Những lưu ý khi tổ chức tiệc ngoài trời vào mùa mưa

Tiệc ngoài trời - Đa dạng và độc đáo

Tiệc ngoài trời (outside catering) là hình thức tiệc được tổ chức ở các địa điểm theo yêu cầu của khách hàng tại những không gian thoáng đãng ngoài trời, gần gũi với thiên nhiên: khuôn viên của công ty, công viên, khu sân vườn hoặc bãi biển… Sức chứa rộng, linh động địa điểm và thoải mái sáng tạo trong việc thiết kế concept, loại tiệc này phù hợp với tất cả các mô hình sự kiện từ đơn giản, ấm cúng đến sang trọng và đẳng cấp, dù không quá mới nhưng luôn tạo dấu ấn và thu hút đa dạng đối tượng.

Kinh nghiệm tổ chức tiệc ngoài trời mùa mưa

Ưu điểm của tiệc ngoài trời là không gian rộng rãi, cảnh đẹp, gần gũi với thiên nhiên và có thể thoải mái lựa chọn hình thức, lên kế hoạch trang trí. Tuy nhiên, khuyết điểm là trời mưa có thể ảnh hưởng nhiều đến concept tiệc, người tham dự, thức ăn. Khi chọn tổ chức tiệc vào mùa mưa, bạn cần chú ý một số điều sau để đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.

Dự trù kinh phí

Bất kỳ sự kiện nào, lưu ý đầu tiên là nên lập kế hoạch chi tiêu một chi tiết. Đặc biệt, kinh phí để thực hiện một buổi tiệc ngoài trời vào mùa mưa sẽ có sự thay đổi nhất định như trang bị thêm một số thứ để phòng ngừa cho dù có thể không sử dụng tới. Đồng thời, nên trích ra một khoản ngân sách cho các tình huống khi có trục trặc phát sinh, như vậy sẽ dễ quản lý các khoản chi tiêu cũng như chuẩn bị sự kiện chỉn chu.

Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Định hình ý tưởng, sức chứa, khách mời, trang trí… để xem xét sao cho phù hợp. Tốt nhất trong mùa này, nên lựa chọn một địa điểm mà trường hợp mưa đột ngột có mái che di động. Địa điểm mà đảm bảo được rằng khi trời mưa đột ngột, người tham dự không bị ướt, vẫn giữ tâm lý thoải mái, vui vẻ khi dự tiệc..  Nên lựa chọn nơi có lát xi măng hay rải đá dăm tránh tình trạng sình lầy, nhớp nháp khi di chuyển.

Thường xuyên cập nhật thời tiết

Vấn đề đáng lo ngại nhất về những buổi tiệc ngoài trời đó chính là yếu tố thời tiết. “Nắng mưa thất thường”, không như những sự kiện ở văn phòng hay nhà hàng, bất cứ một sự thay đổi nhỏ nào cũng có thể gây ảnh hưởng. Chính vì vậy hãy theo dõi tình hình thời tiết, chọn những ngày thời tiết nóng, khô ráo hay thời điểm ít có khả năng mưa hơn. Đề xuất trước với các bên tổ chức sự kiện vấn đề này để chuẩn bị kỹ càng cho các trường hợp.

Đầu tư khu vực, dụng cụ tránh mưa

Với những sự kiện ngoài trời quy mô hơn với setup tiệc phức tạp, việc di dời sẽ không còn khả thi. Lúc này cần cân nhắc đến những phương án che chắn. Các loại nhà bạt, nhà lều rất hữu dụng trong những điều kiện thời tiết xấu, đảm bảo chương trình diễn ra bình thường. Tiết kiệm hơn, chúng ta có thể sử dụng dù che, song nhược điểm của nó là dễ bị lật, đổ khi mưa và gió lớn. Những bữa tiệc ngoài trời nhỏ hơn, cân nhắc sử dụng các loại nhà lều, nhà bạt vừa có tính kiên cố lại thẩm mỹ và trang trọng. Đừng chỉ quan tâm đến khách mời và sự kiện, hãy đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng đã được che chắn an toàn.

Luôn có một kế hoạch B dự phòng

Những sự kiện được tổ chức ngoài trời, không chỉ bị ảnh hưởng bởi thời tiết mà còn rất nhiều các tác nhân khác. Vậy nên, dù kế hoạch chính có ấn tượng như thế nào, vẫn nên chuẩn bị thêm kế hoạch dự phòng để khi gặp phải trường hợp xấu có thể làm chủ tình hình và nhanh chóng xử lý. Hãy tưởng tượng sự kiện đang diễn ra mà có mưa đột ngột thì khách mời sẽ được che chắn ra sao, di dời như thế nào, cần chuẩn bị thêm những gì, làm gì trong thời gian chờ setup lại… để chương trình không bị gián đoạn.

Lựa chọn concept, trang phục thông minh

Tính chất của tiệc ngoài trời là tự do thiết kế bố cục, concept. Nhưng hãy thật tỉnh táo trong khoản này để tránh rủi ro. Có thể lựa chọn phong cách “cây nhà lá vườn” để tận dụng phong cảnh tự nhiên mà không cần đầu tư quá nhiều. Để tránh mưa gió, những vật dụng trang trí tiệc cần được tính đến yếu tố chắc chắn và kháng nước: bình hoa nhỏ để bàn, nến điện tử, bong bóng màu sắc… Cuối cùng, dress code dự tiệc nên đơn giản, tối màu tối để khách mời thoải mái đi lại cũng như tránh bị vấy bẩn. 

Nhắc đến vấn đề này, PITO cũng từng gặp phải tình huống bất ngờ khi tổ chức tiệc Tất niên ngoài trời tại Cơ quan ngoại giao Hoa Kỳ. Ban đầu, đội ngũ dự định sử dụng lá chuối thay cho khăn trải bàn, bày tất cả các món ăn lên đó, kết hợp phong cách ăn uống dân dã của người Việt cùng hình thức ăn buffet của phương Tây. Nhưng điều kiện sân vườn thực tế có nhiều lá rơi nên cách này không còn phù hợp và khó đảm bảo yếu tố vệ sinh, các thành viên vận hành nhanh chóng thay đổi hình thức bày trí, sử dụng khay gỗ, thớt gỗ cùng các dụng cụ bằng gỗ khác để đựng món ăn. 

“Khó khăn lớn nhất cũng như kinh nghiệm quý báu mà PITO có được trong đơn tiệc này chính là sự chuẩn bị và chủ động”, anh Nguyễn Đức Thiện - Bộ phận Partner Success, người trực tiếp vận hành, giám sát tiệc Tất niên chia sẻ.

Linh hoạt theo tình hình và xây dựng quy trình vận hành từ trước quyết định sự thành công của sự kiện. Tương tự trong khuôn khổ Lễ kỷ niệm 65 năm ngày thành lập của khoa Kỹ thuật Xây dựng, trường Đại học Bách khoa (ĐHQG -HCM), PITO có cơ hội phục vụ tiệc bàn ngoài trời cho gần 1.900 khách. Để đảm bảo tiến độ, trước ngày diễn ra, PITO cùng đối tác đã kết nối 2 đối tác cùng 160 nhân sự vận hành bữa tiệc, chuẩn bị các yếu tố về hậu cần như dựng lều, sắp xếp khu vực bếp, hướng dẫn nhân sự cách phục vụ. Và kết quả vượt sự mong đợi, đội ngũ vừa cung cấp bữa ăn trưa đủ dinh dưỡng, vừa tạo không khí thoải mái, kết nối cho các cựu sinh viên trường trong “Ngày trở về” đặc biệt. 

Thực đơn như thế nào là phù hợp?

Để bữa tiệc ngoài trời thêm hấp dẫn và đặc sắc, ngoài các hoạt động thì ẩm thực cũng góp phần quan trọng tạo nên dấu ấn khó quên. Dù với kiểu tiệc ngoài trời là tea break, finger food hay theo set menu, thực đơn vẫn phải đảm bảo đủ món khai vị, món chính và món tráng miệng. Và khi tổ chức vào mùa mưa thì tất cả cần đảm bảo sự thuận tiện, dễ dàng thưởng thức. 

• Khai vị: Dù chiếm phần nhỏ nhưng món khai vị lại là chiếc “chìa khóa” mở đầu thực đơn trọn vẹn. Nếu mùa hè gỏi, salad tươi mát được ưa chuộng thì mùa mưa có thể “đổi gió” với món súp nóng nhẹ.
• Món chính: Những phương pháp chế biến như quay, nướng, tiềm, lẩu... sẽ là gợi ý vô cùng lý tưởng bởi độ thơm ngon và có độ nóng để làm ấm cơ thể. Đặc biệt, thực đơn với các món “chắc bụng” và có gia vị kháng hàn như ớt, gừng, tiêu... thường sẽ được ưu tiên, giúp khách mời có cảm giác ấm áp và dễ chịu hơn trong thời tiết ẩm ương.
• Tráng miệng: Các loại bánh phù hợp để thưởng thức hơn cho tiệc ngoài trời vào mùa mưa: bánh cupcake thập cẩm, bánh bông lan, bánh su kem, bánh chuối... Chè nóng với đa dạng nguyên liệu cũng là gợi ý đáng thử. Hẳn những hương vị ngọt ngào, thơm béo sẽ kết thúc bữa ăn trọn vẹn và đủ “xoa dịu” thực khách sau các bất lợi về thời tiết.

Tổ chức tiệc ngoài trời có những điểm độc đáo và thú vị riêng. Song xét trong thời điểm thời tiết không ổn định như hiện tại, loại hình này lại khó nhằn hơn và đòi hỏi sự đầu tư, chuẩn bị kỹ lưỡng. Cân nhắc chọn những đơn vị dịch vụ hỗ trợ trọn gói từ địa điểm, thực đơn đến trang trí sự kiện để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. 

Đồng thời, có thể lựa chọn phương án an toàn và phù hợp hơn là tổ chức tiệc trong nhà với ý tưởng “biến văn phòng thành nhà hàng”. Không cần đi đâu xa, ngay tại nơi làm việc vẫn tận hưởng được không gian ẩm thực cao cấp, trang trí bắt mắt cùng âm nhạc du dương. Bàn làm việc sẽ biến thành bàn ăn? Máy tính văn phòng được thay thế bằng ánh nến ấm áp và bộ chén dĩa sang trọng?