Không đơn thuần là một buổi tiệc, tiệc Tất niên có vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp, là dịp để nhìn lại, tổng kết chặng đường đã qua; tuyên dương, tri ân nỗ lực của nhân viên và đề ra những hướng đi mới cho năm tới. Với 7 bước hoàn hảo dưới đây, PITO tin bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị một buổi tiệc Tất niên chỉn chu, ý nghĩa cho doanh nghiệp.
Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức tiệc Tất niên
Mỗi năm, công ty có rất nhiều sự kiện khác nhau, nếu như buổi tiệc Tất niên cũng không có gì mới mẻ sẽ khó thu hút và gây ấn tượng với các thành viên trong công ty. Chính vì vậy, bước đầu tiên khi chuẩn bị tiệc Tất niên, bạn nên nghĩ về ý tưởng tổ chức tiệc thật độc đáo, mới mẻ. Đây là “xương sống” cho tất cả sự chuẩn bị về sau như thiết kế thiệp mời, trang hoàng không gian, sân khấu hoặc xây dựng thực đơn tiệc Tất niên…
Một số ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm, công ty, doanh nghiệp có thể tham khảo, áp dụng như:
- Lễ trao giải Oscar: Với chủ đề này, những vị khách sẽ tham dự những bộ cánh tuyệt đẹp đi trên thảm đỏ và được trao giải trên sân khấu. Đây là hình thức ẩn dụ hoá, thay thế những buổi tiệc Tri ân quen thuộc hàng năm.
- Bữa tiệc hóa trang: Người tham dự đeo những chiếc mặt nạ đẹp đẽ cùng những bộ hóa trang dạ tiệc sặc sỡ như một bữa tiệc hóa trang điển hình của phương Tây.
- Gala Trắng Đen: Chủ đề được tạo cảm hứng bởi một xu hướng vào những năm 60 của thế kỷ XX. Người tham dự chỉ mặc trang phục đen hoặc trắng, đây cũng là dresscode của buổi tiệc.
- Tiệc tất niên gần gũi với thiên nhiên: Bữa tiệc với thực đơn toàn món đặc sản tươi ngon nhất được sắp xếp tại một không khí gần gũi với thiên nhiên hoặc tiệc BBQ ngay tại hồ bơi, sân vườn.
- …
Lưu ý nhỏ, khi lên ý tưởng cho buổi tiệc bạn nên chú ý đến tính thương hiệu, các màu sắc, nội dung chương trình nên xoay quanh bộ nhận diện thương hiệu của công ty, đảm bảo buổi tiệc mang tính cộng đồng, gắn kết nhân viên, khách hàng, đối tác nhưng vẫn thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định đối tượng, lên danh sách khách mời
Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến: địa điểm, không gian tổ chức, bàn tiệc, quà tặng (nếu có)… Vì vậy, nếu không lên danh sách khách mời trước thì dễ dẫn đến quá tải cho buổi tiệc, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình hoặc nghiêm trọng hơn là thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.
Chính vì thế, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều nên xác định đối tượng khách mời, có mở rộng cho đối tác, khách hàng, gia đình nhân viên không hay chỉ nội bộ công ty? Số lượng khách tham dự nên được kiểm soát và đăng ký từ trước. Khi buổi tiệc diễn ra, chỉ những khách có thư mời hoặc có tên trong danh sách đã đăng ký với ban tổ chức mới được tham gia tiệc.
Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:
- Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.
- Lập các loại danh sách khách mời.
Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:
- Danh sách khách VIP.
- Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…).
- Danh sách khách mời bí mật (Đối tượng này tham gia vào một phần chương trình, gây bất ngờ…).
- Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.
- …
Việc lên danh sách khách mời cũng cần được chia ra theo từng phân khúc, đối tượng khách mời. Để có thể sắp xếp vị trí, khu vực bàn tiệc. Điều này cũng dễ dàng cho việc thiết kế và gửi thư mời. Đặc biệt, thư mời nên được gửi từ sớm, cách ngày tổ chức ít nhất 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp tham dự.
Trong danh sách khách mời khi mới lập, có thể chỉ cần các thông tin cơ bản như:
- Họ tên của khách mời.
- Chức danh/đơn vị công tác.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại (Email, fax, website,…).
- Những điểm cần chú ý về độ tuổi, yêu cầu ẩm thực,…
Bước 3: Tìm kiếm không gian, thống nhất thời gian tổ chức
Khi xác định tổ chức tiệc Tất niên tại nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị, tổ chức tiệc, doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm, đặt chỗ trước ít nhất 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Vì đây là giai đoạn có rất nhiều đơn vị, doanh nghiệp khác cũng tổ chức tiệc cuối năm hay sự kiện đặc biệt. Việc tìm và đặt chỗ trước có thể giúp bạn tiết kiệm được chi phí, cơ hội tìm được vị trí cũng cao hơn các ngày cận Tết.
Nếu muốn tổ chức tiệc Tất niên tại các không gian trong nhà, bạn có thể khảo sát các địa điểm như:
- Trung tâm hội nghị
- Khách sạn có sảnh tiệc đủ rộng
- Sảnh công ty
- Nhà hàng sân vườn
- Quán bar
- Beer – Club…
Tiệc tổ chức tại không gian ngoài trời có thể tham khảo các địa điểm:
- Khu du lịch sinh thái
- Sân vườn chuyên tổ chức sự kiện
- Bãi biển…
Một số lưu ý quan trọng nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Tất niên:
- Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
- Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
- Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
- Là không gian đủ lớn với số lượng khách mời đã ấn định
- Có bãi đỗ xe rộng rãi
Thời gian tổ chức tiệc Tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nhân viên sẽ về quê để đón tết. Vì thế thời điểm tổ chức nên trước tết Nguyên đán khoảng 2 – 3 tuần. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18 giờ – 20 giờ.
Hiện nay, nhiều công ty đang chọn tổ chức tiệc Tất niên ngay tại văn phòng, vừa tiết kiệm chi phí địa điểm, vừa thuận tiện về thời gian di chuyển của nhân viên, khách mời. Bạn có thể cân nhắc giải pháp này!
Bước 4: Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong tiệc Tất niên
Các chương trình Tất niên, Year-end Party thông thường (nếu không theo một ý tưởng, chủ đề cụ thể) sẽ có 2 phần chính là Vui chơi – Giải trí và Tiệc Tất niên.
Về phần Vui chơi – Giải trí, bạn có thể tham khảo các mục sau:
- Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
- Trò chơi Tất niên.
- Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
- Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
- Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
- Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu).
Lưu ý, nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn thì cần liên hệ từ trước 1 đến 2 tháng tuỳ vào mức độ nổi tiếng của họ để có thể thương lượng giá cả tốt nhất. Các tiết mục văn nghệ, trò chơi đảm bảo đúng thuần phong mỹ tục, phù hợp với văn hoá công ty và đối tượng khách mời tham dự, tránh trường hợp nhạy cảm hoặc bắt trend (xu hướng) không phù hợp.
Về phần tiệc, bạn có thể chọn tiệc bàn và mặc định số lượng món ăn hoặc các loại tiệc đứng, phong cách Âu như tiệc Buffet, tiệc Finger Food, tiệc Nhanh (nếu tổ chức Tất niên ngay tại văn phòng). Tuy nhiên, để bữa tiệc được trọn vẹn, hấp dẫn thực khách, thực đơn tiệc nên xây dựng với những món cơ bản sau đây:
- Món khai vị: Gồm 1- 2 món như các món gỏi rau hoặc súp để khai tiệc, kích thích vị giác thực khách.
- Món sau khai vị: Từ 1 – 2 món gồm những món chiên, xào, hấp như chả giò chiên, tôm hấp, bò đúc lò…
- Món chính: Giàu đạm và tinh bột như cơm chiên, lẩu, gà bó xôi…
- Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu…
- Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang…
Bước 5: Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc Tất niên
Kịch bản tiệc Tất niên (Year-end Party) gồm 2 loại kịch bản là: Kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.
- Kịch bản tổng quát: là kịch bản chứa các nội dung bao quát về các công việc chung của buổi tiệc. Kịch bản này dùng cho phía nhân sự của công ty để tiện quản lý lịch trình chung hoặc các bên liên qua khác như âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu,… để họ nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị phù hợp.
- Kịch bản chi tiết: hay còn gọi là kịch bản MC tiệc Tất niên. Trong đó, có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.
Kịch bản sẽ bao gồm các đề mục theo hàng ngang như sau:
- Số thứ tự: Cho người xem biết được rằng có bao nhiêu tiết mục, tiết mục đang trình diễn là thứ mấy…
- Thời gian: Cho biết thời lượng của một tiết mục kèm theo nội dung từ mấy giờ đến mấy giờ.
- Tên tiết mục: Đây là bước phân loại từng tiết mục, để dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
- Nội dung: Phần nội dung là phần lời nói MC còn được gọi là “MC script”. Trong phần này sẽ liệt kê ra những ý chính mà MC sẽ phải trình bày.
- Người thực hiện: Tên người thực hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
- Thời lượng: Việc phân bổ thời lượng sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian sự kiện.
- Ghi chú: Ở phần này thông thường sẽ là những ghi chú chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc nhân sự cho các tiết mục.
Bước 6: Hoạch định ngân sách tổ chức tiệc Tất niên
Bảng ngân sách tổ chức tiệc Tất niên hay dự trù kinh phí là yếu tố luôn có trong bất kỳ kế hoạch tổ chức sự kiện. Bảng hoạch định, dự trù này giúp người tổ chức chủ động các yếu tố về tài chính, dễ dàng báo cáo, trình duyệt với cấp trên và tránh trường hợp chi tiêu quá mức, khó xử cho quá trình thanh toán sau này.
Khi lên ngân sách, bạn cần nêu rõ ràng các hạng mục phải chi, bảng dự trù càng chi tiết quá trình điều phối, quản lý và thanh toán càng dễ dàng. Một số hạng mục quan trọng trong tiệc Tất niên có thể kể đến như:
- Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
- Đồ ăn thức uống
- Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
- Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
- Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch, thuê ca sĩ…)
- Bày trí (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
- Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
- Chụp ảnh, quay video
- Nhân sự (nhân công dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân,…)
- Game, quà tặng
- Đi lại, vận chuyển
- Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
- Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
- Chi phí truyền thông
- Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh
Lưu ý, trong bản hoạch định ngân sách bạn nên dành một khoản cho các chi phí phát sinh, dự phòng, khoản này nên dao động từ 10 – 15% tổng chi phí tổ chức tiệc.
Bước 7: Tiến hành tổ chức tiệc Tất niên
Dựng khung chương trình
Trước khi sự kiện bắt đầu, ít nhất 3 tiếng, bạn cần đảm bảo hoàn thành các hạng mục sau:
- Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room (nếu có), lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC.
- Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự.
- Hoàn thành phần sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED.
- Hoàn thành dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…
- Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện.
- Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
- Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có).
- Đảm bảo nhân sự chạy chương trình có mặt đầy đủ.
- Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ.
- Phân chia nhân sự cụ thể.
4 nhóm nhân sự phổ biến trong các sự kiện
- Nhóm nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đỗ xe
- Nhóm lễ tân đón khách từ cổng vào
- Nhóm lễ tân hướng dẫn khách vào chỗ ngồi
- Nhóm nhân sự chạy chương trình (điều phối, giám sát, âm thanh, ánh sáng…)
Tiến hành chạy chương trình
- Giám sát, điều phối chương trình
- Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
- Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ
Kết thúc tiệc
- Chụp ảnh kỷ niệm
- Trao quà lưu niệm
- Tiễn khách
CHECKLIST TỔ CHỨC TIỆC TẤT NIÊN
TRƯỚC 24 GIỜ
Trên đây là 7 bước xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc Tất niên (Year-end Party) cho công ty. PITO mong rằng những hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian chuẩn bị nhưng vẫn đảm bảo có một buổi tiệc Tất niên trọn vẹn, ấm áp và đầy gắn kết cùng đồng nghiệp nói riêng, cả công ty, khách hàng, đối tác nói chung.