Tất niên tại công ty, nhà xưởng: Có quá sớm để chuẩn bị?

Tối ưu chi phí

• Tránh tình trạng giá cao vào mùa cao điểm: Không chỉ riêng công ty bạn, cuối năm là thời điểm tất cả công ty, doanh nghiệp đều tổ chức hoạt động và đặc biệt là tiệc tất niên. Các dịch vụ tổ chức sự kiện, cung cấp các hạng mục trang trí, sân khấu, âm thanh, ánh sáng và ẩm thực vì thế cũng đồng loạt tăng giá theo nhu cầu thị trường. Vì vậy, nếu có kế hoạch tổ chức từ sớm, liên hệ và đặt trước, bạn có thể tiếp cận với các gói dịch vụ giá cả hợp lý hơn. Đặc biệt, nhiều dịch vụ còn có các ưu đãi cho các hợp đồng ký sớm và đặt cọc trước.
• Chiết khấu và ưu đãi từ nhà cung cấp: Mặt khác, khi đặt dịch vụ sớm, bạn có thể thương lượng được những ưu đãi, khuyến mãi hoặc giảm giá hấp dẫn từ các nhà cung cấp dịch vụ. Đây là cơ hội tiết kiệm ngân sách, dành phần chi phí này phục vụ cho các hoạt động khác trong sự kiện như giải trí, quà tặng hoặc khen thưởng nhân viên.

Tăng khả năng lựa chọn

• Chọn lựa nhà cung cấp tốt: Tương tự như vấn đề chi phí, việc chuẩn bị và tìm kiếm nhà cung cấp sớm đồng nghĩa với việc bạn có nhiều lựa chọn hơn về các đơn vị dịch vụ, đặc biệt là những đơn vị uy tín, chất lượng và có nhiều kinh nghiệm. Ngược lại, trong giai đoạn gấp rút, bạn buộc phải chấp nhận các lựa chọn hạn chế hơn.
• Có nhiều thời gian trao đổi và điều chỉnh: Nếu liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ ngay từ bây giờ, bạn có khoảng 4 tháng hơn để cùng họ lên ý tưởng, triển khai thiết kế, tham khảo các trang thiết bị tốt nhất, dùng thử món ăn… và đề xuất các yêu cầu điều chỉnh tốt hơn. Mọi thứ sẽ được thực hiện tuần tự, trong kế hoạch, hạn chế tối đa rủi ro.

Đảm bảo quyết toán trong năm tài chính

Thông thường, các công ty, doanh nghiệp sẽ tổ chức tất niên theo Tết nguyên đán, tức đã qua năm mới theo dương lịch. Song năm tài chính của các đơn vị lại thường được tính theo lịch dương. Vì vậy, nếu không chuẩn bị và dự trù kinh phí sớm, chi phí tổ chức có thể bị dồn sang năm tài chính mới. Điều này vừa gây khó khăn cho bộ phận tài chính trong việc quản lý dòng tiền và phân bổ ngân sách cho năm tiếp theo.

Chưa kể, việc hoàn thành tiệc vào những ngày cận tết, các nhà cung cấp quá tải hoặc bận rộn với kỳ nghỉ; ngân hàng xử lý chậm… dẫn đến việc nhận báo giá, thanh quyết toán mất nhiều thời gian chờ đợi hơn. Thế nên, nếu có những chuẩn bị từ bây giờ, thống nhất đơn vị cung cấp, xác nhận báo giá và ký hợp đồng thì khi kết thúc sự kiện quy trình thanh toán sẽ nhanh hơn. Đồng thời, mọi chi phí liên quan đến tiệc tất niên cũng có thể hoàn tất và dự trù chính xác trong năm tài chính hiện tại, tránh những rắc rối về tài chính vào đầu năm mới cũng như đảm bảo kế hoạch tài chính của công ty không bị ảnh hưởng.

Tránh áp lực cho Ban tổ chức 

Việc chuẩn bị tiệc tất niên là một nhiệm vụ phức tạp, đặc biệt đối với các sự kiện quy mô lớn, gồm hàng trăm hoặc hàng nghìn khách mời. Nếu không có thời gian chuẩn bị đủ lâu, ban tổ chức sẽ dễ gặp phải tình trạng căng thẳng và áp lực do phải xử lý quá nhiều công việc trong thời gian ngắn.

Mặt khác, chuẩn bị sớm giúp ban tổ chức có thời gian đủ để lập kế hoạch kỹ lưỡng từ khâu lên ý tưởng, phân công nhân sự phụ trách đến thực hiện và kiểm soát rủi ro. Nhờ đó, giai đoạn gần ngày diễn ra và cả trong sự kiện mọi người có thời gian thoải mái và tâm thế sẵn sàng bởi mọi thứ đã được chuẩn bị cẩn thận, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và không có sự cố bất ngờ.

Tạo cảm giác mong đợi và hứng khởi

Những năm gần đây, mạng xã hội có nhiều ý kiến trái chiều về tiệc tất niên tại công ty, nhà xưởng. Một số ý kiến cho rằng các sự kiện này mang tính hình thức, không tạo ra giá trị hữu hình và đôi khi còn khiến nhân viên áp lực vì phải chuẩn bị trang phục theo “dress code” hay phải tập luyện văn nghệ. Vì vậy, nếu công ty bạn thực sự có những ý tưởng tổ chức tất niên sáng tạo và có sự chuẩn bị chu đáo từ sớm thì PITO tin rằng, đây là điểm cộng lớn, không chỉ tháo gỡ những băn khoăn của nhân viên mà còn khơi gợi cảm giác mong đợi.

Đồng thời, một bữa tiệc tất niên được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tạo ấn tượng tốt trong nhân viên, giúp họ cảm thấy được quan tâm, từ đó tạo ra cảm giác háo hức, mong chờ, góp phần nâng cao tinh thần làm việc và tạo động lực cho nhân viên trong giai đoạn cuối năm nhiều bận rộn.

6 hạng mục cần chuẩn bị khi tổ chức tất niên tại nhà xưởng

1. Xây dựng và hoàn thiện kế hoạch tổng quan

Với các doanh nghiệp lớn có quy mô tiệc tất niên từ vài trăm đến hàng nghìn khách mời, việc xây dựng và hoàn thiện kế hoạch tổ chức chỉn chu là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Kế hoạch này cần được hoàn thiện từ sớm để trình và được các cấp lãnh đạo góp ý, chỉnh sửa và phê duyệt.

Tùy theo đặc điểm công ty, doanh nghiệp hoặc cơ quan bạn làm việc, kế hoạch này có thể được trình bày theo nhiều hình thức khác nhau: văn bản kế hoạch, powerpoint trình bày từng hạng mục hoặc những buổi họp trực tiếp với lãnh đạo. Song khi xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, bạn cần có những nội dung sau:

• Mục đích, mục tiêu cụ thể của bữa tiệc
• Dự kiến thời gian tổ chức
• Số lượng và thành phần khách mời
• Dự trù ngân sách theo các hạng mục
• Nội dung sẽ có trong bữa tiệc như hoạt động giải trí, tiệc, vinh danh, chia sẻ, tặng quà…
• Phân công nhân sự
• Lộ trình thực hiện từ chuẩn bị đến ngày diễn ra tiệc
• …

2. Xác định đối tượng và danh sách khách mời

Để xây dựng được kế hoạch như vừa nêu, việc xác định đối tượng/khách mời tham dự tiệc tất niên cũng đặc biệt quan trọng. Đó là toàn bộ công - nhân viên của công ty doanh nghiệp, ban quản lý, ban lãnh đạo. Ngoài ra, tiệc có sự tham dự của đối tác, khách hàng hay gia đình, người thân của công - nhân viên không? Đặc biệt, bạn cần xác định tổng số lượng và thành phần quan trọng - khách mời VIP (nếu có).

Bước này cần sự phối hợp của bộ phận nhân sự, quản lý bộ phận để đưa ra được con số và danh sách chính xác. Khi có danh sách cụ thể, bộ phận tổ chức dễ dàng sắp xếp sơ đồ chỗ ngồi, gửi thư mời cũng như lựa chọn địa điểm, xây dựng nội dung chương trình phù hợp.

3. Thống nhất địa điểm

Thông thường, tiệc tất niên được tổ chức trực tiếp tại khu vực nhà xưởng, xí nghiệp để tiện cho công - nhân viên tham gia sau giờ làm việc hoặc di chuyển từ nhà đến địa điểm tổ chức. Một số đơn vị khác có xu hướng lựa chọn nhà hàng, trung tâm hội nghị tiệc cưới có sức chứa lớn để tổ chức. Mỗi địa điểm có những ưu và nhược điểm khác nhau, tùy theo ngân sách và các mong muốn cụ thể, bạn lựa chọn phù hợp.

Song với địa điểm, nếu công ty bạn có sự chuẩn bị và thống nhất từ sớm thì sẽ dễ dàng tìm được địa điểm đẹp, chi phí hợp lý. Hoặc nếu tổ chức tại nhà xưởng, xí nghiệp thì cũng thuận tiện để thiết kế, bố trí không gian sao cho đồng bộ và thống nhất với các hạng mục khác.

4. Lựa chọn chủ đề tiệc tất niên

Chủ đề của buổi tiệc tất niên sẽ quyết định không khí và phong cách của sự kiện. Chủ đề có thể là truyền thống, hiện đại, theo các xu hướng đang thịnh hành hoặc dựa trên văn hóa doanh nghiệp. Việc lựa chọn một chủ đề rõ ràng giúp việc thiết kế sân khấu, trang trí và lên kế hoạch cho các hoạt động giải trí cũng như truyền thông trở nên dễ dàng và thể hiện đúng tinh thần hơn.

Song với tiệc tất niên, bạn cân nhắc lựa chọn các chủ đề sao cho phản ánh được những giá trị mà công ty muốn truyền tải, tạo cảm giác đồng lòng và gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Hoặc các chủ đề liên quan đến ngày cuối năm, không khí tết, đoàn viên hoặc những hứa hẹn một năm mới thành công và rực rỡ.

5. Liên hệ với các đơn vị tổ chức tất niên

Sau khi hoàn thiện kế hoạch tổ chức, xác định được địa điểm, khách mời và chủ đề cơ bản của tiệc tất niên, việc tiếp theo là liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện, nhà cung cấp dịch vụ để đồng hành với bạn. Nếu tổ chức tất niên tại nhà hàng, có thể mọi hạng mục về sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, văn nghệ và tiệc, đều được nhà hàng chuẩn bị, bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất.

Tuy nhiên, nếu tiệc tất niên tại nhà xưởng, xí nghiệp, hoặc là bạn thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói hoặc sẽ làm việc riêng lẻ với từng nhà cung cấp, ứng với từng hạng mục vừa nêu. Lưu ý, trên thị trường đang có nhiều nhà cung cấp và dịch vụ catering - tiệc tận nơi. Do vậy, bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi đặt cọc và ký hợp đồng, ưu tiên các đơn vị uy tín, nhiều năm kinh nghiệm và có những quy trình làm việc rõ ràng, cam kết không phát sinh chi phí cũng như những hạng mục ngoài ngân sách.

6. Chuẩn bị phương án dự phòng

Như đã nói, khi chuẩn bị tiệc tất niên sớm bạn có nhiều thời gian điều chỉnh và thay đổi, song sẽ có những yếu tố bất ngờ, không thể lường trước. Vì vậy, bạn cần có những phương án dự phòng phù hợp.

Chẳng hạn, một số vấn đề có thể phát sinh như tiệc ngoài trời và thời tiết xấu, sự cố về âm thanh, ánh sáng hoặc thậm chí nhà cung cấp dịch vụ gặp trục trặc về tiến độ. Vì vậy, để xử lý những tình huống này, bạn cần có phương án B, phương án C cho từng khâu trong quá trình tổ chức. Điều này không chỉ giúp bạn chủ động hơn mà còn tạo sự tin tưởng từ ban lãnh đạo cũng như khách mời. Đặc biệt, nếu chuẩn bị tiệc tất niên càng sớm, bạn càng có nhiều thời gian để thực hiện bước này.

Vừa rồi là những lợi ích cũng như những đầu việc/hạng mục lớn, bạn cần chuẩn bị từ bây giờ để bữa tiệc tất niên tại công ty, nhà xưởng, xí nghiệp quy mô lớn diễn ra suôn sẻ và ấn tượng với thực khách.

Đây cũng chỉ là bài viết nhỏ trong series đồng hành cùng HR/Admin tổ chức tiệc tất niên. PITO sẽ tiếp tục có những gợi ý và hướng dẫn tổ chức tiệc tất niên chỉn chu và dễ dàng hơn TẠI ĐÂY.