Tổ chức tiệc giữa Coworking space đang hoạt động: không phòng riêng, không gián đoạn ai

Tổ chức tiệc ngay giữa một không gian coworking đang hoạt động thì cần vận hành thế nào, điều phối đối tác ra sao để bữa tiệc đảm bảo đúng yêu cầu khách hàng?

Mới đây, PITO đồng hành cùng JustCo trong sự kiện tri ân khách hàng diễn ra tại khu vực sảnh chung của tòa nhà. Không phải phòng tiệc riêng biệt, không phải khu vực tách biệt với người tham dự, mà là không gian sinh hoạt chung nơi các khách thuê vẫn làm việc, di chuyển và sử dụng dịch vụ như thường lệ. 

Với những địa điểm đặc thù như coworking space, bài toán lớn nhất là vấn đề vận hành: làm sao để chuẩn bị và phục vụ tiệc chỉn chu mà không ảnh hưởng đến những người vẫn đang làm việc xung quanh. 

Đó cũng là yêu cầu mà PITO nhận được khi đồng hành cùng JustCo trong sự kiện tri ân khách hàng tổ chức ngay tại sảnh chung của tòa nhà - nơi các thành viên và khách thuê vẫn sử dụng không gian như thường lệ.

Không gian mở và tiêu chuẩn vận hành chặt chẽ

Khác với những buổi tiệc diễn ra trong phòng riêng, khu vực tổ chức lần này nằm ngay tại sảnh thang máy của coworking space. Vì vậy, mọi hoạt động chuẩn bị, vận chuyển và phục vụ đều phải được tính toán kỹ lưỡng để không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của cộng đồng đang sử dụng không gian.

Để đảm bảo điều đó, đội ngũ PITO có phương án vận hành riêng cho sự kiện. Khu vực sơ chế được bố trí trong phòng kín thay vì thực hiện tại không gian chung. Đội ngũ triển khai được chia thành hai nhóm: một nhóm phụ trách trang trí và setup khu vực tiệc, nhóm còn lại tập trung chuẩn bị món ăn. Nhờ vậy, khu vực sảnh luôn giữ được sự gọn gàng, sạch sẽ trong suốt quá trình chuẩn bị.

Bên cạnh đó, các yếu tố về tiếng ồn, mùi thực phẩm và luồng di chuyển cũng được kiểm soát chặt chẽ. Toàn bộ hàng hóa và nhân sự đều thực hiện quy trình đăng ký trước với ban quản lý tòa nhà; việc vận chuyển được điều phối qua khu vực hầm theo đúng quy định vận hành của tòa nhà.

Món ăn sẵn sàng đúng thời điểm 

Với các sự kiện doanh nghiệp, thời gian luôn là yếu tố quan trọng. Mọi khâu đều được lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo buổi tiệc bắt đầu đúng giờ.

Đội ngũ PITO có mặt từ đầu giờ trưa để triển khai khu vực tiệc. Sau đó, các đối tác lần lượt tiếp cận hiện trường theo khung thời gian đã được thống nhất trước. Thực đơn được phục vụ theo từng đợt thay vì bày biện toàn bộ cùng lúc, giúp món ăn giữ được độ tươi ngon và sẵn sàng đúng thời điểm khai tiệ

Menu được thiết kế theo phong cách hiện đại, gọn nhẹ, phù hợp với mô hình tiệc giao lưu và kết nối trong môi trường coworking. Thực đơn gồm salad trái cây sữa chua thanh mát, các món finger food được trình bày đẹp mắt như Pani Puri gỏi bưởi, Bruschetta vegan và Vol-au-vent bò.

 Bên cạnh đó là quầy trái cây tổng hợp cùng hai loại thức uống giải khát gồm trà đào cam sả và trà sen, mang đến sự cân bằng về hương vị và phù hợp với nhiều đối tượng khách tham dự.

Không gian tiệc hài hòa với kiến trúc coworking

Bên cạnh yếu tố vận hành, khu vực tiệc cũng được thiết kế để phù hợp với không gian làm việc hiện đại. Tone màu xanh lá và trắng được lựa chọn làm chủ đạo, kết hợp cùng các loại lá nhiệt đới như monstera, dương xỉ và hoa tông trắng xanh. Bàn cocktail được tạo điểm nhấn bằng chi tiết nơ xanh lá, trong khi khăn bàn đen giúp tổng thể trở nên nổi bật nhưng vẫn tinh tế.

Khu vực tiệc được chia thành hai cụm riêng biệt: một bàn phục vụ món ăn và một bàn dành cho nước uống, tráng miệng. Cách bố trí này giúp khách mời dễ dàng tiếp cận các khu vực phục vụ, đồng thời giữ cho không gian chung luôn ngăn nắp dù có nhiều người qua lại.

Đằng sau một buổi tiệc diễn ra trơn tru thường là sự phối hợp của nhiều đơn vị khác nhau. Và Đội ngũ PITO phụ trách điều phối lịch trình, tiếp nhận đối tác tại tòa nhà, quản lý tiến độ triển khai và đảm bảo mọi hạng mục hoàn thành đúng kế hoạch. Điều này đảm bảo buổi tiệc diễn ra đúng yêu cầu mà khách hàng cũng chỉ làm việc với một đầu mối duy nhất là PITO. Còn lại, mọi thứ để PITO xử lý. 

Với những sự kiện diễn ra trong môi trường đặc thù như coworking space, thành công không chỉ nằm ở thực đơn hay phần trang trí. Quan trọng hơn là khả năng vận hành linh hoạt, phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trọn vẹn trong khi không gian vẫn vận hành bình thường.