Theo khảo sát của BambooHR - công ty công nghệ của Mỹ cung cấp dịch vụ phần mềm nhân sự - trung bình các công ty có 44 ngày để thuyết phục và giữ chân nhân viên mới. Đáng chú ý, 44% trong số 1.565 nhân viên tham gia khảo sát nói rằng họ đã hối tiếc hoặc phải suy nghĩ lại về việc chấp nhận lời mời làm việc trong tuần đầu tiên, thậm chí là ngày đầu đi làm.
Một số khảo sát khác của Hiệp hội quản trị nhân sự Hoa Kỳ (SHRM), Glassdoor trong những năm gần đây cũng nhấn mạnh về trải nghiệm của nhân viên trong thời gian đầu đi làm, chủ yếu ảnh hưởng từ quy trình hội nhập, định hướng của công ty.
Trong bài viết này, PITO chia sẻ đến bạn khái niệm Orientation - định hướng - cùng những hoạt động Orientation cần thiết để mang đến trải nghiệm tốt nhất trong ngày đầu đến văn phòng của nhân viên mới.
Orientation là gì?
Orientation (hay Orientation Training, Orientation Program) chỉ các hoạt động hoặc chương trình giới thiệu, định hướng cho nhân sự mới trong ngày đầu nhận việc.
Mục tiêu của orientation là giúp người mới hiểu rõ về các chính sách, quy trình và văn hóa của công ty, doanh nghiệp cũng như làm quen với đồng nghiệp và môi trường làm việc.
Một kế hoạch orientation chuẩn chỉnh, đầy đủ nội dung với sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận sẽ là cách “phá băng” hiệu quả, giúp người mới cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi bắt đầu công việc.
Phân biệt Orientation and Onboarding
Orientation và Onboarding đều là những quy trình quan trọng giúp nhân sự mới nhanh chóng làm quen với công việc và hội nhập cùng đồng nghiệp, công ty. Một số tổ chức, các bạn nhân sự, phụ trách hoạt động nội bộ đôi khi vẫn nhầm lẫn hoặc không phân tách rõ hai khái niệm này. Song về cơ bản, orientation và onboarding có những sự khác biệt cơ bản về phạm vi, mục tiêu, thời gian và không thể thay thế cho nhau.
Orientation | Onboarding | |
|---|---|---|
Thời gian | Ngày đầu tiên hoặc tuần đầu tiên. | Kéo dài vài tuần, vài tháng, thậm chí 1 năm. |
Mục tiêu | Giúp nhân viên bước đầu làm quen, kết nối với công ty. | Hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập sâu vào công ty và có những đóng góp hiệu quả. |
Phạm vi nội dung | - Giới thiệu tổng quan về công ty. - Hướng dẫn các quy trình về hành chính. - Tham quan văn phòng và làm quen đồng nghiệp. | - Đào tạo chuyên sâu về công việc, kỹ năng… - Review, đánh giá và phản hồi liên tục. - Tạo điều kiện để nhân viên tham gia vào các dự án và hoạt động nội bộ, gắn kết. |
Tại sao cần thực hiện hoạt động Orientation?
Orientation - định hướng - là một phần quan trọng trong quá trình chào đón nhân viên mới vào công ty. Việc thực hiện hoạt động này tạo nhiều lợi ích thiết thực, cho nhân viên và cả công ty, cụ thể:
- Giảm căng thẳng và lo lắng: Ngày đầu tiên đi làm, ngày đầu tiên đến một không gian mới, gặp gỡ toàn những người xa lạ, nhân viên mới chắc hẳn sẽ căng thẳng và có nhiều lo lắng. Vì vậy việc chào đón, quan tâm, hướng dẫn chi tiết từ người phụ trách sẽ phần nào hạn chế những cảm giác này.
- Tạo cảm giác được chào đón và tôn trọng: Cũng như khách đến nhà, ngày đầu nhân viên đến công ty nếu được chào đón bằng một quy trình orientation chu đáo thì sẽ để lại trong họ nhiều ấn tượng đẹp. Đặc biệt với những vị trí cấp quản lý trở lên, hoạt động orientation càng cần thiết, thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao vai trò của họ tại công ty.
- Bắt nhịp nhanh chóng, hạn chế sai sót: Nếu được giới thiệu rõ ràng về không gian văn phòng, cách sử dụng các công cụ làm việc và quy định, văn hóa công ty, nhân viên mới sẽ hiểu rõ họ cần làm gì và làm như thế nào, từ đó nhanh chóng bắt nhịp công việc và tránh những sai sót không đáng có.
- Dễ dàng kết nối với đồng nghiệp: Theo BambooHR, hầu hết nhân sự mới đều coi trọng việc xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp trong ngày đầu đi làm - 87% mong muốn có một người bạn (thân thiết) tại nơi làm việc. Vì vậy, những hỗ trợ kết nối ban đầu từ orientation sẽ là nền tảng để người mới dễ dàng kết nối với đồng nghiệp và vui vẻ hơn với mỗi ngày đi làm.
- Tăng mức độ gắn bó, cam kết với tổ chức: Khi người mới cảm thấy họ được chào đón, được tôn trọng và được hỗ trợ, kết nối họ sẽ có động lực làm việc và cống hiến. Mặt khác, khi mọi thông tin, quy trình và văn hóa được làm rõ ngay từ đầu, nhân sự mới sẽ hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và mục tiêu của công ty, từ đó tăng cường sự gắn bó và cam kết hơn.
Ảnh: Freepik
9 hoạt động Orientation nên có
1. Tặng quà chào mừng
Quà chào mừng (welcome gift) dường như là “thủ tục” luôn được các công ty, doanh nghiệp thực hiện để chào đón nhân viên mới. Đó có thể là bộ welcome kit với những món quà ý nghĩa mang biểu tượng thương hiệu: sổ, bút, bình nước, cốc, áo đồng phục… hoặc một bó hoa tươi, một phần gift-box với các món bánh ngọt, nước ép.
Đặc biệt, bên cạnh quà tặng, PITO khuyến khích bạn chuẩn bị thêm một lá thư chào mừng từ CEO, người quản lý và các đồng nghiệp trong bộ phận với những lời chúc và mong muốn kết nối sâu hơn trong công việc cũng như quan hệ xã hội. Hiện PITO đang áp dụng thiệp viết tay để chào mừng nhân sự mới.
Thiệp PITO welcome nhân sự mới
2. Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị làm việc
Đảm bảo rằng, đã có một vị trí (bàn làm việc) dành cho nhân viên mới, máy tính (hoặc dặn trước để họ tự chuẩn bị laptop trong những ngày đầu), tài khoản email, các phần mềm, công cụ và tài khoản cần thiết, mật khẩu wifi… đều được chuẩn bị đầy đủ trong ngày đầu nhân viên đến công ty. Điều này giúp họ cảm nhận sự chu đáo của công ty và bắt đầu công việc một cách suôn sẻ, không bị cản trở bởi những thiếu sót bên ngoài.
97% nhân viên cho rằng điều quan trọng trong những đầu đi làm là được giới thiệu và hướng dẫn sử dụng các phần mềm, công cụ làm việc mà công ty đang sử dụng - khảo sát từ BambooHR.
Biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng của nhân viên với các yếu tố trong quy trình orientation - Ảnh: BambooHR
3. Company tour
Nhà vệ sinh ở đâu? Có khu vực pantry để ăn trưa không? Máy pha cà phê, lò vi sóng hay máy in dùng như thế nào? Thực phẩm trong tủ lạnh có được sử dụng? Phòng họp, phòng sếp ở đâu?... đều là những câu hỏi phổ biến, dường như bất cứ nhân viên mới nào cũng sẽ thắc mắc. Một vòng tham quan công ty và giới thiệu cụ thể về các vị trí, phòng ban cũng như các hướng dẫn sử dụng một số thiết bị thường dùng trong văn phòng sẽ giúp người mới thoải mái hơn khi dành 8 tiếng mỗi ngày tại đây.
Lưu ý hoạt động này sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện hoặc một đồng nghiệp trong cùng bộ phận - buddy (sẽ được nhắc đến ở phần sau) - thực hiện. Trong lúc vòng quanh công ty, những câu hỏi khác về văn hóa, con người và cách làm việc chắc hẳn sẽ được đặt ra. Do vậy, company tour có thể được xem như hoạt động orientation - định hướng - “không chính thức” nhưng hiệu quả gấp nhiều lần. Bởi 86% nhân viên mới đánh giá cao sự hỗ trợ, chia sẻ từ đồng nghiệp hơn là CEO - BambooHR.
4. Giới thiệu tổng quan về công ty
Ảnh: Freepik
Nếu company tour tập trung vào những câu chuyện “ngoài lề” và không gian văn phòng, thì hoạt động giới thiệu tổng quan này cung cấp cho người mới những thông tin “chính thống” hơn về tầm nhìn, sứ mệnh, văn hóa và định hướng phát triển của công ty.
Đây sẽ là buổi gặp giữa nhân sự mới cùng với lãnh đạo/nhân viên phụ trách phòng nhân sự hoặc lãnh đạo của công ty. Có thể là buổi gặp 1:1 hoặc cùng với những nhân sự mới khác vào cùng ngày hoặc trong tuần đầu tiên họ đi làm. Tại đây, đại diện công ty sẽ “thuyết trình” tổng quan về đơn vị và lắng nghe những chia sẻ về tầm nhìn, định hướng của công ty.
Bởi vì khả năng tiếp nhận thông tin của con có sự khác nhau, 50% nếu họ vừa nghe vừa nhìn, chỉ 20% nếu chỉ nghe và chỉ 10% nếu chỉ nhìn và đọc. Vì vậy, ở phần thuyết trình này, công ty nên chuẩn bị trực quan:
- File powerpoint với nhiều hình ảnh minh họa.
- Video giới thiệu công ty.
- Lồng ghép những tình huống, những con người cụ thể vào từng câu chuyện, từng vấn đề.
- …
Hiện nay để tối ưu quy trình và tiết kiệm thời, một số đơn vị thực hiện video giới thiệu hoặc trình bày tất cả thông tin vào platform (nền tảng) đang sử dụng, để tất cả nhân viên có thể xem bất cứ lúc nào.
5. Giới thiệu nhân sự mới với công ty
Có nhiều cách để thực hiện hoạt động này trong quy trình Orientation, tùy theo quy mô văn phòng, điều kiện làm việc tại công ty, bạn tham khảo và thực hiện phù hợp:
- Đi đến từng phòng ban, khu vực làm việc của từng team để giới thiệu trực tiếp.
- Lồng ghép với các buổi gathering hàng ngày, happy hour hàng tuần.
- Nhắn tin vào nhóm chat chung của công ty hoặc gửi mail đến toàn thể nhân viên.
- Dán thông tin nhân sự mới tại bảng thông báo hoặc chiếu trên tivi, màn led tại phục vụ truyền thông nội bộ.
- …
Tuy nhiên, để việc giới thiệu thực sự ý nghĩa và hữu ích trong quy trình orientation, bộ phận nhân sự cần có nhiều sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế, chẳng hạn nhắc trước nhân viên mới chuẩn bị phần giới thiệu, thể hiện các tài lẻ nếu có, kết hợp với các trò chơi gắn kết và những bữa tiệc nho nhỏ tại văn phòng…
6. Gặp mặt 1:1 với người quản lý
Ảnh: Freepik
Khác với phần giới thiệu tổng quan về công ty, bộ phận nhân sự có thể tổ chức cùng lúc cho nhiều nhân sự mới hoặc quay video, chuẩn bị file để mọi người tự xem, buổi gặp với người quản lý nên là gặp trực tiếp, trao đổi 1:1 cùng nhau. Mục đích là để nhân viên và quản lý có sự kết nối sâu hơn và trao đổi, hướng dẫn chi tiết hơn về nội dung công việc.
Người quản lý sẽ giới thiệu, giải thích rõ ràng về phạm vi công việc của phòng/team, quy trình và công cụ làm việc, những điều cần lưu ý về văn hoá công ty hoặc các công việc nhân sự mới sẽ đảm nhận. Đây cũng là dịp để người mới đặt câu hỏi, thảo luận kỹ hơn về các vấn đề đang quan tâm hoặc trao đổi thêm về các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến trong tương lai.
7. Welcome lunch từ bộ phận/team
Bên cạnh những nội dung chính thức về công việc, chuyên môn được chia sẻ trong những buổi gặp với lãnh đạo và quản lý trực tiếp thì bữa ăn trưa là cơ hội phù hợp để nhân viên mới kết nối, trò chuyện thêm với team và chia sẻ những điều khác về cuộc sống, xã hội.
Một số công ty hoạt động welcome lunch do trưởng bộ phận/quản lý team tự thực hiện như một lời mời nhân viên mới và cả team cùng ăn trưa. Song nếu hoạt động này nằm trong kế hoạch orientation, công ty sẽ chuẩn bị luôn, chẳng hạn như đặt bàn tại nhà hàng và thanh toán hoá đơn; chuẩn bị cơm trưa cho nhân viên mới cùng các thành viên trong team đó…
Nếu chưa thực hiện được welcome lunch trong ngày đầu nhân viên đi làm, bạn có thể linh hoạt thay thế bằng welcome drink, mời nước hoặc các món ăn vặt cho nhân viên trong buổi xế hoặc sau giờ làm.
8. Sắp xếp một buddy - người đồng hành
Buddy sẽ là người đồng hành của nhân viên mới không chỉ trong ngày đầu, tuần đầu, trong quy trình orientation mà sẽ hỗ trợ xuyên suốt cả quá trình onboarding kéo dài nhiều tháng. Buddy nên là đồng nghiệp trong bộ phận, làm những vị trí gần với nhân sự mới để dễ dàng hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng công cụ và định hướng trong từng công việc.
Trong quá trình lựa chọn và sắp xếp buddy, bộ phận Nhân sự cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về “nhân vật” này, vì có thể bạn ấy sẽ là người thân thiết và kết nối gần nhất với những ngày đầu của người mới. Vì vậy, buddy cần có sự nhiệt tình, chuyên môn, hiểu rõ về văn hoá công ty và có kinh nghiệm ít nhất 1 - 2 tại vị trí đang làm việc.
Ảnh: Freepik
9. 5 phút review sau ngày đầu đi làm
Đây là hoạt động orientation thường bị bỏ qua nhất. Các công ty chắc hẳn sẽ có phần phản hồi và đánh giá, tuy nhiên đó có thể là sau 1 tuần làm việc, sau 1 dự án hoặc đôi khi là sau khi kết thúc thời gian thử việc. Theo các chuyên gia nhân sự, review ngay khi kết thúc ngày đi làm là hoạt động cần thiết. Bởi việc tạo cơ hội cho nhân sự mới phản hồi ngay được chứng minh là có thể cải thiện đến 91% vấn đề đang xảy ra - theo Kallidus, công ty phần mềm quản lý nhân sự tại Anh.
Vì vậy, bộ phận nhân sự nên dành 5 - 10 phút cuối ngày gặp nhân viên mới một lần nữa để cùng hỏi han, trao đổi về ngày đầu đi làm của họ:
- Cảm xúc thế nào?
- Còn điều gì chưa rõ? Muốn tìm hiểu, kết nối thêm với người nào hoặc khu vực, dụng cụ gì?
- Lịch trình trong ngày đầu liệu có quá dày hoặc quá ít?
- Có đề xuất hoặc cần hỗ trợ gì thêm?
- …
Phần review phản hồi này có thể triển khai trực tiếp trước giờ ra về hoặc chuyển thành form khảo để nhân viên tự nhìn nhận và viết ra. Song dù là cách nào thì vẫn nên hoàn thành ngay sau ngày làm việc đầu tiên để mang đến hiệu quả và kịp thời xử lý (nếu có vấn đề).
4 lưu ý khi xây dựng và thực hiện kế hoạch Orientation
- Chuẩn bị kỹ lưỡng, đầy đủ: Các hoạt động Orientation nên được quan tâm đầu tư và xây dựng thành bộ quy trình với các hoạt động cùng checklist thực hiện đầy đủ. Việc thiếu sự hướng dẫn, quên bố trí máy vi tính hay chưa thông báo với lãnh đạo về buổi giới thiệu công ty… là khó chấp nhận, tạo nên ấn tượng không tốt về thái độ và sự chuyên nghiệp của công ty đối với nhân viên mới.
- Thông báo trước về sự có mặt của nhân sự mới: Các thành viên trong phòng ban, bộ phận nên được biết về ngày đầu đi làm của nhân sự mới (thay vì chỉ quản lý biết). Một email hoặc tin nhắn báo trước với cả công ty cũng là việc nên làm. Đặc biệt, với những công ty thuộc tòa nhà hoặc sử dụng chung nhà xe với các đơn vị khác, bộ phận nhân sự cần thông báo với bảo vệ, lễ tân và hướng dẫn cách thức tốt nhất để nhân viên gửi xe và di chuyển lên văn phòng.
- Quyết định ngày đầu đi làm hợp lý: Trong những ngày công ty có nhiều sự kiện, trưởng bộ phận đi công tác hoặc văn phòng đang sửa chữa, di chuyển đến địa điểm mới… bạn hạn chế mời nhân viên nhận việc. Hãy đảm bảo mọi thứ sẵn sàng và lý tưởng để chào đón người mới và đủ để lại ấn tượng tốt với họ về sau này.
- Theo dõi và liên tục hỗ trợ: Mặc dù trong khái niệm, orientation tập trung vào việc định hướng cho nhân viên trong ngày đầu hoặc tuần đầu đi làm. Song quá trình này không tách rời với hoạt động onboarding, giúp nhân viên hội nhập sâu vào công ty. Do đó, người phụ trách hay buddy cần xác định rõ về việc hỗ trợ liên tục, lâu dài và cùng với nhân sự mới từng bước làm quen và “cứng cáp” trong công việc cũng như thích nghi tốt với đồng nghiệp và công ty.
Có thể các hoạt động PITO vừa nêu, bạn và công ty đã thực hiện khi chào đón nhân viên mới. Tuy nhiên vẫn chưa gọi tên và xây dựng thành một quy trình orientation cụ thể.
Hy vọng, qua bài viết này, quá trình định hướng, hội nhập nhân sự của công ty bạn sẽ có thêm nhiều điểm mới, tạo nên sự hài lòng cho nhân viên và nâng cao uy tín thương hiệu.
