Ngày hội Gia đình là hoạt động thường niên, được đông đảo công ty, doanh nghiệp, công đoàn trong các cơ quan nhà nước... tổ chức để hưởng ứng Ngày gia đình Việt Nam 28/6.
Đây được xem là hoạt động gắn kết nhân viên (Employee Engagement) hiệu quả, mang lại nhiều giá trị hữu ích, lâu dài cho đơn vị. Tuy nhiên, vì tính chất ngày hội và quy mô, đối tượng tham gia đông đảo, khác hơn so với các hoạt động nội bộ thông thường, do vậy, bộ phận tổ chức cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng kế hoạch thực hiện chi tiết.
Dưới đây, từ việc tham khảo các chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung, những người từng trực tiếp tổ chức Ngày hội Gia đình nói riêng, PITO tổng hợp thông tin gửi đến bạn những lưu ý quan trọng, hữu ích để tổ chức sự kiện thành công.
1. Xác định mục đích tổ chức
Việc xác định mục đích tổ chức tưởng chừng đơn giản và chỉ có tác dụng trong các văn bản, để trình bày, báo cáo kế hoạch với cấp trên. Song theo kinh nghiệm từ PITO và các chuyên gia, đây là bước không thể bỏ qua.
Hiểu rõ mục đích tổ chức Ngày hội gia đình, bạn dễ dàng xây dựng kế hoạch đúng hướng, lên ý tưởng và hình thức tổ chức phù hợp. Chẳng hạn, nếu đơn vị mong muốn gắn kết nhân viên, tăng cường tinh thần đội nhóm, thì quy mô ngày hội với các hoạt động teambuilding, dã ngoại nhiều ngày sẽ phù hợp. Ngược lại, đơn vị xác định đây là dịp để nhân viên và các gia đình có cơ hội gặp gỡ, giao lưu thì một bữa tiệc tại văn phòng hoặc các hoạt động kết nối sẽ là lựa chọn hợp lý.
2. Tìm hiểu về đối tượng
Đối tượng tham gia Ngày hội Gia đình sẽ gồm cả gia đình nhân viên: vợ, chồng, con nhỏ hoặc ba mẹ nhân viên… vừa đa dạng về đặc điểm, vừa đông về số lượng, khác với các hoạt động như Happy hour, các dịp kỷ niệm, chỉ có nhân viên công ty tham gia. Vì vậy, trong kế hoạch và quá trình tổ chức, bạn cần lưu ý kỹ về yếu tố này.
- Số lượng người tham gia lớn: Cần có kế hoạch về việc điều phối, sắp xếp vị trí cũng như đảm bảo trật tự, an toàn.
- Đa dạng đối tượng từ trẻ con đến người lớn tuổi: Lên ý tưởng các hoạt động, trò chơi cũng như việc ăn uống phù hợp với đặc điểm lứa tuổi.
- Bố trí các không gian phù hợp với việc vui chơi của trẻ em hay nghỉ ngơi của người lớn tuổi (nếu ngày hội kéo dài hoặc nhiều ngày).
Nguồn ảnh: Trường ĐH Kinh tế TP.HCM (UEH)
3. Chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức Ngày hội Gia đình có thể bị chi phối bởi mục đích cũng như đối tượng tham gia. Tùy theo số lượng người đăng ký tham gia, bộ phận tổ chức cân đối phù hợp. Đó có thể là nhà hàng, trung tâm hội nghị, khu du lịch nghỉ dưỡng… hoặc tại công ty, nếu khuôn viên rộng, đáp ứng các điều kiện tổ chức. Ngoài ra, khi chọn địa điểm bạn lưu ý các yếu tố sau:
- Vị trí và di chuyển: Ưu tiên các địa điểm gần công ty hoặc trong trung tâm thành phố, dễ tìm và thuận tiện cho quá trình di chuyển. Đặc biệt, địa điểm nên có bãi đậu xe, cả xe máy và xe ô tô.
- Cơ sở vật chất phù hợp: Không gian vui chơi trẻ em, không gian phù hợp với trò chơi, hoạt động vận động hoặc các thiết bị về sân khấu, âm thanh, ánh sáng… cũng là những yếu tố cần cân nhắc khi chọn địa điểm.
- Khả năng linh hoạt, thay đổi: Để thời tiết không ảnh hưởng đến Ngày hội Gia đình của công ty, một địa điểm dễ dàng tùy biến giữa trong nhà và ngoài trời là lựa chọn đáng cân nhắc.
4. Tránh sử dụng ngày nghỉ của nhân viên
Việc tổ chức hoạt động, sự kiện vào thứ bảy, chủ nhật hoặc những ngày nghỉ theo quy định thường gây ra nhiều tranh luận trên các diễn đàn, hội nhóm. Thực tế, đây là khoảng thời gian để nhân viên nghỉ ngơi, thư giãn hoặc thực hiện các dự định cá nhân.
Thế nên, để tạo được sự đồng thuận cao nhất và tinh thần vui vẻ, thoải mái tham gia Ngày hội Gia đình, công ty, doanh nghiệp có thể khảo sát ý kiến nhân viên về thời gian tổ chức, nếu rơi vào ngày nghỉ. Hoặc sắp xếp hoạt động trong thời gian làm việc, phù hợp với quy định và tính chất công việc tại từng đơn vị.
5. Sáng tạo trong từng hoạt động
Trong những năm trước, theo quan sát của PITO các đơn vị thường tổ chức hoạt động hưởng ứng ngày Gia đình Việt Nam như một ngày hội với các hoạt động: hội thi nấu ăn, cắm hoa hoặc các trò chơi teambuilding. Năm nay, trong vai trò lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch tổ chức, bạn thử sáng tạo, mang thêm những màu sắc mới cho Ngày hội, từ hình thức, chủ đề đến cụ thể từng hoạt động. Chẳng hạn:
- Cuộc thi “Share ảnh gia đình - Show tình yêu thương”
- Một ngày khám phá thiên nhiên, bảo vệ môi trường
- Company tour - đưa gia đình tham quan công ty
- Tổ chức tiệc, cùng ăn cơm gia đình
- …
Nguồn: Freepik
6. Lưu tâm đến những đối tượng “đặc biệt”
Sau khi tìm hiểu về đối tượng, thông qua danh sách khách mời, số lượng gia đình nhân viên đăng ký tham gia, bạn có thể thực hiện bước phân loại để xác định những nhóm đối tượng “đặc biệt” như trẻ em, người lớn tuổi, người có những yêu cầu đặc biệt…
- Trước Ngày hội, trong bảng khảo sát hoặc đăng ký tham gia, nên có các câu hỏi như độ tuổi người thân, khả năng dị ứng, yêu cầu đặc biệt…
- Trong Ngày hội, sắp xếp nhân sự điều phối các gia đình, trò chuyện với ba mẹ nhân viên hoặc chơi với các em nhỏ…
- Bố trí xe đưa đón trong thành phố và khu vực lân cận. Tuỳ theo kinh phí tổ chức, có thể hỗ trợ vé máy bay, vé tàu cho ba mẹ nhân viên ở xa.
- Chuẩn bị các hoạt động dành riêng cho trẻ em, chẳng hạn chú hề làm bóng bay, gian hàng tò he, vẽ tranh…
Nguồn: Freepik
7. Chuẩn bị thật kỹ các món ăn
Dù đơn vị bạn đang có kế hoạch tổ chức Ngày hội Gia đình ở quy mô như thế nào, chỉ là một buổi gặp mặt, chương trình hội kéo cả ngày hay chuyến du lịch 2 - 3 ngày, thì cũng không thể bỏ qua phần tiệc và các món ăn.
- Nếu đặt sẵn tiệc tại nhà hàng, trung tâm hội nghị, bạn nên tìm hiểu kỹ thực đơn, thử món trước sự kiện và trao đổi kỹ về các quy định, chứng nhận bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Nếu tổ chức hoạt động tại văn phòng hoặc các địa điểm khác chưa phục vụ ăn uống, bộ phận tổ chức có thể đặt dịch vụ tiệc tận nơi, trọn gói với thực đơn đa đạng, chi phí hợp lý. Song bạn cần chọn đơn vị Catering uy tín; thử làm việc với họ trong các buổi tiệc nhỏ trước; với sự kiện Ngày hội quy mô lớn, ngoài vấn đề an toàn thực phẩm, bạn cần trao đổi về việc lưu mẫu để đối chiếu, nếu có rủi ro.
- Thực đơn bao gồm các món ăn, thức uống… hướng đến phục vụ đúng đối tượng. Việc thêm các món fast-food (thức ăn nhanh) cho trẻ con; món nước hay súp dễ ăn cho người lớn tuổi… cũng cần được cân nhắc khi chuẩn bị.
8. Ghi lại mọi khoảnh khắc
Đừng quên mời một thợ chụp ảnh có tay nghề để ghi lại trọn vẹn khoảnh khắc của Ngày hội tại công ty. Đồng thời, bộ phận tổ chức nên chuẩn bị background, photo booth… để các gia đình thoải mái chụp ảnh.
Sau sự kiện, ngoài việc sử dụng hình ảnh để phục vụ các hoạt động truyền thông, bạn sẽ tổng hợp và gửi đến nhân viên, cùng lưu giữ kỷ niệm. Nếu có đủ thời, trong lúc các gia đình đang tham gia ngày hội, bạn sẽ dùng ảnh chụp được để làm thành những chiếc postcard xinh xắn, gửi tặng người thân nhân viên khi họ ra về.
Vài tips để Ngày hội Gia đình thêm hoàn hảo
- Tặng quà mang về: Một món quà kỷ niệm mang hình ảnh, logo công ty hoặc thể hiện lời cảm ơn, thông điệp từ ban lãnh đạo chắc chắn sẽ để lại những kỷ niệm lâu dài, đáng nhớ cho gia đình nhân viên về Ngày hội tại nơi người thân họ đang làm việc và cống hiến.
- An toàn là trên hết: Kế hoạch đảm bảo an ninh, hướng dẫn lối thoát hiểm, thiết bị chữa cháy hay nhân sự/khu vực hỗ trợ tìm người hoặc đồ vật thất lạc… chắc hẳn là điểm cộng, thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của sự kiện.
- Hướng đến lối sống xanh: Với sự kiện quy mô lớn, có thể có nhiều hoạt động, việc hạn chế rác thải nhựa; tính toán khẩu phần ăn, tránh lãng phí hoặc lựa chọn các công-dụng cụ, quà tặng theo xu hướng sống xanh, vừa góp phần bảo vệ môi trường, vừa tăng độ nhận diện và ảnh hưởng của thương hiệu trên thị trường.
- Luôn theo dõi checklist: Việc chuẩn bị một danh sách đầy đủ các hạng mục theo kế hoạch và dự trù phát sinh, rủi ro sẽ giúp quá trình tổ chức Ngày hội Gia đình của bạn dễ dàng và ít sai sót nhất. Tuỳ theo thói quen làm việc, bạn có thể lập checklist theo file excel, file word, các công cụ quản lý công việc hoặc tham khảo sử dụng checklist tổ chức Ngày hội Gia đình PITO đã soạn sẵn.
Hy vọng với những lưu ý và checklist tổ chức Ngày hội Gia đình đã chia sẻ là hữu ích, giúp bạn lên kế hoạch và tổ chức sự kiện này một cách nhanh chóng và chỉn chu hơn. PITO cũng đã chuẩn bị một số kịch bản tổ chức hoạt động hưởng ứng ngày Gia đình Việt Nam 28/6, bạn tham khảo để có thêm ý tưởng tổ chức nhé!
