Ma trận kỹ năng – Công cụ quản lý năng lực hiệu quả

Ma trận kỹ năng là gì?

Ma trận kỹ năng là bản ghi chú các kỹ năng, năng lực cần thiết và sẵn có trong một nhóm, bộ phận hoặc tổ chức. Nó là một công cụ được các nhà quản lý nhân sự và L&D sử dụng để có cái nhìn rõ ràng nhất về năng lực nhân viên, từ đó đưa ra chiến lược quản lý, phát triển, đánh giá năng lực hiệu quả.

Công cụ này có nhiều hình thức thể hiện khác nhau, nhưng thông thường đó là một bảng gồm các thông tin về vai trò, tên nhân viên, những kỹ năng nhân viên này đang có và đang thiếu. Danh sách kỹ năng chia theo từng cấp độ và được đánh giá trên thang điểm nhất định.

Mỗi người Nhân sự hoặc người phụ trách hoạt động L&D đều cần hiểu rõ về năng lực đội nhóm, để biết mỗi người đang có thế mạnh và bị thiếu hụt kỹ năng gì. Họ có thể sử dụng ma trận kỹ năng để trực quan hóa kỹ năng mà nhân viên có, và dựa vào đó để lên chiến lược đào tạo trong tương lai. Nhìn chung, ma trận kỹ năng giúp trả lời những câu hỏi như:

• Khoảng cách kỹ năng trong team là gì?
• Tôi nên bổ sung những gì vào kế hoạch đào tạo nhân viên?
• Tôi nên giao dự án mới cho ai?
• Họ có kỹ năng cần thiết để thực hiện một task hoặc dự án cụ thể không?
• Khi tuyển dụng một vị trí mới, làm sao để viết mô tả công việc chính xác?

Bất kể quy mô tổ chức như thế nào, bạn đều cần một ma trận kỹ năng nếu muốn:

• Cập nhật và đổi mới những thủ tục, quy trình làm việc không còn hiệu quả
• Cải thiện chương trình đào tạo nhân viên
• Mở rộng quy mô tuyển dụng
• Giảm những quy trình làm việc thủ công mất thời gian
• Lấp đầy khoảng trống kỹ năng cho các nhân viên
• Tạo kế hoạch “kế nhiệm” (succession plan) phù hợp. Kế hoạch kế nhiệm là chiến lược xác định năng lực của những nhân viên giỏi, để thay thế hoặc hỗ trợ công việc của các nhân sự rời bỏ doanh nghiệp hoặc chuyển sang vị trí khác. Kế hoạch kế nhiệm cũng giúp những người lãnh đạo tiềm năng hoặc nhân viên có thể tiến xa hơn trong tổ chức. 

Lợi ích của ma trận kỹ năng

1. Đánh giá khách quan về kỹ năng của nhân viên

Khi lập bảng ma trận kỹ năng, bạn sẽ hình thành cái nhìn sâu sắc về nhân viên, đánh giá được năng lực của họ so với nhu cầu dự án và mục tiêu kinh doanh. Bạn cũng hiểu các thành viên đóng góp như thế nào đến dự án để đưa ra một mức thưởng thỏa đáng.

2. Thiết kế lộ trình đào tạo phù hợp với từng nhân viên

Ma trận kỹ năng hỗ trợ thiết lập, tùy chỉnh các chương trình đào tạo dựa trên kỹ năng chuyên môn của từng người. Bằng cách xác định kiến thức hoặc kỹ năng còn thiếu, bạn có thể tạo ra lộ trình đào tạo giúp nhân viên phát huy hết tiềm năng.

3. Quản lý tài nguyên hiệu quả hơn

Nếu tổ chức thường làm việc dựa trên các dự án, ma trận kỹ năng sẽ rất hữu ích trong việc phân bổ, kiểm soát nguồn lực. Bạn có thể dựa vào đó để xác định đúng người đúng dự án.

4. Cải thiện sự linh hoạt nội bộ

Khi một nhân viên nhiệt huyết trong nhóm có những kỹ năng không thực sự phù hợp với vị trí của họ, hoặc tỏ ra không thích ứng với yêu cầu ngày một tăng cao của vị trí này, bạn không nhất thiết phải sa thải họ. Hãy nghĩ đến phương án luân chuyển sang vị trí khác. Lúc này bạn cần đến ma trận kỹ năng, bởi ma trận kỹ năng giúp bạn khám phá năng lực tiềm ẩn của một nhân viên.

5. Dễ dàng theo dõi sự phát triển của nhân viên hơn

Sau khi đã triển khai các lộ trình học tập tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng ma trận kỹ năng để theo dõi tác động của việc đào tạo đối với kiến thức và kỹ năng của nhân viên. Vì đa số các ma trận kỹ năng đều dùng hệ thống tính điểm nên có thể dễ dàng theo dõi mức độ phát triển của nhân viên theo thời gian. Sự đánh giá đến từ chính nhân viên và người thường làm việc với họ.

6. Thúc đẩy kế hoạch kế nhiệm

Như đã nói, kế hoạch kế nhiệm là chiến lược xác định nhân viên giỏi có tiềm năng chuyển sang vai trò lãnh đạo. Ma trận kỹ năng sẽ tập trung khai thác điểm mạnh của họ, bao gồm cả kỹ năng quản lý đội nhóm. Khi nhân viên nhận thức được những kỹ năng họ cần đạt được để được thăng chức, tăng lương, họ sẽ chủ động hơn trong việc tham dự các sự kiện đào tạo và sẵn lòng đón nhận những thử thách mới.

Cách tạo ma trận kỹ năng cho nhân viên

Dưới đây là 6 bước giúp bạn tạo lập ma trận kỹ năng cho tổ chức, lưu ý là bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với quy mô. Tuy nhiên, vẫn có một số yếu tố mà bạn nên giữ lại như hệ thống tính điểm.

1. Liệt kê ra tất cả các kỹ năng mà tổ chức hoặc đội nhóm của bạn cần

Thông thường, kế hoạch xây dựng ma trận thường được giao cho người trực tiếp giám sát dự án hoặc bộ phận Nhân sự. Bước đầu tiên trước khi lập bảng ma trận là liệt kê các kỹ năng mà phòng ban hoặc tổ chức của bạn cần.

Để làm được điều này, bạn cần theo dõi sát sao các dự án hiện tại và trong tương lai, đồng thời gặp gỡ hết các bên liên quan để trao đổi. Bộ phận Nhân sự không thể tự mình liệt kê hết các kỹ năng mà cần có sự phối hợp của trưởng dự án, quản lý các đội nhóm.

Nếu có thể, hãy phân chia danh sách thành 2 dạng kỹ năng mềm và kỹ năng cứng, hoặc:

• Kỹ năng cần tăng cường để hoàn thành dự án trong tương lai: phát triển tùy đặc thù dự án.
• Kỹ năng hiện có: kiến thức, kỹ năng mà team sở hữu.

2. Tạo hệ thống tính điểm ma trận kỹ năng

Bạn cần một hệ thống thang điểm để đánh giá kỹ năng nhân viên dựa theo các kỹ năng bạn đã lập ra ở trên. Ví dụ:

0 - Năng lực không đáp ứng được yêu cầu công việc
1 - Năng lực cơ bản
2 - Năng lực trung cấp
3 - Năng lực chuyên gia

hoặc

1 - Hoàn toàn không có kinh nghiệm
2 - Đã được đào tạo
3 - Có thể thực hiện nhiệm vụ dưới sự giám sát
4 - Không cần giám sát
5 - Có thể đào tạo các thành viên khác trong nhóm

3. Xác định trình độ kỹ năng của từng nhân viên

Làm thế nào bạn có thể đánh giá kỹ năng của nhân viên một cách khách quan? Tốt hơn là bạn nên kết hợp các phương pháp đánh giá khác nhau:

• Phân tích kết quả đánh giá hiệu suất trong quá khứ.
• Yêu cầu nhân viên tự chấm điểm.
• Thực hiện các bài kiểm tra đánh giá kỹ năng mềm và chuyên môn.
• Thu thập phản hồi từ người quản lý.
• Để các thành viên trong nhóm tự chấm điểm kỹ năng của nhau.

Lưu ý là bạn không cần áp dụng tất cả các phương pháp cùng một lúc, mà có thể triển khai theo các thứ tự khác nhau.

4. Đánh giá mức độ quan tâm của nhân viên đối với các kỹ năng và toàn bộ dự án

Hãy yêu cầu nhân viên cho biết mức độ quan tâm của họ với từng kỹ năng trong danh sách, từ đó giúp đảm bảo mọi người trong công ty đi đúng hướng hơn.
Không cần thiết phải tạo ra một hệ thống xếp hạng phức tạp để đánh giá mức độ quan tâm của nhân viên. Bạn có thể tạo thêm một cột với ba lựa chọn:

• 1 - Không quan tâm
• 2 - Quan tâm
• 3 - Chưa chắc chắn

Ngoài ra, có một yếu tố mà Nhân sự có thể bỏ qua, đó là quên đánh giá mức độ yêu thích của nhân viên với dự án. Có trường hợp, nhân viên có năng lực mà dự án yêu cầu nhưng lại không hào hứng tham gia dự án. Nếu bắt họ nhận dự án thì kết quả có khi sẽ không tốt như mong đợi. 

5. Xây dựng dữ liệu dưới dạng ma trận

Cách dễ nhất để tạo ma trận kỹ năng là xây dựng bảng excel:

• Đặt tất cả các kỹ năng/năng lực được nhóm thành các danh mục dọc theo trục X hoặc Y.
• Đặt tên các thành viên trong nhóm dọc theo trục còn lại.
• Điền vào bảng dữ liệu về chuyên môn và mức độ quan tâm của từng nhân viên.
• Mô tả về thang đánh giá để mọi người hiểu cách điền ma trận kỹ năng.

6. Sử dụng ma trận kỹ năng để xác định nhu cầu đào tạo và phân công nhiệm vụ

Sau khi ma trận kỹ năng được xây dựng hoàn chỉnh, bạn có thể sử dụng để đánh giá nhu cầu đào tạo , tuyển dụng nhân viên mới hoặc lập kế hoạch nguồn lực cho một dự án mới.

Giả sử bạn có một trưởng nhóm có tất cả các kỹ năng cần thiết để hoàn thành thành công một dự án trong khi các thành viên khác trong nhóm thiếu những năng lực cần thiết. Trưởng nhóm liệu có thể “gánh team”? Mặc dù có thể nhưng cách tiếp cận này sẽ không bền vững về lâu dài.

Đó là lý do tại sao bạn cần xác định kỹ năng cụ thể của các thành viên trong nhóm, và kỹ năng của họ đang ở cấp độ nào. Sau đó, bạn lên kế hoạch để phát triển, bổ sung kỹ năng còn thiếu.

Một số lỗi thường gặp khi tạo ma trận kỹ năng: chọn những kỹ năng không phù hợp, không cập nhật thường xuyên và chỉ dựa vào một phương pháp đánh giá duy nhất 

Bảng ma trận kỹ năng là một công cụ hữu ích để quản lý nguồn lực và tăng cường hiệu suất làm việc. Nếu bạn vẫn chưa biết cách xây dựng một bảng đánh giá tổng quan, hãy tham khảo mẫu ma trận kỹ năng của PITO nhé.