Tiệc Tân niên là gì? Mách bạn 10+ mẹo tổ chức ấn tượng tại văn phòng

Tiệc Tân niên là một trong những cách "warm-up" nhân viên tốt nhất. Bởi sau thời gian dài nghỉ Tết nguyên đán, ắt hẳn tinh thần cũng như sự kết nối của mọi người có phần giảm hơn. Vì vậy, trong ngày đầu đi làm sau tết, các công ty, doanh nghiệp luôn cố gắng “làm nóng” không khí bằng nhiều cách khác nhau. Khách hàng của PITO vốn là những công ty “có nơi làm việc tốt nhất” đã và đang chọn Tiệc Tân niên để thực hiện điều đó.

Vậy tiệc Tân niên là gì? Bạn cần chuẩn bị và tổ chức thế nào, để PITO mách nhỏ cho bạn nhé!

Tuy nhiên, với các công ty, doanh nghiệp, tiệc Tân niên không đơn thuần chỉ thế. 7 - 10 ngày nghỉ tết có thể là một khoảng trống lớn trong quy trình vận hành nói chung, quá trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp nói riêng. Nhân viên ít kết nối, công việc tạm dừng, văn phòng để trống… những yếu tố tưởng chừng như bình thường ấy vô hình trung tác động đến cảm xúc cũng như tinh thần của tất cả mọi người. Vì vậy, một bữa tiệc Tân niên ngay ngày đầu đi làm có ý nghĩa tích cực với công ty.

Ý nghĩa khi tổ chức tiệc Tân niên

Thôi thúc động lực đi làm

Sau tết, một bộ phận người lao động có xu hướng chưa muốn đi làm theo đúng ngày công ty quy định. Do đó, nếu công ty có những hoạt động hoặc hứa hẹn đủ lớn, đủ hấp dẫn thì có thể tạo động lực, thúc đẩy nhân viên đi làm nhiều hơn.

Tạo một khởi đầu hứng khởi

Giá trị tinh thần của tiệc Tân niên dường như không thể phủ nhận. Nếu biết chuẩn bị và tổ chức, thì đây không chỉ là một bữa tiệc với những món ăn ngon mà còn là một sân chơi hứng khởi, đầy năng lượng, tạo đà để cả công ty cùng bắt đầu một năm làm việc năng suất.

Cơ hội cho những nhân viên mới

Với quy trình tuyển dụng, do tác động của nhiều yếu tố khách quan, nhân viên mới có mong muốn bắt đầu công việc vào ngày đầu năm thay vì cận tết. Ngày đầu đi làm, công ty có thể đón một số nhân sự mới, tiệc Tân niên là cơ hội để các cộng sự này gặp gỡ, làm quen và kết nối với cả công ty.

Củng cố thêm các giá trị văn hoá nội bộ

Mọi hoạt động nội bộ đều có giá trị tích cực đối với văn hoá doanh nghiệp. Riêng tiệc Tân niên sẽ là dấu mốc mới, bắt đầu cho những điều mới. Nhân buổi tiệc, công ty có thể khảo sát mong muốn của nhân viên để xây dựng lộ trình hoạt động hoặc chia sẻ về những dự định, kế hoạch phát triển trong năm.

Vì những ý nghĩa quan trọng như thế nên tiệc Tân niên cần được đầu tư chỉn chu, chuẩn bị kỹ càng và xây dựng kế hoạch tổ chức hoàn thiện. PITO mách bạn 7 mẹo đơn giản để tổ chức tiệc Tân niên ấn tượng.

7 mẹo tổ chức tiệc Tân niên ấn tượng

1. Xác định lý do hoặc mục đích tổ chức

Hầu hết khách hàng của PITO đã chọn giai đoạn cuối năm để tổ chức nhiều bữa tiệc như tiệc Giáng sinh, tiệc Tất niên (Year-end Party)… Câu hỏi đặt ra, liệu họ có cần tiếp tục tổ chức tiệc Tân niên và làm sao để tránh lặp lại những điều trong tiệc năm cũ. Nếu bạn cũng đang phân vân điều này thì hãy tự trả lời các câu hỏi sau nhé.

• Các năm trước công ty bạn có tổ chức tiệc Tân niên không?
• Công ty sẽ tổ chức cả tiệc Tất niên lẫn Tân niên hay chọn 1?
• Những buổi tiệc thế này, công ty bạn muốn dành cho nội bộ hay mời cả khách hàng, đối tác?
• Điều gì khiến bạn/công ty muốn hoặc không muốn tổ chức tiệc Tân niên?
• …

Với PITO, sau khi trao đổi những vấn đề này cùng khách hàng thì phần lớn đều giải quyết được vấn đề có nên tổ chức tiệc Tân niên hay không. PITO mong bạn cũng sẽ như thế!

2. Chuẩn bị từ sớm

Nếu đã xác định tổ chức tiệc Tân niên, bạn cần chuẩn bị mọi thứ thật sớm. Bởi buổi tiệc này sẽ diễn ra ngay ngày đầu tiên nhân sự đi làm; các đơn vị, dịch vụ cũng mới bắt đầu khai trương nên việc chuẩn bị cũng như liên hệ tổ chức sẽ khó khăn hơn. Mặt khác, nếu bạn có nhiều hạng mục cần thuê, đặt bên ngoài hỗ trợ thì việc liên hệ và thống nhất phương án ngay trước tết sẽ giúp bạn tối ưu chi phí cũng như có nhiều cơ hội lựa chọn hơn.

Một số việc bạn cần chuẩn bị cho tiệc Tân niên:

• Xây dựng kế hoạch hoặc khung chương trình Tân niên để cấp trên duyệt.
• Lập bảng dự trù ngân sách và tạm ứng các khoản để chi trước tết (nếu cần).
• Liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện hoặc các dịch vụ có liên quan, chẳng hạn như đặt tiệc Tân niên.
• Sắp xếp nhân sự phụ trách các công việc trong tiệc.
• …

3. Tổ chức tại văn phòng

Với tiệc Tân niên, PITO khuyến khích bạn tổ chức ngay tại văn phòng để thể hiện trọn vẹn ý nghĩa “warm-up” (làm nóng) không khí, “reset” (tái tạo) năng lượng cho nhân viên. Bởi sau nhiều ngày nghỉ tết, không chỉ nhân viên ít gắn kết mà văn phòng cũng dừng hẳn sự nhộn nhịp.

Bày trí một bàn tiệc hấp dẫn ngay pantry như một cách nhắc nhớ về mọi người về một không gian rộn ràng tiếng cười cùng nhiều món ăn ngon. Tập trung cả công ty vào giữa văn phòng hoặc ngay sảnh ra vào, cùng nhau tham gia nhiều trò chơi Tân niên, gửi trao nhau những món quà cùng nhiều câu chúc ý nghĩa như một cách khởi đầu cho những bùng cháy của hoạt động nội bộ trong năm mới sắp tới. PITO cảm nhận rõ không khí văn phòng của bạn trong buổi tiệc này, bạn thử nhé!

4. Ưu tiên nội bộ công ty

Khi xác định lý do tổ chức, PITO có gợi ý bạn tự đặt câu hỏi về đối tượng tham gia. Bởi đối tượng là yếu tố quyết định đến cả tổng thể bữa tiệc. Với tinh thần làm nóng văn phòng, khơi dậy sự hứng khởi cho nhân viên, tiệc Tân niên nên là tiệc dành riêng cho nội bộ công ty; khách hàng, đối tác sẽ phù hợp là khách mời trong tiệc Tất niên - buổi tiệc để tổng kết hoạt động và hướng đến tính tri ân cao.

Trong trường hợp, bạn muốn kết nối với đối tác, khách hàng trong dịp đầu năm mới thì một món quà ý nghĩa bất ngờ gửi đến người nhận hoặc buổi họp mặt riêng cho từng đối tượng sẽ hướng đúng mục tiêu, đảm bảo chất lượng hơn.

5. Tiệc Tân niên sáng tạo, đủ hấp dẫn

Để buổi tiệc đầu năm không đi vào lối mòn của những tiệc khác, đủ sức hấp dẫn đối với nhân viên, bạn cần có ý tưởng tổ chức sáng tạo, ấn tượng. Thuê ông đồ “bày mực tàu, giấy đỏ” ngay văn phòng, hái lộc đầu năm hoặc nhiều hơn thế… đảm bảo các ý tưởng đáp ứng đúng sở thích và nhu cầu của nhân viên, hướng đến tinh thần vui tươi, năng lượng, dành những điều tích cực cho nhau.

Nếu chưa biết phải làm gì cho ngày Tân niên, bạn làm ngay một khảo sát, xin ý kiến của đồng nghiệp nhé. “9 người 10 ý” nhưng sẽ có những ý gỡ rối cho bạn đấy.

6. Đừng “tham” chi tiết

Đặt mình là nhân viên công ty, trong ngày đầu đi làm của năm mới, bạn có tâm trạng hoặc mong muốn gì? Sẽ có một bộ phận nhân sự phấn khởi, tràn đầy năng lượng nhưng đâu đó cũng có những người vừa trở lại từ quê và chưa sẵn sàng để bắt đầu. Vì vậy, những trò chơi hoạt náo hoặc các hoạt động quá phức tạp có thể không phù hợp trong buổi tiệc Tân niên.

Thay vào đó, hãy ưu tiên những hoạt động nhẹ nhàng, mang tính gắn kết, vừa tạo không khí ấm cúng, vui vẻ mà không khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực khi tham gia. Một buổi tiệc đơn giản, tinh tế nhưng ý nghĩa sẽ tạo nên ấn tượng tốt hơn là một chương trình "tham" quá nhiều chi tiết không cần thiết.

Gợi ý một số hoạt động nhẹ nhàng, tinh tế:

• Tiệc nhỏ, đầm ấm: Thay vì tổ chức một buổi tiệc lớn với nhiều trò chơi, bạn có thể tổ chức một bữa tiệc nhẹ nhàng, nơi mọi người có thể trò chuyện, chia sẻ và thưởng thức các món ăn nhẹ.
• Giao lưu, chia sẻ: Một buổi gặp mặt để các thành viên trong công ty chia sẻ về kỳ nghỉ Tết của mình, những kế hoạch trong năm mới có thể là cách tuyệt vời để tạo không khí thân mật mà không cần các trò chơi phức tạp.
• Tặng quà đơn giản: Một món quà nhỏ như bao lì xì, một cây cảnh mini cho bàn làm việc có thể mang lại niềm vui, sự may mắn mà không cần phải chuẩn bị quá nhiều chi tiết.
• Chơi trò chơi gắn kết nhẹ nhàng: Những trò chơi đơn giản như “tìm hiểu đồng nghiệp” qua những câu hỏi vui, hoặc thậm chí là một buổi tiệc trà với các trò đố vui, sẽ tạo ra sự gắn kết mà không cảm thấy quá sức.

7. Thức ăn ngon tạo sức hút

Tiệc Tân niên với “tiệc” là chủ từ chính, do vậy các món ăn ngon là điều không thể thiếu. Ngày đầu mới bạn nên đổi khẩu vị cho nhân viên, thay những món ăn truyền thống bằng bàn tiệc phong cách các nước khác, món Âu, món Hàn, món Nhật… hay tiệc Tea Break, tiệc Finger Food chẳng hạn. Đặc biệt, sau những “ăn” Tết hầu hết mọi người đã ngán “thịt mỡ dưa hành”, thực đơn tiệc nên hướng đến các món ăn nhiều rau củ, ít gia vị; một bữa tiệc chay có thể là gợi ý phù hợp với bạn.

Hoặc thú vị hơn, bạn “đãi” nhân viên bằng đại tiệc trái cây hoặc những phần smoothie, yogur, kem tươi mát lành, vừa ấn tượng về phần nhìn vừa dinh dưỡng về phần vị. Tất cả được nhân viên phục vụ live station với các xe mô hình bày ngay tại văn phòng ắt hẳn sẽ còn thu hút hơn!

8. Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm

Vệ sinh an toàn thực phẩm luôn là yếu tố quan trọng, cần lưu tâm trong bất cứ sự kiện, buổi tiệc nào, không riêng tiệc Tân niên. Tuy nhiên, với bối cảnh sau Tết, các nhà cung cấp, các cửa hàng có tình trạng tồn đọng thực phẩm (hàng tồn kho) hoặc bảo quản không đúng cách trong thời gian dài, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn.

Vì vậy, nếu thuê các dịch vụ catering, tổ chức tiệc Tân niên, bạn hãy chọn những nhà cung cấp uy tín, có giấy phép hoạt động và chứng nhận VSATTP.

Riêng PITO, với các tiệc quy mô lớn, PITO cung cấp luôn bảo hiểm VSATTP, đảm bảo buổi tiệc của khách hàng diễn ra trọn vẹn, cam kết cao về an toàn. Còn nếu bạn tự chuẩn bị tiệc Tân niên, thì có thể lưu ý lựa chọn các cửa hàng, siêu thị uy tín, sản phẩm có nhãn mác, ngày sản xuất, hạn sử dụng và đặc biệt chú ý khâu vận chuyển và bảo quản đúng cách, tránh để món ăn ở nhiệt độ phòng quá lâu, đặc biệt với các món dễ hỏng như hải sản, thịt nguội hay món tráng miệng có kem.

9. Đừng ngại “nhờ vả” và tìm sự phối hợp

Là người phụ trách tổ chức tiệc Tân niên, bạn không cần phải ôm đồm tất cả. Hãy chủ động kết nối và trao đổi với các phòng ban, đặc biệt là nhóm quản lý, leader team hoặc những nhân sự trực xuyên Tết như bảo vệ, nhân viên vệ sinh... Việc duy trì sự kết nối không chỉ tạo cảm giác gắn bó giữa các cá nhân mà còn giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế, đảm bảo các hạng mục của tiệc được chuẩn bị chu đáo.

Đừng ngại nhờ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp trong những công việc cụ thể như thống kê số lượng nhân viên tham gia tiệc, sắp xếp bàn ghế, trang trí khu văn phòng, kiểm tra thiết bị như micro, máy chiếu... Việc phân công và chia sẻ công việc không chỉ giảm tải áp lực cho bạn mà còn tạo cơ hội để các thành viên cảm thấy mình là một phần của sự kiện, góp phần gắn kết tinh thần đồng đội và xây dựng văn hóa hợp tác trong công ty, đúng với tinh thần mà buổi tiệc Tân niên hướng tới.

10. Lời chúc ý nghĩa

Gần cuối buổi tiệc, một lời chúc Tết từ người quản lý hoặc giám đốc sẽ tạo ra một sự kết thúc ấn tượng. Bạn có thể gửi lời chúc một năm đầy may mắn, thành công và sức khỏe đến sếp, đồng nghiệp.

Gợi ý lời chúc ý nghĩa bạn có thể gửi đến đồng nghiệp và sếp trong dịp đầu năm mới:

Lời chúc đến đồng nghiệp:

• "Chúc bạn một năm mới tràn đầy sức khỏe, may mắn và thành công. Mong rằng mỗi ngày làm việc sẽ mang lại cho bạn nhiều niềm vui và cơ hội mới để phát triển!"
• "Chúc bạn một năm mới an khang thịnh vượng, luôn được sáng tạo và cống hiến hết mình trong công việc. Hy vọng chúng ta sẽ cùng nhau đạt được nhiều thành tựu hơn nữa trong năm nay!
• "Năm mới đến rồi, chúc bạn luôn ngập tràn năng lượng, niềm vui và hạnh phúc. Hy vọng chúng ta sẽ tiếp tục đồng hành cùng nhau trên con đường phát triển.

Lời chúc đến sếp:

• "Chúc sếp năm mới sức khỏe dồi dào, công việc thuận lợi và đạt được nhiều thành công lớn. Cảm ơn sếp đã luôn dẫn dắt và tạo động lực cho cả đội ngũ. Hy vọng năm mới sẽ mang đến nhiều cơ hội mới để chúng ta cùng nhau vươn tới những đỉnh cao mới."
• "Chúc sếp và gia đình một năm mới an khang, thịnh vượng, hạnh phúc. Cảm ơn sếp đã luôn đồng hành và truyền cảm hứng cho chúng em trong công việc. Chúng em mong sẽ tiếp tục học hỏi và phát triển dưới sự chỉ đạo của sếp trong năm nay."
• "Chúc sếp năm mới bứt phá, đạt được nhiều thành công mới. Cảm ơn sếp đã luôn tận tâm và dẫn dắt chúng em. Mong sếp sẽ tiếp tục truyền cảm hứng để chúng em cùng hoàn thiện và phát triển”.

11. Kết thúc bằng một món quà

Bạn có thể tổ chức tiệc Tân niên vào đầu buổi sáng, trong buổi trưa hoặc sau giờ làm việc buổi chiều, nhưng lưu ý mỗi khung thời gian có những đặc điểm riêng nên cần sắp xếp các hoạt động cũng như thực đơn tiệc phù hợp. Song song với đó, để buổi tiệc thật sự trọn vẹn, bạn tinh tế chuẩn bị thêm một phần quà. Món quà đầu năm mới không cần quá giá trị về vật chất nhưng cần đong đầy về tinh thần. 

Món quà sau tiệc Tân niên, tức ngày đầu đi làm như “lộc” đặc biệt, mang ý nghĩa may mắn, cầu chúc cho người được nhận nhiều điều thuận lợi, tốt đẹp. Đặt mình là một nhân viên, ngay ngày đầu đi làm đã có quà mang về, bạn sẽ vui biết nhường nào, nhỉ?

Lưu ý, khi chuẩn bị quà Tân niên bạn cần tránh những món quà mang ý nghĩa tiêu cực, vận khí không tốt hoặc đại diện cho những điều xui xẻo. Bạn tham khảo Món quà nên “né” để biết thêm nhé!

Lưu ý để không cập rập, sai sót vào ngày đầu năm

Dù là HR, Admin, nhân sự phụ trách hoạt động truyền thông nội bộ… PITO hiểu rằng bạn cũng là một nhân sự trong công ty, cũng có những cảm giác và tâm trạng giống với mọi người. Ngày đầu đi làm sau Tết đâu đó có sự hối hả và đôi khi là sự thiếu tập trung sau kỳ nghỉ dài.

Để tránh tình trạng cập rập và sai sót, bạn nên chuẩn bị tất cả các công việc trước Tết, từ việc lên danh sách công việc chi tiết đến triển khai cụ thể từng nhiệm vụ. Hãy xây dựng kế hoạch rõ ràng và thực hiện dứt điểm từng phần việc. Điều này không chỉ giúp giảm bớt căng thẳng mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ ngay từ khi bắt đầu.

• Hoàn thành mọi khâu chuẩn bị trước khi nghỉ Tết: Từ ý tưởng tổ chức, kế hoạch - kịch bản chương trình, phân công nhân sự, mua sắm, chuẩn bị… cần được thống nhất và triển khai trước kỳ nghỉ Tết nguyên đán. Nếu đặt dịch vụ tiệc Tân niên, bạn cần chọn đối tác, trao đổi hướng tổ chức, lựa chọn thực đơn tiệc và ký hợp đồng, đặt cọc, để đảm bảo không có sự thay đổi vào “phút 89”. Nếu có các phần quà tân niên, các tài liệu cần phát hoặc công - dụng cụ phục vụ các hoạt động trong tiệc, hãy in ấn, mua sắm và sắp xếp đầy đủ, gọn gàng trước kỳ nghỉ.
• Giữ tương tác, kết nối trong thời gian nghỉ: Mặc dù Tết là thời gian nghỉ ngơi, nhưng để buổi tiệc Tân niên diễn ra suôn sẻ, người tổ chức cần duy trì mức độ kết nối với các phòng ban và những nhân viên trực xuyên Tết. Hãy chủ động gửi thiệp chúc mừng năm mới và kiểm tra tình hình công việc qua email hoặc các nền tảng trực tuyến. Điều này không chỉ giúp bạn giữ sự tương tác mà còn tạo cảm giác kết nối, cho thấy sự quan tâm và chủ động trong công việc. Đặc biệt, nếu có phát sinh, bạn cũng sự trợ giúp và kịp thời điều chỉnh.
• Kiểm tra lần cuối trước ngày diễn ra Tiệc tân niên: Ít nhất 24h trước thời gian diễn ra tiệc Tân niên, bạn cần liên hệ nhắc lại và xác nhận với các đơn vị cung cấp dịch vụ về quá trình họ chuẩn bị theo các yêu cầu của bạn như trang trí không gian, chuẩn bị thực đơn tiệc… xác nhận lại thời gian, địa điểm tiệc để tránh nhầm lẫn và không có sự thay đổi bất ngờ vào phút chót. Liên hệ với các nhân sự được phân công phụ trách từng hạng mục, đảm bảo họ biết mình phải làm gì, phải chuẩn bị như thế nào. Riêng bạn, đến sớm ít nhất 1 tiếng để kiểm tra mọi thứ có liên quan theo checklist và kịp thời xử lý những phát sinh.
• Ưu tiên sử dụng dịch vụ và chia sẻ công việc: Như đã nói, PITO hiểu rằng HR, Admin cũng là những nhân sự mang nhiều cung bậc cảm xúc trong ngày đầu đi làm sau Tết. Do đó, hãy ưu tiên sử dụng dịch vụ tổ chức tiệc Tân niên trọn gói, để giảm tải áp lực ngày đầu năm và tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, bài bản. Nếu buổi tiệc có quy mô nhỏ, bạn vẫn phải phụ trách thì đừng ngại chia sẻ công việc với các phòng ban và đồng nghiệp, để tất cả cùng tham gia và cùng đóng góp vào thành công của tiệc Tân niên tại công ty.
• Giữ bình tĩnh và linh hoạt: Ngày đầu năm thường có nhiều điều mới và công việc chồng chất. Tuy nhiên, đừng để cảm giác bối rối hay căng thẳng khiến bạn mắc phải sai sót. Hãy giữ bình tĩnh, tập trung vào từng công việc một và linh hoạt điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

"Vạn sự khởi đầu nan” chiếu theo quan niệm dân gian thì tiệc Tân niên đâu đó sẽ là khởi đầu đặc biệt của các cộng sự với công ty. Nếu được giao chuẩn bị cho buổi tiệc này, PITO mong 10+ mẹo trên đây sẽ giúp bạn làm thật tốt nhiệm vụ và cùng cộng sự có một buổi tiệc trọn vẹn!