Town Hall meeting đang trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều doanh nghiệp hiện đại. Đây không chỉ là cơ hội để cung cấp thông tin quan trọng đến đội ngũ nhân viên mà còn là dịp để tạo ra một không gian giao tiếp trực tiếp với nhân viên và xây dựng sự đồng lòng, tạo năng lượng tích cực, và tăng cường mối quan hệ trong tổ chức.
Town Hall là gì?
Ban đầu, Town Hall là một thuật ngữ xuất phát từ các cuộc đối thoại giữa giới quan chức, nhà lãnh đạo và một nhóm người gồm các thành phần dân sự. Đây là hình thức trao đổi về nhiều vấn đề mà người dự khán quan tâm.
Trong ngữ cảnh doanh nghiệp, "Town Hall Meeting" là một cuộc họp mở, nơi các thành viên trong tổ chức có cơ hội thảo luận, trao đổi ý kiến và nhận thông tin từ các nhà lãnh đạo hoặc quản lý. Một buổi Town Hall không phải là một buổi phát biểu hay thuyết trình mà là một buổi chia sẻ cập nhật tình hình trong năm/quý.
Đây cũng là cơ hội để các thành viên đặt câu hỏi về bất cứ thắc mắc nào đang diễn ra trong công việc hằng ngày và giúp họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình trong việc hiện thực hóa tầm nhìn của tổ chức. Qua đó, Ban lãnh đạo có thể khích lệ, duy trì động lực cho các thành viên và giúp họ cảm thấy mình đang xây dựng một lộ trình sự nghiệp có ý nghĩa.
Các cuộc họp Town Hall có thể được tổ chức thông qua các hình thức truyền thông khác nhau, bao gồm cuộc họp trực tuyến, họp trực tiếp, hoặc thậm chí qua các nền tảng truyền thông xã hội. Điều này giúp tối ưu hóa sự tham gia và thảo luận trong một cộng đồng hoặc tổ chức.
Lợi ích của việc tổ chức một buổi Town Hall
- Giao tiếp hai chiều: Các cuộc họp Town Hall tại công ty, doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện giao tiếp hai chiều, nơi cả lãnh đạo và nhân viên có thể trao đổi ý kiến, đặt câu hỏi và chia sẻ thông tin.
- Tăng tính minh bạch: Town Hall giúp tạo ra một môi trường minh bạch, nơi mọi người có thể đặt câu hỏi và nhận được câu trả lời trực tiếp từ lãnh đạo. Từ đó giúp xây dựng lòng tin và sự tin tưởng từ cộng đồng.
- Xây dựng mối quan hệ: Buổi Town Hall giúp xây dựng mối quan hệ giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên, làm tăng sự hiểu biết về nhau và giúp giảm khoảng cách giữa lãnh đạo và cấp dưới.
- Thu thập phản hồi: Buổi gặp gỡ tạo điều kiện để thu thập ý kiến, đề xuất và phản hồi từ cộng đồng. Những thông tin này có thể cải thiện chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm, đồng thời tăng khả năng phát triển của tổ chức.
- Tạo sự đoàn kết: Việc nhân viên cảm thấy mình được lắng nghe sẽ có tác động mạnh mẽ đến tính đoàn kết. Vì thế buổi Town Hall có thể làm tăng tinh thần đồng đội và lòng tự hào tập thể.
- Giải quyết xung đột: Nếu có mâu thuẫn hoặc tranh cãi nội bộ, buổi Town Hall có thể đưa ra cách giải quyết. Giải quyết mâu thuẫn một cách công bằng sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
8 lưu ý để tổ chức Town Hall ở doanh nghiệp thành công
1. Xác định mục tiêu rõ ràng
Trước khi bắt đầu bất kỳ sự chuẩn bị nào, quan trọng nhất là phải xác định rõ mục tiêu của cuộc họp. Mục tiêu có thể là chia sẻ thông tin chiến lược, tạo cơ hội để đội ngũ nhân viên trao đổi ý kiến hoặc chỉ đơn giản là tạo ra không khí thoải mái, gắn kết hơn trong công ty. Xác định nội dung, đối tượng tham gia giúp người tổ chức trình bày thông tin gãy gọn, đúng trọng tâm.
2. Chọn địa điểm và thời gian phù hợp
Buổi Town Hall có sự tham gia đông đảo của các thành viên từ cấp lãnh đạo đến các nhân viên cơ sở nên cần đảm bảo địa điểm được chọn có đủ chỗ ngồi cho tất cả nhân viên tham gia và thời gian phù hợp với lịch làm việc của họ. Điều này giúp đảm bảo sự tham gia tích cực và tăng cường tương tác.
Nhiều công ty sẽ chọn kết hợp với hình thức tiệc tất niên, tiệc tân niên ngay tại văn phòng để nhân viên không mất thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí.
3. Lên kế hoạch trước khi thực hiện
Một kế hoạch tổ chức chi tiết là chìa khóa để tránh những sự cố không mong muốn. Kế hoạch gồm xác định nội dung, lên lịch trình, chuẩn bị kỹ thuật và đặc biệt là đảm bảo rằng mọi người có hiểu biết đầy đủ về nội dung cần thảo luận. Việc chuẩn bị tốt sẽ tạo ra một sự kiện mạch lạc và thú vị.
4. Ứng dụng công nghệ
Hãy ứng dụng công nghệ để tạo ra một trải nghiệm tương tác thuận tiện cho mọi người. Người tham gia có thể tham gia cuộc họp từ bất kỳ địa điểm nào trên thế giới, tiết kiệm được thời gian đồng thời tăng hiệu suất làm việc và đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
Sử dụng ứng dụng hoặc nền tảng trực tuyến còn có thể tạo ra các phiếu bình chọn hoặc thậm chí là thu thập thắc mắc trực tuyến từ đội ngũ nhân viên.
5. Tạo cơ hội cho giao tiếp hai chiều
Mục tiêu của một Town Hall không chỉ là truyền đạt thông tin mà còn là tạo ra cơ hội cho giao tiếp hai chiều. Sắp xếp thời gian cho câu hỏi và phản hồi từ nhân viên, và đảm bảo rằng những câu hỏi này được xử lý một cách chi tiết.
Đặc biệt, hãy cho nhân viên nhiều lựa chọn để đặt câu hỏi: câu hỏi ẩn danh, câu hỏi qua email, survey, trực tiếp, hòm thư, hay theo nhóm...
6. Tăng cường tương tác
Với các buổi Town Hall kéo dài, nhân viên có thể mất tập trung, lúc này cần lồng ghép các hoạt động tương tác để thu hút sự chú ý của người tham gia. Hãy sử dụng phương tiện trực quan, như slide, video hoặc biểu đồ, để hỗ trợ việc trình bày thông tin. Ngoài ra, bạn có thể tổ chức các trò chơi hoặc tiệc Tea Break nhẹ để tăng cường động lực và tạo năng lượng tích cực.
7. Xử lý xung đột một cách bình tĩnh
Town Hall meeting nên hướng đến việc khuyến khích mọi người trao đổi cởi mở, tạo điều kiện cho các nhân viên thể hiện ý kiến khi có những vấn đề gây tranh cãi cần được thảo luận.
Mong muốn chia sẻ của mọi người là dấu hiệu cho sự sẵn sàng hợp tác để tìm kiếm giải pháp và cải thiện tình hình. Thậm chí, khi mọi người có ý kiến khác nhau, đây cũng là cơ hội để nhìn nhận vấn đề dưới góc nhìn đa chiều.
8. Đánh giá và cải tiến liên tục
Sau mỗi buổi Town Hall, cần đánh giá để đo lường sự hiệu quả và xác định những điểm cần cải thiện. Có thể đánh giá thông qua sự tham gia & mức độ tương tác giữa các thành viên, thời gian được phân bổ so với thời lượng thực tế, số lượng các quyết định được đưa ra. Hoặc thực hiện khảo sát ẩn danh, thu thập ý kiến phản hồi ngay sau mỗi buổi họp với các câu hỏi cụ thể về cấu trúc, nội dung, thời lượng buổi họp.
Sự phản hồi từ nhân viên có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của họ. Dựa vào đánh giá, người tổ chức có thể điều chỉnh kế hoạch cho các sự kiện tiếp theo nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Một Town Hall được tổ chức tốt giúp đem lại nhiều thông tin cho giá trị cho tổ chức. Sự kiện mở ra cuộc đối thoại mang tính thúc đẩy, hỗ trợ giải quyết những vấn đề đang đối mặt và cả vấn đề tiềm tàng trong tương lai.
