Tổ chức Happy Hour giúp nhân viên có thời gian nghỉ ngơi, giảm căng thẳng trong công việc và tạo kết nối thân thiết giữa các cộng sự. Là người làm Hành chính - Nhân sự, bạn cần tổ chức Happy Hour cho nhân viên theo trình tự như thế nào? Lưu ý gì khi tự thực hiện một bữa tiệc Happy Hour tại công ty?
Happy Hour - Một giờ hạnh phúc là khoảng thời gian đặc biệt mà các công ty, doanh nghiệp dành cho nhân viên. Vì là hoạt động nội bộ, Happy Hour thường được các HR, Admin tự tổ chức, lên ý tưởng thực hiện. Để quá trình chuẩn bị đơn giản, có một checklist phù hợp giúp khâu tổ chức hiệu quả, bạn có thể xem các gợi ý từ PITO trong bài viết này.
3 bước tổ chức Happy Hour hiệu quả
Trước thời gian diễn ra Happy Hour
Là hoạt động nội bộ của công ty, các HR, Admin đa số tự lên ý tưởng và chuẩn bị tất cả các bước tổ chức Happy Hour. Trước thời gian diễn ra Happy Hour, ít nhất 5-7 ngày, bạn cần thực hiện các đầu việc sau:
- Lên ý tưởng về chủ đề Happy Hour, concept trang trí và màu sắc chủ đạo mong muốn.
- Thông báo về tiệc Happy Hour và thống kê số lượng nhân viên tham gia.
- Xác định ngân sách cho hoạt động.
- Chọn địa điểm, không gian tổ chức hoạt động.
- Xây dựng timeline tổ chức Happy Hour.
- Phân công nhân sự theo dõi và thực hiện hoạt động Happy Hour.
- Lựa chọn menu món ăn, nước uống phù hợp.
- Liên hệ đơn vị cung cấp thức ăn, nước uống uy tín, chuyên nghiệp cho tiệc Happy Hour.
Trước 24 giờ diễn ra hoạt động Happy Hour, bạn cần làm một số công tác sau nhằm đảm bảo quá trình tổ chức suôn sẻ, hạn chế các rủi ro:
- Liên hệ với đơn vị đã đặt món ăn để chắc chắn họ vẫn nhớ đơn hàng và thời gian nhận hàng của bạn.
- Kiểm tra các dụng cụ trang trí, dụng cụ ăn uống nếu có.
- Thông báo lần hai với nhân viên về hoạt động Happy Hour để tạo ấn tượng, sự tò mò và háo hức cho đội ngũ.
Trong thời gian diễn ra Happy Hour
Đây là thời gian quan trọng nhất để hoạt động Happy Hour tại công ty diễn ra suôn sẻ. Người tổ chức cần thực hiện một số việc sau:
- Chụp hình hiện trạng đồ vật, bàn ghế ban đầu tại địa điểm tổ chức để sau khi kết thúc hoạt động, bạn có thể sắp xếp lại như cũ.
- Tiến hành trang trí không gian theo chủ đề, concept đã xác định trước.
- Nhận và kiểm tra đơn hàng thức ăn, đồ uống. PITO gợi ý bạn khi đặt nên ghi rõ danh sách để lúc nhận hàng có thể kiểm tra một cách nhanh chóng, tiện lợi hơn.
- Bày trí khu vực ẩm thực sao cho vừa đẹp mắt vừa thuận tiện để mọi người ở văn phòng đến và lấy món ăn.
- Thống nhất timeline hoạt động với nhóm tổ chức Happy Hour.
- Thông báo nhân viên đến khu vực tổ chức Happy Hour và tận hưởng “một giờ hạnh phúc” tại văn phòng.
Kết thúc hoạt động Happy Hour
Trước khi kết thúc Happy Hour, bạn đừng quên chụp ảnh kỷ niệm để lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ cùng các cộng sự.
Nếu tổ chức Happy Hour tại văn phòng, đây cũng lúc bạn trả mọi thứ về hiện trạng ban đầu. Bạn cần lưu ý thực hiện các thứ tự dọn dẹp từ nhỏ đến lớn:
- Phân công nhân sự dọn dẹp cho từng việc cụ thể.
- Xác định thời gian hoàn thành dọn dẹp để tránh kéo dài quá lâu.
- Dọn dẹp đồ trang trí trên bàn tiệc, dụng cụ ăn uống, thức ăn thừa.
- Trả bàn ghế, đồ nội thất về vị trí cũ.
- Dọn những đồ vật trang trí lớn như backdrop, sân khấu…
Đặc biệt, một khâu “nhỏ nhưng có võ” mà các HR, Admin có thể làm để cải thiện hoạt động Happy Hour tốt hơn trong tương lai là khảo sát ngắn ý kiến, nhận xét của nhân viên.
4 lưu ý quan trọng khi tổ chức Happy Hour
Thức ăn, nước uống ngon là điều cần thiết
Theo kinh nghiệm đồng hành cùng các công ty, doanh nghiệp đưa ra giải pháp đặt tiệc tại văn phòng, PITO nhận thấy ẩm thực luôn là lựa chọn hàng đầu để kết nối các nhân viên trong hoạt động Happy Hour. Sâu xa hơn, chúng ta có thể thấy Happy Hour gắn liền với ẩm thực. Bởi khái niệm Happy Hour bắt nguồn từ thuật ngữ cùng tên trong lĩnh vực tiếp thị và quảng cáo. Các nhà hàng, quán bar sẽ cung cấp món ăn, thức uống với giá ưu đãi cho khách hàng trong thời gian Happy Hour.
PITO tin rằng “Con đường nhanh nhất để đi đến trái tim một người là con đường dạ dày”. Việc cung cấp thức ăn ngon miệng, thức uống mát lành sẽ giúp nhân viên trở nên vui vẻ hơn, giải tỏa căng thẳng sau một tuần làm việc chăm chỉ. Các nghiên cứu cho thấy chúng ta có “bộ não thứ 2 nằm trong dạ dày”, tức não bộ và hệ tiêu hoá có kết nối với nhau bằng chất dẫn truyền thần kinh. Bởi vậy, việc ăn uống sẽ giúp não tiết ra dopamine - hormone hạnh phúc khiến chúng ta cảm thấy hạnh phúc, thư giãn và thoải mái.
Có thức ăn, nước uống trong Happy Hour là điều cần thiết để nhân viên tận hưởng “một giờ hạnh phúc” của họ. Một số gợi ý về hình thức ẩm thực của Happy Hour cho nhân viên, bạn tham khảo nhé!
- Tổ chức tiệc: Tiệc Tea Break, Tiệc Finger Food, Tiệc Nhanh, Tiệc Buffet.
- Bữa trưa vui vẻ: Các HR, Admin có thể tổ chức Happy Hour ngay trong thời gian nghỉ trưa, tạo điều kiện cho các nhân viên thưởng thức bữa trưa cùng nhau. Nhiều khách hàng của PITO đã lựa chọn giải pháp Meal Pack, Pop-up Canteen để chăm sóc bữa ăn trưa của các cộng sự.
- Cung cấp thức ăn nhẹ, nước uống cho nhân viên: Tại PITO, hình thức livestation với xe nước ép, xe kem, xe tàu hủ, xe trà sữa, xe bánh tráng trộn, quầy chè đã được nhiều khách hàng lựa chọn cho hoạt động Happy Hour tại công ty.
- Gift box: Các loại bánh ngọt, bánh mặn hoặc trái cây được chuẩn bị trong từng hộp quà xinh xắn, giúp cung cấp năng lượng cho nhân viên.
Tiệc Tea Break
Tiệc Finger Food
Tiệc Buffet
Tiệc Nhanh
Xe nước ép
Xe bánh tráng trộn
Meal Pack
Pop-up Canteen
Linh hoạt thời gian tổ chức Happy Hour
Happy Hour là thời gian tất cả nhân viên nghỉ ngơi, vui chơi, giải trí, cùng ăn uống, trò chuyện hoặc không làm gì cả. Bộ phận HR, Admin không nhất thiết phải tổ chức Happy Hour vào chiều thứ sáu mỗi tuần. Bạn có thể linh hoạt thời gian triển khai Happy Hour phù hợp với ngân sách, đặc điểm mô hình doanh nghiệp.
Happy Hour có thể được tổ chức vào ngày cuối cùng của tháng, giờ nghỉ trưa hoặc buổi chiều mỗi ngày. Song dù tổ chức vào thời điểm nào, ý tưởng gì, Happy Hour phải tạo được không gian thoải mái, thời gian ý nghĩa để nhân viên “sạc” lại năng lượng, giúp nơi làm việc hạnh phúc và “dễ thở” hơn.
Tạo không khí tiệc Happy Hour vui vẻ, thân mật
Với tên gọi “một giờ hạnh phúc”, hoạt động Happy Hour cần được triển khai đúng với tinh thần tích cực, vui vẻ. Các HR, Admin cần lựa chọn các ý tưởng tổ chức Happy Hour gần gũi nhưng vẫn hấp dẫn, thú vị để hoạt động diễn ra thành công. Đặc biệt, các hoạt động, trò chơi lồng ghép trong Happy Hour nên hạn chế liên quan đến công việc để nhân viên thực sự được tạm gác lại công việc, tập trung “chuyên môn” nghỉ ngơi và thư giãn.
Việc thay đổi thường xuyên các ý tưởng sẽ tạo sự hứng thú, mong đợi ở nhân viên và tránh sự nhàm chán vì lặp đi lặp lại hình thức tổ chức Happy Hour. Đồng thời, hoạt động Happy Hour hiệu quả cần tạo được sự kết nối giữa các cộng sự. Bạn có thể tổ chức các trò chơi để gắn kết tình cảm.
Thu thập ý kiến của nhân viên
Cách nhanh nhất và hiệu quả nhất để tổ chức Happy Hour “đúng insight” nhân viên là hỏi ý kiến của họ về những mong muốn về hoạt động này. Bằng cách khảo sát, thu thập ý kiến của nhân viên, bộ phận HR, Admin có thể quyết định ý tưởng tổ chức phù hợp nhất với mong muốn của các cộng sự.
Ngoài ra, sau khi kết thúc Happy Hour, bạn cũng cần lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp về sự hài lòng hoặc chưa hài lòng về quá trình diễn ra Happy Hour. Từ những nhận xét đó, các HR, Admin sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm tổ chức, hiểu hơn về nguyện vọng của nhân viên để những lần tổ chức Happy Hour sẽ đúng nhu cầu và suôn sẻ hơn.
PITO hy vọng với những chia sẻ trên có thể giúp bạn tổ chức hoạt Happy Hour hiệu quả và thú vị cho các cộng sự. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị Catering cung cấp ẩm thực chuyên nghiệp, uy tín cho Happy Hour sắp tới của công ty, PITO sẽ giúp bạn lựa chọn menu Happy Hour ưng ý, đúng ngân sách và đúng nhu cầu của bạn!
