Với các HR, Admin, nhân sự phụ trách hoạt động gắn kết nội bộ (Employee Engagement) dày dạn kinh nghiệm, 3 tháng cuối năm có lẽ là giai đoạn bận rộn, vội vàng nhất nhưng cũng là thời điểm vàng để “ghi điểm” với nhân viên và cả lãnh đạo. Còn với các bạn “newbie” lần đầu đối diện với mùa cuối lễ hội cuối năm, chắc hẳn sẽ còn lúng túng, phần lớn là chưa biết bắt đầu chuẩn bị từ đâu và từ khi nào.
Hiểu được vấn đề các bạn gặp phải, PITO đã tìm hiểu, nghiên cứu cũng như trao đổi với các anh chị HR, Admin, Employee Engagement nhiều năm kinh nghiệm để gợi ý đến bạn “bộ bí kíp” gắn kết nội bộ 3 tháng cuối năm với những việc “làm càng sớm càng tốt”. Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Tại sao 3 tháng cuối năm là “thời điểm vàng” để gắn kết nội bộ?
- Mùa lễ hội với nhiều dịp đặc biệt: Lần đầu tiên tháng 10 có 3 sự kiện ý nghĩa: Tết trung thu, ngày phụ nữ Việt Nam 20/10 và Halloween 31/10. Tháng 11 tiếp tục với các dịp thú vị như ngày quốc tế độc thân 11/11, ngày quốc tế đàn ông 19/11, ngày tri ân những người thầy (sếp, quản lý, mentor…) 20/11, lễ tạ ơn (thanksgiving) 27/11. Liên tục đến tháng 12 với những sự kiện không thể bỏ lỡ như giáng sinh 24/12, year end party theo dương lịch… Vì vậy, để gắn kết nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực, vui vẻ, kết nối, các công ty đều “hưởng ứng” những dịp này với các buổi tiệc và hoạt động ấn tượng.
- Đồng hành với nhân viên trong mùa bận rộn: Không chỉ HR, Admin, Employee Engagement bận rộn với kế hoạch gắn kết nhân viên, tất cả phòng ban khác đều “chạy nước rút” trong quý 4: sales chạy chỉ tiêu, marketing chốt chiến dịch, kế toán quyết toán chứng từ, sản xuất tăng tốc vận hành để kịp đơn hàng… Ngoài áp lực công việc, nhân viên còn tất bật chuẩn bị cho những kế hoạch cá nhân. Vì vậy, đây chính lúc công ty thể hiện sự quan tâm, đồng hành cùng nhân viên. Những bữa tiệc bất ngờ, những món quà trong các ngày đặc biệt sẽ giúp các bạn cảm thấy “được tiếp sức” để về đích nhẹ nhàng hơn.
- Thời điểm tổng kết, ghi nhận và định hướng: 3 tháng cuối năm là thời điểm công ty tổng kết kết quả kinh doanh, nhìn lại những thành quả đã đạt được, tri ân các tập thể, cá nhân đã đóng góp. Các hoạt động vinh danh, trao thưởng, lời cảm ơn từ lãnh đạo… đều sẽ được triển khai trong thời điểm này. Mặt khác, đây cũng là giai đoạn lý tưởng để ban lãnh đạo chia sẻ tầm nhìn, mục tiêu cho năm tới, tạo động lực để nhân viên bắt đầu năm mới với tâm thế hứng khởi. Một số đơn vị đã tận dụng những dịp đặc biệt của mùa lễ hội cuối năm để kết hợp với town hall - tổng kết quý cũng như khen thưởng, tri ân nhân viên.
- Tăng phúc lợi, giảm tâm lý “qua tết nghỉ việc”: 3 tháng cuối năm dương lịch và thời điểm giao giữa trước - sau tết nguyên đán thường có nhiều biến động về mặt nhân sự. Nhân viên có xu hướng cân nhắc lại công việc, so sánh chế độ đãi ngộ với thị trường hay đơn giản là họ có những định hướng mới trong sự nghiệp. Nếu công ty có những chính sách phúc lợi kịp thời như thưởng hiệu suất, quà tết ý nghĩa, hoạt động kết nối, giữ chân… sẽ giúp các bạn cảm thấy mình được trân trọng và nhận được nhiều giá trị từ công việc đang làm, từ đó có thể tăng ý định gắn kết, giảm suy nghĩ chuyển việc.
- Cơ hội tận dụng tối đa nguồn ngân sách: Hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều có ngân sách cho hoạt động gắn kết nội bộ theo năm. Nếu không dùng hết trong năm nay, ngân sách năm sau có thể bị cắt giảm. Do đó, đây là “thời điểm vàng” để HR/Admin triển khai các chương trình có tác động tích cực đến văn hóa, tạo trải nghiệm đáng nhớ cho nhân viên: từ việc nâng cấp pantry, tổ chức workshop đào tạo kỹ năng mềm đến những sự kiện, buổi tiệc kết nối đầy ấn tượng. Đặc biệt, những số liệu về việc sử dụng ngân sách hiệu quả từ các chương trình này sẽ giúp bạn có căn cứ thuyết phục khi đề xuất ngân sách cho năm sau.
Thách thức của bộ phận gắn kết nội bộ dịp cuối năm
3 tháng cuối năm có những ưu điểm nhất định và cần thiết thực hiện các hoạt động gắn kết nội bộ như PITO vừa nêu. Tuy nhiên, đây cũng là thời điểm thử thách nhất với HR, Admin, Employee Engagement, bởi:
- Khối lượng công việc nhiều, dồn dập: PITO hiểu rằng, bên cạnh việc tổ chức các hoạt động, sự kiện gắn kết nhân viên, bộ phận/nhân sự phụ trách còn đảm nhiệm ti tỉ những đầu việc khác; và có thể tất cả đều dồn vào giai đoạn này để xử lý. Nếu không có kế hoạch sớm cũng như cách xử lý tuần tự, mọi thứ sẽ đổ dồn thời điểm này, gây áp lực lớn và dễ dẫn đến chính các bạn cũng “burn out” (quá tải).
- Khó sắp xếp thời gian phù hợp với lịch làm việc: Các phòng ban thường đang chạy nước rút để hoàn thành chỉ tiêu, nên việc tìm một khung thời gian mà hầu hết nhân viên đều tham gia được (hoặc thoải mái để tham gia) trở thành bài toán khó. Điều này ảnh hưởng đến tỷ lệ tham gia sự kiện, làm giảm hiệu quả gắn kết.
- Áp lực từ kỳ vọng của nhân viên: Theo nhiều khảo sát, hầu hết nhân viên thường kỳ vọng rất cao vào các hoạt động cuối năm, từ quà tặng, chương trình year end party đến vinh danh, thưởng tết... Nếu sự kiện tổ chức sơ sài hoặc quà tặng không “chạm cảm xúc”, HR/Admin có thể nhận về phản hồi tiêu cực dù đã nỗ lực hết mình.
- Cạnh tranh “mùa cao điểm” từ nhà cung cấp: Cuối năm là mùa cao điểm của ngành dịch vụ sự kiện, từ địa điểm, dịch vụ catering đến quà tặng. Nhiều nhà cung cấp kín lịch từ sớm hoặc có xu hướng tăng giá. Vì vậy, nếu không có sự kết nối, lựa chọn từ sớm, bạn có thể phải trả phí cao hơn cho các dịch vụ nhưng cũng dễ gặp rủi ro về chất lượng đối tác.
Những việc HR/Admin/Employee Engagement “làm càng sớm càng tốt”
Rà soát và “chạy nước rút” cho các mục tiêu năm nay
Ngay sau khi đọc bài này, bạn có thể mở ngay bảng KPI hoặc kế hoạch gắn kết nội bộ đã được xây dựng từ đầu năm, tiến hành rà soát và đánh giá tiến độ thực hiện các chỉ tiêu, hoạt động một cách có hệ thống. Mục tiêu của việc này không phải “cố để làm thật nhiều cho kịp”, mà là hoàn thiện những hạng mục còn giá trị, đảm bảo trải nghiệm cho nhân viên và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Khi rà soát, bạn có thể làm đồng thời các bước như sau:
- Đánh giá nhanh hiệu quả các hoạt động đã thực hiện theo các tiêu chí cơ bản: tỷ lệ tham gia, điểm nhân sự đánh giá, chi phí trên từng nhân sự hoặc % ngân sách là chi theo dự toán…
- Quyết định giải pháp của các hoạt động chưa thực hiện theo các trạng thái: sẽ thực hiện, giảm quy mô, chuyển sang quý I năm sau hoặc huỷ…
- Xây dựng lịch trình và kế hoạch cho các hoạt động sẽ thực hiện, đảm bảo xác định được thời gian tổ chức, ý tưởng sơ bộ và nhân sự phụ trách, điều phối chính.
- Có định hướng giải trình với lãnh đạo hoặc thông báo với nhân viên về các hoạt động quan trọng sẽ giảm quy mô hoặc huỷ, nếu ngay từ đầu đã phổ biến, tạo cho các bạn tâm thế chờ đợi.
Dù đang ở giai đoạn “chạy nước rút”, PITO vẫn khuyến khích HR, Admin, Employee Engagement bình tĩnh và ưu tiên chất lượng hơn số lượng. Hãy chọn lọc những hoạt động thật sự cần thiết, triển khai chỉn chu để “ghi điểm” với nhân viên và lãnh đạo trong giai đoạn tổng kết, đánh giá này.
Rà soát, hoàn thiện các hạng mục thanh quyết toán
Phía sau một sự kiện, một buổi tiệc văn phòng thành công là những hợp đồng dịch vụ, những lần đề xuất dự toán, giải trình chi phí phát sinh… Nếu bạn đã xử lý xong ngay khi hoạt động kết thúc hoặc không còn công nợ, vậy thì có thể nhẹ nhàng bỏ qua bước này. Tuy nhiên, nếu vẫn còn những hợp đồng chưa thanh lý, những khoản chưa thanh toán thì đây là thời điểm cần rà soát và thanh quyết toán với các đối tác, không chỉ là đối tác cung cấp dịch vụ cho hoạt động, sự kiện mà đó còn là những hạng mục định kỳ như thuê văn phòng, dịch vụ bảo vệ, vệ sinh...
Việc thanh quyết toán càng sớm càng tốt không chỉ thể hiện sự uy tín chuyên nghiệp của bạn và công ty mà còn góp phần giữ mối quan hệ tốt với các đối tác quan trọng, thuận tiện trong việc trao đổi và nhận “sự ưu tiên” trong mùa cao điểm. Mặt khác, các thủ tục, giấy tờ tài chính cần được hoàn thiện trong năm để tránh những rắc rối, giải trình khi qua năm mới.
Đặc biệt, đây cũng là lúc bạn bắt đầu làm việc trước với các đối tác sẽ đồng hành trong các hoạt động mùa lễ hội để đặt dịch vụ, chốt báo giá, tạm ứng… để tránh rủi ro “cháy dịch vụ” hoặc phát sinh chi phí ngoài dự toán.
Khảo sát kỳ vọng và mức độ gắn kết của nhân viên
Có 2 loại khảo sát, HR, Admin, Employee Engagement cần quan tâm trong giai đoạn này:
- Khảo sát về mong muốn, kỳ vọng của nhân viên với mùa lễ hội cuối năm hoặc với các hoạt động công ty chưa thực hiện để có định hướng triển khai “đúng” và “trúng”. Bạn cần triển khai ngay khảo sát này để kịp thời thu thập thông tin.
- Khảo sát trải nghiệm gắn kết nội bộ của nhân viên trong cả năm. Đây chính là khảo sát quan trọng, để công ty thu thập đánh giá, ghi nhận ý kiến và đề xuất, kiến nghị của mọi người, từ đó có những kế hoạch và chiến lược thực hiện tốt hơn trong những năm sau. Khoảng đầu hoặc giữa tháng 12 là thời điểm lý tưởng để nhân viên thực hiện khảo sát, đánh giá.
Và cũng như những khảo sát khác, để nhận được những câu trả lời chân thật, chất lượng, bạn cần chú ý trong cách thiết kế bảng hỏi và triển khai. Chẳng hạn bảng hỏi ngắn gọn nhưng đúng trọng tâm, cần đánh giá thì chọn thang điểm, cần ý kiến thì để ô trả lời mở, khuyến khích nhân viên viết cụ thể. Đồng thời, công ty cần truyền thông phù hợp để tất cả nhân viên đều tiếp cận và thực hiện khảo sát.
Triển khai hoạt động vinh danh, khen thưởng
Vinh danh, khen thưởng luôn là một phần không thể thiếu trong buổi tiệc tất niên và càng quan trọng trong báo cáo tổng kết cuối năm. Nếu bạn đang có suy nghĩ đến tháng 12 rồi làm thì có thể cân nhắc lại và bắt tay ngay từ bây giờ với những việc như:
- Rà soát và xác định tiêu chí khen thưởng: Nếu công ty bạn đã có quy định về vinh danh, khen thưởng bạn có thể triển khai tương tự các năm trước. Nếu điều kiện cho phép bạn có thể đề xuất và thực hiện thêm những hạng mục khác theo đặc điểm nhân viên hiện tại và tình hình kinh doanh, hoạt động của công ty. Ngay từ đầu quý IV, kế hoạch vinh danh, khen thưởng; ngân sách triển khai… cần được thông qua để dễ dàng thực hiện các bước tiếp theo.
- Tổng hợp, thu thập dữ liệu và danh sách đề cử: Tuỳ các hạng mục khen thưởng của công ty, hình thức tổng hợp, thu thập dữ liệu và lọc danh sách nhân viên sẽ khác nhau. Song ở bước này, PITO khuyến khích sự công khai, minh bạch, đảm bảo tất cả nhân sự đều biết rõ về quy định, chính sách khen thưởng. Đồng thời, bộ phận thực hiện cũng thật cẩn trọng, đảm bảo không bỏ sót cá nhân/đội nhóm xứng đáng được ghi nhận.
- Chuẩn bị quà và kế hoạch vinh danh: Để tránh quá tải trong những ngày lễ hội, bước này bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị từ sớm. Thống nhất quà tặng, liên hệ với đơn vị cung cấp cũng như định hướng cơ bản về cách tổ chức, triển khai hoạt động này… ngay từ bây giờ bạn nhé!
Chuẩn bị quà tết, quà tri ân
Đây là việc tưởng chừng là rất quen thuộc với HR, Admin, Employee Engagement vì lặp lại và buộc phải thực hiện mỗi năm. Dù tinh thần vẫn là gắn kết, tri ân và thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp với nhân viên, đối tác, khách hàng nhưng mỗi năm mỗi khác về người nhận, về xu hướng quà tặng hoặc đơn giản là địa chỉ của người nhận có sự thay đổi. Vì vậy, để tránh cập rập, thiếu sót, từ khoảng tháng 10 bạn đã có thể triển khai lần lượt các hạng mục, như sau:
- Nghiên cứu xu hướng quà tết, lựa chọn sản phẩm phù hợp: Bạn có thể tham khảo các xu hướng quà tặng mới như quà tết xanh, bền vững; giỏ quà “healthy”; quà mang cách phong cách địa phương; quà cá nhân hóa; voucher trải nghiệm… để chọn sản phẩm vừa hiện đại, vừa phù hợp văn hóa, thông điệp công ty muốn gửi gắm. Đặc biệt, đừng quên tham khảo phản hồi của người nhận (đặc biệt là nhân viên) từ các năm trước để tránh lặp lại những món quà không thiết thực hoặc ít được yêu thích.
- Lựa chọn đối tác và trình phê duyệt: Sau khi đã có ý tưởng, bạn nên tìm từ 2-3 nhà cung cấp để so sánh chất lượng, mẫu mã, giá cả cũng như dịch vụ giao nhận để lập danh sách, trình lãnh đạo phê duyệt sớm, kịp giữ mức giá ưu đãi trước mùa cao điểm.
- Đăng ký “giữ slot”, ký hợp đồng, đặt cọc: Những nhà cung cấp uy tín, sản phẩm chất lượng thường rất được “săn đón”. Vì vậy, để chủ động trong việc chọn được quà tặng đúng ý, giá cả ưu đãi, bạn có thể cân nhắc đặt sớm và trao đổi các điều khoản phù hợp.
- Tổng hợp danh sách tặng quà tết: Đây là bước quan trọng, để tránh bỏ sót những người nhận quan trọng. Danh sách cần được tổng hợp, cập nhật đầy đủ họ tên, bộ phận, địa chỉ nhận quà (với nhân sự làm việc remote, làm ở các chi nhánh khác hoặc đối tác, khách hàng).
- Kế hoạch tặng quà với các đối tượng khác nhau: Kế hoạch này bao gồm thời gian tặng, cách tặng (trực tiếp hay gửi qua dịch vụ giao nhận) với nhân viên, đối tác, khách hàng và kể cả những lãnh đạo cấp cao. Đừng quên chuẩn bị thiệp chúc tết và thông điệp cá nhân hóa để tăng giá trị tinh thần của món quà.
Chốt ý tưởng và đặt các dịch vụ, tiệc tất niên - year end party
Tương tự quà tết, các dịch vụ mùa cuối năm cũng thường rơi vào trạng thái “sold out” từ sớm; địa điểm, dịch vụ catering hoặc tiệc tất niên - year end party cũng bước vào “mùa cao điểm”. Thế nên, HR, Admin, Employee Engagement cứ “làm càng sớm càng tốt”.
Với ý tưởng tổ chức tiệc tất niên, tuỳ quy mô, đặc điểm nhân sự bạn có thể lựa chọn đa dạng chọn hình thức, song phổ biến nhất vẫn là tiệc tất niên với nhiều nội dung tích hợp như phần tiệc và gala: văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng, vinh danh - khen thưởng… Các dịch vụ cần được lựa chọn và đặt từ sớm như địa điểm tổ chức tiệc, dịch vụ catering (nếu tổ chức tiệc tất niên tại văn phòng), trang trí, chụp ảnh, nghệ sĩ, ban nhạc, MC, các dịch vụ hoạt náo như đoàn lô tô, hoạt náo viên…
Việc chủ động chốt ý tưởng và “giữ chỗ” từ sớm không chỉ giúp bạn có nhiều lựa chọn hơn về địa điểm và dịch vụ, mà còn tối ưu ngân sách nhờ tránh phí phát sinh vào mùa cao điểm. Quan trọng hơn, HR, Admin, Employee Engagement sẽ có đủ thời gian chuẩn bị kịch bản, truyền thông nội bộ và biến buổi tiệc tất niên thành sự kiện đáng nhớ, thay vì chỉ là một buổi tổng kết vội vàng.
Xây dựng kế hoạch, dự toán cho năm sau
Không chỉ rà soát những việc đã làm, chuẩn bị cho hiện tại mà phần lớn công ty, doanh nghiệp đã bắt đầu cho tương lai - năm sau. Có thể khi đang đọc bài viết này, bạn đã hoàn thiện được một phần của kế hoạch gắn kết nội bộ cho năm sau, hoặc nếu chưa triển khai bạn cũng có thể cân nhắc và sắp xếp thực hiện ngay.
Chi tiết về việc xây dựng kế hoạch, dự toán cho năm sau, bạn xem hướng dẫn từng bước và checklist xây dựng kế hoạch gắn kết nhân viên theo năm nhé!
Và như một vòng tuần hoàn, nếu ngay từ cuối năm nay, bạn đã có kế hoạch tổng thể hoặc chi tiết các hoạt động của năm sau thì quá trình triển khai vừa nhanh chóng, hiệu quả; vừa thuận tiện để bạn rà soát và “chạy nước rút” vào mùa cao điểm cuối năm - như PITO đã nêu ở phần đầu.
4 tips để HR, Admin, Employee Engagement “thong thả” trong mùa cao điểm
Các nội dung đã nêu đều có vẻ rất vội vàng và khiến các bạn áp lực!? Tuy nhiên, vẫn có cách để HR, Admin, Employee Engagement “thong thả” và kiểm soát tốt mọi mục tiêu, kế hoạch.
- Xây dựng timeline chi tiết kèm mức độ ưu tiên: Sau khi thực hiện những việc theo gợi ý của PITO, chắc hẳn bạn sẽ có hình dung cơ bản về các đầu việc trong 3 tháng cuối năm. Hãy lập bảng timeline và gắn deadline, đánh dấu mức độ quan trọng (ưu tiên cao, trung bình, thấp) cho từng đầu việc để tiện theo dõi và triển khai.
- Chia nhỏ công việc, phân quyền rõ ràng: Một trong những lý do khiến HR/Admin quá tải là cố gắng ôm hết mọi việc. Hãy chia nhỏ hạng mục công việc theo từng nhóm như tổ chức sự kiện, quà tặng, thanh quyết toán… và phân quyền cụ thể cho từng thành viên trong team hoặc tìm sự trợ từ các bộ phận khác hoặc tận dụng các dịch vụ catering, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để san sẻ “gánh nặng”.
- Dùng công cụ quản lý công việc & ngân sách: Sử dụng các Trello, Notion, Asana hoặc chỉ đơn giản là một file excel thông minh để quản lý toàn bộ hạng mục, deadline, người phụ trách, trạng thái công việc. Với ngân sách, bạn có thể làm bảng so sánh chi phí dự kiến - thực tế, để kiểm soát tình hình chi tiêu ngay lập tức. Khi có bức tranh tổng thể rõ ràng, bạn sẽ bình tĩnh hơn và xử lý phát sinh hiệu quả hơn.
- Đừng quên chăm sóc bản thân: Mùa cuối năm là “thời điểm vàng” để thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp với nhân viên, và chính bạn cũng là một nhân viên. Vì vậy, đừng bỏ qua chính mình! Tranh thủ nghỉ ngắn, thưởng cho bản thân một tách cà phê, một buổi ăn trưa “xả stress” với đồng nghiệp hoặc đơn giản là hít thở sâu giữa giờ. Một tinh thần thoải mái giúp bạn tỉnh táo và ra quyết định sáng suốt hơn, từ đó điều phối mọi việc hiệu quả.
Mùa cao điểm cuối năm không chỉ là “áp lực” mà còn là cơ hội để nhân sự phụ trách hoạt động nội bộ khẳng định vai trò kết nối, tạo ra những trải nghiệm thật sự ý nghĩa cho nhân viên và doanh nghiệp. Khi có kế hoạch rõ ràng, triển khai sớm và biết cách tận dụng nguồn lực, bạn sẽ thấy mọi thứ trở nên nhẹ nhàng, thậm chí thú vị hơn.
PITO - với các giải pháp và nền tảng thông minh, luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn để mỗi sự kiện, mỗi ngày làm việc cuối năm đề trở thành khoảnh khắc đáng nhớ, vừa trọn vẹn với mọi người vừa thong thả với chính HR, Admin, Employee Engagement.
