhẹ nhàng”, “hy vọng 8/3 là một khoảng nghỉ nhỏ giữa ngày đầu năm” sẽ giúp nhân viên cảm nhận được tinh thần tôn trọng và chu đáo từ phía công ty.
• Chính HR, Admin, Employee Engagement cũng cần được chúc mừng: Trong mọi dịp lễ, bạn thường là người đứng sau chuẩn bị, điều phối và xử lý phát sinh. 8/3 cũng không ngoại lệ. Vì vậy, đừng quên rằng chính những người tổ chức cũng là những “nàng xuân” cần được ghi nhận và chúc mừng. Và chính việc chủ động chuẩn bị 8/3 ngay từ trước tết sẽ góp phần giúp bạn không phải “chạy sự kiện” trong những ngày đầu năm, giảm áp lực xử lý gấp gáp và có nhiều không gian hơn để tận hưởng trọn vẹn dịp này.

Thay vì áp lực với khối lượng công việc phải xử lý cuối năm, cộng với “task 8/3”, PITO hy vọng rằng bạn chủ động kiểm soát tình hình và chuẩn bị tốt nhất cho Ngày Quốc tế phụ nữ - chúc mừng các bóng hồng của công ty. Khi được lên kế hoạch và chuẩn bị từ sớm, đây không còn là một đầu việc phát sinh khiến bạn căng thẳng trong những ngày đầu năm, mà sẽ trở thành một hoạt động nhẹ nhàng, trọn vẹn và mang nhiều giá trị cảm xúc cho nhân viên. PITO sẽ tiếp tục đồng hành với bạn trong những bài viết tiếp theo xoay quanh chủ đề 8/3.