8 lời khuyên hữu ích “Đừng phát điên vì công việc”

8 lời khuyên tác giả gửi gắm được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế và trải nghiệm cá nhân, để xây dựng một cuộc sống cân bằng:

1. Hãy từ bỏ "cuộc chiến chống lại thời gian".
2. Hãy tạo ra môi trường làm việc tĩnh lặng.
3. Hãy làm việc thông minh, không cần làm việc quá nhiều giờ.
4. Hãy tạo ra lịch làm việc thú vị.
5. Nên có thời gian cho sự thư giãn và tái nạp năng lượng.
6. Hãy chú trọng chăm sóc sức khỏe tinh thần.
7. Gợi ý mô hình làm việc Basecamp.
8. Hãy tối giản hóa quy trình làm việc và đời sống cá nhân.

Lời khuyên 1: Hãy từ bỏ "cuộc chiến chống lại thời gian"

Trong quyển sách "It Doesn't Have to Be Crazy at Work", Jason Fried và David Heinemeier Hansson đã nhấn mạnh việc chúng ta cần phải thay đổi cách bạn tiếp cận và quản lý thời gian để đạt hiệu quả công việc tối ưu.

Vậy chúng ta loại bỏ cuộc chiến chống lại thời gian như thế nào? Thay vì cố gắng làm nhiều công việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn, chúng ta hãy tập trung vào công việc quan trọng nhất và loại bỏ những thứ không cần thiết. Điều này góp phần tạo ra một môi trường làm việc ít căng thẳng hơn, giúp chúng ta tập trung vào công việc chất lượng hơn thay vì số lượng.

Cách tiếp cận này còn đảm bảo sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Thay vì làm việc không ngừng nghỉ và tạo ra áp lực không cần thiết, ta có thể xây dựng lịch làm việc thú vị và đảm bảo có thời gian cho gia đình, bạn bè và sở thích cá nhân. Điều này không chỉ giúp tạo ra một cuộc sống làm việc cân bằng mà còn giúp ta duy trì tinh thần sáng tạo và năng lượng tốt để hoàn thành công việc.

Lời khuyên 2: Hãy tạo ra môi trường làm việc tĩnh lặng

Khi làm việc, chúng ta nên tạo ra một môi trường làm việc yên tĩnh, nơi mà nhân viên có thể tập trung vào công việc mà không bị xao lộn bởi sự xao lộn và ồn ào. Đây cũng là lời khuyên mà tác giả đề cập trong quyển sách "It Doesn't Have to Be Crazy at Work".

Môi trường làm việc tĩnh lặng ở đây được hiểu là những yếu tố gây xao nhãng đến công việc không chỉ đơn thuần là tiếng ồn, mà đó còn là một lịch làm việc quá nhiều cuộc họp, những email không cần thiết hay là áp lực làm việc quá lớn. Hậu quả khi một nhân viên, thậm chí là nhà quản lý phải làm việc trong môi trường “ồn ào” quá lâu sẽ khiến họ trở nên kiệt sức, mệt mỏi, năng suất công việc giảm sút.

Vậy thì điều quan trọng để tạo nên một môi trường làm việc cân bằng và hiệu quả chúng ta phải chủ động thiết lập cho mình một môi trường tĩnh lặng để làm việc nhé. Đầu tiên, chúng ta hãy xác nhận những “ồn ào” gây xao nhãng công việc hiện tại của mình là gì. Tiếp đó là phân loại những “ồn ào”: Đâu là những thứ không cần thiết và không ảnh hưởng đến kết quả công việc để có thể loại bỏ; đâu là những thứ cần thiết thì hãy tối ưu lại một cách phù hợp với lịch làm việc với mình hơn. Ví dụ như chúng ta có thể sắp xếp thời gian check và trả lời email vào một khung thời gian cố định, giảm (hoặc loại) bớt các cuộc họp không cần thiết.

Chủ động tạo cho mình một môi trường làm việc tĩnh lặng có thể giúp chúng ta thư giãn tinh thần, tăng khả năng sáng tạo và tập trung để tối ưu công việc và từ đó có thể tìm thấy được sự cân bằng trong làm việc lẫn đời sống cá nhân.

Lời khuyên 3: Chúng ta không cần làm việc quá nhiều giờ

Để giỏi bất cứ một việc gì đó, bạn phải dành ít nhất 10.000 giờ. Để trở nên thành công hơn người khác, bạn cần siêng năng và làm việc không biết mệt mỏi. Đó là những quan điểm dường như rất quen thuộc đối với chúng ta. Cá nhân mình nghĩ rằng chúng hoàn toàn đúng nhưng chưa đủ. Quan điểm “không cần làm việc quá nhiều giờ” đã chứng minh điều đó.

Hai tác giả Jason Fried và David Heinemeier Hansson đã chia sẻ rằng, để thành công không nhất thiết phải làm việc cả ngày đêm, mà ngược lại, làm việc thông minh và hiệu quả trong khoảng thời gian ngắn.

Ví dụ tại công ty Basecamp, nhân viên chỉ cần làm việc 4 ngày mỗi tuần trong mùa hè. Theo tác giả, nhân viên có thể tập trung vào làm việc chất lượng trong thời gian ngắn và tận hưởng cuộc sống sau giờ làm sẽ mang đến hiệu quả tốt hơn so với việc làm việc nhiều giờ trong tuần.

Không chỉ giúp tập trung tối đa, việc phân bổ thời gian thông minh để làm việc còn giúp chúng ta tránh được tình trạng “burnout” - hiện tượng kiệt sức, mất hết năng lượng trong thời gian dài. Một người làm việc quá nhiều giờ có thể mất tập trung và cảm thấy mệt mỏi, dẫn đến hiệu suất làm việc giảm sút. Ngược lại, việc tập trung vào làm việc tại công sở trong khoảng thời gian hợp lý và giữ được cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân giúp tái nạp năng lượng và tạo động lực mới.

Dường như câu nói “cần cù bù thông minh” mà ông bà ta thường nhắc nhở chưa thật sự đủ, hay đúng hơn là chưa phải là sự lựa chọn thông minh ở thời điểm hiện tại. Sẽ tốt hơn nhiều khi chúng ta biết cách phân bổ thời gian làm việc khoa học để đạt được hiệu quả tối đa hơn là lao vào công việc một liên tục hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần. Lời khuyên mà tác giả đưa ra đối với mình là một tư duy mới mẻ đối với môi trường làm việc ngày làm đủ 8 tiếng, tuần làm từ Thứ 2 - Thứ 6, thậm chí là Thứ 7 như ở Việt Nam.

Lời khuyên 4: Hãy thiết kế lịch làm việc thú vị

Đây là một góc nhìn mới mẻ về cách quản lý thời gian và lịch làm việc. Không chỉ dừng lại ở một lịch làm việc khoa học, chúng ta hãy tạo ra một lịch làm việc thú vị. Sự thú vị sẽ tạo nên một sự tích cực tuyệt vời để chúng ta khởi đầu một ngày hoặc một tuần làm việc đầy hứng khởi và đáng mong chờ. Việc tạo ra lịch làm việc thú vị giúp chúng ta ngăn ngừa cảm giác kiệt sức và căng thẳng trong công việc.

Ví dụ như thay vì sắp xếp công việc một cách đơn điệu và nhàm chán hết ngày này qua ngày khác, chúng ta có thể thiết lập một lịch làm việc đậm tính cá nhân, nghĩa là chủ động sắp xếp những công việc quan trọng vào các thời điểm bản thân hoạt động năng suất và sáng tạo nhất. Trên thực tế, mỗi người sẽ có một “khung giờ vàng” để làm việc hiệu quả khác nhau. Có người sẽ tập trung nhất vào buổi sáng, nhưng cũng có người sẽ hoạt động tốt hơn vào buổi chiều. Và ở thời điểm bản thân làm việc hiệu quả, bạn hãy sắp xếp những nhiệm vụ quan trọng và ngược lại các công việc ít quan trọng như công việc hành chính, họp hành có thể sắp xếp vào thời gian còn lại.

Bên cạnh đó, chúng ta có thể thử những kỹ thuật như "timeboxing” (nghĩa là gắn thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ) trong việc thiết lập lịch trình làm việc cá nhân để tạo áp lực tích cực và thúc đẩy hoàn thành công việc.

Lời khuyên 5: Hãy chấp nhận làm việc không phải lúc nào cũng phải tập trung

Hiếm có ai có thể duy trì trạng thái làm việc sự tập trung suốt cả ngày mà vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc cả. Mà nếu như chúng ta cố thiết lập sự tập trung cả ngày để hoàn thành công việc còn khiến kết quả công việc không như mong muốn, thậm chí tình trạng “cố quá” này có thể trở thành “quá cố”, ảnh hưởng đến cả thể chất lẫn tinh thần của mình.

Việc chấp nhận rằng không phải lúc nào cũng cần phải tập trung 100% cũng giúp ngăn ngừa sự mệt mỏi và “burnout”. Thay vì cố gắng duy trì tình trạng tập trung liên tục, bạn có thể quản lý công việc theo từng đợt, tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian và sau đó thực hiện thời gian nghỉ ngơi hoặc làm việc khác để làm mới tinh thần.

Để cải thiện sự tập trung trong khi làm việc, chúng ta có thể sử dụng kĩ thuật Pomodoro, một phương pháp quản lý thời gian khá phổ biến. Khi chia thời gian làm việc và nghỉ ngơi xen lẫn (25 phút làm việc thì sẽ dành ra 5 phút nghỉ ngơi), nó sẽ giúp chúng ta vừa làm việc tập trung, vừa nghỉ ngơi mà không bị quá tải.

Ngoài ra, hai tác giả cũng đưa ra lời khuyên cho những không gian làm việc khác nhau tùy theo nhiệm vụ, chẳng hạn như sử dụng môi trường yên tĩnh để làm việc sáng tạo và môi trường năng động cho công việc cần tập trung cao độ. Có thể nói, việc chấp nhận những quãng thời gian mình mất tập trung sẽ là tiền đề để chúng ta tìm ra phương pháp xử lý nó một cách hiệu quả.

Lời khuyên 6: Hãy chăm sóc sức khỏe tinh thần

Để thành công trong công việc và duy trì một cuộc sống cân bằng, chúng ta cần phải chăm sóc sức khỏe tinh thần của mình một cách thường xuyên. Việc chăm sóc sức khỏe tinh thần phải được xử lý từ những stress trong công việc lẫn nhân, tạo một môi trường tĩnh lặng với một lịch làm việc thú vị.

Chúng ta nhắc đến lần nữa công ty Basecamp, đội ngũ lãnh đạo đã áp dụng chính sách làm việc có lịch trình thú vị và không tạo áp lực cho nhân viên. Công ty còn khuyến khích nhân viên không làm việc vào cuối tuần và nghỉ ngơi đúng giờ. Bởi họ tin rằng, cân bằng giữa công việc và cuộc sống sẽ giúp nhân viên luôn duy trì một trạng thái tinh thần làm việc tích cực và hiệu quả nhất.

Bên cạnh công việc, chúng ta nên dành thời gian cho gia đình, bạn bè, tự thưởng cho bản thân những món quà mình yêu thích hoặc đầu tư vào sở thích cá nhân như chụp hình, quay phim, chơi nhạc cụ… Những việc này sẽ giúp ta giảm căng thẳng và đảm bảo sự cân bằng giữa công việc lẫn đời sống cá nhân. Việc chú trọng chăm sóc sức khỏe tinh thần sẽ giúp chúng ta đảm bảo hiệu quả công việc và khơi nguồn sáng tạo của mỗi người.

Lời khuyên 7: Triết lý làm việc theo kiểu Basecamp

Mình thấy rằng quyển sách "It Doesn't Have to Be Crazy at Work" đề cập đến nhiều công ty Basecamp cũng như mô hình quản lý và chính sách của công. Cũng dễ hiểu vì tác giả Jason Fried là một trong những nhà sáng lập của công ty.

Basecamp là một công cụ quản lý dự án và cộng tác trực tuyến được phát triển bởi công ty Basecamp, LLC. Mô hình của Basecamp tập trung vào sự đơn giản và tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý dự án một cách hiệu quả.

Với mô hình Basecamp, nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân nhờ hình thức vận hành:

• Basecamp không khuyến khích tổ chức cuộc họp trực tiếp. Thay vào đó, mỗi dự án sẽ có một “project hub” riêng, nơi đó sẽ có tất cả các thông tin về dự án như tài liệu, tệp, cuộc thảo luận để nhân viên có thể cập nhật thông tin và theo dõi dự án đầu đủ mà không bị xao nhãng.
• Truy cập linh hoạt vào các dự án từ xa mà không cần phải lên văn phòng. Điều này giúp nhân viên chủ động sắp xếp thời gian làm việc và cuộc sống cá nhân.
• Tạo một không gian lưu trữ tài liệu, thông tin dự án chung để nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
• Basecamp có thể tùy chỉnh thông báo email để đảm bảo rằng, nhân viên chỉ nhận thông tin quan trọng và tránh bị quấy rối bởi email không cần thiết.
• Basecamp có tích hợp lịch để nhân viên theo dõi các thời hạn và sự kiện quan trọng, cũng như có thể tự do thiết kế lịch làm việc của mình. Điều này giúp nhân viên có thể thiết kế lịch làm việc thú vị và phù hợp với cá nhân hơn, từ đó thúc đẩy khả năng sáng tạo của nhân viên.
• Basecamp khuyến khích nhân viên của mình không làm thêm ngoài giờ, không làm cuối tuần, khuyến khích nhân viên dành thời gian cho gia đình và chăm sóc sức khỏe tinh thần.

Basecamp có lẽ là một triết lý làm việc đặc biệt và là một ví dụ điển hình về cách tạo ra môi trường làm việc ít căng thẳng và thúc đẩy sự phát triển bền vững mà công ty, doanh nghiệp Việt Nam có thể tham khảo.

Lời khuyên 8: Hãy tối giản hóa công việc và cuộc sống

“Tối giản hóa công việc và cuộc sống” theo mình như là một lời nhắc nhở mà tác giả đã gửi gắm trong quyển sách về việc giảm bớt phức tạp và tập trung vào những điều quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc.

Việc đơn giản hóa và cắt giảm những yếu tố không cần thiết ví dụ như cắt giảm các cuộc họp, tối ưu hóa quy trình vừa tiết kiệm thời gian, vừa tạo ra không gian cho công việc tập trung và sáng tạo.

Vậy thì “tối giản hóa” như thế nào? Đối với quy trình làm việc, thay vì làm nhiều đầu việc hay nhiều dự án cùng một lúc thì hãy sắp xếp và tối ưu lại. Chúng ta chỉ nên tập trung vào đầu việc quan trọng nhất để hoàn thành chúng. Còn đối với cuộc sống cá nhân, ta chỉ nên tập trung vào các mối quan hệ cũng như thói quen hàng ngày mang đến sự cân bằng và tích cực trong cuộc sống.

Quyển sách "It Doesn't Have to Be Crazy at Work" của Jason Fried và David Heinemeier Hansson là một tác phẩm quan trọng về cách làm việc thông minh mang đến sự cân bằng trong môi trường làm việc ngày càng có nhiều sự cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Những nguyên tắc và phương pháp mà tác giả đưa ra có tính ứng dụng cao và chúng ta có thể áp dụng ngay để tăng năng suất công việc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cuộc sống, từ đó giúp chúng ta đạt được sự thành công và hạnh phúc trọn vẹn.