Thách thức của dân công sở: Tăng hiệu suất công việc giữa thời đại “ bão” tin nhắn

Hiệu suất công việc là gì?

Hiệu suất công việc là thước đo mức độ hiệu quả mà một cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức đạt được khi thực hiện các nhiệm vụ, dự án. Nó phản ánh khả năng hoàn thành công việc đạt chất lượng, trong thời gian ngắn nhất, tối ưu các nguồn lực (như thời gian, công cụ và con người) nhất.

Một cách đơn giản, hiệu suất công việc được thể hiện qua:

1. Chất lượng công việc: Mức độ chính xác, hoàn thiện và đáp ứng các yêu cầu đề ra.
2. Tốc độ hoàn thành: Thời gian hoàn thành một công việc, tác vụ hoặc dự án.
3. Sử dụng nguồn lực: Hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực như thời gian, tiền bạc, nhân lực và công cụ.
4. Sự sáng tạo và giải quyết vấn đề: Khả năng tìm ra các giải pháp mới, cách làm tối ưu hơn để cải thiện quá trình làm việc.
5. Đáp ứng mục tiêu và kỳ vọng: Khả năng đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu và kỳ vọng ban đầu.

Hiệu suất công việc quan trọng như thế nào? 

Hiệu suất công việc đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với cá nhân, tổ chức, nhóm, doanh nghiệp. Đây không chỉ là chỉ số đánh giá năng lực mà là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công và bền vững của một doanh nghiệp.

Đối với cá nhân, hiệu suất công việc cao giúp cá nhân khẳng định được năng lực, sự chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và phát triển trong công việc, sự nghiệp. Tinh thần làm việc, năng lượng làm việc của cá nhân cũng tăng lên, tăng cường sự sáng tạo, đổi mới và hứng thú.

Đối với doanh nghiệp, hiệu suất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực. Hiệu suất công việc cao đảm bảo rằng các nguồn lực gồm thời gian, nhân lực, tài chính, công nghệ được sử dụng tối ưu. Điều này giúp tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận.

Ngoài ra, hiệu suất công việc cao còn tạo tạo ra sản phẩm, dịch vụ vượt trội, cạnh tranh với đối thủ, đạt được sự hài lòng của khách hàng/đối tác, có khả năng thích nghi trong thời đại đầy biến động. Một tổ chức có hiệu suất cao sẽ có cơ hội đầu tư, phát triển thêm nhiều sản phẩm mới, mở rộng thị trường.

Hiệu suất công việc là công cụ quản lý quan trọng giúp lãnh đạo đo lường, đánh giá nhân sự cũng như cải tiến các hoạt động kinh doanh, đưa ra những chiến lược, kế hoạch mới để doanh nghiệp phát triển hơn.

Yếu tố nào tác động đến hiệu suất công việc? 

Sự tập trung được xem là yếu tố then chốt, vì nó trực tiếp tác động đến cách bạn xử lý thông tin, thực hiện nhiệm vụ, và quản lý thời gian.

Các nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford đã phát hiện ra rằng, những người thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc (đa nhiệm - Multitasking) có năng suất thấp hơn. Những người này khó chuyển đổi giữa các nhiệm vụ hơn, dẫn đến việc giảm hiệu suất. Sau mỗi lần bị gián đoạn, một nhân viên cần khoảng 23 phút để tập trung lại vào công việc ban đầu, làm giảm đáng kể hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, còn có các yếu tố chủ quan, yếu tố khách quan tác động đến hiệu suất công việc của một cá nhân, quyết định hiệu suất cao hay thấp.

Yếu tố chủ quan:

• Kiến thức và kỹ năng
• Thái độ và động lực làm việc
• Sức khỏe thể chất và tinh thần
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Khả năng thích ứng và học hỏi
• Cuộc sống cá nhân, gia đình

Yếu tố khách quan:

• Văn hóa làm việc của nhóm, công ty.
• Điều kiện làm việc
• Môi trường làm việc
• Sự hỗ trợ từ đồng nghiệp
• Áp lực công việc.
• Phong cách quản lý, lãnh đạo
• Thời gian phản hồi, góp ý, đánh giá
• Chế độ đãi ngộ.
• Cơ hội thăng tiến.

12 cách nâng cao hiệu suất công việc giữa thời đại “bão tin nhắn”

Những cách sau đây hy vọng giúp chúng ta - những dân công sở chính hiệu tăng hiệu suất công việc giữa “cơn bão” tin nhắn từ các group làm việc

1. Nguyên tắc làm việc Flow

Cuốn sách “Peak Performance: Elevate Your Game, Avoid Burnout, and Thrive” của tác giả Brad Stulberg và Steve Magness, có bản tiếng Việt là “Phong độ cực đỉnh” giới thiệu nguyên tắc làm việc Flow giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc.

“Flow” là một thuật ngữ chỉ một trạng thái tinh thần mà bạn hoàn toàn tập trung, chìm đắm vào công việc đang làm, vào một nhiệm vụ hoặc hoạt động nào đó, mà có thể mất ý thức về thời gian và không gian. Khi đó bạn hoàn toàn tập trung và hòa mình vào công việc. 

Nguyên tắc này yêu cầu sự tập trung tối đa, do đó chúng ta cần tắt thông báo điện thoại và loại bỏ sự xao nhãng để có thể hòa mình hoàn toàn vào công việc.

2. Tắt thông báo tin nhắn trong khoảng thời gian cố định

Ở chốn công sở, khi tin nhắn liên tục “đổ bộ” ở các group làm việc, bạn có thể không bật thông báo tin nhắn trong vòng 15-20 phút hoặc 30- 60 phút để hoàn toàn tập trung vào công việc. Thời gian tắt thông báo, không check tin nhắn phụ thuộc vào mức độ của tác vụ mà bạn đang thực hiện. Đối với tác vụ nhỏ, bạn cần 15-20 phút tập trung rồi quay trở lại check tin nhắn. 15-20 phút cũng không phải là thời gian quá dài để bạn bỏ lỡ nhiều tin nhắn.

Nếu bạn phải thực hiện tác vụ khó hơn, cần sự tập trung và thời gian dài hơn, bạn cần “ngắt kết nối với thế giới” 60 phút, 120 phút, bạn nên thông báo với các thành viên trong group. Bạn cần giải quyết các tác vụ này, và không thể phản hồi ngay tức thì trong các group làm việc. Vì vậy, nếu có việc gì quá gấp, cần liền và ngay, có thể gọi điện thoại cho bạn. Còn lại, nếu có thể xử lý sau hoặc cần ý kiến của bạn, bạn sẽ phản hồi sau 60 phút, 120 phút…

Trong khoảng thời gian này, bạn cần tập trung hoàn toàn vào công việc, không check tin nhắn thường xuyên vì lo lắng. Nếu đã thông báo cho các thành viên trong nhóm, mọi người đã không làm phiền bạn nhưng cứ 5 phút bạn check tin nhắn và phản hồi liên tục trong group thì tác vụ của bạn sẽ không hoàn thành xong được, hiệu suất làm việc bị ảnh hưởng.

Nghiên cứu của Đại học Carnegie Mellon chỉ ra rằng, các thông báo từ điện thoại, email, và ứng dụng nhắn tin là nguồn gián đoạn lớn trong môi trường làm việc. Khi những thông báo này được tắt, nhân viên có thể tập trung hơn, hoàn thành công việc nhanh hơn và ít lỗi hơn, giảm sự gián đoạn lên đến 50%, dẫn đến tăng năng suất rõ rệt.

Báo cáo từ RescueTime - một ứng dụng quản lý thời gian cho thấy, những người tắt thông báo có thể dành nhiều hơn 20% thời gian cho các công việc quan trọng, thay vì bị phân tâm bởi những thông báo không cần thiết.

Google đã thử nghiệm chương trình mang tên "Silent Mode"(Chế độ im lặng), trong đó nhân viên được khuyến khích tắt tất cả thông báo trong một số khoảng thời gian nhất định trong ngày. Kết quả ghi nhận sự gia tăng đáng kể về hiệu suất, đồng thời nhân viên cảm thấy ít căng thẳng và mệt mỏi hơn.

3. Có kế hoạch những việc cần làm

Nghiên cứu từ Đại học Dominican, California cho thấy những người lập kế hoạch chi tiết và đặt mục tiêu cụ thể có tỷ lệ hoàn thành công việc cao hơn 33% so với những người không có kế hoạch hoặc mục tiêu rõ ràng.

Lập kế hoạch những việc bạn phải làm, phải hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định, trong 2 tiếng, trong ngày hôm nay… giúp bạn sắp xếp thứ tự các việc cần làm. Không rơi vào tình huống không biết làm gì, không biết bắt đầu từ đâu, dù rất nhiều tác vụ cần hoàn thành. Một thực tế xảy ra, khi bạn có quá nhiều việc cần làm bạn sẽ không biết nên làm việc nào trước, việc nào sau, bạn loay hoay. Điều này khiến bạn tốn thời gian, kéo dài khoảng thời gian hoàn thành công việc, hiệu suất giảm sút. 

4. Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn phân chia công việc rõ ràng với thời gian hoàn thành cụ thể, không làm rối các việc cần xử lý.

Phương pháp Pomodoro (phương pháp quả cà chua) là một phương pháp quản lý thời gian dựa trên việc chia nhỏ công việc thành các khoảng thời gian tập trung (thường là 25 phút), xen kẽ với các khoảng thời gian nghỉ ngắn (5 phút). Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người). Kỹ thuật này đã được nhiều người sử dụng để cải thiện sự tập trung và hiệu suất làm việc.

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro
- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu,, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

5. Làm việc khó trước, làm việc dễ sau

Sắp xếp các việc cần làm và ưu tiên làm việc khó trước, làm việc dễ sau. Khi chọn giải quyết những công việc phức tạp, khó khăn hơn, não bộ luôn trong trạng thái làm việc. Khoảng thời gian đầu sẽ khó khăn với bạn nhưng bù lại bạn đang làm việc rất hiệu quả.

Nguyên tắc làm việc khó trước, việc dễ sau, thường được gọi là "Nguyên tắc Ăn Ếch Trước" (Eat That Frog) hay "Nguyên tắc Ưu Tiên Cao" (High-Priority First), là một phương pháp quản lý thời gian và công việc nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc

Khi hoàn thành xong một tác vụ khó, bạn sẽ cảm thấy rất “nhẹ nhõm”, có động lực và hứng khởi để tiếp tục công việc, dành thời gian xử lý tác vụ “dễ thở” hơn. Còn nếu bạn làm những tác vụ đơn giản trước thì cảm giác bạn sẽ trì hoãn và rất áp lực để bắt tay vào làm các tác vụ khó.

6. Ngủ đủ giấc, sinh hoạt khoa học

Giấc ngủ sẽ đóng vai trò quan trọng trong quá trình phục hồi cơ thể và tinh thần. Một giấc ngủ đủ 7-8 tiếng đồng hồ giúp bạn tỉnh táo khi thức dậy, tập trung khi làm việc, năng tăng suất. Sẽ khó làm việc hiệu quả và tập trung nếu đêm trước đó bạn ngủ thiếu giấc, chỉ ngủ 2-3 tiếng. Bạn sẽ rất mệt mỏi, uể oải, cạn kiệt năng lượng và điều này ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

Dinh dưỡng cũng quan trọng không kém. Dinh dưỡng khoa học, ăn uống lành mạnh giúp bạn có sức khỏe, tăng cường sự tỉnh táo, tập trung khi làm việc. Ngoài ra, bạn nên vận động, tập thể dục ít nhất 30 phút/ngày để tràn đầy năng lượng làm việc.

7. Chăm sóc sức khỏe tinh thần 

Trong quyển sách "Peak Performance", tác giả Brad Stulberg rất quan tâm đến việc chăm sóc sức khỏe, không chỉ sức khỏe thể chất mà còn sức khỏe tinh thần để đạt được đỉnh cao hiệu suất.

Thư giãn sau một ngày làm việc; dành khoảng thời gian, không gian riêng cho bản thân; có môi trường xung quanh lành mạnh; viết những điều biết ơn; chú tâm vào những điều tích cực… giúp sức khỏe tinh thần bạn được nâng cao, gia tăng sự hạnh phúc, giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc.

8. Quản lý stress và burn-out

Quản lý stress và burn -out (trạng thái kiệt sức về cả thể chất, cảm xúc và tinh thần) giúp bạn rất nhiều trong việc tập trung làm việc, nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc. Thực hành thiền định và yoga giúp giảm căng thẳng và cải thiện sự tập trung. Các kỹ thuật hít thở sâu có thể giúp bạn bình tĩnh lại và giảm căng thẳng ngay lập tức khi cảm thấy bị áp lực.

Chia sẻ cảm xúc và lo lắng với đồng nghiệp, bạn bè hoặc gia đình giúp bạn cảm thấy nhẹ nhõm hơn. Nếu cần, bạn có thể tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia về sức khỏe tâm thần.

Ngoài ra, bạn nên theo dõi mức độ stress và cảm giác kiệt sức định kỳ. Nếu cảm thấy có dấu hiệu burn-out, điều chỉnh các thói quen và chiến lược quản lý stress ngay lập tức.

9. Hạn chế làm việc đa nhiệm (multitasking)

Multitasking có nghĩa là đa nhiệm, là làm rất nhiều công việc cùng một lúc trong một khoảng thời gian nhất định.

Trong nghiên cứu về Cognitive control in media multitaskers (Đại học Stanford, 2009) đã chỉ ra rằng, bộ não con người không được “thiết kế” để xử lý nhiều luồng thông tin phức tạp cùng một lúc. Thay vì làm việc song song, chúng ta thực sự đang chuyển đổi sự chú ý của mình liên tục giữa các tác vụ, và mỗi lần chuyển đổi này đều tốn thời gian và năng lượng. Điều này dẫn đến giảm hiệu suất, giảm chất lượng công việc, và làm giảm khả năng ghi nhớ, tăng cường stress và sự mệt mỏi. 

Một nghiên cứu từ Tạp chí Psychological Science cho thấy làm việc đa nhiệm không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn có thể làm suy giảm chức năng não bộ trong việc xử lý thông tin và duy trì sự chú ý.

Nên tập trung xử lý một tác vụ cho hoàn thành, không xoay chuyển liên tục tác vụ này đến tác vụ khác trong cùng một thời điểm vì sẽ khiến bạn “không việc nào ra việc nào”, kết quả trễ deadline, giảm hiệu suất. 

10. Sử dụng công cụ hỗ trợ

Kỹ sư công nghiệp Allen F.Morgenstern - người tạo ra chương trình đơn giản hóa công việc đã đặt ra thuật ngữ “work smarter, not harder” (làm việc thông minh hơn, không phải chăm chỉ hơn) từ những năm 1930s.

Chúng ta nên làm việc thông minh hơn làm việc chăm chỉ. Nên tận dụng các công cụ hỗ trợ để tối ưu hóa thời gian hoàn thành tác vụ mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Công cụ hỗ trợ giúp nâng cao hiệu quả công việc bằng cách tự động hóa quy trình, tổ chức công việc, và cải thiện giao tiếp như Slack, Trello, Asana, hay Chat GPT giúp bạn hoàn thành công việc tiết kiệm thời gian hơn, khoa học hơn, chất lượng hơn.

11. Nghe nhạc

Nghe nhạc alpha là một loại âm thanh hoặc nhạc được thiết kế để kích thích não bộ, tăng sự tập trung và sáng tạo. Ngoài ra, bạn có thể nghe nhạc theo sở thích, nhạc không lời, âm thanh trắng, âm thanh tiếng mưa/tiếng sóng biển… cũng giúp bạn tăng cường sự tập trung, nâng cao hiệu suất công việc.

12. Giao tiếp hiệu quả

Sử dụng tin nhắn nhóm một cách có mục đích, hạn chế nhắn tin thông tin không liên quan công việc, vừa tốn thời gian của bản thân vừa làm ảnh hưởng đồng nghiệp khác. Hạn chế tranh cãi, phản biện nhau qua tin nhắn trong group sẽ khiến không hiểu rõ ý nhau, gây hiểu nhầm, mất đoàn kết, trì trệ công việc.

Giao tiếp hiệu quả vô cùng quan trọng vì giúp bạn tiết kiệm thời gian, hiểu ý nhau nhanh, tập trung giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất.

Bằng kinh nghiệm trong quá trình làm việc, PITO đã đúc rút và tổng hợp một số bí kíp này giúp cá nhân nâng cao hiệu quả làm việc tại văn phòng, mang lại sự sảng khoái và hài lòng trong công việc. Hy vọng rằng bạn sẽ ứng dụng hiệu quả được một trong những bí kíp này để cải thiện hiệu suất làm việc mỗi ngày.