Tiệc Finger Food vẫn là hình thức tiệc mới trên thị trường Catering tại nước ta. Với tiệc này, một thực đơn hoàn thiện, một phong cách trang trí phù hợp vẫn chưa đủ để tạo nên dấu ấn. Với kinh nghiệm tổ chức tiệc Finger Food cho nhiều sự kiện và công ty, doanh nghiệp, PITO chia sẻ thêm với bạn 10 điều cần lưu ý khi chuẩn bị và tổ chức tiệc Finger Food. Dù bạn là đơn vị chuyên tổ chức tiệc hay là một HR, Admin vừa nhận nhiệm vụ tổ chức tiệc thì những lưu ý dưới đây đều hữu ích đấy!
1. Xác định nội dung sự kiện
Không chỉ tiệc Finger Food mà còn rất nhiều hình thức tiệc khác như tiệc Tea Break, tiệc Buffet… khi du nhập vào Việt Nam đã được “bản địa hoá” về thực đơn và hình thức tổ chức. Do vậy, trong hầu hết các sự kiện hoặc dịp đặc biệt của cá nhân, công ty, bạn hoàn toàn có thể chọn bất cứ tiệc nào.
Song, để chọn được một loại tiệc phù hợp nhất hoặc để chuẩn bị chỉn chu nhất cho một bữa tiệc Finger Food đã chọn, bạn cần xác định sự kiện, hoạt động đang tổ chức là gì, xoay quanh những nội dung hay vấn đề nào? Lưu ý này được PITO xếp đầu tiên và xem là lưu ý quan trọng, bởi nội dung sự kiện sẽ quyết định các yếu tố đi kèm như địa điểm, khách mời, chi phí và ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng thực đơn Finger Food.
2. Tìm hiểu về khách tham dự
Nếu là hoạt động nội bộ, tổ chức tiệc Finger Food cho nhân viên công ty thì bước này sẽ khá dễ dàng với bạn nhưng nếu sự kiện lớn hơn, thực khách là những khách hàng, đối tác lần đầu đến công ty thì có thể sẽ rất thử thách. Bởi “9 người 10 ý”, mỗi người sẽ có một sở thích, một nhu cầu ăn uống khác nhau, để có thể chuẩn bị tốt nhất cho buổi tiệc Finger Food sắp tới, PITO “mách” bạn vài ý nhé!
Với những thực khách là người quen:
- Bạn làm một check-list (danh sách) về thói quen ăn uống, sở thích về món ăn của họ. Các nội dung này cần được đúc rút từ việc quan sát những bữa tiệc trước đây bạn và công ty đã tổ chức. Chẳng hạn, cùng là tiệc Finger Food cho Happy Hour hàng tuần nhưng các món ăn trên bàn tiệc được tiêu thụ khác nhau: salad và trái cây hết rất nhanh nhưng các món nhiều tinh bột như bánh bao mini, sandwich thì còn thừa. Từ thực tế này, bạn có thể canh chỉnh và cân đối thực đơn, chọn nhiều món salad, trái cây, giảm các món tinh bột cho các dịp sau.
- Thường xuyên thay đổi thực đơn theo những phong cách khác nhau. Dù là “người quen”, có thể bạn hiểu về sở thích ăn uống của họ nhưng dịp nào cũng lặp đi lặp lại các món Finger Food thì rất dễ nhàm chán. Thay vì vậy, bạn luân phiên (hoặc thường xuyên) đổi món, sao cho vẫn đảm bảo nhu cầu của thực khách nhưng vẫn tạo được cảm giác mới lạ, thu hút hơn.
Với những thực khách là người lạ: Đây có thể là đối tác, khách hàng, là sếp lớn từ Tập đoàn, lần đầu ghé thăm chi nhánh văn phòng của bạn… Do vậy, trước khi đặt tiệc Finger Food, lựa chọn món ăn hoặc xác nhận hình thức trang trí, bạn cần tìm hiểu sơ lược về họ. Một số câu hỏi có thể giúp ích cho bạn như:
- Những thực khách này có vấn đề đặc biệt về tôn giáo, sức khoẻ hay ăn thuần chay không?
- Phần đông thực khách là nam hay nữ, ở độ tuổi nào?
- Đó là ban lãnh đạo cấp cao với số lượng ít hay rất nhiều đối tác, khách hàng trong một buổi họp mặt?
- ...
Tự viết ra hoặc xác định được những điều như thế, PITO tin bạn đã có góc nhìn tổng quan để chuẩn bị tốt cho bữa tiệc Finger Food, tạo được sự hài lòng, thích thú cho thực khách.
3. Địa điểm tổ chức tiệc Finger Food
Khi tổ chức tiệc, địa điểm là yếu tố quan trọng, tạo nên sự thoải mái cho khách mời và thành công của sự kiện. Nếu bạn tổ chức tiệc Finger Food tại các nhà hàng, trung tâm hội nghị, sảnh khách sạn, bạn khó lòng tác động đến địa điểm, bởi mọi thứ đã có sẵn theo sự sắp xếp của đơn vị. Tuy nhiên, tổ chức tiệc Finger Food tại công ty, cho những sự kiện nội bộ, bạn hoàn toàn làm chủ địa điểm. Đây vừa là ưu điểm vừa là yếu tố cần được lưu ý chặt chẽ. Cụ thể:
- Dù tổ chức ngay tại văn phòng, bạn cũng cần tạo một không gian thoải mái để thực khách vừa có thể di chuyển lựa chọn món ăn, vừa có thể tương tác với nhau một cách dễ dàng và gần gũi nhất.
- Lựa chọn bàn ghế phù hợp để bày trí món ăn hoặc sắp xếp bàn ghế ngăn nắp, gọn gàng để tận dụng không gian.
- PITO khuyến khích bạn đặt bàn bàn/quầy thức uống và dụng cụ ăn riêng để thực khách tiện sử dụng.
- Nếu văn phòng bạn ở các toà nhà, có đủ không gian với view (góc nhìn) đẹp hoặc mượn được sân thượng, bạn có thể tổ chức tiệc Finger Food ở đây. Địa điểm này sẽ tạo cảm giác mới lạ với mọi người và tăng thêm phần ấn tượng cho sự kiện.
4. Thời gian tổ chức tiệc Finger Food
Thời gian tổ chức tiệc Finger Food phụ thuộc phần nhiều vào thời gian chung của sự kiện hoặc hoạt động. Để đảm bảo món ăn Finger Food đạt chất lượng nhất, bạn cần cân đối thời gian hợp lý theo kịch bản hoặc nội dung chương trình. Ví dụ, với Lễ cúng khai trương, phần tiệc thường diễn ra sau cùng, khi gia chủ đã thực hiện xong các bước cúng và đón khách mở hàng. Với các buổi tiệc nội bộ như Happy Hour hàng tuần, hàng tháng, tiệc Finger Food có thể linh động hơn, thường sẽ phục vụ xuyên suốt hoạt động, để nhân viên vừa ăn uống vừa vui chơi, kết nối…
Với đặc điểm là các món ăn nhỏ gọn, vừa một lần ăn và được phục vụ theo hình thức tiệc Buffet - thực khách chủ động lựa chọn, thưởng thức món ăn - nên tiệc Finger Food sẽ không kéo dài quá lâu, trung bình dao động từ 30 - 90 phút. Tuỳ theo mạch sự kiện và thời gian dành cho tiệc, bạn cân nhắc chuẩn bị hợp lý.
Lưu ý, với thực đơn Finger Food có các món chiên, nướng, bạn tránh trường hợp set-up quá sớm, nhiệt độ phòng cùng việc bảo quản thức ăn không đúng cách, không chỉ làm giảm chất lượng món ăn mà còn gây nên những vấn đề về vệ sinh an toàn thực phẩm không đáng có.
5. Xây dựng thực đơn Finger Food phù hợp
Thực đơn Finger Food thể hiện rõ sự linh hoạt so với các hình thức tiệc khác. Song, để xây dựng được một thực đơn hoàn chỉnh, đúng với đặc điểm tiệc và nhu cầu của thực khách, bạn cần lưu ý các yếu tố:
- Thực đơn Finger Food dao động từ 5 - 10 món ăn.
- Mỗi thực đơn cần đảm bảo đủ các thành phần dinh dưỡng như tinh bột, chất đạm, chất béo, vitamin với các nhóm món ăn như món ăn nhẹ, snack; các món bánh mì, món phết hoặc chấm sốt; các món thịt nướng, chiên; các món tinh bột nhẹ; món tráng miệng và nước uống.
- Đặc biệt, bạn cần cân nhắc, lựa chọn thực đơn phù hợp với từng sự kiện và thời gian tổ chức. Chẳng hạn, tiệc khai trương thường tổ chức vào buổi sáng, thực đơn Finger Food cho dịp này nên hạn chế các món chiên, nướng nhiều dầu mỡ, không tốt cho thực khách. Thay vào đó, bạn có thể chọn Finger Food theo phong cách Trung Hoa với các món dimsum hoặc bánh bao.
6. Tập trung bày trí bàn tiệc
Các món ăn Finger Food thường có kích thước nhỏ, nếu số lượng thực khách đông, bàn tiệc sẽ có rất nhiều phần ăn, nhiều món ăn. Vì vậy, với loại tiệc này, nếu không có kế hoạch về việc sắp xếp, bày trí rõ ràng thì dễ lộn xộn, gây mất thẩm mỹ. Bởi trên bàn tiệc không chỉ cần các món ăn ngon mà còn cần món ăn đẹp, trang trí bắt mắt, hấp dẫn.
Một số cách trang trí bàn tiệc Finger Food ấn tượng, PITO gửi bạn tham khảo:
- Sử dụng dụng cụ đẹp, độc đáo như muỗng sứ, ly nhựa trong suốt, ly cocktail, chén sứ mini, khay lồng chim, đĩa gỗ, khay gỗ… để đựng món ăn.
- Không cần bày tất cả món ăn lên bàn tiệc, mỗi món bạn có thể bày trí với số lượng vừa đủ và sắp xếp nhân viên phục vụ quan sát, liên tục bổ sung thêm món ăn.
- Sắp xếp món ăn theo bố cục hợp lý như bố cục dọc, bố cục ngang hoặc viền theo đĩa/khay, tránh xếp chồng lên nhau khiến món ăn lộn xộn, vừa thiếu thẩm mỹ, vừa khó cho người thưởng thức.
- Trang trí các loại hoa phù hợp, giúp bàn tiệc thêm phần nổi bật và thu hút sự chú ý của thực khách.
- Kết hợp cùng đèn giúp không gian trở nên lung linh, ấm áp hơn.
- Sử dụng tông màu phù hợp, thống nhất với chủ đề của sự kiện. Điều này vừa tạo thêm điểm nhấn cho bàn tiệc Finger Food vừa khiến thực khách hứng thú, ghi nhớ sâu hơn về sự kiện.
7. Tạo không khí sôi động cho buổi tiệc
Tiệc Finger Food không chỉ có món ăn và các phần chuẩn bị xoay quanh bàn tiệc mà còn có sự cộng hưởng của nhiều yếu tố khác như âm thanh, sự dẫn dắt, các hoạt động hoạt náo và trò chơi. PITO nếu bạn chuẩn bị chu đáo và kết hợp chặt chẽ, buổi tiệc sẽ thêm phần sống động và tăng thêm trải nghiệm ẩm thực của thực khách.
Cụ thể:
- Âm thanh: Nên lựa chọn những bài hát phù hợp cũng như nhẹ nhàng đề giúp thực khách vừa thưởng thức tiệc vừa thư giãn một cách thoải mái.
- Hoạt động: Yếu tố này gắn liền với nội dung chương trình, sự kiện. Vì vậy, khi xây dựng nội dung, bạn lưu ý lồng ghép mọi thứ một cách chặt chẽ nhé. Bạn có thể mời một số thực khách cùng góp vui văn nghệ hoặc tổ chức một trò chơi nhỏ để mọi người vừa thưởng thức món ngon vừa tham gia. Tuy nhiên, PITO lưu ý, thưởng thức tiệc Finger Food vẫn là việc chính, các hoạt động nên là yếu tố phụ, tăng thêm không khí. Bạn tránh việc làm phiền, gây khó chịu cho thực khách khi thưởng thức tiệc nhé.
8. Sắp xếp nhân sự phục vụ tiệc
Tuy tiệc Finger Food cho hình thức phục vụ tự do, thức ăn được bày sẵn trên bàn tiệc, thực khách chủ động thưởng thức nhưng để bữa tiệc diễn ra hoàn hảo, vẫn rất cần sự có mặt của nhân viên phục vụ. Tuỳ theo quy mô tiệc, số lượng thực khách tham dự và thời gian tổ chức, bạn có thể sắp xếp số lượng nhân sự khác nhau.
Dưới đây là một số công việc nhân sự phục vụ tiệc Finger Food cần làm:
- Vệ sinh không gian tổ chức tiệc, trước và sau quá trình diễn ra tiệc.
- Cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ như: muỗng, nĩa, chén… để thực khách có thể thoải mái ăn uống.
- Hỗ trợ thực khách trong suốt quá trình diễn ra tiệc nếu có các tình huống phát sinh như thiếu món ăn, dọn dẹp các dĩa thức ăn… để giải đáp những nhu cầu của thực khách một cách nhanh chóng.
9. Chi phí tổ chức tiệc Finger Food
Dù bạn tự tổ chức hoặc đặt tiệc Finger Food từ các đơn vị Catering, thì chi phí tổ chức tiệc Finger Food cũng là một trong những yếu tố cần lưu ý. Để buổi tiệc diễn ra đúng như mong muốn và kết thúc suôn sẻ, tránh những phát sinh không cần thiết, bạn lưu ý các yếu tố sau:
- Thực khách tham dự: Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến số lượng các món ăn và ảnh hưởng đến chi phí tổ chức buổi tiệc.
- Địa điểm tổ chức tiệc: Nếu tổ chức tiệc tại văn phòng bạn có thể tiết kiệm khoản này nhưng tổ chức bên ngoài thì chi phí địa điểm có thể khá cao. Bạn cần tính toán, dự trù hợp lý và đặt trước ngày diễn ra sự kiện để tiết kiệm chi phí. Các hạng mục khác (nếu có) như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, backdrop… cũng cần được dự trù trong khoản này.
- Thực đơn tiệc Finger Food: Có rất nhiều thực đơn với đa dạng món ăn và phong cách ẩm thực để bạn lựa chọn, sao cho phù hợp nhất với ngân sách đang có. Song bạn cũng nên lưu ý về số lượng món ăn, khẩu phần ăn và thực khách tham dự sao cho phù hợp nhất, tránh trường hợp thừa món gây lãng phí nhé!
10. Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc Finger Food uy tín
Bạn được phân công chuẩn bị tiệc Finger Food cho hoạt động sắp tới của công ty, bạn đang phân vân giữa việc tự tổ chức hay đặt tiệc Finger Food từ các đơn vị bên ngoài. Tuy nhiên, bạn cũng đau đầu trước rất nhiều đơn vị đang có trên thị trường. Một vài gợi ý dưới đây, PITO mong có thể “gỡ rối” cho bạn.
Cách chọn đơn vị tổ chức tiệc Finger Food uy tín:
- Có chứng nhận về Vệ sinh an toàn thực phẩm (hoặc cam kết bằng văn bản).
- Có kinh nghiệm trong việc tổ chức tiệc Finger Food, được đánh giá cao trên các nền tảng đáng tin cậy hoặc được bạn bè đề xuất.
- Thực đơn đa dạng, có nhiều sáng tạo trong cách bày trí bàn tiệc Finger Food.
- Có hợp đồng minh bạch, thanh toán và xuất hoá đơn VAT rõ ràng.
- Cung cấp trọn gói dịch vụ, tránh các khoản phát sinh
Mong rằng với những lưu ý mà PITO đã nếu có thể giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho bữa tiệc Finger Food tại công ty hoặc gia đình. Trong quá trình tổ chức, nếu có thêm những lưu ý khác hoặc kinh nghiệm hay, bạn đừng ngần ngại chia sẻ với PITO qua phần Bình luận bên dưới nhé! Chúc bạn có một bữa tiệc Finger Food thật trọn vẹn!
