Một buổi year-end party, tiệc chúc mừng ngày 8/3 hay sự kiện tổng kết quý… tất cả đều là hoạt động gắn kết nhân viên, nhưng chưa đủ. Muốn nhân viên thật sự đồng hành cùng doanh nghiệp, muốn mỗi ngày đi làm của nhân viên là một ngày vui và tất cả nhân viên đều đồng lòng, gắn kết vì sự phát triển của cá nhân và vì mục tiêu chung của tổ chức, các công ty, doanh nghiệp cần có kế hoạch bài bản và chiến lược rõ ràng.
Vậy kế hoạch gắn kết nhân viên là gì? Tại sao và khi nào cần xây dựng kế hoạch này? Và cách xây dựng, triển khai ra sao? Trong bài viết này, PITO sẽ có những chia sẻ và hướng dẫn chi tiết, để HR, Admin, bộ phận truyền thông nội bộ có cái nhìn tổng thể về vấn đề này. Từ đó, bắt đầu chuẩn bị kế hoạch, hoạt động tài chính… cho năm sau.
Kế hoạch gắn kết nhân viên là gì?
Kế hoạch gắn kết nhân viên (Employee Engagement Plan) là một bản kế hoạch tổng thể, có mục tiêu, lộ trình thực hiện và các số liệu đo lường cụ thể, nhằm nâng cao mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp, tạo nên môi trường làm việc lành mạnh, tích cực. Đặc biệt, đây không chỉ là việc tổ chức các hoạt động, sự kiện, buổi tiệc để chúc mừng, kỷ niệm các dịp trong năm, mà còn bao gồm nhiều nhóm hoạt động khác như: đào tạo phát triển, công nhận và khen thưởng, chăm sóc sức khỏe tinh thần…
Đáng chú ý, một kế hoạch gắn kết nhân viên hiệu quả nên xuất phát từ nền tảng văn hoá và gắn chặt với mục tiêu, chiến lược hoạt động (theo giai đoạn/theo năm) của đơn vị. Điều này, vừa tạo nên một thể thống nhất trong các hoạt động từ đối nội - đối ngoại, vừa mang lại nhiều lợi ích tích cực, vì sự phát triển chung của công ty, doanh nghiệp.
- Cải thiện trải nghiệm của nhân viên: Nhân viên là nền tảng cốt lõi của mọi tổ chức. Khi cảm thấy được quan tâm và hài lòng, nhân viên sẽ chủ động có trách nhiệm cao với công việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi người đều cảm thấy nỗ lực của mình có ý nghĩa.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Theo Forbes, các công ty được đánh giá mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng thường có mức độ gắn kết nội bộ cao hơn 1,5 lần so với công ty đối thủ. Bởi khi nhân viên thực sự thấu hiểu giá trị và mục tiêu của công ty nói chung, sản phẩm nói riêng, họ sẽ chăm sóc khách hàng chu đáo và tận tâm hơn, đặc biệt sẽ có xu hướng chủ động xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Tạo nên một nền văn hóa hiệu suất cao: Khi nhân viên có sự gắn kết với công ty và có “cảm giác thuộc về”, họ sẽ có tinh thần trách nhiệm hơn, sẵn sàng vượt qua năng suất tối thiểu để đóng góp vào kết quả chung. Khi điều này được lan tỏa và truyền cảm hứng đến tập thể sẽ hình thành nên một nền văn hoá chủ động, tự giác, trách nhiệm - nơi mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình và quản lý, thực hiện tốt từng nhiệm vụ, công việc thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Tăng giá trị doanh nghiệp và thương hiệu tuyển dụng: Những nhân viên gắn bó với công ty không chỉ làm tốt công việc mà có thể trở thành “đại sứ thương hiệu”, tăng sự giới thiệu thực tế, hỗ trợ hiệu quả cho việc tuyển dụng. Đồng thời, theo nghiên cứu của Gallup, các doanh nghiệp có tỷ lệ gắn kết cao hơn sẽ có lợi nhuận cao hơn 23% so với đối thủ. Đây cũng chính là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững và tăng giá trị đầu tư cho cổ đông.
Tại sao phải xây dựng kế hoạch gắn kết nhân viên từ bây giờ?
Như đã nói, kế hoạch gắn kết nhân viên gắn liền với kế hoạch, chiến lược hoạt động năm, mà đây là giai đoạn các doanh nghiệp, tập đoàn đang “bắt tay” nghiên cứu, hoạch định chiến lược cho năm sau. Vì vậy, HR, Admin, bộ phận truyền thông nội bộ của các đơn vị có thể làm song song, “bắt tay” xây dựng kế hoạch gắn kết cho năm sau.
Việc chuẩn bị sớm giúp bạn có nhiều thời gian nghiên cứu, tham khảo, lấy ý kiến… từ nhiều đối tượng, cụ thể:
- Khảo sát và lắng nghe ý kiến nhân viên để hiểu rõ mong muốn trong năm tới.
- Tham khảo, học hỏi từ các mô hình gắn kết hiệu quả của doanh nghiệp khác.
- Thiết kế các chương trình gắn kết đồng bộ với các mục tiêu chung như tăng trưởng, mở rộng, chuyển đổi văn hóa nội bộ…
- Đủ thời gian để trình duyệt qua các cấp, cân đối ngân sách và chỉnh sửa, bổ sung phù hợp, đảm bảo các nội dung gắn kết có thể vận hành trơn tru ngay khi vào năm mới.
7 bước xây dựng kế hoạch gắn kết hiệu quả
Nếu đơn vị bạn đã thực hiện kế hoạch này từ các năm trước, giai đoạn hiện tại, bạn chỉ cần xem lại, thực hiện đúng quy trình như từng làm, đồng thời cập nhật, bổ sung phù hợp với xu hướng và nhu cầu mới. Tuy nhiên, với những công ty, doanh nghiệp hoặc là HR, Admin lần đầu được giao nhiệm vụ lập kế hoạch gắn kết, bạn có thể tham khảo gợi ý theo 7 bước dưới đây.
Bước 1: Phân tích thực trạng và xác định mục tiêu
Nếu đã có kế hoạch gắn kết nội bộ từ năm trước, bạn cần đánh giá kết quả của kế hoạch và hoạt động thực tế trong năm. Nếu chưa, bạn có thể phân tích, đánh giá từ những điều đã làm được, chưa làm được trong năm cũ và thực trạng hiện tại của công ty, về chiến lược, văn hóa, ngân sách… và nhu cầu, mong muốn của nhân viên.
Gợi ý một số câu hỏi bạn có thể dựa vào để phân tích, đánh giá thực trạng gắn kết của nhân viên trong công ty:
- Năm vừa qua công ty có những hoạt động gắn kết nội bộ nào?
- Sau hoạt động, bạn có khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên không? Tỷ lệ như thế nào?
- Nên duy trì hoặc loại bỏ các hoạt động, nội dung nào? Tại sao?
- Ưu điểm - hạn chế của việc gắn kết nhân viên trong năm qua? Hướng phát huy ưu điểm, loại bỏ hạn chế?
- Các nhu cầu hoặc vấn đề lớn nhất nhân viên đang cần là gì? (về môi trường làm việc, chính sách phúc lợi, cơ hội phát triển, tinh thần đội nhóm…).
- ...
Song song với việc phân tích thực trạng dựa trên những câu hỏi gợi ý, bạn cần xác định mục tiêu cho kế hoạch đang làm. Lưu ý, những mục tiêu này không nên là những con chữ trên văn bản, mà nên là những mục tiêu cụ thể, thiết thực, mang lại giá trị thực sự cho nhân viên và doanh nghiệp.
Bước 2: Thu thập ý kiến và phản hồi từ nhân viên
Đây sẽ là bước quan trọng, đảm bảo kế hoạch gắn kết của công ty được triển khai hiệu quả, đúng nhu cầu và mong muốn của người thụ hưởng. Do vậy, sau khi có cái nhìn tổng thể về thực trạng gắn kết và sơ lược về mục tiêu thực hiện, người phụ trách kế hoạch cần thực hiện bước lấy ý kiến, phản hồi từ nhân viên. Đây sẽ là nguồn thông tin quan trọng giúp bạn hiểu rõ hơn về mong muốn, kỳ vọng, khó khăn cũng như những động lực thúc đẩy sự gắn bó lâu dài của họ với doanh nghiệp.
Bạn có thể thu thập ý kiến bằng nhiều hình thức như:
- Khảo sát ẩn danh: Thực hiện khảo sát ẩn danh qua google form để khuyến khích nhân viên chia sẻ trung thực về cảm nhận, mong muốn và các ý tưởng cho hoạt động gắn kết.
- Phỏng vấn nhóm nhỏ hoặc cá nhân: Có thể tổ chức các buổi trò chuyện nhóm, theo từng phòng ban hoặc nói chuyện 1-1 với đại diện các phòng ban để đi sâu hơn vào những vấn đề cốt lõi.
- Hộp thư đóng góp ý kiến: Tạo hộp thư hoặc kênh đóng góp ý kiến thường xuyên như email, form online… để nhân viên có thể chia sẻ, phản hồi trong suốt quá trình xây dựng kế hoạch gắn kết.
- Tận dụng các trò chuyện, kết nối định kỳ: Đây sẽ là kênh cởi mở và chất lượng để có thể lắng nghe ý kiến một cách đầy đủ và đúng trọng tâm.
Trong mỗi khảo sát, công ty nên có sự cam kết với nhân viên rằng phản hồi của họ sẽ được ghi nhận, được tổng hợp, phân tích và đưa vào kế hoạch phù hợp. Điều này giúp nhân viên cảm thấy mình được lắng nghe, tôn trọng và nhiệt tình hơn trong các khảo sát tiếp theo. Và nếu xử lý bài bản, hiệu quả thì việc khảo sát ý kiến nhân viên cũng là một phần của gắn kết nội bộ.
Bước 3: Đặt ra các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả
Bạn có thể áp dụng mô hình SMART để thiết lập mục tiêu, các chỉ số đo lường, đánh giá cho bước này, cụ thể:
- Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung, mơ hồ.
- Measurable (Đo lường được): Phải có số liệu hoặc phương pháp đánh giá rõ ràng.
- Achievable (Khả thi): Phù hợp với nguồn lực, ngân sách, quy mô doanh nghiệp.
- Relevant (Phù hợp): Liên kết với mục tiêu chiến lược tổng thể và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp hoặc nhân viên.
- Time-bound (Có thời hạn): Có mốc thời gian cụ thể để kiểm tra và đánh giá.
Ví dụ về một số chỉ số đo lường, có thể đánh giá mức độ gắn kết như sau:
- Tăng 15% điểm hài lòng về môi trường làm việc sau 12 tháng (thông qua khảo sát định kỳ).
- Giảm 5% tỷ lệ nghỉ việc (lý do từ công ty) trong năm tới.
- Tổ chức tối thiểu 2 hoạt động gắn kết lớn mỗi quý và đạt tỷ lệ tham gia trên 90% tổng số nhân viên.
- Tăng lượt tương tác nội bộ (bình luận, chia sẻ) trên các kênh truyền thông nội bộ lên 30% sau 6 tháng.
- Đạt 90% tỷ lệ nhân viên cảm thấy “được công nhận xứng đáng” thông qua khảo sát ẩn danh sau các chương trình khen thưởng.
- ...
Đây là bước quan trọng, cần thực hiện khi xây dựng kế hoạch gắn kết nhân viên. Bởi nếu có những chỉ số đo lường rõ ràng ngay từ đầu, bạn có thể chủ động kiểm soát kế hoạch, dễ dàng báo cáo kết quả với lãnh đạo và có căn cứ thuyết phục để đề xuất ngân sách hoặc nguồn lực cho những hoạt động tiếp theo.
Bước 4: Lên ý tưởng, kế hoạch tổng thể
Sau khi có các con số đo lường cụ thể cùng mục tiêu thực hiện, đây sẽ là bước quan trọng, chiếm nhiều thời gian và công sức của người thực hiện. HR, Admin, bộ phận phụ trách truyền thông nội bộ cần phác thảo toàn bộ bức tranh về kế hoạch gắn kết nhân viên cho năm tới, sao cho các ý tưởng, hoạt động, sự kiện đảm bảo đáp ứng mục tiêu chung, phù hợp với ngân sách, nguồn lực và văn hoá doanh nghiệp.
Dưới đây là một số hoạt động gắn kết phổ biến, bạn có thể tham khảo cho bức tranh kế hoạch của đơn vị:
- Hoạt động theo dịp, sự kiện: Tiệc tất niên, tân niên, ngày hội gia đình, ngày quốc tế phụ nữ, trung thu, kỷ niệm thành lập công ty
- Hoạt động đào tạo - phát triển: Khóa học nội bộ; workshop chuyên đề mời chuyên gia chia sẻ; chương trình mentoring…
- Hoạt động ghi nhận - khen thưởng: Nhân viên xuất sắc tháng/quý/năm, chương trình tôn vinh giá trị cá nhân….
- Hoạt động chăm sóc tinh thần: Workshop sức khỏe tinh thần, phúc lợi dành cho việc tập luyện thể thao, gói khám sức khỏe định kỳ
- Hoạt động tăng cường tương tác đội nhóm: Gameshow nội bộ, thử thách sáng tạo, các cuộc thi chuyên môn hoặc giải trí.
Khi triển khai vào kế hoạch, bạn có thể trình bày theo từng giai đoạn với những mốc thời gian cụ thể, ứng với từng hoạt động. Như vậy sẽ tránh sự lặp lại, thể hiện được bức tranh đầy đủ, đồng thời, dễ dàng dự trù ngân sách và xác định có chỉ số đo lường.
Bước 5: Bố trí nhân sự và trình phê duyệt
HR, Admin, bộ phận truyền thông nội bộ có thể phụ trách kế hoạch, thực hiện một số hạng mục nhưng khó có thể chịu trách nhiệm tất cả. Do đó, song song với từng nội dung, hoạt động, bạn cần phân công nhân sự, bộ phận phụ trách kèm theo. Mỗi hoạt động cần có cá nhân hoặc bộ phận phụ trách, theo dõi và điều phối chính. Tùy vào quy mô và tính chất từng hoạt động, bạn có thể thành lập ban tổ chức riêng cho từng chương trình hoặc phân bổ nhiệm vụ theo phòng ban để cùng phối hợp thực hiện.
Trong quá trình phê duyệt và thuyết trình kế hoạch năm với ban lãnh đạo, bên cạnh nêu rõ các nội dung đã chuẩn bị bài bản, bạn cần thể hiện rõ sự liên kết giữa kế hoạch này với chiến lược phát triển, văn hoá công ty, mục tiêu tăng trưởng về năng suất hoặc góp phần tăng chất lượng gắn kết nội bộ để phần trình bày được thuyết phục hơn.
Bước 6: Triển khai kế hoạch chi tiết theo từng tháng, từng quý
Nếu có kế hoạch chi tiết từng tháng, từng quý, quá trình gắn kết nội bộ sẽ càng dễ dàng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian của bộ phận tổ chức. Mọi hoạt động, ngân sách, đối tác… đã được chuẩn bị và kết nối, đến đúng ngày, đúng thời điểm, HR, Admin có thể “auto chạy”. Vì vậy, ngay khi kế hoạch tổng thể được phê duyệt, bạn có thể dành thêm thời gian, triển khai kế hoạch chi tiết.
Bạn có thể thực hiện theo các hạng mục sau:
- Xác định các mốc thời gian cố định trong năm, kèm ý tưởng, hoạt động sẽ thực hiện, ví dụ tết nguyên đán, kỷ niệm thành lập công ty, các ngày lễ lớn…
- Phân bổ các hoạt động còn lại dựa trên khoảng cách thời gian, đặc điểm hoạt động của công ty và nhu cầu của nhân viên trong từng giai đoạn.
- Gắn từng hoạt động với mục tiêu và chỉ số đo lường cụ thể đã đặt ra từ bước 3.
- Chuẩn bị kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động như thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, đầu mối phụ trách, dự trù ngân sách, đối tác, hạng mục thực hiện, kế hoạch khảo sát, thu thập phản hồi sau hoạt động…
Nếu lập kế hoạch ngay từ bây giờ, bạn cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra tiến độ và cởi mở trong việc thay đổi, linh hoạt theo từng thời điểm. Các nội dung của kế hoạch này sẽ giúp bạn vận hành và tổ chức các hoạt động gắn kết tốt hơn, không đồng nghĩa với việc tuân theo tuyệt đối và cứng nhắc, gây giảm chất lượng hoạt động và hiệu quả.
Bước 7: Truyền thông, lan tỏa các nội dung của kế hoạch
Khi kế hoạch gắn kết đã hoàn thiện về mặt nội dung, ý tưởng, thời gian… bước cuối cùng chính là truyền thông và lan tỏa để mỗi nhân viên đều hiểu rõ, cảm thấy hứng thú và chủ động tham gia. Quá trình truyền thông nên được thực hiện xuyên suốt, đồng bộ từ nay cho đến thời điểm triển khai, từ kế hoạch tổng thể đến các nội dung, hoạt động chi tiết, gắn với từng dịp.
Đặc biệt, thông điệp cần truyền tải rõ ràng, toát lên được mục đích thực hiện: các chương trình gắn kết không chỉ là hoạt động “cho vui”, mà là một phần trong chiến lược phát triển văn hóa nội bộ, hướng đến lợi ích chung của mỗi cá nhân và doanh nghiệp. Khi hoạt động truyền thông được thực hiện bài bản, hiệu quả, thì gắn kết nội bộ không còn là công việc của riêng HR, Admin hay bộ phận tổ chức, mà trở thành câu chuyện chung của toàn bộ nhân sự. Và chính họ - người tham gia sẽ trở thành người đồng hành - góp phần tích cực vào quá trình triển khai hoạt động gắn kết.
Gợi ý nội dung, chủ đề gắn kết nhân viên theo từng tháng
Khởi động năm mới, gắn kết tập thể
Tháng 1: Thử thách nội bộ “Duy trì năng lượng tích cực trong 21 ngày”
Tháng 2:
- Tiệc tân niên chào năm mới
- Hoạt động lì xì đầu năm
- Workshop “Định hướng mục tiêu năm”
- Chúc mừng Valentine - lan toả tình yêu
Tháng 3:
- Hoạt động chúc mừng ngày Quốc tế phụ nữ 8/3
- Ngày Quốc tế Hạnh phúc 20/3
Phát triển bản thân - Củng cố đội ngũ
Tháng 4:
- Hoạt động ngày Cá tháng Tư
- Workshop kỹ năng mềm hoặc chuyên môn
- Khởi động chương trình mentoring 1:1
- Hoạt động hưởng ứng Ngày Sức khỏe Thế giới
- Các chương trình đào tạo nhân viên
- Hưởng ứng tiệc xanh văn phòng nhân Ngày Trái đất
Tháng 5:
- Tổ chức giải thể thao nội bộ
- Teambuilding giữa năm
Tháng 6:
- Ngày hội gia đình hoặc Ngày hội thiếu nhi
- Tiệc hoặc sự kiện tổng kết quý/giữa năm
- Hoạt động hưởng ứng Pride Month
Thúc đẩy sáng tạo - Chăm sóc sức khỏe
Tháng 7:
- Tổ chức hoạt động/workshop sáng tạo: vẽ tranh, làm video, ảnh…
- Tri ân nhân viên
Tháng 8:
- Cuộc thi ý tưởng sáng tạo, “hiến kế” cải tiến quy trình, văn hóa nội bộ…
- Talkshow về cân bằng công việc - cuộc sống
- Tổ chức hoạt động tri ân đấng sinh thành nhân Lễ Vu Lan
Tháng 9:
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên
- Tiệc trung thu: đoàn viên và gắn kết
Nhìn lại và cảm ơn
Tháng 10:
- Chương trình thiện nguyện, CSR, vì cộng đồng
- Chương trình, hoạt động chúc mừng ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10.
Tháng 11:
- Ngày cảm ơn nhân viên
- Ngày Quốc tế Đàn ông
- Đón Halloween tại văn phòng
- Lễ Tạ ơn
Tháng 12:
- Tổng kết năm, vinh danh nhân viên xuất sắc
- Hưởng ứng mùa lễ hội cuối năm: tiệc giáng sinh, tiệc tất niên, year end party.
Checklist để xây dựng kế hoạch gắn kết nhân viên dễ dàng
4 “nguyên tắc vàng” cần lưu ý
Kế hoạch xuất phát từ nhu cầu thực tế của nhân viên: Mọi chương trình, hoạt động gắn kết chỉ thực sự hiệu quả khi chạm đúng nhu cầu, mong muốn và vấn đề thực tế của nhân viên. Đừng “ngồi bàn giấy” để lên kế hoạch, hãy khảo sát, lắng nghe, trao đổi với nhân viên để hiểu họ cần gì, muốn gì trong hành trình làm việc tại doanh nghiệp.
- Đồng bộ và nhất quán trong mọi hoạt động: Mỗi chương trình gắn kết cần liên kết chặt chẽ với mục tiêu, chiến lược, giá trị văn hóa mà doanh nghiệp đang hướng đến. Đừng để mỗi hoạt động mỗi kiểu, ý tưởng riêng lẻ, thông điệp rời rạc, thiếu thống nhất.
- Linh hoạt điều chỉnh trong quá trình triển khai: Không có một kế hoạch nào “bất biến” trong suốt cả năm. Bối cảnh nội bộ, tình hình kinh doanh, thị trường hoặc chính nhu cầu của nhân viên có thể thay đổi. Vì vậy, việc theo dõi sát sao, đánh giá định kỳ và điều chỉnh linh hoạt là điều bắt buộc nếu muốn kế hoạch gắn kết thực sự phát huy hiệu quả.
- Quan tâm đến DEI (Diversity - Equity - Inclusion): Các hoạt động gắn kết nội bộ là cơ hội để các đơn vị thể hiện tinh thần tôn trọng sự đa dạng, công bằng và hòa nhập trong môi trường làm việc. Đặc biệt với các công ty, tập đoàn có đội ngũ nhân sự đa quốc gia, đa thế hệ, đa dạng về bản dạng giới hay nền tảng văn hóa… việc chú trọng DEI sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, gắn bó và tự hào khi làm việc tại đây.
Vừa rồi là tất tần tật nhưng chia sẻ, hướng dẫn về việc lập kế hoạch gắn kết nhân viên theo năm. Hy vọng hữu ích với bạn. Đừng chần chừ, hãy “bắt tay” làm ngay. Chưa bao giờ là muộn để quan tâm đến việc gắn kết, nhưng nếu có sự chuẩn bị, lập kế hoạch từ sớm, PITO tin rằng, trong năm sau chỉ số hạnh phúc của nhân viên và mức độ gắn kết nội bộ, sẽ tăng đáng kể.
Nếu có bất cứ thắc mắc nào trong quá trình lập kế hoạch, đừng ngần ngại liên hệ với PITO bạn nhé!
