Giai đoạn cuối năm, bộ phận Nhân sự không chỉ bận rộn với hoạt động đánh giá nhân viên mà còn gặp áp lực lớn với việc lên kế hoạch cho năm sau. Trong bản kế hoạch đó, không thể thiếu những hoạt động gắn kết nội bộ. Hoạt động gắn kết nội bộ không chỉ giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, củng cố tinh thần đồng đội mà còn góp phần định hình, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý dành cho người phụ trách xây dựng kế hoạch cho hoạt động gắn kết nhân viên vào năm sau.
Phụ trách hoạt động gắn kết nhân viên, họ là ai?
Phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp, bộ phận/cá nhân phụ trách hoạt động gắn kết nhân viên sẽ có nhiều tên gọi khác nhau như: Chief Happiness Officer, Employee Engagement Manager, Bộ phận Phát triển Tổ chức... Tuy nhiên, tựu chung vẫn là xoay quanh chăm sóc Con người. Do đó, trong phạm vi của bài viết, để ngắn gọn, Đông Hà sẽ gọi chung là bộ phận Nhân sự hoặc (người) Nhân sự.
Bạn đã hiểu đúng về hoạt động gắn kết nhân viên?
Khi nhắc đến các hoạt động gắn kết, có thể đa số sẽ nghĩ ngay đến các hoạt động vui chơi, ăn uống đơn thuần, nhưng thực tế, cụm từ này dùng để chỉ tất cả hoạt động giúp nhân viên gắn bó và cam kết hơn với tổ chức. Qua các hoạt động nội bộ, nhân viên được tiếp thêm động lực và hình thành cảm xúc tích cực về môi trường làm việc của mình.
Mục tiêu các hoạt động này là giúp các cá nhân trong tổ chức kết nối hơn với công ty và các cộng sự khác. Một số khảo sát đã chỉ ra, nếu nhân viên có sự gắn bó thân thiết với cộng sự thì họ cũng có xu hướng đầu tư hơn vào công việc và cam kết sâu sắc với mục tiêu, giá trị của công ty về lâu dài.
Các hoạt động gắn kết nhân viên rất đa dạng, PITO tạm chia thành các sự kiện về:
- Teambuilding (hoạt động đội nhóm)
- Chăm sóc sức khỏe
- Workshop phát triển kỹ năng
- Khen thưởng
- Đào tạo chuyên môn
- Các gói giảm giá và đặc quyền dành riêng cho nhân viên
- Hoạt động tình nguyện, hoạt động xã hội
- Ăn uống, giải trí
Là người phụ trách lên kế hoạch hoạt động cho năm sau, nhiệm vụ của bạn không chỉ là lên ý tưởng thực hiện mà còn phải nghiên cứu, khảo sát và đánh giá liên tục quá trình từ lúc lên kế hoạch cho đến khi kết thúc. Mỗi hoạt động cần phù hợp với giá trị, mục tiêu cũng như văn hóa công ty. Vậy khi lên chiến lược cho các hoạt động gắn kết nội bộ, bộ phận Nhân sự cần lưu ý điều gì?
1. Đánh giá mức độ quan tâm của nhân viên
Hoạt động nội bộ không thể diễn ra thành công nếu không phù hợp với sở thích, mong muốn hay mối bận tâm của đa số các nhân viên. Trước khi thiết kế các hoạt động, hãy bắt đầu từ việc khảo sát “thị trường”. Bạn nên nghiên cứu về sở thích, nhu cầu của nhân viên để thiết kế các chương trình phù hợp, đồng thời tránh được những yếu tố nhạy cảm khi tổ chức.
Hơn hết, bạn cũng nên đối chiếu với kết quả đánh giá, khảo sát của nhân viên về các hoạt động từng diễn ra trong năm qua. Bạn có thể học được rất nhiều điều từ các sự kiện đã qua.
Mỗi nhân viên đều có độ tuổi khác nhau, với những mối quan tâm khác biệt, vì vậy cần đảm bảo một chương trình không chỉ vui vẻ, nhẹ nhàng còn cần mang tính “đa dạng”, tức là mọi người thoải mái tham dự mà không gặp trở ngại văn hóa hay cách biệt thế hệ. Để đảm bảo yếu tố đó, Nhân sự cần bắt đầu từ việc lắng nghe và quan sát. Chẳng hạn nếu tỉ lệ từ chối tham gia hoạt động của nhân viên luôn ở mức cao thì đây là dấu hiệu để bạn chỉnh sửa và cải thiện.
Một số cách để bạn có thể đánh giá sở thích, độ quan tâm của nhân viên là:
Gửi phiếu khảo sát:
- Gửi phiếu khảo sát với câu hỏi chi tiết liên quan đến các vấn đề khác nhau, như sở thích, thói quen, sức khỏe, tần suất tham gia hoạt động nội bộ, mức độ quan tâm…
- Liệt kê danh sách các hoạt động bạn đã nghiên cứu trước (có thể dựa theo các hoạt động trước đây tại công ty), sau đó để nhân viên đánh giá trong phiếu khảo sát.
Khảo sát theo nhóm:
- Đôi khi, mỗi một phòng ban trong công ty lại có “văn hoá” khác nhau. Hãy tổ chức cuộc họp theo nhóm 6-12 người, khuyến khích mọi người chia sẻ quan điểm, góc nhìn với từng chủ đề cụ thể.
- Trong quá trình thảo luận, cố gắng quan sát cách các thành viên trong nhóm tương tác và brainstorm ý tưởng. Đây chính là lúc họ thể hiện rõ “văn hóa team”, sự gắn kết trong team của như sự gắn kết của team với công ty.
Phỏng vấn 1-1:
- Phỏng vấn 1-1 giúp bạn tìm ra nhiều góc nhìn mang tính cá nhân, điều bạn không thể đọc được trong khảo sát hoặc phỏng vấn nhóm. Ví dụ, một người dị ứng một số thực phẩm nhất định nên thường xuyên từ chối tham dự các bữa tiệc tại công ty.
- Thảo luận cá nhân phù hợp hơn với những công ty vừa và nhỏ. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, bạn có thể chọn một người đại diện (thường là quản lý) và phỏng vấn.
“Thử nghiệm” trước:
- Trước khi áp dụng quy mô toàn công ty, hãy cân nhắc tổ chức một vài sự kiện demo trên quy mô nhỏ, có thể bắt đầu từ vài người đại diện của từng team.
- Ghi chú lại các phản hồi và điều chỉnh phù hợp.
2. Hoạt động cần phản ánh được văn hóa và mục tiêu của tổ chức
Nhân sự là người có trách nhiệm duy trì văn hóa tổ chức, đảm bảo các giá trị thương hiệu nhất quán và được thể hiện tích cực. Vì thế khi tổ chức hoạt động, bạn cũng cần xem xét liệu hoạt động đó có bám sát tinh thần cốt lõi của tổ chức không. Kể cả những hoạt động nội bộ nhỏ nhất cũng góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu.
Ví dụ một agency quảng cáo luôn đề cao yếu tố sáng tạo và thoải mái. Họ thường tổ chức các hoạt động thú vị như: một ngày mặc pijama đi làm, một ngày mang thú cưng đi làm, một ngày không mang túi xách đi làm. Các hoạt động này thể hiện sự thoải mái, sáng tạo đúng với tinh thần tổ chức.
Các hoạt động gần với giá trị văn hóa của công ty sẽ giúp nhân viên hiểu sâu hơn về tổ chức, các nhân viên mới thì nhanh chóng thích nghi được với môi trường. Hơn hết, khi hình ảnh công ty được củng cố thông qua hoạt động gắn kết phù hợp, tổ chức cũng sẽ thu hút ứng viên tiềm năng có chung quan điểm với văn hóa công ty.
Vậy làm thế nào để các hoạt động này kết nối với giá trị công ty?
- Hiểu về văn hóa công ty: Là người tổ chức các hoạt động, bạn cần nắm được văn hóa công ty hơn ai hết. Hãy xác định giá trị, sứ mệnh, tầm nhìn và văn hóa công ty, sau đó đối chiếu giữa thông điệp công ty đang quảng bá và văn hóa thực tế tại nơi làm việc để xác định ưu điểm, hạn chế. Và bạn có thể làm gì để thúc đẩy tinh thần hiện tại?
- Nghĩ ra hoạt động phù hợp với giá trị cốt lõi: Đảm bảo các hoạt động ít nhiều phản ánh tinh thần công ty. Nếu công ty đề cao tinh thần “kết nối”, thì bạn đã nhìn thấy tinh thần đó trong đội nhóm chưa? Nếu công ty đang muốn quảng bá sự “hòa nhập”, “đa dạng”, bạn có thể cần nghĩ ra các workshop liên quan đến tính đa dạng (đa dạng văn hóa, đa dạng giới).
- Mời các cộng sự khác tham gia vào quá trình: Chỉ có sự nỗ lực từ phòng ban Nhân sự thôi là chưa đủ, bạn cần ý tưởng và đề xuất từ các bộ phận khác. Mời nhân viên tham gia vào quá trình cũng là cách để họ hiểu sâu về văn hóa công ty và góp phần lan tỏa văn hóa này ra bên ngoài. Đặc biệt, sự hiện diện của chính những người quản lý là yếu tố quan trọng giúp thu hút sự quan tâm của các cộng sự hơn. Tại một số công ty như Adnovum hay Ahamove, khi tổ chức các bữa tiệc ăn uống, ban lãnh đạo đã trực tiếp đóng vai nhân viên phục vụ để mang đồ ăn cho nhân viên. Chỉ một hình thức biến tấu nhỏ như vậy cũng đem lại sự thích thú lớn cho nhân viên.
3. Đánh giá về ngân sách tổ chức
Hoạt động nội bộ không chỉ là câu chuyện ý tưởng, người Nhân sự cũng cần cân nhắc tình hình thực tế của công ty, như ngân sách, địa điểm, thời gian tổ chức. Thông thường, những yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách sẽ bao gồm: Quy mô và nguồn lực của tổ chức, ngân sách chung cho phúc lợi của nhân viên, hình thức sự kiện, tần suất diễn ra sự kiện, địa điểm tổ chức. Thực tế là khi tính toán chi tiết, mỗi loại hình tổ chức lại phát sinh những đầu mục khác nhau.
Ví dụ khi tính toán ngân sách cho hoạt động đào tạo, các đầu mục cần lưu ý là:
- Chi phí thuê giảng viên
- Chi phí lương của nhân sự tham gia đào tạo
- Chi phí in tài liệu, hệ thống e-learning
- Khoản hỗ trợ thi chứng chỉ
Hay khi tổ chức tiệc tại văn phòng thì cần lưu tâm đến:
- Chi phí ăn uống: chi phí quan trọng, chiếm khoảng 70% chi phí
- Chi phí set up, trang trí: bàn ghế, âm thanh, hoa, backdrop, bóng bay…
- Chi phí quà tặng, công cụ, dụng cụ: tùy thuộc vào tính chất chương trình, có thể có hoặc không.
Theo trang Inward consulting, các chương trình gắn kết nhân viên nên được lập ngân sách hằng năm dựa theo doanh thu hoặc theo số lượng nhân viên.
- Ví dụ 1: nếu doanh thu trung bình là 100 triệu USD thì sẽ phân bổ 1% tức là 1 triệu USD dành cho việc gắn kết nhân viên.
- Ví dụ 2: bạn muốn dành ngân sách tối thiểu 300.000 VNĐ cho mỗi nhân viên, công ty bạn có 120 nhân viên, thì tổng ngân sách sẽ là 36.000.000 VNĐ.
Cho dù cách bạn phân bổ ngân sách như thế nào thì cũng nên chia ngân sách ra ít nhất 3 phần, một phần cho việc lập kế hoạch, một phần để triển khai, và phần còn lại để duy trì hoạt động đều đặn.
Để tính toán ngân sách phù hợp, bạn nên lưu ý những bước sau:
- Thiết lập một mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty và góp phần thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.
- Xác định loại hình hoạt động: Mỗi loại hình khác nhau sẽ có yêu cầu hay những hạng mục cần chuẩn bị khác nhau.
- Xác định các tiêu chí cần đo lường: Mức độ hài lòng của nhân viên, chỉ số năng suất, tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ tham gia... là bao nhiêu? Hãy cố gắng chuyển hóa các kết quả về dưới dạng dữ liệu để có cái nhìn trực quan nhất.
- Theo dõi và tính toán các chi phí rõ ràng: Hãy liệt kê tất cả các chi phí liên quan và thống kê số tiền phát sinh.
- Xác định những yếu tố cần cải thiện.
4. Đo lường và đánh giá hiệu quả
Đánh giá hiệu quả sau sự kiện là một bước không thể thiếu để nhìn nhận lại những điểm bạn đã làm tốt và cả điểm cần cải thiện. Những số liệu đầu tiên mà bạn có thể thu thập được thường là số lượng người đăng ký tham gia, số lượng tham dự thực tế, mức ngân sách dự trù và thực chi, cùng các sự cố phát sinh.
Ngoài bước tự đánh giá, bạn cũng cần thu thập phản hồi từ nhân viên thông qua khảo sát, phỏng vấn nhóm hoặc phỏng vấn cá nhân, giống như bước đầu tiên. Các câu hỏi có thể đi theo mạch nội dung sau:
- Đánh giá chung về sự kiện/hoạt động gắn kết: Hỏi về cảm nhận tổng quan, mức độ hào hứng khi tham gia sự kiện?
- Đánh giá cụ thể từng hạng mục: Không gian thế nào? Đồ ăn có gì chưa ổn? Bạn thích nhất hoạt động nào? Thời gian tổ chức có phù hợp?
- Đánh giá độ hữu ích: Bạn có học hỏi được kiến thức mới? Bạn có kết nối nhiều hơn với đồng nghiệp? Bạn có cảm thấy được lắng nghe và công nhận?
- Cải thiện trong tương lai: Có điều gì bạn chưa hài lòng không? Có hoạt động nào bạn muốn đề xuất trong tương lai?
- Câu hỏi mở: Bạn muốn chia sẻ bất kỳ điều gì khác không?
Tuy nhiên, có một viễn cảnh không mong muốn dễ xảy đến là dữ liệu bạn thu thập được không thực sự có giá trị, không phản ánh đúng cảm nhận thực tế của nhân viên. Sẽ ra sao nếu số lượng người tham gia sự kiện là 90% nhưng chỉ có 30% người có tương tác tích cực với diễn giả? Những người còn lại không hào hứng hay còn lý do nào khác? Thậm chí có trường hợp, nhiều người cố tình chọn đánh giá hoạt động 5 sao vì không muốn bộ phận Nhân sự “hỏi thăm”. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc:
- Gửi phiếu khảo sát ẩn danh: Nhân viên có xu hướng đưa ra phản hồi thẳng thắn hơn nếu không bắt buộc lộ diện danh tính.
- Tặng kèm voucher quà tặng cho người thực hiện khảo sát: Nhân viên thường không thích làm khảo sát nhiều nên bạn hãy thử đính kèm phần thưởng nhỏ dành cho người “nhiệt huyết”.
- Cho nhân viên thấy được tầm ảnh hưởng: Khả năng cao nhân viên sẽ từ chối thực hiện khảo sát nếu họ thấy khảo sát không giúp ích gì. Vì thế bạn cần cập nhật với nhân viên rằng điều gì đã được cải thiện dựa vào kết quả khảo sát, cho nhân viên thấy họ thực sự được lắng nghe và ý kiến của họ đang tạo ra ảnh hưởng tích cực - không chỉ cho tổ chức mà còn cho bản thân. Đừng quên tập trung khơi gợi yếu tố “lợi ích cá nhân”.
- Khảo sát ngẫu nhiên: Đừng chỉ tập trung vào người quản lý đại diện cho team, hãy chọn một người bất kỳ, thuộc đủ các cấp bậc và độ tuổi khác nhau.
- Đừng quá lạm dụng phiếu khảo sát, bảng hỏi...mà nên tìm cách thu thập ý kiến nhân viên bằng những phương pháp sáng tạo, thân thiện và tinh tế hơn.
Trên đây là một số gợi ý cơ bản dành cho kế hoạch tổ chức hoạt động gắn kết vào năm sau. Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi tổ chức, doanh nghiệp thì kế hoạch này sẽ cần những điều chỉnh nhất định. Đối với giai đoạn thị trường lao động và nền kinh tế đang có nhiều biến động như hiện nay, càng đòi hỏi người Nhân sự có tư duy linh hoạt và cởi mở để sẵn sàng thích ứng. Với mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc đáng mơ ước, PITO rất mong nhận được chia sẻ của bạn về kế hoạch gắn kết nhân sự cho một năm mới nhiều hứa hẹn!
