Trong cuốn sách Deep Work mà tôi đã chia sẻ gần đây, tôi có nhắc tới phương pháp Getting Things Done (GTD). Đây là phương pháp quản lý công việc giúp chúng ta tập trung làm việc chính mà không bị xao nhãng bởi các đầu công việc khác. Và để hiểu sâu hơn về phương pháp cũng như cách ứng dụng vào đời sống, hãy cùng tôi tìm hiểu quyển sách "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" của tác giả David Allen nhé.
Cuốn sách này sẽ cung cấp một khung phương pháp cụ thể để xử lý công việc và nhiệm vụ một cách có hệ thống, từ đó giúp chúng ta tăng năng suất công việc, giảm căng thẳng, tạo không gian để phát triển nhiều ý tưởng mới, và trên hết, là tạo ra một môi trường làm việc thực sự hiệu quả. Vì thế, quyển sách phù hợp cho tất cả mọi người: từ sinh viên, nhân viên văn phòng, người làm việc tự do (freelancer), cho đến doanh nhân, nhà quản lý cấp cao.
Cuốn sách sẽ cung cấp một khung phương pháp cụ thể để xử lý công việc và nhiệm vụ một cách có hệ thống, từ đó giúp chúng ta tăng năng suất công việc, giảm căng thẳng, tạo không gian để phát triển nhiều ý tưởng mới, và trên hết là tạo ra một môi trường làm việc thực sự hiệu quả. Vì thế, cuốn sách phù hợp cho tất cả mọi người: từ sinh viên, nhân viên văn phòng, người làm việc tự do (freelancer), cho đến doanh nhân, nhà quản lý cấp cao.
Happy Hours / Huy Pham
9 bài học từ Getting Things Done:
1. Tạo hệ thống cụ thể để quản lý công việc: Điều này giúp chúng ta tự do tập trung vào việc cụ thể thay vì lo lắng về chúng.
2. Thu thập mọi ý tưởng hoặc nhiệm vụ bằng một hệ thống.
3. Xử lý thông tin, nhiệm vụ một cách hợp lý và nhanh chóng bằng cách đưa thông tin vào các danh sách công việc hoặc xác định xem liệu chúng ta cần hành động ngay lập tức hay sau này.
4. Sử dụng phương pháp GTD để xác định công việc được ưu tiên làm trước là gì.
5. Tạo danh sách công việc cụ thể và sắp xếp chúng theo ưu tiên.
6. Học cách tạo ra hệ thống quản lý thông tin hiệu quả để chúng ta có thể dễ dàng truy cập thông tin cần thiết khi cần.
7. Học cách phân chia thời gian thông minh và ưu tiên công việc dựa trên sự cần thiết và sự quan trọng.
8. Sáng tạo và phát triển hơn khi chúng ta được giải phóng khỏi những nhiệm vụ cơ bản. Lúc này chúng ta sẽ có thời gian và không gian để tập trung vào sáng tạo và phát triển bản thân.
9. Áp dụng GTD trong cuộc sống cá nhân
để đạt được cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Bài học 1: Việc tạo hệ thống cụ thể là rất quan trọng
Ở đây, tác giả muốn khẳng định tầm quan trọng của việc tạo hệ thống cụ thể, bao gồm cách chúng ta tiếp cận và xử lý công việc và thông tin trong cuộc sống hàng ngày.
Có nhiều lợi ích đáng kể khi chúng ta tạo hệ thống công việc. Đầu tiên có thể thấy là nó giúp chúng ta tổ chức mọi thứ một cách có hệ thống và logic. Điều này giúp chúng ta dễ dàng tìm kiếm thông tin và tiếp cận công việc khi cần. Nhờ sự trật tự này, chúng ta cũng loại bỏ luôn những sự rối ren không đáng có khiến mình lo lắng hoặc bỏ lỡ các đầu việc quan trọng.
Khi có một hệ thống quản lý thông tin và công việc cụ thể, chúng ta sẽ tập trung hơn vào những đầu việc thực sự quan trọng và loại bỏ những công việc không cần thiết. Từ đó, chúng ta cũng cảm thấy tự tin hơn và giảm bớt được những căng thẳng vì không phải suốt ngày lo lắng và chạy theo “những công việc không tên” nữa. Một khi công việc được sắp xếp gọn gàng có hệ thống, đầu óc chúng ta sẽ được thư giãn, thoải mái để sáng tạo, tìm kiếm ý tưởng mới và tập trung vào phát triển bản thân.
Chúng ta có thể sử dụng cách tổ chức hệ thống để quản lý thời gian, tài chính, thậm chí là kế hoạch vui chơi, học tập. Tóm lại, đây là yếu tố rất quan trọng để giúp ta giảm bớt căng thẳng, tăng cường sự tập trung, nâng cao hiệu suất làm việc và là công cụ mạnh mẽ để tạo ra sự cân bằng và sáng tạo trong cuộc sống hàng ngày.
Bài học 2: Thực hành nguyên tắc thu thập mọi thứ
Một nhân viên văn phòng bận rộn mỗi ngày phải đối mặt với hàng loạt email, các cuộc gọi điện thoại, ghi chú, và yêu cầu từ đồng nghiệp, cấp trên, hoặc khách hàng. Nếu không có một hệ thống thu thập thông tin rõ ràng, có thể nhân viên này sẽ mất đi các thông tin quan trọng hoặc bị áp lực tinh thần do lo lắng về việc quên mất một nhiệm vụ quan trọng. Mà để có một một hệ thống công việc rõ ràng, chúng ta phải bắt đầu từ nguyên tắc “thu thập mọi thứ”.
Nguyên tắc thu thập mọi thứ trong cuốn sách này là nền tảng giúp bạn tạo ra sự cân bằng và hiệu quả trong công việc và cuộc sống bằng cách đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ thông tin, ý tưởng, hoặc nhiệm vụ quan trọng nào.
Ví dụ một tình huống cụ thể là khi bạn A nhận được một cuộc gọi điện thoại từ khách hàng yêu cầu một báo giá cho dự án mới. Thay vì phải ghi nhanh thông tin trên mảnh giấy rồi quên mất nó, A hãy tạo một hệ thống để lưu trữ và xử lý nó. Hệ thống đó có thể là ứng dụng ghi âm để ghi lại cuộc gọi hoặc đơn giản chỉ cần viết nó vào danh sách công việc của mình. Khi đã thu thập thông tin này một cách cẩn thận, A có thể xử lý nó theo thời gian phù hợp và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.
Bài học 3: Xử lý một cách hợp lý
Tác giả David Allen khuyên rằng, sau khi thu thập thông tin, ý tưởng, sự kiện xong thì phải trang bị thêm một kỹ năng vô cùng quan trọng đó là xử lý thông tin. Vậy chúng ta xử lý như thế nào cho hợp lý? Mình sẽ phân chia một số việc chính như sau:
- Đối với email, khi nhận được một email thì chúng ta hãy xác định xem nó cần xử lý như thế nào. Có thể chúng ta cần trả lời ngay, gán nó vào danh sách công việc sau này, hoặc xóa luôn email nếu nó không liên quan đến công việc hoặc cuộc sống của mình. Điều này giúp hộp thư đến của chúng ta luôn gọn gàng và dễ dàng quản lý.
- Đối với các loại ghi chép và ý tưởng, điều đầu tiên là chúng ta không nên để làm mất nó. Tiếp đến là xác định cách xử lý chúng - có thể chúng ta cần ghi chú vào danh sách công việc, gán chúng vào dự án cụ thể, hoặc tạo một lịch để thảo luận về chúng sau này.
- Đối với các nhiệm vụ công việc, sau khi đã xác định được các đầu công việc thì hãy xử lý chúng theo thứ tự ưu tiên hoặc xác định xem chúng ta có thể giao phần nào cho người khác. Cách xử lý này sẽ giúp chúng ta hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn thay vì ôm đồm quá nhiều việc.
- Đối với việc quản lý dự án, khi chúng ta đang làm việc trên một dự án lớn, việc xử lý thông tin và công việc liên quan đến dự án đó luôn là quan trọng. Điều này đảm bảo rằng chúng ta không bị áp lực tinh thần và có thể tiến triển một cách có hệ thống.
Xử lý công việc, ý tưởng, nhiệm vụ một cách hợp lý sẽ giúp chúng ta phát sinh tâm lý “trì hoãn”, bỏ lỡ các đầu việc quan trọng. Đây cũng là nguyên tắc trong phương pháp GTD giúp chúng ta biến mọi thông tin và công việc thành các bước hành động cụ thể, từ đó nâng cao khả năng quản lý thời gian và năng suất làm việc.
Bài học 4: Xác định nhiệm vụ quan trọng bằng phương pháp GTD
Trong quyển sách "Getting Things Done" (GTD) của David Allen, có một số nhiệm vụ quan trọng được xác định nhằm giúp quản lý công việc hiệu quả và đạt được sự hiệu suất cao. Các nhiệm vụ này bao gồm:
- Thu thập (Capture): Thu thập tất cả các công việc, dự án, và ý tưởng vào một nơi tin cậy. Điều này có thể bao gồm việc ghi chú, sử dụng ứng dụng quản lý công việc, hoặc bất kỳ phương pháp nào phù hợp với bạn.
- Làm rõ (Clarify): Xác định rõ ràng các nhiệm vụ đã thu thập, phân loại chúng thành những công việc cụ thể và có thể hành động ngay lập tức, lưu trữ chúng vào những danh mục phù hợp, hoặc loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết.
- Sắp xếp (Organize): Tổ chức các nhiệm vụ và thông tin đã làm rõ vào các hệ thống quản lý, như danh sách công việc, lịch hẹn, hoặc các danh mục theo ngữ cảnh (ví dụ: công việc tại văn phòng, công việc tại nhà).
- Xem lại (Reflect): Thường xuyên xem lại và đánh giá lại hệ thống quản lý công việc để đảm bảo mọi thứ đều được cập nhật và vẫn còn phù hợp. David Allen gợi ý việc thực hiện một "Weekly Review" (đánh giá hàng tuần) để kiểm tra lại các nhiệm vụ và dự án.
- Hành động (Engage): Thực hiện các nhiệm vụ theo hệ thống đã sắp xếp, dựa trên các tiêu chí như bối cảnh hiện tại, thời gian có sẵn, năng lượng và mức độ ưu tiên.
Những nhiệm vụ này tạo thành quy trình 5 bước của GTD, giúp người sử dụng quản lý công việc một cách hiệu quả, giảm căng thẳng và tăng cường khả năng tập trung vào các mục tiêu quan trọng
Bài học 5: Tạo danh sách công việc cụ thể
Một trong những bài học quan trọng từ quyển sách này là việc tạo danh sách công việc cụ thể. Theo đó, chúng ta nên biến mọi nhiệm vụ, ý tưởng và thông tin thành danh sách công việc cụ thể để quản lý chúng một cách hiệu quả.
Chúng ta hãy áp dụng việc tạo danh sách để xác định nhiệm vụ mình cần hoàn thành trong một ngày. Cách này sẽ giúp ta không bỏ sót công việc nào và tập trung vào việc hoàn thành mục tiêu hàng ngày. Bên cạnh đó, khi có danh sách cụ thể, chúng ta có thể ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng, khẩn cấp và dễ dàng theo dõi tiến độ công việc nữa.
Một danh sách công việc cụ thể, một quy trình làm việc logic và hiệu quả sẽ giúp mọi người tăng sự tự tin lên rất nhiều. Chúng ta sẽ cảm thấy mình luôn có sự chủ động và không sợ bị lạc hướng. Thậm chí khi tham gia các dự án lớn, một danh sách cụ thể sẽ giúp chúng ta theo sát tình hình dự án và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ công việc nào.
Bài học 6: Quản lý thông tin
Trong mớ thông tin hỗn độn từ ý tưởng, sự kiện, thông tin, ghi chú, email thì nên sắp xếp như thế nào để giảm căng thẳng và tăng năng suất công việc? Đáp án đã được tôi chia sẻ ở trên cả rồi, nhưng có một số điểm mình cần lưu ý đó là mọi thông tin được thu thập cần phân loại nó một cách có hệ thống. Chúng ta không nên ôm đồm hết tất cả mọi việc mà phải biết cách phân loại hợp lý. Nếu không quan trọng thì giao cho người khác để giảm căng thẳng cũng như có thời gian làm các công việc khác.
Một lưu ý nữa là danh sách công việc mà chúng ta lập ra càng cụ thể càng tốt. Ví dụ như thay vì viết đầu việc là “hoàn thành báo cáo” thì chúng ta hãy viết rõ “hoàn thành báo cáo ABC vào ngày XX và gửi cho sếp vào ngày YY”. Ghi rõ ràng, cụ thể như vậy vừa tăng động lực làm việc, vừa giúp việc tiếp nhận và xử lý đầu công việc nhanh chóng hơn.
Bài học 7: Quản lý thời gian thông minh
Mỗi ngày chúng ta đều có 24 tiếng nhưng có người thì luôn cảm thấy “hết một ngày mà mình chả làm được”, có người thì thấy “24 tiếng không đủ để làm việc”, có người lại kết thúc một ngày với một nụ người thỏa mãn. Đó là do chúng ta có cách sử dụng và phân bổ thời gian khác nhau. Để 24 tiếng trôi qua hiệu quả, chúng ta không còn cách nào khác phải học quản lý thời gian một cách thông minh. Đây cũng là khía cạnh quan trọng được đề cập trong quyển sách này.
Có 4 nhiệm vụ quan trọng để chúng ta nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của mình. Đầu tiên là xác định công việc quan trọng và khẩn cấp cần ưu tiên - điều này đã được mình nhắc đi nhắc lại nhiều lần trước đó. Thứ hai là tạo thói quen quản lý thời gian bằng cách sử dụng hệ thống quản lý để theo dõi và ứng phó với các nhiệm vụ. Thứ ba là loại bỏ các xao nhãng, bao gồm các đầu việc không quan trọng và các loại thông báo email, tin nhắn mạng xã hội,… trong quá trình làm việc. Ở điểm này, chúng ta nên học cách nói “không” những công việc không nằm trong danh sách ưu tiên của mình. Cuối cùng là sử dụng hệ thống quản lý công việc để tổ chức, theo dõi thông tin và nhiệm vụ.
Khi quản lý thời gian thông minh, chúng ta có thời gian và không gian để tập trung sáng tạo và phát triển bản thân. Điều này giúp chúng ta phát triển ý tưởng mới và nâng cao khả năng sáng tạo. Đừng quên áp dụng phương pháp quản lý thời gian thông minh để cân bằng giữa công việc, gia đình và các hoạt động cá nhân nhé.
Bài học 8: Sáng tạo và phát triển hơn
Sáng tạo và phát triển có thể xem là kết quả tích cực khi chúng ta áp dụng phương pháp GTD hay đúng hơn là thẩm hiểu và thực hành thành công những bài học mà tác giả David Allen gửi gắm trong quyển sách.
Những nguyên tắc như thu thập mọi thứ, hệ thống lại thông tin, sắp xếp mức độ ưu tiên cho công việc sẽ giúp chúng ta tập trung vào công việc cụ thể mà không bị xao nhãng bởi các yếu tố khác. Cứ như thế, mọi công việc sẽ được xử lý gọn ghẽ, nhanh chóng hơn và chúng ta sẽ có thời gian để phát triển bản thân. Đó cũng chính là điều kiện tốt để chúng ta sáng tạo hơn trong công việc và chắp cánh những ý tưởng mới mẻ và hay ho.
Chưa kể chúng ta có thể ứng dụng GTD để sắp xếp các ý tưởng, thông tin và dự án sáng tạo cá nhân của mình nữa. Sự sắp xếp logic, thông tin rõ ràng và ưu tiên hợp lý sẽ là động lực để chúng ta hoàn thiện những dự án cá nhân “mơ hồ” trở nên rõ ràng và thành công hơn.
Bài học 9: Áp dụng trong đời sống cá nhân
Bên cạnh những nguyên tắc và kỹ thuật quản lý công việc, chúng ta còn áp dụng được trong đời sống cá nhân. Cũng theo trình tự như cách chúng ta quản lý công việc, trước hết luôn phải tạo hệ thống quản lý thông tin và nhiệm vụ mang tính cá nhân, ví dụ như các hoạt động: đi siêu thị, mua sắm, sắp xếp cuộc hẹn, tập thể dục hàng ngày, hoặc học thêm kỹ năng mới.
Sau đó, chúng ta hãy sử dụng nguyên tắc ưu tiên để xác định nhiệm vụ và hoạt động nào là quan trọng nhất cần được ưu tiên xử lý. Việc này đảm bảo chúng ta không bị trì hoãn và lãng quên nó. Đặc biệt đối với những dự án cá nhân, bởi vì là cá nhân nên việc duy trì thật sự khó khăn và không phải ai cũng làm được. Do đó, một nguyên tắc được thiết lập ngay từ đầu để thực hiện và theo dõi dự án vừa giúp chúng ta có một bức tranh tổng quát về dự án, vừa giúp chúng ta duy trì động lực thực hiện một cách lâu bền.
Quản lý thời gian và công việc không chỉ đơn giản là một kỹ năng mà còn là một triết lý sống. Quyển sách"Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" của David Allen đã mang đến những bài học quý báu để giúp chúng ta đối mặt với áp lực và căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày. Đó cũng là cách để chúng ta học được cách tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, trân trọng những điều thật sự mang đến giá trị. Như ông bà ta có câu “đường dài mới biết ngựa hay”. Việc duy trì một cách làm việc có hệ thống và tổ chức đời sống cá nhân logic, thông minh chắc chắn sẽ giúp chúng ta luôn luôn thoải mái, vui vẻ và hạnh phúc hơn mỗi ngày.
