Bạn mong đợi khoảng thời gian để nhân viên mới sớm thành thạo công việc là bao lâu? 1 đến 2 tháng? Thực tế, thời gian này có thể kéo dài lâu hơn nhiều.
Giả sử bạn mới tuyển dụng một nhân viên sales cấp độ junior cho công ty. Trong 1 đến 3 tuần làm việc đầu tiên, có thể họ vẫn sẽ chật vật với quy trình gọi điện, xây dựng danh sách khách hàng, giới thiệu khách hàng tiềm năng.
Những nhân viên cấp độ junior thường mất vài tuần cho đến vài tháng để quen với các thiết bị làm việc, công cụ quản lý công việc, quy trình làm việc. Họ cũng cần thích ứng với văn hóa trong team và biết cách phối hợp với mentor của mình. Sau quá trình học việc, họ mới bắt đầu thấy thoải mái hơn khi thực hiện các nhiệm vụ, tự mình kiểm soát các quy trình để từ đó tối ưu công suất.
Việc hiểu được những yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian mà nhân viên cần để thành thạo công việc sẽ giúp bạn cung cấp được nguồn lực, môi trường cần thiết để đào tạo họ và đẩy nhanh quy trình “quen việc”.
Thời gian thành thạo công việc (Time-to-Proficiency) là gì?
Đây là khoảng thời gian để nhân viên mới đạt được năng suất tối đa, quản lý khối lượng công việc hằng ngày hiệu quả sau giai đoạn làm quen ban đầu. Thời gian này cũng có liên quan chặt chẽ đến tốc độ làm việc, năng suất làm việc.
Trong một số vị trí như nhân viên hỗ trợ khách hàng, thời gian thạo việc có thể được đo bằng KPI, tức là khi nhân viên đạt được KPI nhất định giúp tăng trải nghiệm khách hàng thì mới được tính là đã dần thạo việc. Đối với nhân viên tư vấn qua điện thoại, thời gian thạo việc có thể được định nghĩa bằng thời gian họ thực hiện số lượng cuộc gọi nhất định mỗi ngày, chốt bao nhiêu giao dịch mỗi quý.
Mất bao lâu để nhân viên mới thành thạo việc?
Thông thường, thời gian thử việc ở một công ty là hai tháng. Tuy nhiên, hai tháng này có thể tạm coi như thời gian để học việc, hơn là thời gian cần thiết để thành thạo công việc.
Theo khảo sát của Allied Workforce Mobility Survey, một khảo sát có sự hợp tác của nhiều chuyên gia nhân sự cấp cao trên thế giới, ước tính sẽ phải mất tới 8 tháng để nhân viên mới thực sự “thấm nhuần” công việc và đạt được mức năng suất cao nhất. Một số nguồn như Pluralsight thì chỉ ra sẽ mất đến khoảng 4 tháng, thậm chí 1 năm để nhân viên mới thực sự bứt phá. Theo nghiên cứu của trang MIT Sloan Management Review, thời gian trung bình để người mới đạt được năng suất tối đa là 8 tuần đối với công việc văn thư, 20 tuần đối với vị trí chuyên gia và hơn 26 tuần đối với các vị trí giám đốc điều hành.
Nhìn chung, thời gian thạo việc có thể thay đổi tùy tính chất công việc, ngành nghề, chứ không chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực và kinh nghiệm cá nhân của nhân viên.
Mặc dù không có tiêu chuẩn cụ thể nào về thời gian trung bình của mỗi nhân viên, nhưng là người quản lý nhân sự, bạn cần phải đặt ra cho mình một cột mốc rõ ràng. Bạn có thể dựa vào tình hình đội nhóm hiện tại để tính toán khoảng thời gian cần thiết.
Những nhân tố ảnh hưởng đến thời gian thành thạo công việc
1. Quy trình quản lý thông tin không hiệu quả.
Nếu công ty không xây dựng hệ thống quản lý thông tin hiệu quả, thì khi muốn tìm phương án giải quyết cho một vấn đề cơ bản, nhân viên sẽ phải “lục tung” các hộp thư đến, tìm kiếm trong vô số tệp tài liệu nội bộ, tìm cả tin nhắn cũ trước khi mình vào công ty. Cuối cùng, có thể họ vẫn không tìm thấy thứ mình cần tìm, từ bỏ và phải đi hỏi đồng nghiệp.
Một nghiên cứu của Slack cho thấy người lao động có thể phải dành từ 4-10 giờ mỗi tuần để di chuyển qua lại giữa các ứng dụng lưu trữ thông tin khác nhau. Con số này chiếm tới 25% giờ làm việc mỗi tuần.
Một số công ty không xây dựng hệ thống làm việc hiệu quả. Các thông tin hữu ích cũng như tài liệu quy trình nằm rải rác và không thống nhất trên Slack, Asana, CRM, Airtable, Google Drive, hoặc hệ thống nội bộ.
Thông tin cũ thì chưa được xóa đi và thông tin cập nhật thì chưa được tải lên, vì vậy người mới thường cảm thấy “lạc lối” và tìm đến phương án nhanh nhất là hỏi thẳng đồng nghiệp.
2. Thiếu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm
Đây là vấn đề khi bạn tuyển dụng những người mới và mong họ phải làm việc cùng nhiều team ngay lập tức. Khi mới vào, họ sẽ phải phân tán sự chú ý, vừa học cách làm việc của team này, vừa học cách làm việc của team khác. Đôi khi họ như đang làm 2 công việc cùng lúc, thời gian thành thạo công việc đối với vị trí đòi hỏi khả năng đa nhiệm chắc chắn sẽ lâu hơn.
3. Quy trình đào tạo “nhập môn” và hỗ trợ nhân viên không hiệu quả
Một nghiên cứu của Hiệp hội Phát triển Tài năng (Association for Talent Development) năm 2015 chỉ ra, gần 2/3 số công nhân cho biết họ chưa nhận được sự đào tạo phù hợp, chủ yếu là tự học. Nếu thiếu đi chương trình đào tạo rõ ràng, nhân viên sẽ buộc phải tự thử nghiệm và mặc lỗi, hoặc học bằng cách tự quan sát.
4. Kinh nghiệm của nhân viên mới
Dễ thấy, kinh nghiệm và năng lực là thước đo quan trọng ảnh hưởng đến tốc độ mà nhân viên mới thạo việc và đạt hiệu suất. Một giám đốc công nghệ từng làm ở Google, Netflix và Amazon, đồng thời có công ty khởi nghiệp riêng, có thể sẽ chỉ mất một khoảng thời gian ngắn để quen việc, nhanh hơn nhiều so với một nhân viên mới tốt nghiệp.
Tuy nhiên, dù bạn tuyển ai đi chăng nữa thì vẫn cần xây dựng xây dựng chương trình học tập & phát triển tốt để nhân viên mới không gặp trở ngại.
Làm thế nào để sớm thành thạo công việc và tăng năng suất lao động?
Trước đây, các nhà quản lý có thể sẵn sàng chờ đợi hàng tháng, thậm chí hàng năm, để người mới bắt kịp tốc độ làm việc. Nhưng trong môi trường cạnh tranh và nhịp độ nhanh như ngày nay, việc tăng năng suất thạo việc trong thời gian ngắn nhất được coi là ưu tiên hàng đầu. Dưới đây là một số cách bạn có thể làm để tăng năng suất thạo việc của nhân viên:
1. Đầu tư cho hệ thống tự học
Cách nhanh nhất để tăng tốc quá trình học tập & phát triển là trao quyền cho nhân viên và thiết kế lộ trình phù hợp với tốc độ của riêng họ.
Các phần mềm học tập có thể được phát triển để theo dõi quy trình tự học của nhân, thời gian để họ tiếp cận các nguồn tài nguyên cần thiết. Nhờ đó dễ dàng cá nhân hóa chương trình học hơn.
Sắp xếp các tài nguyên học tập (video, wiki, tài liệu sản phẩm, khóa học) vào một nguồn thông tin để nhân viên dễ tìm kiếm và sàng lọc.
Đừng quên đơn giản hóa quyền truy cập để người dùng có thể xem tài nguyên học tập trên điện thoại di động, máy tính và các thiết bị điện tử khác.
2. Xây dựng chương trình onboarding cụ thể
Nhiều tổ chức phát triển chương trình onboarding duy nhất cho tất cả mọi người trong công ty. Chương trình này chỉ chứa thông tin cơ bản, không thể giúp nhân viên mới hình dung kỹ hơn về vai trò của mình.
Quy trình onboarding hiệu quả nên giúp nhân viên đặt ra kỳ vọng rõ ràng, và giúp họ trả lời được những câu hỏi sau:
- Những năng lực cần thiết họ cần để làm tốt công việc là gì?
- Công cụ, quy trình hay kiến thức nào họ cần có?
- Họ cần xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp hoặc team nào để thành công?
- Văn hóa ứng xử ở công ty là gì?
3. Tùy chỉnh chương trình onboarding cho từng người
Mỗi cá nhân sẽ có nhu cầu đào tạo khác nhau. Hãy xem xét trình độ học vấn, kinh nghiệm và kỹ năng của từng nhân viên để điều chỉnh kế hoạch học tập và đào tạo hiệu quả.
Dưới đây là một số câu hỏi cần trả lời:
- Họ đang có những thế mạnh nào có thể phát huy?
- Những khoảng cách kỹ năng (skill gap) nào cần được hoàn thiện?
- Ngoài quản lý thì ai sẽ là người mentor hoặc hỗ trợ phù hợp nhất cho nhân viên này?
- Những ưu tiên và kỳ vọng trong công việc của họ là gì? Họ muốn đạt được vào khi nào?
Đừng coi quy trình onboarding như một quy trình lặp lại và giống hệt nhau. Vẫn có thể có một số bước mà ai cũng cần đi qua, ví dụ hiểu về văn hóa công ty và sản phẩm, nhưng khi bước vào công việc cụ thể, sẽ có hàng ngàn thứ bạn không thể gọi tên.
4. Đơn giản hoá các quy trình phức tạp
Học bằng hình ảnh trực quan được coi là hiệu quả hơn tài liệu văn bản dài dòng. Vì thế, các quy trình phức tạp nên được chuyển hoá thành video, hình ảnh, infographic hướng dẫn từng bước nếu được. Nhân viên cũng có thể nắm bắt khái niệm và áp dụng chúng vào tình huống thực tế ngay.
Cách thức này góp phần tạo ra quy trình onboarding hiệu quả vì nó tạo điều kiện cho việc học tập độc lập và đẩy nhanh việc tiếp thu kiến thức, kỹ năng.
5. Tạo cơ hội để nhân viên học hỏi từ người khác
Tất nhiên, không có quy trình nào có thể bao quát mọi thứ. Nhân viên dù đọc kỹ quy trình đến đâu vẫn có thể mắc lỗi. Ngay cả nhân viên kinh nghiệm nhất vẫn cần người hỗ trợ thời điểm đầu mới vào công ty.
Hãy sắp xếp để những nhân viên cũ (có thể là đồng nghiệp cùng cấp bậc) trong team hướng dẫn cho họ quy trình làm việc, hướng dẫn cách sử dụng công cụ, đồng thời giới thiệu họ với những bộ phận liên quan để có thể hỏi han khi cần.
6. Cập nhật liên tục
Người quản lý và mentor nên thường xuyên trao đổi với những người mới để cập nhật tình hình học tập của họ, giúp đảm bảo kế hoạch đang đi đúng tiến độ, đáp ứng kỳ vọng đặt ra.
Nhiều công ty sẽ không quan tâm đến các quy trình tuyển dụng và cập nhật đổi mới vì nghĩ rằng có những task quan trọng hơn phải thực hiện.
Thực tế, bạn nên nhìn nhận quy trình onboarding như một sản phẩm của công ty, một nhiệm vụ quan trọng cần làm để tăng năng suất đào tạo nhân viên. Họ cần sớm thạo việc thì bạn càng giảm được áp lực công việc. Thậm chí có thể giúp bạn tăng năng suất lên nhiều lần.
