Đối với một nhân viên, trải nghiệm trong những ngày đầu tiên khi bước chân vào một công ty luôn để lại ấn tượng sâu sắc nhất, đặc biệt là với những người trẻ mới gia nhập thị trường lao động. Với nhiều người, một trải nghiệm onboarding suôn sẻ sẽ tiếp cho họ thêm động lực để gắn bó lâu dài với công ty.
Onboarding được hiểu là quy trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quy trình cho nhân viên mới làm quen với quy trình làm việc, môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp. Để từ đó họ học hỏi kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử cần thiết trong môi trường mới. Nhân viên càng hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc càng được cải thiện và tiết kiệm thời gian cho người hỗ trợ công việc.
Dù onboarding là một quy trình quan trọng, nhưng nhiều tổ chức lại chưa thực sự chú tâm đến. Trong một cuộc khảo sát của Gallup năm 2018, kết quả cho thấy 88% công ty thuộc danh sách Fortune 1000 (Fortune 1000 là danh sách hàng năm do Tạp chí Fortune tổng hợp về 1000 công ty lớn nhất của Mỹ) vẫn chưa xây dựng một quy trình onboarding chất lượng. Hiểu được tầm quan trọng của onboarding, nhiều công ty đang bắt đầu triển khai chương trình “nhập môn” thú vị để giữ chân nhân tài.
Nếu bạn đang tìm kiếm một số cách thức onboarding mới lạ nhằm thúc đẩy sự gắn kết giữa nhân viên mới và tổ chức, hãy thử tham khảo một số cách dưới đây:
1. Onboarding kết hợp với một bữa ăn trưa hoặc buổi hẹn coffee
Thức ăn gắn kết mọi người. Vì thế một bữa trưa thân mật với nhân viên mới có thể trở thành một “cái cớ” hợp lý để kết nối họ với cả team. Thông thường nhiệm vụ này sẽ là của leader trong team hoặc người quản lý các hoạt động gắn kết nội bộ.
Mọi người có thể gọi một suất ăn trưa văn phòng và mời nhân viên mới đặt cùng, hoặc tất cả cùng nhau đi đến một quán ăn gần công ty. Những ngày làm việc đầu tiên thường có nhiều áp lực, nhưng áp lực này không đến từ khối lượng công việc được giao mà đến từ việc phải nắm rõ toàn bộ quy trình làm việc trong thời gian ngắn nhất.
Trong bữa trưa, mọi người có thể hỏi han về buổi sáng đầu tiên làm việc tại công ty, đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên. Tuy nhiên, để tránh không khí ăn trưa căng thẳng, đừng nói quá nhiều về công việc.
Ngoài bữa ăn trưa, bạn có thể sắp xếp những buổi hẹn cà phê dành cho nhân viên mới. Việc kết nối họ với đội nhóm bên ngoài môi trường làm việc có thể tạo ra không khí thoải mái để sẵn sàng sẻ chia hơn.
2. Tổ chức một office tour vui vẻ để chào hỏi mọi người
Dẫn người mới tham quan văn phòng ngày đầu tiên là cách để tạo ấn tượng onboarding tốt đẹp và giúp nhân viên mới làm quen với nhân viên trong công ty. Tuy nhiên có một số lưu ý nhỏ:
- Trước buổi tham quan bạn nên hỏi về sở thích của nhân viên, nhu cầu của họ để điều chỉnh buổi office tour. Bởi có thể nhân viên mới sẽ ngại đi gặp gỡ mọi người trong công ty và mong muốn chào mọi người bằng một đoạn tin nhắn trên hội nhóm hơn.
- Trong buổi tham quan: Ngoài việc đơn thuần giới thiệu nhân viên mới, hãy nhấn mạnh vào những khía cạnh độc đáo của công ty, như một số góc “vui chơi” đặc biệt, phòng ngủ, một số món đồ trang trí nhân viên và câu chuyện đằng sau nó, hoặc giới thiệu cả những “quy tắc ngầm”.
- Bạn có thể bí mật đặt một số món quà nhỏ dành tặng nhân viên (có thể là đồ dùng văn phòng) trong các không gian khác nhau của văn phòng. Khi giới thiệu một địa điểm mới trong công ty, bạn lấy món đồ đó ra và tặng cho nhân viên - giống như trò chơi đi tìm kho báu. Kết thúc buổi tham quan, họ đã có trong tay túi quà đầy ắp những vật dụng nhỏ xinh.
- Lưu ý là quá trình dẫn tour nên diễn ra ngắn gọn, khoảng 15-20 phút để nhân viên không choáng ngợp.
3. “Gửi gắm” nhân viên mới cho một ai đó trong công ty
Thông thường bộ phận Nhân sự sẽ là người đảm nhận bước đầu quy trình hỗ trợ nhân viên “nhập môn”. Tuy nhiên, bạn sẽ không bao quát được toàn bộ vấn đề chuyên môn… Để giúp nhân viên mới đi sâu hơn vào “các vòng sau”, bạn cần phải tìm đến sự trợ giúp của “người thân”. Đó là một nhân viên có kinh nghiệm trong công ty, có thể cùng vị trí hoặc chung đội nhóm với nhân viên mới. Họ cũng là người được đánh giá là có tính cách thân thiện, dễ mến, dễ bắt chuyện với mọi người. Người bạn “đồng môn” này có thể giúp nhân viên mới:
- Làm quen với mọi người trong team, giải thích văn hóa team
- Dẫn họ tham quan văn phòng, giải thích các quy định
- Giải thích quy trình làm việc
- Hướng dẫn nhân viên mới sử dụng các công cụ
Sự chào đón nên đến từ các nhân viên trong team chứ không chỉ đến từ bộ phận Nhân sự. Vì thế một người đồng nghiệp trong nhóm sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực và giúp nhân viên mới hòa nhập tích cực hơn.
4. Mời nhân viên mới tham gia Happy Hour
Happy Hour thường được tổ chức vào cuối tuần hoặc sau giờ làm việc. Cũng giống như ăn trưa hoặc buổi hẹn cafe, Happy Hour cũng được tích hợp hoạt động ăn uống nhẹ để nhân viên thư giãn và trò chuyện với đồng nghiệp. Tuy nhiên, Happy Hour có thêm nhiều hoạt động thú vị khác như: chơi boardgame, Chơi trivia (trò chơi hỏi các câu hỏi đa lĩnh vực như lịch sử, văn hóa, thể thao…), hát karaoke, khiêu vũ…
Khi lựa chọn hoạt động và trò chơi cho Happy Hour, công ty nên cân nhắc các yếu tố sau:
- Độ tuổi và sở thích của nhân viên mới: Công ty nên lựa chọn các hoạt động và trò chơi phù hợp với độ tuổi và sở thích của nhân viên mới.
- Quy mô: Nếu quá nhiều nhân viên, công ty có thể chia thành nhiều nhóm nhỏ để mọi người có cơ hội tương tác.
- Happy Hour nên có các hoạt động giới thiệu nhân sự mới.
- Tùy theo quy mô công ty mà Happy Hour có thể diễn ra theo mỗi tháng hay mỗi quý.
5. Cập nhật tình hình của nhân viên mới trước ngày onboarding chính thức
Để nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho buổi “nhập học”. Hãy cập nhật tình hình của họ vài lần. Ví dụ như:
Lần 1: Một tuần trước ngày làm việc đầu tiên
- Gửi email chào mừng, nhắc lại giờ làm việc
- Chia sẻ sơ lược về lịch trình onboarding ngày đầu tiên: nhận thẻ nhân viên, tham quan văn phòng, gặp gỡ các đồng nghiệp, Happy Hour
- Gửi cho họ thông tin liên quan đến giấy tờ để kịp thời chuẩn bị.
- Hỏi xem họ có thắc mắc hay cần chuẩn bị gì trước không, chẳng hạn cần hỗ trợ về phương tiện đi lại, phương tiện làm việc.
Lần 2: Một ngày trước ngày onboarding
- Gửi ảnh bàn làm việc được set sẵn theo sở thích cá nhân (nếu có thể). Cho thấy sự chăm sóc chu đáo của công ty.
- Gửi video ngắn giới thiệu đội ngũ, văn phòng hoặc văn hóa công ty.
- Hỏi về nhu cầu đặt đồ ăn trưa cho buổi làm việc đầu tiên
- Chúc họ một tinh thần làm việc tốt
Lưu ý là bạn không nên nhắn tin quá nhiều lần để tránh làm phiền họ.
6. Tặng hộp quà bất ngờ
Một hộp quà tặng nho nhỏ (onboarding kit) cho nhân viên mới sẽ giúp quá trình đào tạo nhân viên mới trở nên thú vị và đáng nhớ hơn. Dưới đây là một số cách mà PITO gợi ý:
- Thư tay: Một lá thư chào mừng viết bởi quản lý hoặc các thành viên trong cùng team. Trong đó là những lời chúc và lời chào mừng ấm áp.
- Tặng đồ dùng cá nhân: áo thun, ly giữ nhiệt, mũ hoặc túi xách gọn nhẹ...
- Tặng đồ dùng văn phòng: Bút, sổ tay, giấy nhớ, lịch…
- Mã giảm giá và ưu đãi: Voucher mua sắm hoặc voucher ưu đãi mua nước uống
- Nếu muốn, bạn có thể đầu tư cho những vật dụng được cá nhân hóa như ly giữ nhiệt in hình thần tượng của nhân viên, hoặc bộ dụng cụ văn phòng đúng với màu yêu thích của họ
- Onboarding kit có thể chỉ là một món quà nho nhỏ, nhưng đủ ý nghĩa để nhân viên mới cảm nhận được sự quan tâm tinh tế của tổ chức
7. Tạo trò chơi trắc nghiệm nhỏ để nhân viên hiểu hơn về công ty
Mặc dù nhân viên có thể đã được giới thiệu sơ lược về văn hóa công ty trong vòng phỏng vấn, họ vẫn cần biết nhiều hơn thế trong vòng onboarding. Nếu bạn muốn tìm kiếm một cách sáng tạo hơn việc trình bày slide giới thiệu truyền thống, hay gửi cho nhân viên tài liệu để họ đọc hết, tại sao không thử cách biến hoạt động này thành một trò chơi trắc nghiệm?
Dưới đây là một số ý tưởng để tạo ra một hoạt động quiz sáng tạo:
- Tên và Logo Công Ty: “Logo của công ty có ý nghĩa gì?”
- Văn Hóa Công Ty: “Văn hóa công ty đề cao giá trị nào nhất?”
- Lịch Sử Công Ty: “Năm thành lập công ty là bao nhiêu?”
- Sản Phẩm hoặc Dịch Vụ: “Hiện tại, đâu là sản phẩm nổi bật nhất của công ty trên thị trường?”
Trước khi đặt câu hỏi, bạn nên lưu ý cho nhân viên rằng họ không cần quá quan trọng việc trả lời đúng hoặc sai, vì trọng tâm của “trò chơi” là giúp họ hiểu sâu hơn về công ty. Và bạn có thể chuẩn bị sẵn một phần quà nhỏ sau khi họ kết thúc trò chơi đố vui.
8. Tạo một handbook giới thiệu thú vị
Handbook là tập tài liệu hướng dẫn tổng hợp các thông tin quan trọng và quy định liên quan đến hoạt động và chính sách của công ty. Handbook giúp nhân viên mới có cái nhìn tổng quát nhất về công ty và vị trí của mình. Nội dung của handbook có thể bao gồm:
- Thông tin về công ty
- Chính sách nhân sự
- Mô tả chi tiết về các vai trò công việc
- Quy trình làm việc và đánh giá hiệu suất
- Cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp
- Quy tắc an toàn và phương pháp bảo vệ sức khỏe
- Hướng dẫn về an ninh thông tin và quản lý dữ liệu
- Chính sách kỹ thuật khác
Handbook có thể chứa dày đặc các thông tin nhàm chán và khô khan, làm nản lòng nhân viên ngay ngày đầu. Để biến tài liệu thành thông tin hấp dẫn hơn. Bạn có thể cân nhắc:
- Thiết kế và trang trí tập tài liệu sao cho sinh động và nhiều hình ảnh hơn
- Thêm các video ngắn giới thiệu về các bộ phận khác nhau của công ty, văn hóa tổ chức, và người lãnh đạo trong digital handbook. Hãy ưu tiên chuyển một số nội dung sang hình thức video để trực quan hóa thông tin
- Lồng ghép các hoạt động tương tác: Chuyển handbook thành dạng tương tác trắc nghiệm như đố vui
- Tích hợp câu chuyện thành công: Đừng chỉ dừng lại ở những thông báo, thống kê, liệt kê truyền thống. Hãy lồng ghép những câu chuyện thành công để handbook thêm “sức sống”
9. Hỏi ý kiến của nhân viên mới và liên tục điều chỉnh
Thường thì nhân viên mới sẽ dễ cảm thấy “nản” sau một tuần làm việc đầu tiên nếu công việc phía trước quá nhiều và khối lượng tài liệu phải đọc thì chất đống. Họ cũng có thể cảm thấy ái ngại nên phải hỏi những nhân viên khác.
Ngoài ra, có một số trường hợp nhân viên “hợp việc” nhưng không “hợp văn hóa”, hoặc họ cũng chưa biết làm thế nào để thích nghi với môi trường mới. Vì vậy, bộ phận Nhân sự hoặc quản lý team nên cập nhật và hỏi han tình hình onboarding của nhân viên mới để lắng nghe khó khăn của họ.
Một số câu hỏi cơ bản có thể là: Bạn cảm thấy thế nào về quy trình onboarding? Bạn có gặp khó khăn gì không? Có điều gì khiến bạn cảm thấy mình chưa thích ứng được với môi trường không? Có điều gì bạn chưa hài lòng? Hình dung ban đầu của bạn về vị trí này có khác so với hình dung sau khi bạn đã làm việc một thời gian không?
Về công cụ, bạn có thể tận dụng một số công cụ như: SurveyMonkey, Google Forms, Typeform hay Qualtrics.
Một số lưu ý chung khi tổ chức onboarding:
- Bộ phận Nhân sự nên tận dụng công nghệ để tối ưu hóa quy trình làm việc và giao tiếp nội bộ. Kết quả được thể hiện trên số liệu cũng giúp quy trình trở nên minh bạch, rõ ràng hơn.
- Nên có sự “tiết chế” phù hợp: Các hoạt động tiệc tùng náo nhiệt ở công ty không dành cho tất cả mọi người. Để thiết kế quy trình phù hợp nhất cho nhân viên mới, tốt nhất bạn nên ưu tiên các hoạt động ăn uống nhẹ nhàng.
- Cân nhắc cá nhân hóa trải nghiệm dựa trên các thông tin đã trao đổi khi phỏng vấn, ví dụ như tính cách, nhu cầu của ứng viên.
- Xây dựng văn hóa chào mừng người mới. Bạn có thể gửi mail giới thiệu nhân sự mới hoặc đăng trên kênh giao tiếp nội bộ. Điều này giúp mọi người biết tới sự xuất hiện của nhân viên mới và có sự chuẩn bị phù hợp.
- Đảm bảo cung cấp tài liệu đầy đủ, dễ hiểu cho nhân viên. Đồng thời xây kênh thông tin để đặt câu hỏi hoặc tìm kiếm thông tin.
