Những điều cần biết khi thực hành “Deep Work”

Có thể nói, quyển sách "Deep Work" chứa đựng nhiều kiến thức hữu ích về cách đạt được tập trung sâu khi làm việc trong một thế giới có quá nhiều mối bận tâm hiện nay. Ở mỗi bài học mà tác giả đưa ra đều được giải thích chi tiết và đề xuất để chúng ta hiểu rõ hơn về giá trị của việc tập trung và cách áp dụng nó vào cuộc sống và công việc của mình.

1. Phân loại "deep work" và "shallow work"

Hai khái niệm "deep work" (làm việc sâu) và "shallow work" (làm việc nông) mà tác giả Cal Newport đưa ra sẽ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về làm việc sâu và tạo ra lợi ích lâu dài trong cuộc sống và công việc.

"Deep work" và "shallow work" được giải thích như sau:

• Deep Work là loại công việc tập trung cao, tạo ra giá trị đích thực và đòi hỏi sự tập trung tối đa và hoàn toàn không bị các yếu tố bên ngoài gây xao nhãng như mạng xã hội, email. Khi làm việc sâu, chúng ta có thể tạo ra sản phẩm chất lượng cao, nâng cao sự sáng tạo, và đạt được thành tựu đáng kể trong công việc.
• Shallow Work thì ngược lại, là những công việc nhẹ nhàng, không đòi hỏi tập trung cao và thường dễ dàng bị phân tâm hoặc gián đoạn bởi yếu tố bên ngoài như lướt web, kiểm tra email…

Vậy tại sao cần phân biệt 2 loại công việc này? Mục đích chính là để chúng ta có thể nhận biết được rằng, để đạt được thành công và hiệu suất cao thì ta cần tập trung vào deep work và hạn chế shallow work. 

2. Giá trị của "deep work"

Duy trì tập trung sau khi làm việc giúp chúng ta không bị xao nhãng bởi các yếu tố ngoại vi như lướt mạng xã hội, lướt web, trả lời tin nhắn, email... Một khi tâm trí hoàn toàn tập trung vào công việc, chúng ta sẽ tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng tốt hơn và hoàn thành công việc hiện tại một cách xuất sắc. Không những vậy, "deep work" còn giúp chúng ta có thể thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của mình, từ đó đạt được thành tựu cao hơn trong sự nghiệp và cuộc sống.

Việc duy trì trạng thái làm việc sâu cũng kích thích khả năng sáng tạo của mỗi người. Khi dành thời gian vào một dự án hoặc vấn đề cụ thể trong trạng thái làm việc sâu, chúng ta có thể đào sâu vào gốc rễ vấn đề và tìm ra các giải pháp hay ho, ý tưởng sáng tạo độc đáo và cách tiếp cận mới mẻ.

Làm việc sâu cũng cho thấy thời gian hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả hơn. Bởi vì lúc này, chúng ta không phải tiêu tốn thời gian vào các giai đoạn chuyển đổi giữa các nhiệm vụ với nhau cũng như quãng nghỉ gián đoạn do bị làm phiền bởi các thông báo. Khi thực hành trạng thái làm việc sâu thường xuyên, chúng ta có thể cải thiện khả năng tập trung và tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn.

3. Bốn quy tắc của "deep work"

Tác giả giới thiệu 4 quy tắc chính để bạn có thể làm việc sâu và áp dụng 

1. Làm việc sâu: chúng ta rất khó để làm việc tập trung trong một môi trường đầy những thứ phân tâm, từ những emails đến những tin nhắn mà người nhắn luôn mong được trả lời ngay tức thì. Tác giả gợi ý chúng ta bắt đầu bằng cách tìm ra các tiểu chuẩn riêng giúp chúng ta có thể tập trung làm việc sâu, sau đó lên lịch thực hiện. Chúng ta có thể học cách của các nhà tu hành, giữ cho thân và tâm tự cô lập trong nhiều ngày hay trọn một ngày hay những khung giờ nhất định trong ngày để tập trung làm việc. Dù phong cách của chúng ta là gì, ý tưởng là tìm và chọn thời gian mà chúng ta có thể ngắt kết nối, tạo ra các quy tắc và thói quen cho phép chúng ta làm việc sâu.
   
   
2. Chấp nhận sự nhàm chán: Sau khi tập trung một lúc, phản ứng đầu tiên của chúng ta là sẽ bị xao nhãng. Những lúc như vậy, tác giả khuyên chúng ta nên tạm nghỉ và để đầu thư giãn hơn là làm một việc khác. Lý do là khi xao nhãng, chúng ta mặc định sẽ tìm những việc khác làm cho đỡ chán. Nhưng thực tế, não cần thời gian nghỉ ngơi hoàn toàn và việc ngừng hẳn các công việc không cần thiết sẽ giúp cải thiện khả năng tập trung. Hóa ra việc chuyển qua lại giữa tập trung và xao nhãng thật sự dạy cho chúng ta khả năng đa nhiệm. Chúng cho cảm giác làm việc năng suất, nhưng qua thời gian, nó ảnh hưởng đến khả năng tập trung sâu của chúng ta.
   
   
3. Ngưng sử dụng mạng xã hội: tác giả không ủng hộ sử dụng mạng xã hội vì chúng làm phân mảnh thời gian của chúng ta. Chúng ta cần phải chống lại sự cám dỗ của những thứ gây phân tâm. Tác giả thừa nhận rằng hoàn toàn ngưng dùng mạng xã hội rất khó cho nhiều người và gợi ý bằng việc vào mạng xã hội ít lại từ từ. Ví dụ, kiểm tra Facebook một lần một tuần vẫn giúp chúng ta có thể giữ liên lạc với bạn bè, trong khi tránh bị mất hàng giờ lướt tin trong 6 ngày còn lại. Bên cạnh đó, cũng nên cắt bớt số mạng xã hội chúng ta đang dùng.
   
   
4. Hạn chế các "shallow work": những công việc nông không thể và cũng không cần thiết phải loại bỏ hết. Trên thực tế, não của chúng ta chỉ có thể làm việc sâu tối đa 4 giờ mỗi ngày. Vì thế, việc quan trọng là kiểm soát các công việc nông, bằng cách lên lịch làm việc trước cho mỗi ngày để ưu tiên sắp xếp thời gian cho làm việc sâu. Chúng ta cũng có thể tự động hóa hay thuê ngoài một số việc, đối với bạn, là việc nông. 

4. Phân loại các công việc

Như ở mục 1, tác giả đã đề cập 2 khái niệm là “deep work” (làm việc sâu) và “shallow work” (làm việc nông). Trước tiên, chúng ta cần phải phân loại các đầu công việc của mình thành 2 nhóm này theo tiêu chí:

• “Deep work” dành cho các đầu công việc cần sự tập trung cao.
• “Shallow work” là các công việc nhẹ nhàng và không đòi hỏi suy nghĩ, sáng tạo nhiều.

Sau đó, để phát huy tối đa hiệu quả khi làm việc sâu, tác giả gợi ý rằng, chúng ta hãy ưu tiên công việc quan trọng, tức là các đầu công việc nằm trong nhóm làm việc sâu. Điều này sẽ giúp chúng ta có thể chủ động thời gian và năng lượng vào những nhiệm vụ mang đến lợi ích và giá trị thực sự. Trong quá trình làm việc sâu, chúng ta cần tuân thủ nguyên tắc đó là lập lịch cố định cho nó trong lịch làm việc và quản lý những xao nhãng trong công việc để chúng không ảnh hưởng đến khoảng thời gian chúng ta đang làm việc với sự tập trung cao độ.

Việc phân loại các đầu công việc và tập trung vào làm việc sâu là bước vô cùng quan trọng để chúng ta hướng tới mục tiêu tạo ra những sản phẩm chất lượng cao với hiệu suất làm việc tối ưu.

5. Đặt ra giới hạn về sự xao nhãng

Thông báo email, tin nhắn Facebook, cuộc gọi Zalo… tất cả đều làm chúng ta dễ xao nhãng trong khi làm việc. Vậy làm thế nào để “sống chung” với những sự xao nhãng mà vẫn đảm bảo trạng thái tập trung sâu khi làm việc:

• Phải nhận biết yếu tố gây ra xao nhãng, bao gồm thông báo email, cuộc gọi điện thoại, tin nhắn tức thời hoặc mạng xã hội... Từ đó, chúng ta có thể xác định những thách thức cụ thể để giải quyết.
• Phải thiết lập giới hạn thời gian và không gian cho các yếu tố gây xao nhãng. Ví dụ chúng ta có thể lên lịch cụ thể thời gian kiểm tra email vào 9:00-9:30, kiểm tra thông báo mạng xã hội vào 13:00-13:30 mỗi ngày… Trong quá trình làm việc sâu, chúng ta tắt hết mọi thông báo điện thoại.
• Chọn không gian làm việc thật sự yên tĩnh. Đó có thể là một căn phòng kín, một không gian cà phê chuyên dành cho người làm việc, nghe âm nhạc hay âm thanh tăng cường tập trung qua tai nghe.

Cách chúng ta đặt ra giới hạn về sự xao nhãng sẽ mang đến 2 mục tiêu. Thứ nhất là giúp chúng ta bảo vệ được thời gian làm việc sâu, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc. Thứ hai là sẽ giúp chúng ta cải thiện khả năng tập trung và sáng tạo và tạo ra những sản phẩm độc đáo, sáng tạo và đầy thú vị.

6. Sử dụng phương pháp và công cụ hỗ trợ

Để duy trì trạng thái làm việc sâu thực sự không đơn giản, nhất là những người dễ mất tập trung hoặc những người làm việc trong môi trường không gian mở hay thay đổi không gian làm việc. Nhưng thật may là hiện nay, chúng ta đã có nhiều phương pháp và công cụ kỹ thuật để nâng cao khả năng tập trung của mình. Tuy tác giả không trực tiếp đề cập, tôi xin giới thiệu hai trong những phương pháp phổ biến là Pomodoro và GTD (Getting Things Done).

• Phương pháp Pomodoro hay phương pháp “quả cà chua” là một phương pháp quản lý thời gian được phát triển bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Một Pomodoro thường là 25 phút và nghỉ 5 phút. Bằng cách tạo ra áp lực thời gian và thời gian nghỉ giữa các giai đoạn làm việc, Pomodoro sẽ giúp ta cải thiện khả năng tập trung và không bị phân tán bởi thế giới bên ngoài.
• Phương pháp GTD (Getting Things Done) được phát triển bởi David Allen để giúp chúng ta tổng hợp, sắp xếp và phân loại các công việc sao cho có hệ thống rõ ràng để giảm căng thẳng và tập trung vào công việc thực sự quan trọng. Phương pháp này cũng hạn chế tối đa thời gian gây xao nhãng do các công việc không quan trọng.

Bên cạnh áp dụng 2 phương pháp, chúng ta cũng có thể tận dụng các công cụ kỹ thuật nhằm gia tăng sự tập trung và làm việc hiệu quả như các ứng dụng quản lý thời gian, công cụ ghi chú, phần mềm hỗ trợ quá trình tập trung. Vì dụ, cá nhân tôi đang dùng Notion và Google Calendar cho việc lên lịch và quản lý công việc, Smart countdown timer để đặt giờ theo Pomodoro và Tmetric để ghi nhận thời gian làm việc, dùng để phân tích mỗi tuần xem thời gian dành cho công việc có hiệu quả.

7. Tận dụng thời gian hạn chế để đạt hiệu quả cao

Tác giả khẳng định chúng ta không cần làm việc cả ngày mà chỉ cần dành một thời gian ngắn nhưng tập trung để giải quyết công việc quan trọng, mang đến hiệu quả tối đa. Vì thế, thay vì suy nghĩ làm bao nhiêu giờ, chúng ta hãy tập trung vào chất lượng hiệu quả và kết quả của công việc.

Để tận dụng thời gian có thể tập trung, chúng ta cần loại bớt công việc không quan trọng, trong thời gian này, chỉ làm những nhiệm vụ mang lại giá trị và đạt hiệu suất cao. Đồng thời nên lên lịch khung thời gian cố định hàng ngày cho làm việc sâu,  thời gian này, tùy mỗi người, nên là khoảng thời gian chúng ta tập trung và làm việc tốt nhất trong ngày.

8. Cách áp dụng deep work vào cuộc sống cá nhân

Có thể thấy, làm việc sâu thật sự quan trọng trong thời đại thông tin bùng nổ như hiện nay. Chúng ta có thể áp dụng deep work và công việc công ty hay dự án cá nhân theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định những mục tiêu và dự án quan trọng nhất trong công việc, cuộc sống và dành thời gian chất lượng để hoàn thành chúng.
• Bước 2: Chọn không gian làm việc tĩnh lặng.
• Bước 3: Lên lịch ưu tiên theo các khối thời gian lớn và liên tục cho làm việc sâu, sự đều đặn và nhất quán sẽ giúp hình thành thói quen làm việc sâu.
• Bước 4: Loại bỏ hoặc kiểm soát các loại sao nhãng, bao gồm việc hạn chế thời gian sử dụng mạng xã hội, tắt thông báo không cần thiết, giảm thiểu thời gian lướt web.
• Bước 5: Sau khi tạo thói quen duy trì trạng thái làm việc sâu vào khoảng thời gian cố định theo lịch, chúng ta có thể tận dụng thời gian trống rải rác không cần tư duy cao để suy nghĩ về các vấn đề công việc  như quãng nghỉ giữa các cuộc họp, trong lúc đi bộ, lái xe...

Thực hành làm việc sâu không dễ đạt được ngay trong ít ngày, mà cần rèn luyện bền bỉ. Mỗi bước đi đầu tiên luôn khó khăn nhưng khi đã hình thành khả năng làm việc sâu thì dần dần, chúng ta có thể đạt được những kết quả quan trọng và sáng tạo hơn trong cuộc sống.