“Mùa” đánh giá cuối năm: 7 lưu ý để đánh giá nhân viên hiệu quả

1. Vì sao việc đánh giá nhân viên dịp cuối năm là điều cần thiết?

Đánh giá hiệu suất nhân viên là cần thiết đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp để xác định động lực, phát triển năng lực và duy trì chất lượng công việc của nhân viên. Thông qua việc đánh giá nhân viên, tổ chức có thể đo lường được mục tiêu, xác định điểm mạnh và điểm yếu, từ đó cung cấp phản hồi giúp nhân viên nắm bắt hướng phát triển cá nhân.

Thông thường, đánh giá hiệu suất bao gồm đánh giá của người quản lý về hiệu suất tổng thể của nhân viên và đánh giá cá nhân do nhân viên thực hiện. Thông tin được thu thập trong đánh giá hiệu suất tổng thể có thể giúp người quản lý đưa ra các quyết định tăng lương, xét thưởng, thăng chức, thậm chí sa thải nhân viên.

Không những thế, kết quả thực hiện đánh giá nhân viên cuối năm cũng chính là cơ sở để bạn xây dựng kế hoạch, đưa ra quyết định phù hợp với nguồn lực của công ty trong tương lai.

2. Các tiêu chí để đánh giá nhân viên dịp cuối năm

Đánh giá nhân viên sẽ căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau để phần nào đánh giá được về năng lực, thái độ, cách làm việc và những kỹ năng bổ trợ cho công việc. Sau đây là các tiêu chí đánh giá cuối năm đối với nhân viên:

• Kiến thức chuyên môn, kỹ năng công việc phù hợp với vị trí mà nhân viên đang đảm nhận hay không? Họ có thể hiện tất cả các kỹ năng cần thiết ở mức độ đáp ứng mong đợi của bạn không?
• Chất lượng công việc mà nhân viên thực hiện: Có thể căn cứ vào kết quả công việc mà nhân viên đã thực hiện bằng cách kiểm tra các sai sót, xem xét phản hồi từ khách hàng và các thành viên khác trong nhóm.
• Khối lượng công việc của nhân viên: Thời gian hoàn thành công việc có đảm bảo tốc độ làm việc dự kiến cho vị trí của họ không và hiệu quả hoàn thành so với các nhân viên khác có vai trò tương tự.
• Kỹ năng giao tiếp của nhân viên: Cách truyền đạt suy nghĩ, thái độ làm việc tích cực, chuyên nghiệp, cách chia sẻ kiến thức…
• Kỹ năng chủ động và giải quyết vấn đề của nhân viên: Cách xử lý các vấn đề xảy ra trong công việc, tính linh động khi có công việc mới phát sinh.
• Hiệu suất so với mục tiêu: Khả năng đáp ứng mục tiêu mà cấp trên đặt ra và mục tiêu nghề nghiệp của riêng mình.

3. Quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả cụ thể

3.1. Đối chiếu mục tiêu, kỳ vọng đã đặt ra

Khi đánh giá cuối năm, bạn nên đối chiếu với các mục tiêu đã đặt ra ngay từ đầu. Nhờ đó bạn biết mình đã đáp ứng được bao nhiêu kỳ vọng và có thể điều chỉnh bổ sung những kỳ vọng vào năm sau.

Đặt kỳ vọng hiệu quả trong từng giai đoạn là điều vô cùng quan trọng để giúp nhân viên tự tin tiến về phía trước, chinh phục mục tiêu cho bản thân, cả đội nhóm và toàn bộ tổ chức.

Để đối chiếu, xem xét mức độ hoàn thành những mục tiêu, kỳ vọng của nhân viên, bạn có thể:

• Xác định lại vai trò và trách nhiệm công việc của nhân viên bao gồm mô tả công việc, nhiệm vụ cụ thể và sản phẩm họ cần thực hiện cũng như vị trí của họ trong nhóm.
• Đánh giá các mục tiêu theo quý/năm. Như đã xác định trước đó, mục tiêu cần phải đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với năng lực của nhân viên và có thời hạn cụ thể.
• Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) thực tế. KPI là số liệu được sử dụng để theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu và mục đích.

3.2. Dùng mẫu đánh giá hiệu quả công việc nhất quán

Biểu mẫu đánh giá hiệu suất là một mẫu thường được xây dựng dựa trên năng lực cốt lõi, các giá trị và hành vi đã được ưu tiên trong toàn tổ chức bao gồm:

• Hiệu suất công việc
• Chất lượng công việc
• Kỹ năng và năng lực
• Độ tin cậy
• Sáng kiến và sáng tạo
• Giao tiếp giữa các cá nhân
• Thúc đẩy sự đa dạng, công bằng và hòa nhập
• Hợp tác và cộng tác với người khác
• Đóng góp chung

Việc chuẩn hóa quy trình đánh giá dựa trên một biểu mẫu nhất quán sẽ tạo ra một tiêu chí rõ ràng để đánh giá hiệu suất, tăng cường minh bạch và đảm bảo sự công bằng trong quá trình đánh giá. Đồng thời, nó tạo ra một tiêu chuẩn chung để khi thu nhập dữ liệu, bạn có thể dễ dàng đánh giá kỹ năng cần cải thiện và kế hoạch phát triển cá nhân của mỗi nhân viên.

3.3. Đánh giá nhân viên bằng cách kêu gọi phản hồi 360 độ

Để có cái nhìn đầy đủ và khách quan hơn về sự đóng góp của nhân viên, bạn - với tư cách là quản lý hãy dựa vào các nguồn phản hồi khác từ đồng nghiệp, đối tác, khách hàng mà họ tương tác.

Ví dụ, nếu bạn trong vai trò quản lý thì việc lấy ý kiến từ nhiều người khác giúp bạn nhìn nhận được nhiều vấn mang tính bao quát. Thậm chí, bạn có thể biết được cả điểm mạnh, điểm yếu trong cách nhân viên giao tiếp, giải quyết vấn đề, lãnh đạo và cộng tác.

Lưu ý, bạn nên thực hiện quy trình nhận phản hồi 360 độ với sự tham gia của toàn công ty và người đánh giá cần để chế độ ẩn danh để tăng tính trung thực. Những phản hồi nên mang tính chất góp ý, xây dựng để họ không cảm thấy tự ti hoặc mang tâm lý tiêu cực sau khi nói chuyện

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các phương pháp đánh giá nhân viên như:

• Phương pháp BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale) là một bảng các tiêu chí đánh giá dựa trên các hành vi cụ thể của nhân viên trong công việc. Mỗi tiêu chí được mô tả bằng các ví dụ hành vi cụ thể, được liên kết với các mức độ chất lượng khác nhau của hành vi đó.
• Mô hình ASK được xây dựng dựa trên ba nhóm tiêu chuẩn gồm thái độ (Attitude), kỹ năng (Skill) và kiến thức (Knowledge) cho phép bạn tiếp cận một cách toàn diện theo các thang điểm cụ thể. Bạn có thể sử dụng kết quả này để lên kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và thăng chức cho nhân viên trong năm sau.
• Quy trình MBO là phương pháp hỗ trợ người quản lý và nhân viên tương tác với nhau tốt hơn, thúc đẩy tinh thần tự giác của nhân viên. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả thì đòi hỏi phải có tầm nhìn, chiến lược và tổ chức thực hiện tốt.

3.4. Để nhân viên tự đánh giá

Trong quy trình đánh giá nhân viên, bạn nên thiết kế mục để nhân viên tự đánh giá về hiệu suất làm việc của chính họ. Các tiêu chí cho quy trình tự đánh giá này cần đảm bảo tuân theo các tiêu chí đã định trước. Đồng thời, đánh giá kỳ vọng về hiệu suất làm việc hoặc kế hoạch phát triển nhân viên.

Tự đánh giá là cơ hội để nhân viên suy ngẫm và xem xét những thành tựu, thách thức, điểm mạnh của mình. Bảng tự đánh giá nhân viên cần đảm bảo:

• Nhân viên có thể đánh giá được sự tiến bộ của mình so với mục tiêu của công ty và nếu không thì đâu là vấn đề trở ngại mà họ gặp phải.
• Các kỹ năng hoặc kiến thức thu được và cách tận dụng chúng trong tương lai. Ví dụ nếu bạn là người quản lý dự án, thì những kiến thức về chạy quảng cáo, viết nội dung cho đa nền tảng sẽ giúp bạn làm việc với đội ngũ content, digital dễ dàng hơn, từ đó sẽ đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án.
• Cách thể hiện trong giai đoạn đánh giá và cách mà nhân viên có thể phát huy động lực đó về phía trước. Cụ thể trong giai đoạn đánh giá, nếu nhân viên đang thiếu hoặc chưa đạt được kỳ vọng mà mình đã đặt ra đầu năm, thì phải lên kế hoạch rõ ràng để đạt được nó trong thời gian ngắn nhất.
• Gợi ý nguồn lực và sự hỗ trợ để nhân viên đạt được mục tiêu của mình. Đó có thể là người quản lý trực tiếp, đồng nghiệp hay trang thiết bị mới.

3.5. Ghi nhận nỗ lực, khen thưởng

Thông qua đánh giá, bạn có thể ghi nhận và đánh giá cao những nhân viên nỗ lực và có nhiều thành tựu trong công việc. Điều này giúp nhân viên cố gắng hơn nữa trong những mục tiêu tiếp theo của công. Phần thưởng dành cho những nhân viên có thành tích cao trong nhóm có thể là tiền thưởng, giải thưởng hoặc sự công nhận trước toàn thể công ty.

3.6. Định hướng phát triển cho nhân viên

Trong phần đánh giá nhân viên, bạn không nên bỏ qua việc tạo kế hoạch phát triển nhân viên cho các thành viên trong nhóm. Kế hoạch phát triển nhân viên bao gồm mục tiêu của nhân viên, nhu cầu học tập và phát triển của nhân viên, số liệu đo lường và kế hoạch cụ thể.

Đề ra định hướng phát triển cho nhân viên có thể giúp họ đi đúng mục tiêu, kỳ vọng mà tổ chức mong muốn, đồng thời thúc đẩy tinh thần học hỏi, phát triển của mỗi người.

3.7. Tối ưu quyết định bằng dữ liệu cụ thể

Sau khi đánh giá nhân viên, bạn nên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể mà bạn đã thu thập được:

• Dữ liệu chủ quan (không thể đo lường được) được lấy từ dữ liệu mà nhân viên tự đánh giá và những đánh giá của người khác về họ. Lưu ý là khi nhân viên đưa ra phản hồi dành cho bản thân và cho người khác, cần phải hạn chế quan điểm mang thành kiến cá nhân. Ví dụ, nhân viên nhận xét đồng nghiệp thường xuyên đóng góp ý kiến tiêu cực trong các buổi họp, trong khi thực tế những ý kiến này có lợi cho việc hình thành một góc nhìn đa chiều về dự án.
• Dữ liệu khách quan (có thể đo lường được) được lấy từ số liệu mà nhân viên đã hoàn thành như số liệu bán hàng, số lượng dự án đã làm...

Hai loại dữ liệu này nên được thu thập và xem xét thường xuyên để kịp thời thông báo cũng như đưa ra quyết định dành cho nhân viên.